Administración de tareas compartidas

Como beneficio de ser una persona mas organizada, es que te libera de estrés que tu mismo o las demás personas te puedan producir, así uno o las otras personas utilizarían el tiempo de manera mas productiva.

Mi resumen de la clase:

• Administration de tareas compartidas
  • Esto difiere dependiendo si se trata de organizar tareas del equipo. Hay un curso llamado PMP o Gestión de proyectos en Platzi.
  • Esta sesión esta dedicada a enfocarse a un nivel más personal.
  • Tipos de tareas
    • Individuales
    • Otros dependen de mi
    • Yo dependo de otros
  • A raíz de este tipo de tareas surgen seguimientos por parte nuestra o de otras personas, cuando se trata de resolver problemas se debe identificar de que manera podemos resolverla pronto, buscando disminuir el seguimiento que se produce por la constante búsqueda de respuesta por parte de la persona, esto al final se resume en mas tiempo ahorrado y por otro lado gente que queda satisfecha pronto.

¡Aprendí mucho sobre trabajo como organizar el feedback de mis equipos!
¡gracias!
Comparto mis notas 😃

Para la atención efectiva al cliente hace un tiempo me enseñaron el método SIRVA
S aber escuchar
I mpartir disculpas
R esuma el problema
V aya al acuerdo
A segure la solución
Son gestiones mas efectivas.

Como consejo para cuando nos preguntan por tiempo en tareas es ser precavido y dar algo de margen por cualquier problema u otra tarea urgente que se pueda interponer y hacer que nos demore mas.

Aqui que perfecta la ley de pareto del 80-20. Para priorizar el 20% de los canales que resuelven el 80% de los problemas. 👍❤

Mi resumen de clase:

Tipos de tareas:

1. Individuales
2. Otros dependen de mí
3. Yo dependo de otros

Seguimiento:
Enfocarnos en la efectividad al momento de resolver problemas de otros, o que otros nos resuelvan los problemas ya que esto ocasiona que la persona que aun tiene duda, comience a darle seguimiento a la otra persona, esto provoca estrés, pérdida de tiempo, etc.

Seria bueno un curso de MsProject, es un software para planeación de proyectos de forma estructurada

En esta parte del curso se puede encontrar que es de vital importancia el poder armar un buen grupo de trabajo, y que una persona no se convierta en el lastre de otra.

En cuanto al seguimiento, es bueno realizarlo en su justa medida, y no estar dedicado al 100% en ello, ya que se estarían dejando de ejecutar otras tareas que tengamos asignadas

Es cierto que el seguimiento quita tiempo a cada una de las personas involucradas. Por eso es recomendable:

1. Establecer fechas de entrega
2. Establecer actividades claras para cada uno
3. Compromiso de ambas partes en el cumplimiento.

Buen consejo el de dejar las cosas claras desde un principio, dejarlas pendientes a la larga sólo es peor.

• Planificar, organizar y priorizar el trabajo diario, entre lo que es importante y lo que es urgente.

• Definición concreta de cada actividad necesaria y cada puesto de trabajo, para evitar que alguna tarea se quede sin hacer o se haga dos veces.

• Agrupar los trabajos en áreas o departamentos, de modo que sean realizados por las personas más adecuadas y con más experiencia y competencias para ello.

• Combatir los “ladrones” del tiempo: desorden, reuniones, visitas, papeleo…

En resumen, cada vez que alguien nos pide seguimiento tenemos que ser eficientes y tratar de resolver todas sus dudas, así evitamos que a futuro nos vuelva a pedir la misma información y evitamos que nos quite tiempo.

