Creación y Análisis de Mapas As-Is para Procesos de Encuestas

¿Qué es el Mapa Assist y cómo se aplica a procesos lineales?

El Mapa Assist es una poderosa herramienta que permite visualizar y seguir detalladamente cada paso de un proceso. Su importancia radica en la capacidad de distinguir entre actividades manuales y automáticas, sirviendo como una guía para optimizar procesos y reducir la carga de trabajo ineficiente. En el caso específico de los procesos lineales, cada paso del flujo debe ser seguido estrictamente hasta llegar al objetivo final. Este mapa es crucial en la evaluación de procesos pues evita decisiones complejas y mantiene un solo camino, el que se conoce como "Happy Path".

¿Cómo se construye un Mapa Assist en Draw.io?

Para construir un Mapa Assist en Draw.io se deben considerar todos los elementos del proceso:

• Inicio y Fin: Cada proceso tiene un inicio y un fin claro.
• Actividades Manuales vs. Automáticas: Estas se representan con colores diferentes para distinguir fácilmente qué parte del proceso requiere intervención humana.
• Plataformas Utilizadas: El mapa debe reflejar las plataformas y herramientas específicas involucradas, como Outlook para correos, Excel para manejo de datos y FileZilla para intercambio de archivos.

El objetivo es capturar de manera exhaustiva el paso a paso que sigue un proceso específico para que el equipo tenga un entendimiento claro y pueda buscar mejoras.

¿Cuál es el flujo detallado del proceso ASIS?

1. Recopilación de Información: Se inicia con la recopilación de información de encuestas previstas.
2. Interacción con Plataformas: Involucra loguearse en plataformas web como Libras Gandhi para obtener datos relevantes, como el top 10 de libros, y en IMDB para las películas.
3. Gestión de Correos: Es crucial enviar correos con los datos obtenidos a áreas como Compliance y recibir información que luego se debe procesar.
4. Uso de Google Forms: Aquí se ajustan plantillas existentes para enviar encuestas actualizadas.
5. Procesamiento de Resultados: Implica la apertura de libros de Excel y ejecución de macros para procesar y analizar la información recolectada.
6. Intercambio de Archivos: A través de FileZilla, se comparten los resultados en forma de XML con proveedores.

Este flujo demuestra que el proceso ASIS es lineal y sin bifurcaciones, manteniendo un camino claro y directo desde el inicio hasta el fin.

¿Qué retos y beneficios tiene un proceso lineal?

Retos:

• Rigidez: En procesos lineales no hay espacio para desvíos o errores, lo que puede ser limitante si surgen situaciones imprevistas.
• Dependencia: Cualquier falla en una etapa afecta todo el proceso, ya que no existen caminos alternativos.

Beneficios:

• Simplificación: Al no tener bifurcaciones, los procesos lineales son más simples de gestionar y entender.
• Eficiencia: Se minimizan las decisiones, permitiendo a los equipos enfocarse en tareas específicas y cumplir objetivos más rápido.
• Control: Fácil monitoreo y control del flujo completo de principio a fin.

En definitiva, aunque los procesos lineales presentan ciertos desafíos, su estructura bien definida y rígida aporta claridad y eficiencia, asegurando que cada paso sea seguido al pie de la letra. Para quienes buscan un enfoque directo y eficiente, los Mapas Assist en procesos lineales son una potente herramienta, siempre propiciando el progreso y la mejora continua.