Estrategias para Mapear y Automatizar Procesos Eficazmente

Este es un gran ejemplo de cómo visualizar ambos diagramas (as is) y (to be), y es la mejor forma de evaluar con el dueño del proceso cómo quedará implementado de forma gráfica su flujo:

Explicación de cada cuadrante y que hay que hacer cada uno:

• Triunfo rápido: Es lo que buscamos, es el que da la mejor oportunidad de automatización. Indica que está todo óptimo para empezar a automatizar. Lo que sea Medio o Alto en Beneficios y que sea Bajo o Medio en Complejidad representa un quick win.

• Mejoras imprescindibles: En este cuadrante se tienen beneficios interesantes pero se tiene el riesgo de que sea muy complejo. Cuando un proceso caiga en este cuadrante se debe buscar hacer una reingeniería o buscar un tratado pre-automatización con el dueño del proceso para que el proceso se mueva hacia un triunfo rápido.

• Bajos beneficios: Es un proceso fácil de hacer (2-3 semanas) pero los beneficios no son claros, no son rentables, no es lo suficiente para automatizar. Se considera entre los posibles esperando que evolucione y obtenga más beneficios o se buscan dos procesos de bajos beneficios que sean parecidos para fusionarlos logrando tener un proceso más completo y más beneficios permitiendo cambiarlo de un bajo beneficios a un triunfo rápido.

• Mejoras a largo plazo: Es el peor cuadrante posible, este tipo de proceso no se automatiza, se deja en un backlog para monitorearlo viendo si evoluciona y si más adelante el proceso cambia de aplicación que la hace compleja o cambia se puede mover entre los cuadrantes.

Mapeo de procesos.
Considerar cuánto puede cambiar un proceso y cómo. Buscando la mejor estrategia para la implementación.

Mapeo As-is: Define el proceso en la actualidad y se lo realiza con los involucrados del proceso pues ellos son LOS EXPERTOS del proceso.

Mapeo To Be: Análisis del AS-IS para su optimización, en caso de existir.

Algunas buenas prácticas según TOGAF (Enterprise Architecture) para el modelado de procesos son:

1.- Las actividades se declaran en verbo en infinitivo
2.- Los procesos y mensajes de declaran como sustantivos
3.- Las actividades deberán de estar centradas en los carriles
4.- Las preguntas de las condiciones tendrán que ser lo más claras posibles de preferencia de forma cuantitativa.
5.- Los mensajes deberán estar centrados en los carriles
6.- El tamaño de las operaciones deberán de ser del mismo tamaño
7.- Un modelo no deberá de superar N de operaciones
8.- Establecer los roles y responsabilidades sobre el flujo de aprobación de los modelos
9.- Antes de crear un nuevo objeto se deberá validar su existencia en el catalogo del repositorio
10.- Se requiere una lista de distribución antes de publicar los procesos.

Que es el mapeo de procesos
Es definir la situación actual y futura de un proceso en un diagrama de flujo

Mapeo As-Is
Los participantes de esta asignación son los usuarios que están involucrados en el proceso cotidiano (usuario clave)
Mapa To-Be
Los participantes en esta definicion generalmente son personas que tiene experiencia con el mismo tipo de proceso. Además, son personas que están aptas para contribuir a la optimización de los procesos para una mejor adherencia a las Practicas RPA.