En mi caso, la mayoría de mis tareas son individuales, el único seguimiento que me piden es el avance del proyecto, cosa que resuelvo rápido y de manera eficiente, así que por esta clase creo que voy bien:D

A veces el seguimiento es como una cadena, ya que tu necesitas una información y la pides, y al que se lo pediste vuelve a pedir a su proveedor, el proveedor vuelve y se lo pide a su otro proveedor y así dependiendo uno de otro. Es muy frustrante cuando no te entregan la información, ya que no puedes acabar el trabajo.

llega un punto en que tienes que hacer el trabajo de otro para conseguir dichos documentos sabiendo que no es tu labor. Pero que se hace cuando es una tarea planificada.

Gestionen su tiempo desde el primer día de cada proyecto.

Pregunta de examen. Las tareas compartidas son importantes en la gestión del tiempo porque:

¿Qué tiempo invierto en hacer seguimiento?
¿En cuánto tiempo respondo cuando me hacen seguimiento?

Hay que analizar qué cosas te hacen seguimiento y a quienes haces seguimiento ya que esto puede alterar tu tiempo y busca los canales y encuentra como resultado el más óptimo para reducir el seguimiento que debes realizar o te tienen que realizar, Optimiza los canales se seguimiento

Yo soy una persona responsable y preparo todo desde el principio lo que me frustra es que el tiempo no me alcanza y afecta mi agenda.

No soy una persona que lo persigue todo el dia. porque yo le doy un dia y hora exacta para cuadrar una cita o una entrega si no cumple entonces habrá problemas pero se puede encontrar una solución.

Si no me entrega las cosas a tiempo yo le digo que me escriba o llame con un dia o hora de anticipación para que no haya malos entendidos.

CLICK UP es una aplicación interesante para agregar tareas en grupo, donde puedes agregar descripción, fecha de entrega, nivel de importancia y los colaboradores que están desarrollando X entrega o actividad.

La recomiendo mucho, es de gran ayuda!

En mi trabajo me ha pasado que mi jefe no da seguimiento, ni nosotros los empleados le damos seguimiento a el. Y creo que es un tema del cual todos deberíamos de hablar para estar claros de como proceder.

Yo tengo una frase que le digo constantemente a mi JR: Cómo resolvemos algo con el menor esfuerzo posible.

Me pasa mucho que como es muy joven, quiere resolver todo muy metódicamente como si estuviera en la escuela tradicional, y el ritmo de trabajo que tenemos con las entregas de cliente, no nos permite pasar una tarde entera trabajando en una escena de un par de segundos. Llevamos ya, un año completo trabajando y aún me da soluciones que nos van a quitar mucho tiempo, pero poco a poco he visto que empieza a pensar fuera de la caja y resolver ciertas cosas con menos vueltas. Creo que eso nos ayuda a ser más eficientes como equipo.

Considero que además es importante aprender a decir NO, es esta la forma en que se logra cumplir con las fechas acordadas de entrega y evitar el seguimiento reiterativo

Administración de tareas compartidas
Individuales
Otros dependen de mí
Yo dependo de otros

El seguimiento quita tiempo por eso debe de reducirse al máximo.
Debes de comprometerse una única vez y lograr solucionar lo que te piden en ese espacio y dar la respuesta.

IMPORTANTE revisar donde están nuestra fugas de tiempo

📌| En resumen: La administración de tareas compartidas son las que tienen una dependencia, ya sea que alguien esté esperando por ti o tú estés esperando por alguien para completar dicha tarea. Cuando dependes o alguien depende de ti para completar una tarea, surge el seguimiento, el cual tiene su tiempo y puede ser una perdida de tiempo si no se controla de manera correcta el asunto del seguimiento.

El seguimiento es muy importante, sobre todos en la gestión de proyectos. Sin embargo, una de las recomendaciones mas importantes es que el mismo no debe ser intenso, debe ser dado en la proporción y tiempos correctos. El hacerlo de forma intensa hace que las personas tiendan a no valorar el objetivo del seguimiento y solo pensar que es un fastidio, lo que puede traer incumplimientos por presión a los participantes.

