Genera el plan de comunicaciones y adopción del Cambio

Plan de Adopción.
1.- Entrenamiento y Soporte. Todo basado en EDUCACIÓN (Conocimiento y Habilidad)
2.- Comunicaciones. Qué, el por qué, fechas programables. Todos en el mismo entendimiento.
3.- Incentivos. Premios, actividades de reconocimiento, celebración de ganancias de corto plazo y compartir buenas prácticas.
4.- Consecuencias. Acciones que deben tomarse cuando no se sigue el nuevo proceso.
Recomendación: Material de capacitación, lista de preguntas frecuentes, gamificación (juego como componente), webinars, el nuevo proceso en una pared (VISUAL, medición de impacto), toolkit para usuarios, foro de invitados de externos (ejemplos), manuales, sesiones de trabajo (Que sea el personal parte del cambio).
Comunicación: Google sites, newletters, reuniones uno a uno, en equipo (agentes de cambio), videos sobre el cambio, redes sociales internas y externas, email de apoyo, memo de gerencia general (que se note el apoyo), logo de la iniciativa, reporte público de avances.

Acción 6 - Plan de comunicaciones y adopción del cambio (plan del adopción del cambio)

La culminación del plan de adopción con la definición de hitos fechas y encargados

• Entrenamiento y soporte: educación necesaria en todas sus formas
  • Material de capacitación publico
  • FAQ
  • Gamification
  • Entrenamientos virtuales y en persona
  • Plataforma con materiales o conosimiento
  • Compartir practicas con otros países
  • toolkit poara usuarios
  • Manuales user friendly
  • Sesiones de trabajo o talleres
• Comunicaciones: comunicar el que, el porque, el cuando y el como de la iniciativa del cambio
  • Gsites
  • Newsletters
  • Reuniones de equipo para compartir buenas practicas
  • Mantener a la gerencia informada
  • Entrevista a los agentes de cambio
  • Infografias o one pagers
  • Videos sobre el cambio
  • Discurso de la gerencia
  • Lanzamiento de la iniciativa
  • Logo del cambio
  • Reporte de avance publico
• Incentivos: premios, Actividades de reconocimiento,Celebración de ganancias de corto plazo y compartir buenas practicas
  • Reconocimiento publico
  • Concursos con sistemas de premios
  • Días libres
  • Cuentas regresivas
  • Celebraciones donde se reconozca a los equipos
  • Juegos
  • Premios a quien mas aprenda y a los mas activos
  • Bonos
• Consecuencias: acciones que deben tomarse cuando no se sigue el nuevo proceso
  • Llamadas de atención
  • Reglas Compartidas
  • Requisitos para acender

Consideraciones importares

• Los discursos y Comunicaciones deben considerar los miedos, frustraciones actuales y lo que podría gustarles del cambio a cada grupo de interés
• Un buen plan de adopción del cambio contiene sus diferentes formas: Entrenamiento y soporte, Comunicaciones, Incentivos y Consecuencias

Acción 6. Plan de comunicación y adopción del cambio
Se integra con los componentes de los pasos anteriores. Plan de adopción del cambio, tiene 4 componentes:

1. Entrenamiento y soporte. Opciones:
   • Recomienda tener material público
   • Lista de preguntas frecuentes. Puedes abrir un Google forms donde la gente vaya haciendo sus preguntas.
   • Gamification. Usar juegos para ir promoviendo el avance
   • Webinars
   • Colocar el proceso en la pared, de forma visualmente atractivo
   • Entrenamiento presencial
   • Cursos virtuales
   • Plataformas de conocimiento
   • Compartir prácticas de otros países o sucursales
   • Toolkit para usuarios
   • Foros y conferencias con invitados externos
   • Manuales, entre más amigable mejor
   • Sesiones de trabajo y talleres donde las personas se sientan parte del cambio, no impuesto
2. Comunicación.
   • Reuniones de equipo / Compartir buenas prácticas
   • Google sites
   • Newsletters
   • Reuniones presenciales
   • Reunión de update con gerencia, mantenerla informada
   • Redes sociales internas y externas
   • Entrevistas a los agentes de cambio
   • Infografías y one pagers
   • Videos sobre el cambio. Ted talks, videos de la gerencia
   • E-mail de sponsor
   • Logo del cambio
   • Reportes públicos de avance

Apunte de clase:

Acción 6: El plan de comunicaciones y adopción del cambio.

¿Cómo facilitamos la adopción?
Se forma de 4 componentes formado de las acciones anteriores.

Plan de adopción del cambio:

1. Entrenamiento y soporte (ES):

Educación necesaria en todas sus formas posibles.
Ejemplos prácticos:
I. Tener material de material de capacitación público.
II. Tener lista de preguntas frecuentes.
III. Gamification, se trata de sistemas de competición didácticos.
IV. Webiners, se pueden abrir para responder preguntas.
V. Colocar el nuevo proceso en la pared.
VI. Entrenamientos en persona.
VII. Plataformas con materiales de conocimientos como G-site.
VIII. Compartir prácticas de otros países, mostrando logros y progresos.
IX. Toolkits para usuarios.
X. Foros y conferencias con invitados externos.
XI. Manuales, entre mas amigables mejor.
XII. Sesiones de trabajo o talleres.

