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Curso de Excel Básico

Curso de Excel Básico

Beatriz Ibañez

Beatriz Ibañez

Malas prácticas al organizar una base de datos

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Comparto mis notas para esta sección.

Esta profe para mi es la que mejor, mejor explica, lo hace claramente, muestra los posibles errores y tiene un tono de voz que le ayuda para ser más entendible. Tiene otros cursos muy interesantes, con esta misma manera de explicar.

Para quienes tengan su Excel o su computador en un idioma diferente al español, esta página es maravillosa para poder saber cuál es la fórmula en cada uno de los diferentes idiomas: https://es.excel-translator.de/ En el buscador escriben la fórmula en español y ahí les da las fórmulas en otros idiomas. E incluso, deja ver el nombre en versiones previas de Excel en español. Por ejemplo, así se ve con ‘ESPACIOS’: .

=espacios() nos permite eliminar espacios en celdas
el comando para sacar la comita arriba es ALT 39

Malas prácticas al organizar una base de datos.
Títulos innecesarios.- Una mala práctica es crear diferentes títulos para enlistar fechas en lugar de tener una sola fila de referencia.

  • Ejemplo: Títulos de celdas “18/Oct 19/Oct 20/Oct” en lugar de tener una celda de referencia como ser “Fecha de Orden” donde se almacenaría todas esas fechas. La segunda celda es muy útil para manejar base de datos, la primera no.

Formato de Celda.- Otro error común tener una celda en un formato diferente que no nos permita realizar una acción.

  • Ejemplo: Tener una celda en formato texto y que esto nos impida realizar operaciones en ella.

El enemigo invisible.- Otro error común se encuentra en los nombres dentro de una casilla, esta puede contener espacios que son invisibles a simple vista pero que nos causan problemas al tener una base de datos.

  • Solución.- Usa la formula =espacios(texto) en texto pones la casilla donde quieres quitar los espacios y listo. En otras versiones de Excel =ESPACIOS esta con el nombre de =RECORTAR.

Ceros delante de números.- Al momento de crear base de datos Excel elimina los ceros que estén delante de números automáticamente.

  • Solución.- Pon un apostrofe (’) delante del numero, esto no te permitirá hacer operaciones con ese dato, pero si realizar búsquedas para las base de datos.

En algunos excel 2010 capaz no encuentran la formula FX=ESPACIOS. Deben buscarla por el nombre FX=RECORTAR. Es la misma pero cambiaron el nombre.

Otra manera de reemplazar los espacios.
Es usar el “Ctrl + B”, que nos enseñaron la clase anterior. En la zona de “buscar” solo pones " ", literalmente un espacio. Y en la zona de “reemplazar” no pones nada, que esté completamente vacío.

Para mantener la integridad de la base de datos es preferible:

  • No mezclar datos particulares con datos totales.

  • Validar que todas las celdas tengan el formato adecuado para su manejo.

  • Evitar el uso de columnas que contengan celdas en blanco.

  • Eliminar espacios en blanco haciendo uso de la función ESPACIOS.

Tema, Título o Materia: Malas prácticas al organizar una base de datos
Glosario, Preguntas y Palabras clave:
=Dato=Dato = Si es igual saldrá VERDADERO si no saldrá FALSO
=ESPACIOS( = Para eliminar los espacios de la celda
(’) = para que se pueda visualizar los 0 (Ejemplo: 0023)
.
Notas:
Malas prácticas
* Mezclar datos unitarios con datos totales (Ejemplos: Unidades con costo total)
* Mezclar información de columnas y filas (Buena practica columna con título y en las filas la información) no separar de manera manual
* La tabla debe sé operable, realizarse análisis o ser tablas dinámicas
* Realizar operaciones en una celda con formato de texto
* El nombre con espacios, eso ocasiona dificultad al realizar búsquedas

.
Resumen o Idea Principal: Como tener buenas prácticas y estar atento en la información que hay en la tabla

Para quienes tienen configurado el teclado o su laptop en inglés, la fórmula espacio la encuentran como TRIM

Que buena clase, no conocía la formula de espacios, realmente lo que pensé en hacer fue buscar el espacio y reemplazarlo 😃

De gran ayuda la fórmula de espacios 😃

jajaja queria usar la formula espacios en ingles y coloque “space”, Don Excel esta descompensado. =TRIM()

Para todos aquellos Platzinautas que poseen el office en inglés, la función:

=ESPACIOS() aparece como =TRIM()

You’re welcome!

La formula de **ESPACIOS **en inglés se llama TRIM

=limpiar()

es una formula super util para eliminar espacios al inicio o al final, incluso entre la mitad

En una MacBook Pro estoy revisando que la formula espacio en Excel en ingles seria =TRIM()

La información en una base de datos debe ser :

  • Relevante
  • Sistemática
  • Lógica

Errores frecuentes
1. Tener datos que no nos interesan, para esto es mejor eliminarlos u ocultarlos.
2. Mezclar bases de datos que no se puedan procesar, hay bases de datos que son para realizar gráficas o para tablas.
3. No agregar el “=” al momento de realizar una operación, no olvidarse el tipo de formato (sea un numero o una fecha).
4. Tener espacios innecesarios en las celdas, para esto se puede usar =ESPACIOS (ejemplo: A2) para eliminar esos espacios.
Tip: En ciertas bases de datos se requiere la búsqueda de valores que inicien con 0, pero para poner tener ciertos valores con el 0 al inicio es necesario que lleve un ¨ ’ ¨, al usar esta coma arriba no nos permitirá operar sobre ella, pero si hacer búsquedas y referencia sobre ella

En mi antiguo trabajo si hubiera estado enterado de la formula espacios me hubiera ahorrado miles de horas! Hasta pena me da decirlo.