Administración de tareas compartidas

Tipos de tareas

• Individuales: Las que dependen únicamente de tí. Tú las propones, organizas tu espacio y tu flujo de trabajo.
• Otros dependen de mí: Entregables. Si no las realizas, afectas a otras personas.
• Yo dependo de otros: tareas que otros deben entregarme a mí para poder continuar con mi trabajo.

Seguimiento

• Cuando yo u otros me hacen seguimiento, nos quita tiempo a todos.
• Piensa por cuáles canales se hará el seguimiento y trata de ser lo más rápido y efectivo al responder y solucionar la circunstancia; para evitar el desgaste que conlleva realizar un seguimiento sin respuesta.

Efectividad en la comunicación = Perder menos tiempo

Creo que esto es muy importante, como estudiante de universidad uno perdía mucho tiempo, intentando comunicarse con los profesores vía mail porque no contestaban , luego vía whatsapp se quejaban de que era my poco profesional y terminaban contradiciendose en la comunicación, uno de los males de la educación común que no funciona.

Este punto es crucial en los trabajos colaborativos. Poder tener claridad respecto a los tiempos, responsabilidades y que estos sean respectados y cumplidos no sólo permite tener los resultados que se esperan sino que permite tener un mejor ambiente de trabajo y se economiza tiempo y desgaste innecesario.

Que chistoso, pedí una petición para realizar mi suscripción a platzi, hice un pago con un link, pero faltaba activar mi cuenta, como se tardaron por mail, (obvio por la pandemia) me salte llamar, tampoco se pudo rápido, me salte a whatsapp y ahí me resolvieron super rápido pero luego me llamaron la atención por mail, de que solo usara un medio jajaja, sorry Platzi.

A veces no se trata de seguimiento, sino de que tienes que esperar a que algo pase para empezar a andar un plan, y si se trata de gestiones gubernamentales o una llamada de confirmación para iniciar en un puesto de trabajo pues, es un fastidio, todo se mantiene en un limbo mientras esperas por esa otra persona o institución.

En actividades compartidas he trabajado con herramientas como Azure DevOps, jira o trello donde se puede visualizar las tareas enlazadas y tener una rápida comunicación con todos los involucrados y ahorrar cuellos de botella en la toma de decisiones

En estos mementos el conocimiento que estoy tratando de adquirir, no depende mas que de mi disposición y Internet

Para trabajar en actividades compartida Trello te ayuda mucho

El tiempo es el activo más importante que poseemos todos.

Me parece increíble el impacto que tiene materializar y ordenar los conceptos.

Sobre el seguimiento efectivo. La solucion completa de hoy, es el tiempo ahorrado de mañana.Cuando no resuelves algo, se vuelve un efecto bola de nieve que desgasta en energia y tiempo a las partes involucradas.

Tengo experiencia con gente que te contacta desde todos los medios disponibles al mismo tiempo solo porque considera que su requisito es urgente.

El hacer seguimientos nos quita tiempo.
Hay que enfocarnos en las tareas y compromisos que tenemos para reducir al máximo los espacios de seguimiento y preocupaciones.
Los canales de seguimiento deben ser óptimos para evitar mensajes duplicados, reintentos de seguimiento y/o malentendidos.

Las malas practicas relacionados con el seguimiento del trabajo fueron causantes de diversas problematicas a nivel personal y organizacional en un empresa en la que laboraba. Fue necesario contratar una persona que desarrollara una metodología de trabajo y sin duda fue una mejora sorprendente.

El seguimiento es importante para poder cumplir nuestros objetivos cuando dependemos de otros (o dependen de nosotros) para culminar una tarea.

Yo creo que en todas las empresas el área más experta en realizar seguimiento continuo y como se dice coloquialmente: “marcación a presión” es el área del Sistema de Gestión de Calidad. Un saludo para todos los que trabajan en ésta área y apoyan a las empresas para que sus procesos sean más ordenados, coherentes y de calidad…

Cumple con tus tareas de manera efectiva y asegurarse de que el canal de seguimiento sea opmito para evitar estos espacios, que solo provocan el perder tiempo.

