Introducción

1

Análisis de Negocios en RPA: Estrategias y Aplicaciones Prácticas

Fundamentos de RPA

2

Fundamentos de RPA: Automatización de Procesos con Software

3

Importancia y crecimiento de RPA en la industria actual

4

Criterios para Seleccionar Procesos de RPA

5

Funcionamiento y Evolución de RPA en la Automatización de Procesos

6

Beneficios Tangibles e Intangibles de la Automatización RPA

7

Retos y Riesgos en la Implementación de RPA

8

Retos y soluciones en la implementación de RPA

Rol del analista de negocios en RPA

9

Rol del Analista de Negocios en Proyectos RPA

10

Habilidades Clave para un Analista de Negocios Efectivo

11

Automatización del Proceso de Recopilación de Información de Encuestas

12

Gestión de Documentación y Cambios en Automatización de Procesos

Roadmap del proyecto RPA

13

Fases de Implementación de RPA para Analistas de Negocio

14

Creación de Diagramas de Procesos con draw.io

15

Evaluación Inicial de Procesos para Implementación de RPA

16

Medición de FTE y AHT para Automatización de Procesos

17

Evaluación de Complejidad en Procesos de Automatización RPA

18

Evaluación de Procesos con Herramienta Excel

19

Evaluación y Beneficios de Automatización RPA

20

Mapeo de Procesos para Automatización RPA

21

Construcción de Mapas ASIS y To Be en Procesos RPA

22

Mapas de Procesos para Automatización de Encuestas

23

Creación de Mapas de Procesos con Draw.io

24

Creación de Mapas ASIS y TO BE con Draw IO

25

Plantilla de Documentación de Diseño de Proceso (PDD) en RPA

26

Generación y Compleción del Documento de Diseño del Proceso (PDD)

Consideraciones finales

27

Automatización con RPA: Implementación y Evaluación de Procesos

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Jesus Cristian Medina Villalpando

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Automatización del Proceso de Recopilación de Información de Encuestas

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Recursos

¿Qué es la recopilación de información de encuestas?

La recopilación de información de encuestas es un proceso mensual sistematizado que se lleva a cabo para obtener, procesar y verificar datos de fuentes confiables. Este proceso se realiza durante la primera semana de cada mes, de domingo a viernes. La finalidad es optimizar el flujo de trabajo, minimizar la carga laboral de los empleados y asegurar la precisión de los datos mediante la automatización de ciertas tareas.

¿Cuál es el papel de las fuentes de confianza?

Las fuentes de confianza son esenciales para obtener datos verídicos y relevantes. En este proceso en particular, para la sección de libros, se utiliza el portal de Librerías Gandhi y su lista de "los más vendidos". En el caso de las películas, se recurre a la información del portal IMDB, específicamente de la sección "Most Popular Movies". Ciudadanos, el acceso a estas fuentes el día domingo es crucial, ya que se recogen las primeras diez posiciones del ranking de libros y las primeras cinco del ranking de películas, y esa información se guarda para futuros pasos del proceso.

¿Qué pasos se siguen el día domingo?

El domingo es un día clave en este proceso. Además de obtener los rankings de libros y películas, se debe tomar una captura de pantalla de cada ranking y enviarla por correo al responsable de cumplimiento del área. Esta tarea se realiza debido a normas de compliance para asegurar que la información enviada cumple con los requisitos estipulados. Además, la captura del ranking de películas se envía específicamente al coordinador de comerciales de la televisora, ya que esta información dictará el contenido de las encuestas que se realizarán posteriormente.

¿Cómo se maneja la información el lunes?

El lunes marca el inicio de la ejecución operativa de la encuesta. Antes del mediodía, el área de comunicación envía un correo con un archivo Excel adjunto que contiene direcciones de correo electrónico. Este archivo es fundamental ya que, a partir de él, se envía una plantilla de Google Forms a los destinatarios para la encuesta de libros. Es crucial que este correo llegue a tiempo; no recibirlo a tiempo podría interferir con el flujo del proceso automatizado.

Para la encuesta de películas, los comerciales de la televisora comienzan a difundir la encuesta desde el lunes hasta el jueves. Durante este lapso, se reciben los resultados por SMS, que se recopilan en un Excel para su posterior análisis.

¿Cuál es la importancia del archivo PDF de la televisora?

El lunes, en cualquier momento del día, se recibe un archivo PDF de la televisora que indica la numeración utilizada para la difusión de la encuesta. Este archivo debe ser revisado y validado por el coordinador de encuestas de la misma televisora para asegurar que todo esté en orden y las numeraciones sean correctas. Este paso introduce un nivel adicional de aseguramiento de calidad al proceso.

¿Cómo se recopilan y organizan los resultados?

A lo largo de la semana, la información recopilada se registra en un Excel. El viernes, todos los datos deben haber sido ingresados correctamente. Son cuatro personas dedicadas a la recopilación de resultados de las encuestas de libros y dos para las películas, quienes trabajan tiempo completo y suman un total de horas significativas al proceso. Dado que compartir archivos Excel por correo ha resultado problemático, la estrategia actual es utilizar carpetas compartidas que permiten modificaciones en tiempo real sin necesidad de múltiples envíos por correo.

El Excel contiene una macro que convierte estos datos a un archivo XML, proceso que se realiza el mismo viernes, garantizando que el formato de salida cumpla con lo requerido por el proveedor y pueda ser compartido a través de un servidor SFTP.

¿Cómo se hace el seguimiento con el proveedor?

