Configuración avanzada de Workflows y Pantallas en Jira

La personalización de flujos de trabajo en Jira es una herramienta poderosa que permite adaptar esta plataforma a las necesidades específicas de tu equipo. Cuando los flujos predeterminados no reflejan adecuadamente tu proceso de trabajo, la capacidad de crear y modificar estos flujos se convierte en una habilidad esencial para cualquier administrador de proyectos. Dominar esta funcionalidad te permitirá optimizar los procesos de tu equipo y garantizar que cada tarea siga el camino correcto desde su creación hasta su finalización.

¿Cómo crear un flujo de trabajo personalizado en Jira?

Antes de comenzar a modificar cualquier configuración en Jira, es fundamental tener claridad sobre el flujo de trabajo que necesitas implementar. En este caso, vamos a desarrollar un flujo con ocho estados diferentes, cada uno con un propósito específico dentro del ciclo de vida de una tarea.

El flujo que implementaremos tiene la siguiente estructura:

1. Backlog: Tareas creadas que se desarrollarán en algún momento, pero que aún no han sido refinadas o priorizadas.
2. To Do: Tareas por hacer que están listas para ser desarrolladas.
3. In Progress: Tareas que están siendo desarrolladas actualmente.
4. QA: Tareas en fase de pruebas de calidad.
5. Retornado: Tareas que fueron devueltas desde QA por algún problema.
6. Completado: Tareas que pasaron QA pero aún no están en producción.
7. Done: Tareas que ya están en producción y pueden cerrarse.
8. Cancelado: Estado al que pueden pasar las tareas desde cualquier otro estado cuando ya no aplican.

Creación del flujo de trabajo desde cero

Es recomendable crear un flujo de trabajo nuevo en lugar de modificar uno existente para evitar errores e inconsistencias. Para hacerlo:

1. Selecciona Configuración en la parte superior derecha
2. Ve a Configuración de productos
3. Selecciona Configuración de jerarquía
4. Busca la opción Flujos de trabajo
5. Haz clic en Crear un nuevo flujo de trabajo
6. Asigna un nombre descriptivo (por ejemplo, "NF versión dos")
7. Añade una descripción y haz clic en Crear

Una vez creado el espacio de trabajo, comenzamos a añadir los estados y las transiciones entre ellos:

1. Añadir estado "Backlog" (categoría: Por hacer)
2. Mover la transición "Create issue" para que apunte a "Backlog"
3. Añadir transición "Refining" de "Backlog" a "To Do"
4. Añadir estado "In Progress" (categoría: En curso)
5. Añadir transición "Start Progress" de "To Do" a "In Progress"
6. Añadir estado "QA" (categoría: En curso)
7. Añadir transición "Testing" de "In Progress" a "QA"
8. Añadir estado "Retornado" (categoría: En curso)
9. Añadir transición "Retornado" de "QA" a "Retornado"
10. Añadir transición "Start Progress" de "Retornado" a "In Progress"
11. Añadir estado "Completado" (categoría: Listo)
12. Añadir transición "Completado" de "QA" a "Completado"
13. Añadir estado "Done" (categoría: Listo)
14. Añadir transición "Done" de "Completado" a "Done"
15. Añadir estado "Cancelado" (categoría: Listo) con la opción de permitir transiciones desde todos los estados

Implementación del flujo de trabajo en el proyecto

Una vez creado el flujo de trabajo, debemos implementarlo en nuestro proyecto:

1. Ve a Configuración del proyecto
2. Selecciona Flujos de trabajo
3. Haz clic en Agregar flujo de trabajo
4. Selecciona el flujo de trabajo creado (por ejemplo, "NF versión dos")
5. Asigna los tipos de incidencia que utilizarán este flujo
6. Haz clic en Terminar
7. Selecciona Publicar para guardar los cambios
8. Asocia los estados antiguos con los nuevos estados equivalentes
9. Confirma los cambios

¿Cómo configurar las columnas del tablero para reflejar el nuevo flujo?

Después de implementar el flujo de trabajo, es necesario configurar las columnas del tablero para que reflejen correctamente los estados:

1. Ve a Configuración del tablero en la parte superior derecha
2. Asigna cada estado a la columna correspondiente:
   • Por hacer: Backlog, To Do
   • En curso: In Progress, Retornado
   • En QA: QA
   • Listo: Completado, Done, Cancelado

Esta configuración permite visualizar claramente en qué etapa se encuentra cada tarea y facilita el seguimiento del progreso.

Es importante notar que con el nuevo flujo de trabajo, las restricciones de movimiento entre estados se aplican automáticamente. Por ejemplo, una tarea en estado "In Progress" solo podrá moverse a "QA" o "Cancelado", pero no podrá volver a "To Do".

¿Cómo configurar pantallas de transición para mejorar el flujo de trabajo?

Las pantallas de transición son ventanas emergentes que aparecen cuando se cambia una tarea de un estado a otro. Estas pantallas pueden configurarse para solicitar información adicional o validar ciertos campos antes de permitir la transición.

Creación de una pantalla de transición

1. Ve a Configuración > Productos > Configuración de jerarquía > Pantallas
2. Selecciona Añadir pantalla
3. Asigna un nombre descriptivo (por ejemplo, "SCR-Improgress")
4. Añade una descripción y haz clic en Añadir
5. Configura los campos que deseas incluir en la pantalla:
   • Persona asignada
   • Resumen
   • Descripción
   • Sprint
   • Prioridad
   • Informador
   • Incidencias enlazadas
   • Épica relacionada

Asignación de la pantalla a una transición

1. Ve a Configuración del proyecto > Flujos de trabajo
2. Selecciona Editar flujo de trabajo
3. Selecciona la transición a la que deseas asignar la pantalla (por ejemplo, de "To Do" a "In Progress")
4. Haz clic en Editar
5. En el campo Pantalla, selecciona la pantalla creada anteriormente
6. Haz clic en Guardar
7. Publica los cambios

Configuración de validaciones en las transiciones

Las validaciones permiten establecer requisitos que deben cumplirse antes de permitir una transición:

1. Edita el flujo de trabajo
2. Selecciona la transición que deseas validar
3. Haz clic en Validaciones > Añadir validador
4. Selecciona Validador de campos obligatorios
5. Elige el campo que debe ser obligatorio (por ejemplo, "Persona asignada")
6. Añade un mensaje de error descriptivo
7. Haz clic en Añadir
8. Publica los cambios

Con esta configuración, cuando un usuario intente mover una tarea de "To Do" a "In Progress" sin asignarla a alguien, recibirá un mensaje de error indicando que debe asignar la tarea a un responsable antes de realizar la transición.

La combinación de pantallas de transición y validaciones garantiza que se capture toda la información necesaria y que se cumplan los requisitos establecidos para cada etapa del flujo de trabajo.

La personalización de flujos de trabajo en Jira es una herramienta poderosa que permite adaptar la plataforma a las necesidades específicas de tu equipo. Experimentar con estas configuraciones avanzadas te ayudará a optimizar los procesos y asegurar que todas las transiciones se ajusten perfectamente a tu forma de trabajar. ¿Has implementado flujos de trabajo personalizados en tus proyectos? Comparte tus experiencias y aprendizajes en los comentarios.