En mi caso si mi tarea depende de otros, me vuelvo bien canson hasta que cumplan la tarea con tal de librarse de mi jejeje.

En definitiva, evitar en todo momento la deficiencia de comunicación que existe entre los participantes.

Para realizar un seguimiento adecuado, hay que buscar el canal idóneo para comunicarnos con las personas que dependen o de quienes dependemos nosotros.
Así mismo, hay que planificar nuestros entregables con fechas claras.

Nos podemos ahorrar mucho tiempo y complicaciones si somos buenos para delegar, el seguimiento sera más sencillo …

Al organizar mi tiempo y mis tareas, me siento mejor en muchos aspectos, me siento que estoy siendo productiva, que el tipo de vida semanal se quedo atrás.👌

Gasto mucho tiempo en seguimiento. Tanto hacía abajo como hacia arriba. Algunas reuiniones creo que son totalmente ridículas y una perdida de tiempo, otras si son inevitables. Lo que creo que acelera mucho el proceso, al menos a la gente que debo seguir es que no voy a hablar con ellos directamente sino que veo la documentación que van subiendo.

Muchas veces esquivo los trabajo en grupo por esta razón, muchas personas quieren que uno esté encima de ellos para poder hacer las cosas. Es dificil dar con un buen team.

la mayoria de apuntes son exactamente las palabras del profe y la verdad dudo que lo entiendan ellos mismos sus apuntes, ya que practicamente realizan el copia y pega sin coherencia pero bueee, tenia que desahogarme porque queria copiar un apunte bueno, pero no lo encontre y tuve que hacerlo yo aaaaaaaaaaaa

TIP
cuando trabajo en equipo y tenemos un entregable que involucra muhca gente lo primero es armar un plan de acción (o de trabajo), y despues pactar sesiones de sync (sincronización) o de ping. Estas son sesiones de 15min donde cada uno dice si llegó o no al estado comprometido y qué necesita del resto para cumplir sus actividades. Las frecuencas de estas “sesiones ping” dependerá del entregable y el tamaño del equipo.

Con respecto a los seguimientos al desarrollo de actividades o entregables en cadena me ha servido mucho asignar una hora específica del día para realizarlos, de esa manera siento que el enfoque me da más control y asertividad.

Las tareas que dependen de mi o de otros se evidencian mas que todo en los trabajos. En lo personal estoy en el medio donde dependo de un proceso para gestionar el mío y así mis otros compañeros realicen sus tareas.

SCRUM es una metodología versatil que puede usarse para llevar a cabo tareas compartidas. Con SCRUM aumenta y mejora la eficiencia y rapidez de trabajo.

Espero que mucha gente como yo este viendo este curso en el platzi day XD

Dale like si sos uno de ellos

Les comparto mi resumen, chicos:

Existen las siguientes tipos de actividades:

• Las individuales | Aquellas que dependen únicamente de que yo las realice

• Las que otros dependen de mi o yo de otros | Ya sea que yo no pueda comenzar una actividad en espera de un trabajo previo que debe realizar otra persona u otra personas espere mi trabajo previo para comenzar uno suyo surge aquí una actividad que no agrega valor y rara vez es productiva: El seguimiento. la idea es disminuir esta actividad y hacerla efectiva ya que no agrega valor al producto o servicio final y roban los tiempos que se pueden ocupar en actividades que sí agreguen valor.

Hacer seguimientos es una de las cosas, mas complicadas por que depender de otros para poder concluir es desesperante.

comprometerse con uno mismo, pienso que es el paso mas importante.

Pagina no encontrada https://platzi.com/clases/certificacion-pmp/

Se trata de encontrar un CANAL que sea EFECTIVO y este precederá a un SEGUIMIENTO EFECTIVO.