Me costo un poquito entender los errores, pero ahi vamos!

excelente los detalles los espacios que están ocultos y son importantes para las búsquedas o las operaciones en el documento Excel…
toca ponerle ojo a las malas practicas para no cometerlas

Para quitar los espacios tambien funciona usar remplazar, y remplazar el espacio.

Si se preguntan que diferencia hay de escribir una formula: “=+E3=E5” a “=E3=E5”, no hay ninguna, es solo un viejo habito de usuarios antiguos de Excel

Debo analizar el contenido que tengo en mi base de datos.
Hay datos que no debemos mezclar.

  • En algunos casos el error es que organizamos de forma incorrecta la información.
  • Puede haber celdas con formatos incorrectos.
  • Puede que algunas veces se tengan espacio que no necesitamos en el texto que esta dentro de una celda, para esto se puede utilizar la fórmula espacios, la cual va a eliminar espacios que se presenten al inicio o final de la palabra.

Para los que tienen el excel en ingles el equivalente de =ESPACIOS() es =TRIM()

Que buena clase, a veces olvidamos cosas sencillas que nos dificultan mas adelante el trabajo.

En Ingles las funciones serian:
TRIM() = ESPACIOS
EXACT() tambien hace la comparacion entre dos textos

Excelentes clases, a apesar de conocer ya bastante excel, la profesora siempre lanza tips que son muy efectivos. Gracias por el tip de la comilla “´” para que excel deje los ceros mostrados.

Formula “espacios” = “TRIM”(Excel en ingles)

Excelentes recomendaciones, trabajé en una empresa que realizaba estas malas practicas. El problema es que luego necesitan generar reportes de una tabla que no es para nada una “base” y toca convertirlo de forma manual si no se tiene mayor conocimientos en otros métodos.

Hola, observo que cuando pongo '0023 me aparece en formato texto efectivamente, sin embargo si se puede operar con otro número, que podría estar o no en formato numérico.

Para los que están usando Excel 2010 la formula de espacios se le cambio el nombre por la de RECORTAR, fuera de eso funciona exactamente igual

Tambien se puede insertar el numero de espacios deseado entre dos palabras o strings.

Dim MyString
’ Returns a string with 10 spaces.
MyString = Space(10)
’ Insert 10 spaces between two strings.
MyString = “Hello” & Space(10) & “World”

¡Listo! Mi progreso

Estoy explotando de emoción sobre lo que he aprendido para ya dominar excel, por ejemplo la comita ’ para los 00 fue lo mejor, llevaba años y no sabia y lo necesitaba.

Lo ultimo de los ceros es de buena ayuda

Para evitar que una celda elimine los ceros como en el caso del id 0023, otra forma de hacerlo además de la comilla al inicio, es cambiar el formato de la celda, de General a Texto. Así te dejará ver los ceros.

Yo en vez de poner la comita(que no sabia) le cambia el formato de celda a texto, gracias por ese tip!!

Buenos trucazos

Con lo que enseñó la profe, descubrí que otra forma (quizá más rápida) de solucionar la cuestión de los espacios, es seleccionar los datos que contengan el problema, y utilizar el comando Control + B en la función de Remplazar, ahí le das un espacio en “buscar” y no escribes ningún caracter en “reemplazar con” y listo, te quita todos los espacios que tengas.

Excelente el truco de la coma al inicio de los números que inician en cero!

Para no almacenar datos de forma redundante se pueden usar las formas normales. Son un conjunto de reglas de normaluzación que entre otras cosas ayudan a evotar redundancias e inconsistencias.

Me a ido fantastico lo de los ceros a la izquierda siempre se me hizo un probema y hoy puedo gestionarlos de una mejor forma

La función ESPACIOS en Excel remueve los espacios de un texto a excepción del espacio sencillo entre cada palabra.

✋Hola comparto mis aportes, gracias por toda la ayuda profe, Platzi y compañeros.

Yo en lugar de ponerles la comilla simple individualmente, Automatizo en la formula =TEXT()
Aquí está un pequeño ejemplo.
Una vez que abrimos la formula. Seleccionamos la casilla afectada, después coma y entre paréntesis el numero de CEROS que queremos que tenga. Y esto es aplicable tanto para la izquierda como la derecha. Por ejemplo. (“0000.00” o “00.00000000”)
Se las recomiendo mucho. Es muy simple y fácil de utilizar.