Después de enviar los archivos XML al proveedor, se establece comunicación durante la semana siguiente para asegurar la recepción del archivo con las métricas generadas, como máximo el siguiente viernes. Este seguimiento es vital para la continuidad del proceso, y aunque el robot no replicará este paso debido a su naturaleza humana, es fundamental considerar algún método automatizado como recordatorios por correo para ayudar en el seguimiento.

Este detallado proceso demuestra la importancia de la estructura y verificación en la recopilación de datos a través de encuestas, y ofrece un marco sólido para automatizar tareas repetitivas, liberando así a los empleados de esfuerzos innecesarios.

Aportes 10

Preguntas 3

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Preguntas faltantes de mi respuesta al reto de la clase 9
Para el reporte final
7 ¿El XML tiene un formato específico o solo convierten el excel con un “save as XML” ?
8 ¿Cuentan con las credenciales al SFTP? ¿Tienen la ruta del SFTP? (o ya lo tienen integrado en un equipo?

Nuevas preguntas
¿En qué horario necesitan el reporte de Compliance?

  • Para el ranking de Películas: ¿utilizan el filtro “Ranking” o “IIMDb Ranking”? ya qué ambos muestran resultados distintos
  • Cuando muestran el top de películas: ¿solo muestran el nombre? o añaden ¿el director?¿año de publicación? ¿el imbdRating?
  • Para el ranking de Libros: ¿utilizan el ordenamiento por defecto (relevancia) o lo cambian a algún otro tipo de ordenamiento (nombre, precio, autor) ?
  • Cuando muestran el top de libros: ¿utilizan solo el nombre del libro? ¿añaden el autor? ¿el precio? ¿link referenciado para compra?
  • La captura de pantalla para el coordinar de la televisora, muestra todas las películas que muestra la lista o está “cortada” para solo mostrar las 5 películas?
  • ¿Qué hacen si no se recibe el correo de personas? ¿El excel de personas tiene formato fijo?
  • Cuando envían los correos: los correos al ser masivos ¿envían los como TO o CC o CCO a las personas que van a recibirlo? (ya qué, por recomendaciones de seguridad lo óptimo debe ser por CCO).
  • El PDF de la numeración, es una lista de texto? fotos de las caratulas con números?¿qué hacen si no reciben el correo?
  • ¿Van a querer que se conserven esos exceles compartidos de respaldo o desean que ahora se lleve el control en una base de datos que permita una mejor explotación de las métricas?
  • ¿Tienen el macro por separado? (para poder saber si lo podremos consumir por aparte o a fuerzas usamos el xlsm donde lo alojan).
  • ¿en qué horario cargan el XAML al SFTP? ¿está restringido a cierto horario o puede ser en cualquier hora?
  • ¿Qué hacen si no llegas el archivo el viernes de la semana siguiente?

no se hablo de la revisión de los sms, como vienen los datos y si es posible extraerlos desde un pc automáticamente.
sin la confirmación firmada de tv que proceso se realiza

El excel maneja una estructura definida?
Debemos suponer que todas las columnas o campos del excel son relevantes.
La puesta en marcha del robot inicia los lunes a las 12:01 pm si no han enviado el excel antes de ese tiempo qué debe hacer el robot?

La obtención de información es de suma relevancia para conocer el método de automatización del proceso y generar valor al usuario.

El proceso de recopilación de información de encuestas se lleva a cabo mensualmente, comenzando los domingos. Se obtienen datos de libros y películas de fuentes confiables, se toman capturas de pantalla y se envían a los responsables. El lunes, se envían formularios para recolectar respuestas, y los resultados se compilan en Excel durante la semana. Al finalizar, se ejecuta una macro para generar archivos XML que se envían a un proveedor. Este proceso busca optimizar la carga de trabajo y cumplir con normativas de compliance.
Faltó preguntar, en algunas partes del flujo del proceso, cómo lo hacen específicamente, como en la conversión del formato XML, las fechas, la presión a los proveedores debe tenerse en cuenta como parte de la actividad y el tiempo, y sobre el diseño de la encuesta con el formulario, dado que los cambios que se realizan puede que no se puedan automatizar, lo demás consideraría que si.
  • En la recopilación de información de encuestas los días domingos, quien es el o los responsanbles del cumplimiento?.
  • Cuantas personas comparten por correo las capturas a Compliance y al coordinador de la televisora?.
  • Como se detectan errores en la carga de datos de ambos excel?
  • Que datos se extraen de los SMS y de las respuestas del Forms?
  • Cuanto salen los recursos propios encargados de esta tarea y cuando el proveedor?.

Considero que se debe preguntar también ¿cuál es el costo de valor hora de cada uno de las personas que intervienen en el proceso? para cuando se haga un caso de negocio, comparar los costos de automatizar Vs los costos de seguir haciendo la actividad manual.

Entre muchas mas, estas serían algunas de las preguntas

  • Del top 5 y 10 de las páginas, ¿Qué datos extraen de las fuentes de confianza? ¿Solo el nombre o más datos?
  • ¿Qué datos van en el correo al área de Compliance? ¿La captura de general del ranking o de cada una?
  • ¿Qué datos van con la captura en el correo a la televisora?
  • ¿Cómo es la estructura del correo del Excel de la persona y desde que cuenta se envía o con que asunto?
  • ¿Qué sucede si no llega el correo hasta las 12?
  • ¿Qué datos se remplazan en la plantilla?
  • ¿el correo que llega desde la televisora con el pdf, únicamente se recibe y respalda o se debe extrae la numeración de la difusión y validar que este firmado?

En general considero que haría falta indagar un poco más en:

  1. El SMS tiene una estructura definida o que información es recibida?
  2. El SFTP: ¿contamos con el accesos? Requiere de credenciales que no pueden ser compartida?