Y ustedes, ¿Ya encontraron su canal?

NEVER stop learning

Reducir tiempo en los múltiples procesos de seguimiento

Lo mejor es priorizar las tareas que me estan demandando los demas.

Volví buscando una respuesta al examen y no está. 😦

Realmente esta clase es para las personas que trabajan o estan en tareas compartidas.

Cuando somos eficientes al atender los seguimientos de otras personas, suele pasar que las demás persona agradecen tu profesionalismo y esto abre que los demás respondan a tus seguimientos rápidamente.

**Tipos de tareas:
**

• Individuales.

• Otros dependen de mì. (genera entregables)

• Yo dependo de otros. (esperan entregrables)

Mentalmente puede resultar un desgaste alto estar detrás de alguien para que trabaje.

Genial!

La importancia del servicio al cliente! Excelente

Tipos de Tareas:

1. Individuales
2. Otros dependen de mi.
3. Yo dependo de otros

El seguimiento también quita seguimiento. por lo tanto se deben buscar medidas o estrategias para ser mas eficiente.

Es muy importante ser una persona responsable

Reducir los tiempos en el proceso de seguimiento.

Trello es una excelente herramienta para gestionar las tareas y proyectos individuales, pero tambn los que son en equipo.

En el seguimiento hay que ser pacientes y comprometerse en responder y solucionar lo más claro y de manera efectiva, es otra forma de optimizar el tiempo.

Reducir el tiempo de seguimiento a tareas que dependen de mí o que dependo de otros. Tratar de solucionar las inquietudes en el primer contacto para que no se queden tareas recurrentes.

Hay que ser mesurados a la hora de hacer seguimiento, podemos entorpecer el proceso de gestión del tiempo.

Tener un canal de comunicación efectivo mejora la gestión de tiempo del usuario y de la empresa.

Tipos de de tareas:

Individuales: en las que yo me organizo y dependen de lo que yo realice.
Otros que dependen de mí: mi trabajo contribuye para que los demás puedan realizar sus tareas.
Yo dependiendo de otro: yo espero que los demás terminen sus tareas para que yo continue.

Seguimiento: es el tiempo que se emplea para recordarle a los demás que estoy o terceros están esperando el cumplimiento de una tarea para continuar con los procesos.

DEBES REDUCIR LOS SEGUIMIENTOS, MEJOR CONCENTRARSE EN LAS TAREAS YA QUE CONSUMEN TIEMPO Y ENERGÍA, PUEDE CONDUCIR A LA FRUSTRACIÓN.

En el seguimiento debemos acudir o atender a la personas o tareas que está solicitando una solución desde el primer contacto, en el primer canal para evitar que las personas o yo mismo busque la solución por otros medio y al final perdamos tiempo tratando de resolverlos en otros canales. Cerrar el tema desde la primera vez de manera efectiva para evitar frustraciones.

Es importante el seguimiento de las tareas, ya sea si alguien más depende de ti para continuar con la tarea o si tu dependes de alguien más.

En mi trabajo normalmente se nos asignan tareas con especificaciones y condiciones de satisfacción para determinar si en verdad está completa la tarea; normalmente cuando no podemos continuar una tarea dejamos un comentario en ella notificando a la persona de la que dependemos para continuar y a la persona que delegó la tarea (porque así puede enterarse sobre el progreso) acerca del las necesidades para continuar con ella.

A esto se refiere con las tareas que dependen de ti o de otra persona. Siempre es importante mencionarlo en un comentario dentro de la tarea (si esto lo permite) para que todos estén enterados y quede evidenciado en caso de que ocurra una mala comunicación.

El éxito de las tareas es considerar EL SEGUIMIENTO tanto personal como la delegación a otros.es dejar consignas claras y precisas al logro de la meta.
Es compartir conocimiento de ésta estrategia con el aquipo con el que trabajas y caminar al objetivo.

