- Sección: Datos de la solicitud de cambio
- ID de solicitud de cambio
- Solicitante de cambio
- Área del solicitante
- Patrocinador del proyecto
- Gerente del proyecto
- Sección: Categoria de cambio
- Alcance
- Cronograma
- Costos
- Calidad
- Recursos
- Otro
- Sección: Causa / Origen del cambio
- Solicitante del cliente
- Reparación de defecto
- Acción correctiva
- Acción preventiva
- Otros
- Sección: Descripción de la propuesta de cambio
- Sección: Justificación de la propuesta de cambio
- Seccion: Impacto de la línea base
- Alcance
- Cronograma
- Costo
- Calidad
Introducción a la gestión de proyectos
¿En qué consiste la gestión de proyectos?
Fases o etapas de un proyecto
Gestión de integración de un proyecto
¿Cómo gestionar cambios durante la fase de ejecución?
Gestión de proyectos
Gestión de alcance
Gestión de tiempo
Desarrollando un cronograma
Gestión de costos de un proyecto
Determinando el presupuesto
Gestión de calidad
Gestión de los recursos humanos
Matriz de responsabilidades
Gestión de las comunicaciones
Elaborando un plan de comunicaciones
Gestión de riesgos
Elaborando un plan de respuesta a riesgos
Gestión de adquisiciones
Plan de gestión
Elaborando un plan de gestión de adquisiciones
Gestión de interesados de un proyecto
Ejerciendo la gestión de proyectos
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¿Cómo gestionar cambios durante la fase de ejecución?
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¿Cómo gestionar las solicitudes de cambio en un proyecto?
Cuando gestionas un proyecto, inevitablemente te enfrentarás a solicitudes de cambio. Estas pueden afectados costos, cronogramas y Alcances. Por lo tanto, es vital seguir un proceso riguroso para analizar, aprobar o rechazar estas solicitudes. En este contexto, la gestión adecuada es esencial para el éxito del proyecto.
El proceso de control integrado de cambios debe implementarse antes de introducir cualquier cambio al equipo de proyecto. Este proceso asegura un análisis correcto del impacto en cada una de las áreas del conocimiento del proyecto. Además, involucra a las personas designadas con autoridad para aprobar o rechazar los cambios en la organización.
¿Cómo documentar una solicitud de cambio?
Un método efectivo para gestionar solicitudes de cambio es utilizar una plantilla estándar diseñada para capturar toda la información relevante. Por ejemplo, trabajemos con un escenario de migración de cursos de Moodle a Blackboard. La siguiente información es crucial para documentar:
- ID del cambio: para mantener un registro secuencial.
- Solicitante del cambio: quién realiza la solicitud y su área.
- Patrocinador y gestor del proyecto: aquellos responsables en diferentes niveles del proyecto.
Por ejemplo, si se solicita un cambio para añadir subtítulos a los videos de un curso, que originalmente no existían en Moodle pero se requieren en Blackboard, es necesario documentar este cambio en alcance, tiempo y costo.
¿Cómo identificar el origen y justificación del cambio?
Cada solicitud debe detallar claramente la causa y propósito del cambio. Aquí la justificación es esencial para que las partes implicadas puedan tomar decisiones informadas. Supongamos que docentes del programa de inglés notaron que los subtítulos mejorarían la comprensión escrita de los estudiantes. Este detalle debe ser claramente articulado.
- Causa del cambio: En este contexto, se trata de una solicitud directa del cliente.
- Justificación: Las razones detrás del cambio propuesto, como la calidad del aprendizaje.
¿Cómo evaluar el impacto en la línea base?
Esta es una etapa crítica donde se cuantifica el impacto del cambio en los elementos clave del proyecto: alcance, cronograma, costo y calidad.
- Impacto en alcance: Se añadirán nuevas tareas relacionadas con los subtítulos.
- Impacto en cronograma: Se extendió el cronograma en un mes y medio.
- Impacto en costo: Incremento del presupuesto en $25,000 USD.
- Impacto en calidad: Ajustes en las métricas de calidad para garantizar que los subtítulos funcionen adecuadamente.
La elaboración de esta sección a menudo requiere la colaboración con expertos para asegurar que toda la información relevante esté documentada de manera precisa.
¿Cuál es el rol de las firmas en una solicitud de cambio?
Finalmente, la decisión de aprobar o rechazar el cambio debe estar claramente documentada y debe llevar las firmas de las personas pertinentes en la organización. Esto agrega un nivel de formalidad y asegura que todos los involucrados estén informados y de acuerdo con las decisiones tomadas.
Reflexionando sobre la gestión de cambios
Es valorable compartir experiencias sobre la gestión de solicitudes de cambio durante la ejecución de proyectos. ¿Has implementado con éxito un proceso de control integrado de cambios, o has tenido dificultades? Compartir tus experiencias y lecciones aprendidas puede ser enriquecedor para otros profesionales que enfrentan situaciones similares.
Aportes 28
Preguntas 10
Ordenar por:
Wow, qué bien explicado. Sabía que existían CCB y demás pero no en qué consistían exactamente.
Ahora me doy cuenta que no he sabido hacer solicitudes de cambio. Antes me enfadaba porque no entendían que iba a haber una mejora, pero realmente es que yo no me sabía explicar.
