¿Qué es la recopilación de información de encuestas?
La recopilación de información de encuestas es un proceso mensual sistematizado que se lleva a cabo para obtener, procesar y verificar datos de fuentes confiables. Este proceso se realiza durante la primera semana de cada mes, de domingo a viernes. La finalidad es optimizar el flujo de trabajo, minimizar la carga laboral de los empleados y asegurar la precisión de los datos mediante la automatización de ciertas tareas.
¿Cuál es el papel de las fuentes de confianza?
Las fuentes de confianza son esenciales para obtener datos verídicos y relevantes. En este proceso en particular, para la sección de libros, se utiliza el portal de Librerías Gandhi y su lista de "los más vendidos". En el caso de las películas, se recurre a la información del portal IMDB, específicamente de la sección "Most Popular Movies". Ciudadanos, el acceso a estas fuentes el día domingo es crucial, ya que se recogen las primeras diez posiciones del ranking de libros y las primeras cinco del ranking de películas, y esa información se guarda para futuros pasos del proceso.
¿Qué pasos se siguen el día domingo?
El domingo es un día clave en este proceso. Además de obtener los rankings de libros y películas, se debe tomar una captura de pantalla de cada ranking y enviarla por correo al responsable de cumplimiento del área. Esta tarea se realiza debido a normas de compliance para asegurar que la información enviada cumple con los requisitos estipulados. Además, la captura del ranking de películas se envía específicamente al coordinador de comerciales de la televisora, ya que esta información dictará el contenido de las encuestas que se realizarán posteriormente.
¿Cómo se maneja la información el lunes?
El lunes marca el inicio de la ejecución operativa de la encuesta. Antes del mediodía, el área de comunicación envía un correo con un archivo Excel adjunto que contiene direcciones de correo electrónico. Este archivo es fundamental ya que, a partir de él, se envía una plantilla de Google Forms a los destinatarios para la encuesta de libros. Es crucial que este correo llegue a tiempo; no recibirlo a tiempo podría interferir con el flujo del proceso automatizado.
Para la encuesta de películas, los comerciales de la televisora comienzan a difundir la encuesta desde el lunes hasta el jueves. Durante este lapso, se reciben los resultados por SMS, que se recopilan en un Excel para su posterior análisis.
¿Cuál es la importancia del archivo PDF de la televisora?
El lunes, en cualquier momento del día, se recibe un archivo PDF de la televisora que indica la numeración utilizada para la difusión de la encuesta. Este archivo debe ser revisado y validado por el coordinador de encuestas de la misma televisora para asegurar que todo esté en orden y las numeraciones sean correctas. Este paso introduce un nivel adicional de aseguramiento de calidad al proceso.
¿Cómo se recopilan y organizan los resultados?
A lo largo de la semana, la información recopilada se registra en un Excel. El viernes, todos los datos deben haber sido ingresados correctamente. Son cuatro personas dedicadas a la recopilación de resultados de las encuestas de libros y dos para las películas, quienes trabajan tiempo completo y suman un total de horas significativas al proceso. Dado que compartir archivos Excel por correo ha resultado problemático, la estrategia actual es utilizar carpetas compartidas que permiten modificaciones en tiempo real sin necesidad de múltiples envíos por correo.
El Excel contiene una macro que convierte estos datos a un archivo XML, proceso que se realiza el mismo viernes, garantizando que el formato de salida cumpla con lo requerido por el proveedor y pueda ser compartido a través de un servidor SFTP.
¿Cómo se hace el seguimiento con el proveedor?
Después de enviar los archivos XML al proveedor, se establece comunicación durante la semana siguiente para asegurar la recepción del archivo con las métricas generadas, como máximo el siguiente viernes. Este seguimiento es vital para la continuidad del proceso, y aunque el robot no replicará este paso debido a su naturaleza humana, es fundamental considerar algún método automatizado como recordatorios por correo para ayudar en el seguimiento.
Este detallado proceso demuestra la importancia de la estructura y verificación en la recopilación de datos a través de encuestas, y ofrece un marco sólido para automatizar tareas repetitivas, liberando así a los empleados de esfuerzos innecesarios.
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