Seguimiento: definir el estado de un proceso o actividad

Dentro de las actividades que definimos encontramos tres tipos:

• Individuales

• Otros dependen de mí

• Yo dependo de otros
  
  A raíz de estas tareas surge el seguimiento.
  
  El seguimiento es el momento donde buscamos a otras personas o viceversa para obtener información sobre el estado de una actividad.
  
  El seguimiento toma parte de nuestro tiempo, por lo que debemos reducirlo al máximo y hacerlo algo efecto.
  
  Para ello debemos tener un orden de actividades, crear recordatorios y utilizar herramientas de colaboración.
  
  Esto se traduce en:

• Tiempo ahorrado

• Menos estres

• Mayor satisfacción.

Resumen:

1. Podemos encontrar 3 tipos de tareas:

• Individuales (sólo dependen de mí)
• Compartidas en las que dependo de otro
• Compartidas en las que otros dependen de mí

1. Las actividades compartidas son las más susceptibles a ser fuentes de conflicto, problemas e interrupciones.

2. Debemos otorgar una prioridad adecuada a las actividades compartidas.

Tareas

Tipos de tareas

• Individuales
• Las que otros dependen de mí (Seguimiento)
• Las que yo depende de otros (Seguimiento)

Seguimiento

• No agobiar y gastar tiempo con seguimiento en multiples canales

Al compartir tareas es importante el cumplimiento para que no haya necesidad de hacer seguimiento constante que nos quita tiempo o le quita tiempo a otra persona

Un resumen de la clase:

Existen 3 tipos de tareas:

1. Individuales.- Estas son tareas que dependen únicamente de ti.

2. Tareas que otros tienen pero que dependen de ti, que si no se hacen otros no pueden empezar o concluir su trabajo.

3. Tareas que dependen de otros para que tu inicies o concluyas tu tarea.

Seguimiento:
Si tienes que escribir o llamar a alguien para recordarle que tiene que entregarte un tarea pendiente o al revés alguien tiene que llamarte constantemente para recordarte sobre una tarea pendiente, esto quita tiempo tanto a esa persona como a ti.
Clave.- Enfócate en terminar aquellos compromisos y tareas que tengas para reducir al máximo esos espacios de seguimiento que te quitan tiempo.
Consejo:

• Analiza en que momento buscas a otros para hacerles seguimiento o en que momento te buscan a ti.

• Analiza en que tipo de tareas habitualmente sucede esto.

• Si es una tarea recurrente trata de anticiparte para cumplirla antes de tiempo.

Hago punto de referencia en esta clase porque …

• La gente de nuestro entorno tiene influencia sobre nuestro tiempo y emociones, y esto hay que sumarlo a nuestras listas para que no se nos pase de largo y nunca hacer algo al respecto, sinceramente es un punto de vista personal, pero creo que se puede hacer énfasis en el tema para indagarlo como un factor que nos altera las rutinas y los tiempos.

Si organizamos nuestro tiempo y el de nuestros equipos , no tendremos que darle tanto tiempo en darle seguimiento continuamente.

tenemos que lograr tener una comunicación efectiva con las personas y ser claros para no tener que volver a repetir todo.

Las tareas compartidas necesitan de seguimiento
cómo y cuando realizarlas.

Lo mejor seria designar tiempos razonables o que la persona misma estipule que necesita para completar su actividad, si logra terminarlo antes genial!!!
Pero asi ninguna de las partes se estresa por andar pensando que los demas lo esperan o estar esperando.

Creo que acá se me va la llamaría de tiempo, porque o son reuniones eternas para mirar como van los procesos o es respondiendo correos para el proceso de otros, mientras los de uno se van a aplazando. Esto sinceramente parece que no tiene salida.

Dar prioridad a la respuesta de los seguimientos que me realizan y cerrar esas tareas de manera concreta, me ppermite ser mas productiva.