Integrar Datos de Inventario y Analizar la Disponibilidad de Productos en Looker Studio

La gestión eficiente del inventario es fundamental para cualquier negocio minorista. Cuando los productos se agotan sin previo aviso, las ventas se pierden y los clientes quedan insatisfechos. Por otro lado, el exceso de inventario inmoviliza capital y ocupa espacio valioso. En este artículo, exploraremos cómo crear un sistema de alertas de inventario en Looker que permitirá identificar rápidamente cuándo un producto necesita reposición, facilitando la toma de decisiones oportunas y mejorando la gestión de stock.

¿Cómo configurar un dashboard de inventario en Looker?

Antes de sumergirnos en la creación de alertas de inventario, es importante establecer una estructura organizada en nuestro proyecto Looker. Para ello, debemos:

1. Crear una nueva página desde el menú "Páginas" > "Nueva página".
2. Gestionar las páginas existentes para darles títulos descriptivos:
   • Primera página: "Ventas"
   • Segunda página: "Inventario"
3. Personalizar los íconos de cada página para facilitar su identificación:
   • Para ventas: un ícono de signo de pesos
   • Para inventario: un ícono de tienda

Una vez establecida la estructura básica, el siguiente paso crucial es conectar nuestra fuente de datos. En lugar de utilizar un archivo CSV estático, podemos aprovechar la integración con Google Sheets:

1. Ir a "Añadir datos"
2. Seleccionar "Hoja de cálculo de Google"
3. Elegir la opción "URL"
4. Pegar el enlace público de nuestra hoja de cálculo
5. Seleccionar la hoja específica que contiene nuestros datos de inventario

Para mantener la consistencia visual con otras páginas del proyecto, podemos añadir una plantilla de fondo que nos ayude a mantener una identidad visual coherente en todo el dashboard.

¿Cómo visualizar efectivamente los datos de inventario?

La visualización adecuada de los datos es esencial para identificar rápidamente problemas de stock. Para crear una tabla informativa:

1. Añadir un gráfico de tipo tabla
2. Ajustar el tamaño para una visualización óptima
3. Configurar las propiedades para mostrar información relevante

Inicialmente, la tabla mostrará el nombre del producto y la cantidad de veces que aparece en el inventario. Sin embargo, esta métrica no es útil si cada producto aparece una sola vez. Lo que realmente necesitamos es:

• El stock actual en cada sucursal
• El stock mínimo recomendado para cada sucursal
• Una comparación visual entre ambos valores

Al arrastrar estas columnas a la sección de métricas, podemos ver claramente el stock actual y el stock mínimo para cada producto. Por ejemplo, si tenemos 216 zanahorias y el stock mínimo es 17, sabemos que no necesitamos reposición inmediata.

¿Cómo crear alertas automáticas para productos con bajo stock?

Aunque ahora podemos ver la comparación entre stock actual y mínimo, revisar cada producto individualmente sería ineficiente. La solución es crear un campo calculado que genere alertas automáticas cuando un producto necesite reposición:

1. Ir a la sección "Datos"
2. Seleccionar "Añadir un campo" > "Campo calculado"
3. Nombrar el campo (por ejemplo, "⚠️ Stock")
4. Crear una fórmula utilizando la estructura CASE:

CASE
  WHEN `Stock Sucursal 1` <= `Stock Mínimo Sucursal 1` THEN '⚠️ Alerta de stock'
  ELSE '✅ OK'
END

Esta fórmula evalúa si el stock actual es menor o igual al stock mínimo recomendado. Si es así, muestra una alerta; de lo contrario, indica que todo está bien.

Una vez creado el campo calculado, debemos añadirlo a nuestra tabla como dimensión. Esto nos permitirá ver inmediatamente qué productos necesitan reposición.

¿Cómo filtrar para mostrar solo productos que requieren atención?

Para enfocarnos únicamente en los productos que necesitan reposición:

1. Ir a la sección "Configuración del gráfico" > "Filtros"
2. Añadir un filtro con las siguientes condiciones:
   • Stock 1 = "⚠️ Alerta de stock" OR
   • Stock 2 = "⚠️ Alerta de stock" OR
   • Stock 3 = "⚠️ Alerta de stock"

Este filtro asegura que la tabla muestre solo los productos que tienen al menos una alerta de reposición en alguna de las sucursales. Es importante utilizar el operador OR en lugar de AND, ya que queremos ver productos que necesiten reposición en cualquiera de las sucursales, no necesariamente en todas.

¿Cómo mejorar la visualización de las alertas con formato condicional?

Para hacer las alertas aún más visibles, podemos aplicar formato condicional:

1. Ir a la pestaña "Estilo"
2. Seleccionar "Formato condicional" > "Añadir una regla"
3. Configurar la regla:
   • Campo: Stock 1
   • Condición: Contenido igual a "⚠️ Alerta de stock"
   • Acción: Pintar la celda de color rojo

Esto resaltará visualmente las celdas que contienen alertas, haciendo que sea mucho más fácil para los gerentes identificar rápidamente qué productos necesitan atención inmediata.

Adicionalmente, es útil incluir la información del proveedor en la tabla, para que los encargados sepan inmediatamente a quién contactar para realizar la reposición de stock.

La implementación de este sistema de alertas permite a los gerentes de tiendas como Freshmark identificar rápidamente cuándo un producto necesita reposición urgente, evitando pérdidas de ventas y optimizando la gestión del inventario. ¿Has implementado alguna vez un sistema similar en tu negocio? Comparte tu experiencia en los comentarios y cuéntanos qué otras funcionalidades te gustaría ver en un dashboard de gestión de inventario.