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Cómo lograr una jornada laboral más productiva

365Puntos

hace 5 años

Si sientes que tu semana laboral está estructurada con base a las reuniones. Es decir, que todo lo que haces se centra en preparar o atender meetings y hablar sobre tu trabajo en vez de sentarte a hacerlo. Entonces has alcanzado el punto de frustración que necesita que recuperes el control de tu tiempo. Para lograrlo, es importante tomar varias cosas en cuenta respecto a las reuniones: no acudir a ellas si son innecesarias, y cuando acudimos a una, tener la certeza de que es por un propósito, para llegar a un resultado específico. Si las reuniones no cuentan con un propósito y no tienen ningún deseo de obtener un resultado, ¿para qué se realizan?

El lugar de trabajo

El lugar de trabajo actual se centra en un modelo que no promociona la productividad. Muchas oficinas han sido construidas basándose en el concepto de “oficina abierta”; sirviendo como un sistema ideal para la distracción. Este ambiente de planta abierta puede desarrollar el compañerismo, pero el ruido constante daña la atención y la productividad laboral. Incluso los auriculares más sofisticados con cancelación de sonido no pueden defender a los trabajadores de las inevitables pero impredecibles ondas de interrupción: teléfonos sonando, charlas en voz alta, gritos a lo largo de la oficina, y más. La gente va a la oficina cada día, pero gran parte de ese trabajo realizado sucede antes o después de las horas de empresa; durante los fines de semana, en casa, en el avión, en las cafeterías – virtualmente en cualquier lugar, excepto en la compañía. Si queremos comenzar a ser productivos en el trabajo, el modelo necesita cambiar. Esto requiere que eliminemos las distracciones y creemos periodos largos de tiempo ininterrumpido para trabajar. Como trabajador eficiente, si eres un programador o un analista digital, ser incapaz de completar tu trabajo genera una fricción interna y una gran frustración. Según un estudio de Atlassian, los empleados suelen tener 62 reuniones por mes, la mitad de las cuales son consideradas una pérdida de tiempo. En 20 días de trabajo mensuales, son, en promedio, 3,1 reuniones por día. Ahora, imagina que esas reuniones son expandidas a lo largo del día. Esto es un gran motivo de frustración: una jornada laboral centrada en el parar y empezar, por lo que nunca tienes la oportunidad de enfocar tu tiempo por completo, en tu trabajo.

Encontrar el equilibrio entre el trabajo y las reuniones

Cómo lograr una jornada de trabajo más productiva

1. Programa cada día entre 2 a 4 horas de trabajo ininterrumpido

Si eres una persona madrugadora y tu horario más productivo es por la mañana, cuentas con una oportunidad mejor de establecer varias horas de trabajo ininterrumpido. Crea bloques de tiempo en tu calendario dedicados a tu trabajo, e indica en el título que ese tiempo está reservado para unas tareas específicas y enfocadas. Indica en qué proyecto estarás trabajando y recuerda que las reuniones no pueden entorpecer ni solapar ese tiempo.

2. Revisar tus invitaciones a reuniones

Revisa tu calendario al comienzo de cada semana, asegurándote de comprender la propuesta y el resultado al que se desea llegar en cada una de las reuniones a las que has sido invitado. Si tienes alguna duda con respecto al tema a tratar, habla con el organizador y determina si tu presencia es necesaria.

3. Asegúrate de que cada reunión tenga una propuesta clara

Si no hay una agenda para las reuniones en las que has sido invitado, solicítala. Cada una de las reuniones debe contar con un orden específico y claro, establecido con al menos, 24 horas de antelación.

4. ¿Cuántas reuniones llevan una hora?

La realidad es que hay pocas reuniones que necesiten de una hora completa. Comienza a programar tus propias reuniones entre 30 y 45 minutos. En todas las reuniones el organizador debe controlar el tiempo y que todas las propuestas sean presentadas en el tiempo establecido.

5. No hacer reuniones un día laboral

Esta es una propuesta ambiciosa, pero si compañías como Asana, con más de 100 empleados, pueden gestionar esto de forma exitosa con un “Día Sin Reuniones”, seguramente tu compañía también podrá. Esta es una decisión que debe ser apoyada por la alta dirección y ser implementada por la organización al completo. Si estás en una posición en la que puedas recomendar este tipo de política, comienza a tener conversaciones con la gente correcta. Si no eres lo suficientemente afortunado como para trabajar en una organización que implemente este tipo de política, comienza por establecer en tu propio calendario un día sin reuniones, anima a los miembros de tu equipo a establecer reuniones contigo en otro momento. Tu ejemplo puede inspirar a otros a implementar sus propios días sin reuniones.

Reuniones más productivas

jornada-trabajo3 Las reuniones pueden ser una forma increíblemente efectiva de compartir e intercambiar información, conseguir feedback, planificar, colaborar, realizar una lluvia de ideas, y tomar decisiones importantes. Para asegurarte de que las reuniones aportan un valor añadido a tu trabajo, en lugar de desmerecerlo, mantente a ti mismo y a otros de forma responsable hacia estándares más altos.

1. Evitar el exceso de invitación

Considera las propuestas de las diferentes reuniones para determinar cuáles son realmente necesarias. En un servicio centrado en el modelo empresarial, el tiempo es uno de los bienes más preciados. Si estás realizando una reunión con cinco personas, eso costará cinco horas facturables. Vamos a asumir que una hora facturable vale 200$. ¿Con qué certeza puedes decir que la última reunión, con al menos 5 personas, ha valido 1.000$?

2. Prohibir los teléfonos móviles

Cuando los asistentes están comprobando sus teléfonos, no se están centrando en la reunión. Si esta distracción es un problema, es necesario quitarla para que puedan enfocarse en lo importante.

3. Escribe agendas procesables

Tu agenda debería estar escrita con palabras de acción, no con substantivos. Cada ítem debe dirigir hacia el resultado de la acción, indicando el responsable individual. Por ejemplo, “Ponerse de acuerdo en los pasos siguientes sobre el plan de prueba del anuncio – Max” es más descriptivo y procesable que “Plan de pruebas del anuncio”.

4. Enviar la agenda con 24 horas de antelación

Asegúrate de que la agenda está actualizada y enviada a los asistentes con 24 horas de antelación, así serán capaces de revisarla, contribuir en ella y prepararla para la reunión.

5. Comienza con tiempo

Asegúrate de comenzar y acabar cada reunión a tiempo.

6. Prepara las reuniones

El simple hecho de acudir a una reunión no es suficiente. Para ser productivo en una reunión necesitas ir preparado, comprender cuál es tu papel y contribuir para que se consiga llegar a un resultado deseado. Las reuniones son uno de los disruptores más grandes en la productividad laboral, llegando a dominar el trabajo diario. Nuestro trabajo más productivo se realiza sin distracción; perder el tiempo laboral significa que tendremos que trabajar más en nuestro tiempo libre, para conseguir esos objetivos. Establecer al menos 2-4 horas al día enfocadas completamente a tus tareas, puede ayudar a solucionar este problema. Cuando acudas a una reunión, asegúrate de que vale la pena y de que pones todo tu empeño en alcanzar unos resultados en el tiempo establecido. Ya lo sabes, a partir de ahora cuando vuelvas a tu trabajo, utiliza estas habilidades que ayudarán a que tu trabajo sea más constructivo y a participar en proyectos más creativos.
Raquel Graña
Raquel Graña
Raquel_Grana

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hace 5 años

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