La gestión de adquisiciones se encarga el área financiera o el área de compras y servicios en una empresa, en coordinación con el PMP.
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Gestión de Adquisiciones en Proyectos: Planificación y Ejecución
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¿Cómo implementar un plan de gestión de adquisiciones?
La gestión de adquisiciones es una pieza clave en la administración de proyectos, garantizando que los recursos necesarios estén disponibles cuando se requieran. Implementar un plan detallado no solo mejora la eficiencia sino que también minimiza riesgos. Veamos cómo se puede estructurar un plan efectivo de gestión de adquisiciones.
¿Qué información inicial se debe capturar?
Al empezar, es crucial recopilar información básica sobre la empresa y el proyecto. Esto incluye:
- Nombre de la empresa.
- Detalles del proyecto.
- Fecha de preparación del plan.
- Información del cliente y patrocinador principal.
- Datos del gerente de proyecto.
Esta información proporciona un contexto claro y facilita una comunicación efectiva entre todos los involucrados.
¿Cuáles son las fases del proceso de adquisiciones?
Para ordenar el proceso de adquisiciones, se recomienda dividirlo en fases bien definidas:
-
Planificación de adquisiciones: Aquí determinas si necesitas producir internamente o adquirir externamente. Incluye tareas como desarrollar el plan de gestión, seleccionar tipos de contrato y alinear el cronograma de adquisiciones.
-
Búsqueda y selección de proveedores: Envías documentos de adquisiciones a proveedores potenciales, comparas ofertas recibidas y seleccionas al proveedor basándote en criterios preestablecidos.
-
Administración de las adquisiciones: Realizas un seguimiento constante del rendimiento y gestionas cambios en el contrato según sea necesario. Tener reuniones regulares con el proveedor ayuda a mantener una buena comunicación.
-
Cierre del proceso: Verificas que los pagos y condiciones de entrega se hayan cumplido y documentas incidencias y lecciones aprendidas. Este cierre es esencial para evitar problemas legales y financieros.
¿Qué rol tiene el administrador del proyecto en adquisiciones complejas?
El rol del administrador del proyecto es asegurarse de que las fases de adquisición se alineen con las actividades del proyecto. En empresas con un departamento especializado en adquisiciones, el administrador:
- Comprueba que se cumplan actividades mínimas.
- Asegura que los tiempos se alineen con el cronograma del proyecto.
- Documenta criterios de selección claros y establece comunicaciones efectivas con proveedores.
¿Cómo manejar el proceso de cierre de adquisiciones?
Un cierre eficiente del proceso de adquisiciones es tan crítico como su inicio. Considera estas acciones:
- Verifica que el producto o servicio cumple con los estándares de calidad.
- Asegúrate de que se hayan realizado los pagos según lo acordado.
- Actualiza los registros con información detallada sobre desempeño del proveedor.
- Documenta lecciones aprendidas para futuras adquisiciones.
Además, es vital contar con asesoría legal en la definición de contratos y en la gestión de las relaciones contractuales con proveedores externos.
Implementar un plan de gestión de adquisiciones articulado y bien documentado puede ser el diferenciador entre el éxito y el fracaso de un proyecto. Es un esfuerzo que requiere colaboración, atención al detalle y, sobre todo, una planificación meticulosa. Con estos principios en mente, estarás mejor preparado para enfrentar los desafíos del proyecto y asegurar que tus adquisiciones se ejecuten sin contratiempos. ¡Sigue adelante con confianza y dedícale cuidado a cada detalle!
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La elaboración de un plan de gestión de adquisiciones adecuado es fundamental para asegurar los recursos necesarios para la implementación de un proyecto para que estén disponibles a tiempo y dentro del presupuesto.
Lo siguiente es un ejemplo, puede varia de acuerdo a la complejidad del proyecto:
**1. Identificación de las Necesidades de Adquisición:**
* Enumera todos los elementos, equipos, software, servicios y recursos necesarios para el proyecto de Data Center. Esto puede incluir servidores, sistemas de almacenamiento, cables, software de gestión, hardware de red, servicios de instalación, entre otros.
**2. Evaluación de los Proveedores y Proveedores Potenciales:**
* Identifica a los proveedores potenciales que puedan suministrar los productos o servicios requeridos. Realiza una evaluación de los proveedores para determinar su idoneidad, capacidad y confiabilidad.
**3. Presupuesto de Adquisiciones:**
* Determina el presupuesto disponible para las adquisiciones. Esto incluye los costos estimados de los productos y servicios, así como los gastos relacionados, como impuestos, envío y tasas de instalación.
**4. Desarrollo de Estrategia de Adquisiciones:**
* Define la estrategia de adquisiciones, que puede incluir la compra de productos o servicios, la subcontratación de ciertos aspectos del proyecto o la negociación de acuerdos de arrendamiento a largo plazo.
**5. Proceso de Adquisición:**
* Describe el proceso de adquisición, incluyendo los pasos para la identificación de proveedores, la solicitud de cotizaciones o propuestas, la evaluación de ofertas y la selección de proveedores.
**6. Contratos y Acuerdos:**
* Define los contratos y acuerdos necesarios con los proveedores, que deben incluir detalles sobre el alcance, el tiempo, el costo y otros términos y condiciones.
**7. Gestión de Riesgos:**
* Identifica los posibles riesgos asociados con las adquisiciones, como retrasos en la entrega, problemas de calidad o cambios en el alcance. Desarrolla planes de contingencia para abordar estos riesgos.
**8. Gestión de Proveedores:**
* Establece un proceso para la gestión continua de los proveedores, lo que incluye la comunicación, la evaluación del desempeño y la resolución de problemas.
**9. Control de Cambios:**
* Define un proceso para la gestión de cambios en las adquisiciones, como cambios en el alcance del proyecto o modificaciones en los contratos.
**10. Comunicación:**
* Comunica el plan de gestión de adquisiciones a todas las partes interesadas relevantes, incluyendo el equipo de proyecto, la alta dirección y los proveedores.
**11. Implementación y Seguimiento:**
* Lleva a cabo la implementación del plan de gestión de adquisiciones y realiza un seguimiento continuo para asegurarte de que se estén cumpliendo los plazos y el presupuesto.
**12. Evaluación Posterior:**
* Después de la implementación, realiza una revisión posterior para evaluar la eficacia del proceso de adquisiciones y buscar áreas de mejora.
Este es un esquema básico que puedes adaptar a las necesidades específicas de tu proyecto de Data Center. Un plan de gestión de adquisiciones bien elaborado contribuirá en gran medida a la ejecución exitosa del proyecto al garantizar que los recursos necesarios estén disponibles cuando se requieran y dentro del presupuesto previsto.
En mi compañia el dpo de compras y contrataciones se encarga del tema, el proyecto solo pasa el refp
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