2. Comunicaciones (CM): 

Comunicar el qué, el Porqué, el Cuándo y el Cómo de la iniciativa de cambio.
Ejemplos prácticos:
I. Reuniones de equipo.
II. Google sites, para mantener comunicación.
III. Newslatter, a través de email.
IV. Reuniones en persona.
V. Reunión de uptade con gerencia.
VI. Redes sociales internas y externas.
VII. Entrevistas a los agentes de cambio.
VIII. Infografías One-Pagers.
IX. Videos sobre el cambio.
X. Discursos público de la gerencia.
XI. Lanzamiento (Kick off) de la iniciativa.
XII. Memo de la gerencia general.
XIII. Logo del cambio
XIV. Firmas de email.
XV. Email del sponsor apoyando la iniciativa.
XVI. Reportes público de avance.

3. Incentivos (IN):

Premios, actividades de reconocimiento, celebraciones de ganancias de corto plazo y compartir buenas prácticas.

4. Consecuencias (CS):

Acciones que deben tomarse cuando no se sigue el nuevo proceso.

¿Cómo facilitamos la adopción del cambio?

¿Qué debe tener un plan de adopción del cambio? Debe tener fechas y responsables.

• Entrenamiento y soporte: Educación necesaria, busca conocimiento y habilidad.
• Comunicaciones: Comunicar el qué, por qué, cuándo, y el cómo de la iniciativa del cambio. ¿Qué sucede?
• Incentivos: Premios, actividades de reconocimiento, celebración de ganancias a corto plazo y compartir buenas prácticas.
• Consecuencias: Acciones que deben tomarse cuando no se sigue el nuevo proceso.

Ejemplo prático:
- Entrenamiento y soporte: Tener un material capacitación único, preguntas frecuentes(abrir una convocatoria, mail, google forms), gamification(cursos online o diferentes herramientas, ganan estrellas), webinars para responder preguntas del cambio, colocar el nuevo proceso en la pared, entrenamientos en persona y virtuales, Google Site o plataformas de materiales, Toolkit para usuarios(dar toda la información), foros y conferencias de externos dependiendo de la temática que se está viendo, manuales(entre más amigables mejor), sesiones de trabajo o talleres(ir capturando datos de las personas o stakeholders)

-Comunicaciones: Reuniones de equipo, google sites para comunicación, newsletters, reuniones en persona, reunión de update con gerencia(mantenerla informada de cómo va el cambio), redes sociales internas o externas( si el cambio va para clientes), entrevista a los agentes de cambio, infografías o one pagers(poner el cambio en otra hoja), videos sobre el cambio, discurso público de la gerencia, emails del sponsor apoyando la inicativa, memo de la gerencia general, logo de la iniciativa cambio y reporte público de avances.

Este plan cuenta con 4 componentes:

• Entrenamiento y soporte: Educación necesaria en todas sus formas posibles.
• Comunicaciones: Comunicar el qué, el por qué, el cuándo, y el cómo de la iniciativa de cambio.
• Incentivos: Premios, actividades de reconocimiento, celebraciones en corto plazo, compartir buenas prácticas.
• Consecuencias: Acciones que deben tomarse cuando no se sigue el nuevo proceso.

Acción 6. Plan de Comunicación y Adopción del Cambio

ES | Entrenamiento y Soporte: Todos los entrenamientos necesarios. 👨🏼‍🎓
CM | Comunicaciones: ¿Qué, Cómo, Para qué, Por qué? 🤔
IN | Incentivos: Premios, Actividades, Ganancias. 🍾
CS | Consecuencias: Acciones a tomar en caso de no seguir el proceso. ❗

Excelentes consejos!

Escuchar los empleados, clientes y todo aquello involucrado en el proceso del cambio es de mucha importante para la adopcion al cambio

Gracias

También ayuda tanto al cambio como a lograr la cohesión positiva del grupo, con una actividad en una simple cartulina, que funciones, retos o servicios agregarian o sacarían de un cargo, x ejemplo, área de legales, cargo de sumariamente, con 4 lapiceras de colores, los compañeros con la persona que ocupa el rol a mejorar de espaldas o afuera aporten los cambios que ellos cerca pero sin ejercer los considerarían que mejoraría su función, tanto en acciones como en tiempo de cada etapa, comunicación x mail a los sumariados etc.
Rol playing, con lo negativo, positivo y demodé.

excelente

Creo muy importante las expectativas de los trabajadores, debido a que eso puede impactara directamente al clima organizacional y este el resultado del producto final.

El plan de comunicación es un plan de continua repetición del mensaje, en el cual la sugestión cumple un papel fundamental para que pueda tener un gran alcance en el mensaje que se quiere trasmitir.

El plan de gestión del cambio es el consolidado del plan de Liderazgo, comunicación, formación y motivación en un documento en donde se define los objetivos y resultados esperados que después se podrán evaluar luego de la ejecución del plan de Gestión del Cambio.

Algunas de las herramientas que han sido mencionadas aca las he probado y sí que funciona, sobre todo cuando quieres volver a ver como fue el proceso o deseas recordar algo, siempre está ahi en los registros.

Buena clase, la parte que más me esperaba. Que interesante el plan para llevar a cabo el cambio todo esta totalmente pensado y medido para generar la mayor aceptación posible por parte de las personas de la organización

Hitos claves
Fechas y responsables

Les comparto los apuntes de la clase referente al mapa conceptual.

En la parte de incentivos, referida a compartir buenas prácticas creo que hay que ser cuidadosos, especialmente cuando se trata de compartir la experiencia de un país a otro. Creo que las buenas prácticas puede que funcionen en un país, pero no necesariamente podría funcionar en otro territorio debido a la cultura local o idiosincrasia de las personas. Considero que una buena práctica hay que “tropicalizarla” en ocasiones, para garantizar que pueda funcionar en otra región o país, debido principalmente a temas culturales, de costumbres y diversidad.

De una buena planeación se prooducira un buen resultado