Voy a aplicar esta solicitud al equipo de trabajo del cuál soy líder 😃
Excelente clase!
Los cambios pueden impactar en:
Alcance
Cronograma
Costo
Calidad
En los proyectos tecnologicos en los que he trabajado (para la industria) hemos a veces oviado el registro de cambios, lo que nos significó un gran aprendizaje ya que algunos de ellos variaron el alcance y el cronograma y fueron extendidos sin tener un sustento de el impacto que generaría en el costo y en la captura del beneficio.
Cuando el cambio es debido a un Incidente Productivo debido a alguna liberación, no se maneja como un control de cambios sino como un Incidente o Fix. El control de cambios es cuando en algún proyecto se necesita funcionalidad adicional a la que se había especificado en el alcance.
UNA EXCELENTE CLASE DE SOLICITUD DE CAMBIOS
En muchas casos se deja establecido el texto del entregable pero el cliente entiende por el entregable una cosa y el consultor hace y entiendo unas cosas diferentes… Cual seria la recomendación?
Me encanta, en cada trabajo sugiero mejoras se burlaban de mi por tomarme atribuciones, pero yo solo estaba usando gestión de proyectos jajaja. Ahora sere una atrevida con fichas y todos.
Lo estoy poniendo en practica con proyectos personales, y todo cobra más sentido. Hay mucho más orden y control de impactos. Muchas gracias.
file:///Users/acg/Downloads/PMBOK%20S%C3%A9ptima%20Edici%C3%B3n%20-%20PMI.pdf
En mi experiencia en cuestiones de gestion de cambio, para un proyecto se maneja como sigue:
todo proyecto nace por una necesidad que en la industria donde yo trabajo (Farmaceutica) se maneja a través del sistema de controles de cambio, en caso de presentarse un cambio dentro del proceso que afecte a las tareas principales establecidas durante el control de cambios que se creo para dar vida al proyecto, estas actualizaciones se aprueban por el area usuaria o cliente, por el area tecnica y por el area de calidad. para agregar dicha tarea o acciones nuevas en el control de cambios
En mi caso, nunca hemos planteado hacer una solicitud de cambios de manera escrita. Las veces que lo hemos hecho en el Club, simplemente se ha hablado.
los imprevistos son dificiles de afrontar sin tener planeacion.
llevo toda una vida resolviendo lo urgente pero se acumulan tantos frentes que hay un momento para planear los cambios de procedimiento. por eso estoy haciendo este curso que me ha parecido oro puro
Muy bien explicado!
muy importante este punto en cualquier proyecto
Buena tarde. Actualmente trabajo haciendo interventoría de obra. Realmente los cambios son una constante en este tipo de proyectos. En mi última obra se manejaban muchas herramientas del PMBOK incluyendo un control de gestión de cambios. Muchas veces era difícil poner de acuerdo a los interesados y unss pocas solicitudes fueron rechazadas para no impactar de manera negativa.
Los cambios son una constante en los proyectos, rara vez se ejecutan tal como se han planificados, siempre existirán imprevistos que repercuten en el cronograma, contar una herramienta tan sencilla como la plantilla de solicitud de cambios, no solo brinda orden sino también respalda el cambio solicitado ante los interesados que muchas veces son inflexibles.
Valiosa esta clase, muy buena. Es importante identificar que desde la Acta de constitución, las solicitudes de cambio y hasta los informes de cierre del proyecto, tienen un importante peso legal ante las autoridades, terceros que auditan, etc; por eso mismo es tan importante detallar cada punto del proyecto a realizar, y los cambios a los cuales son sometidos durante su ejecución.
no puedo bajar el archivo
Ahora comprendo mejor que hicimos mal al introducir el cambio directamente al proyecto, lo que ha generado aumento de costos y atraso respecto a los entregables.
Definitivamente el análisis del impacto y la documentación para el proceso de solicitud de cambios es demasiado importante, si se omite este proceso puedes poner en riesgo el proyecto.
en mi caso, en muchas ocasiones e introducido directamente el cambio, lo cual ha representado un impacto bastante grande en algunos proyectos
Normalmente los cambios que se realizan en los proyectos que he estado afectan el cronograma, costo y el tiempo; en su mayoría debido a cambios de parecer por los interesados
Un ejemplo también puede ser en las reglas establecidas en un hogar, ya que de un momento a otro se debe integrar una nueva regla que involucre a todos en casa,
muchas veces hemos tenido controles de cambios, cuando provienen del cliente se inicia de nuevo todo el proceso del proyecto no diligenciamos el control integrado de cambios. Cuando es un control de cambios interno si quisimos manejar un documento formal para realizarlo pero por la urgencia de los proyectos y que no haya un impacto significativo al proyecto muchas veces se ignora el proceso planteado y no se diligencia el documento o se evalúa correctamente el impacto del cambio
Este era un tema que me tenía preocupado, con la explicación más la plantilla me ha quitado un peso de encima.
Los cambios en una empresa siempre van a ocurrir, lamentablemente no todos siguen los pasos para que la etapa de transición sea adecuada y no solo una imposición, entonces ¿Cómo gestionar los cambios de manera que todos los integrantes del equipo estén de acuerdo?
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