No conocia ese enemigo silencioso, excelente maestra

Excelente comentario.

excelente profesora!!! no cambia su tono de voz, modula super bien y habla a un muy buen ritmo, no te cansas de escuchar ni dificulta prestar atención. 5 estrellas para mi!!!

el espacio es un enemigo silencioso y oculto
señalar todo-botón derecho y pegado especial

  • mejores practicas:
  • base de datos
  • colores en celdas
  • sentido de información que registramos
  • orden y señalar productos
  • valores que debemos tener del producto
  • pedido
  • proveedor
  • mezclar datos totales
  • costo total de toda la orden
  • mezclar información de filas y columnas
  • base de datos para procesar
  • fila de datos

Malas prácticas al organizar una base de datos

-No organizar las bases con título e información correspondiente debajo
-Dejar formatos distintos a número, en las celdas, cuando se debe realizar operaciones
-Tener espacios en las palabras, si se requiere hacer comparativas o búsquedas, no va a lograrse realizar
Se puede emplear la fórmula =ESPACIOS() con el fin de que retire los espacios de las palabras
-Si se requiere que algún número empiece por cero, por ejemplo: 0123, generalmente, Excel lo va a eliminar dejando 123, para esta situación, se puede agregar una comilla al inicio del cero: ‘0123 para que el número aparezca en la celda así 0123.

Interesante la forma de detectar los pequeños erroes.

¡Definitivamente la PRÁCTICA es crucial para aprender en este curso!

Buen aporte

A mí me estaba ocurriendo un error con la columna del costo total, porque no me pasaba al signo pesos por más que cambiaba de formato… hasta que descubrí que el signo separador de decimales de mi equipo no era el punto sino la coma, y que el set de datos lo estaba manejando como punto, de esa forma los cambié a comas para que me funcionara

=espacios() -> para eliminar espacios al principio o al final de la celda

=hoy()-fecha de referencia = obtener el no de días que han transcurrido hasta la fecha actual.

waw genial esta clase

Gracias, Platzi y Gracias Beatriz, estas clases están buenísimas, cada día mas.

Otro método para quitar los espacios que puede ser más sencillo, es utilizando la opción de remplazar.
Seleccionamos las celdas y en buscar-remplazar buscamos el espació y en remplazar no indicamos nada.

Es importante eliminar los espacios de textos que tengamos en un database, debido a que estos espacios interfieren en la búsqueda o creación de tablas dinámicas.

Gracias Beatriz! Amo tu tono de voz y forma de explicar.

Otra opción para eliminar el espacio cuando el contenido de la celda es de solo una palabra es el “buscar y reemplazar” (Ctrl + L) donde buscamos espacio y reemplazamos por nada, o dobles espacios y reemplazamos por solo un espacio, esto porque a veces la formula =espacios no los toma correctamente.

Y para que una celda tome ceros a la izquierda a parte del apostrofe que se menciona en la clase, es dejarlas en formato “texto”

Excelete información

que genial

personalmente, conozco mucha gente con el error de dejar un espacio en lo que escribe en las celdas y esa información es CRUCIAL! porque genera errores en las tablas dinámicas. Conclusión, el diablo esta en los detalles y en Excel aun más, por eso es mejor hacer bien desde el principio y hasta en las pequeñas cosas.

Santa madre teresa, cometa por lo menos dos de estas malas practicas, y eso que yo ya usaba excel desde hace mucho. definitivamente platzi vale 100% la pena

La fórmula para quitar espacios en inglés es =TRIM()

Otra buena manera para remplazar los espacios en las celdas palabras. Es directamente usando la formula **remplazar **, y poner el espacio como lo que vamos a remplazar, y remplazarlo por nada. De esta forma tenemos el mismo resultado más rápido.

Encantado con el curso y con la docente que es una DURA.

Excelente la función espacio! Luego de años hasta ahora la conozco

marcar una celca como de contenido general aunque se digiten números

Considerar que palabras con espacios al final no son lo mismo que palabras sin espacio, esto a nivel de celdas

Muy buena la herramienta de quitar los espacios, no lo conocía.
Recuerdo que una amiga cometía el error de hacer tablas como dijo la profesora que no se deben hacer y me pedía que le organizara la tabla

Tengo la Base de datos identica

hojala dieran un dia mas de platzi day

deberían volver agregar bitcoin para pagar el plan basic

Tambien se puede usar la herramienta de buscar y remplazar, pones "Apple " y lo cambias por “Apple”

.

Por favor explicar cuando hacen hotkeys que aun no hayan explicado como las hicieron gracias.

Excelente clase!

Ya lista para seguir!

Bien!

Excelente clase!

Lo de los espacios y de como mantener un número que comienza con cero no lo sabia. yo lo hacia poniéndolo como texto.

Muy util la formula espacios

No se si aplica para todos pero lo configure para que me figure el espacio. Es una de las opciones.

No conocía la fórmula espacios, y siempre he batallado con las palabras con espacios! Gracias!

apuntes

Es muy útil poder eliminar todos los espacios innecesarios, excelente la clase. Gracias

Para quitar espacios la formula en inglés es TRIM

Mil gracias Beatriz

gracias 😄

gracias

excelente aportación!!

buenas practicas

Al cambiarlo a valores me salen todos como “Apple” 😦