Creación de Mapas ASIS y TO BE con Draw IO

¿Qué es un mapa AS-IS y cómo se relaciona con el mapa TO-BE?

Al sumergirse en el desarrollo de proyectos, uno se encuentra con la importancia de utilizar herramientas precisas para planificar y visualizar procesos. Un elemento esencial en esta planificación es la creación de mapas AS-IS y TO-BE. Estos mapas ayudan a entender el estado actual de un proceso y cómo debería verse después de una reingeniería.

• Mapa AS-IS: Documenta el estado actual de un proceso, es decir, cómo funciona en este momento sin realizar ningún cambio.
• Mapa TO-BE: Describe cómo debería funcionar el proceso después de aplicar mejoras o cambios relevantes.

Ambos mapas son fundamentales para identificar y visualizar los cambios necesarios para optimizar un proyecto o proceso.

¿Cuáles son los cambios clave en el proceso TO-BE?

Cuando se aplica un rediseño, los procesos pueden experimentar cambios significativos o menores. Al observar el mapa TO-BE discutido en la clase, a primera vista puede parecer similar al AS-IS, pero con algunas diferencias sutiles e importantes.

1. Modificaciones en las herramientas utilizadas:

   • En el proceso TO-BE, notamos que se eliminó la aplicación de PDFs, y se optó por la utilización de hojas de Excel. Este cambio tuvo lugar para mejorar la seguridad y la eficiencia en la manipulación de datos.

2. Cambio en los flujos de trabajo:

   • Por ejemplo, en lugar de recibir información en formato PDF, ahora se recibe en Excel, lo que facilita la gestión y extracción de información para las encuestas.
   • Eliminación del uso de ciertas herramientas, como la herramienta gráfica, para adoptar protocolos como SFTP que optimizan la automatización del proceso.

3. Roles y responsabilidades:

   • Aunque el flujo no altera notablemente la naturaleza de los roles, ciertas tareas manuales ahora son ejecutadas por el robot, mejorando la eficiencia en la operación diaria.

¿Cómo puedo crear mi propio mapa AS-IS y TO-BE?

La creación de estos mapas requiere un enfoque detallado y metodológico. Aquí te comparto consejos clave para elaborarlos efectivamente:

• Documenta el estado actual:

  • Usa herramientas como Draw.io para diagramar cada paso del proceso tal como ocurre.
  • Identifica y documenta todas las actividades, ya sean manuales o automatizadas, para el mapa AS-IS.

• Rediseña con visión al futuro:

  • Visualiza los cambios necesarios y documenta las mejoras en el mapa TO-BE.
  • Prioriza la identificación del “Happy Path” o camino feliz, que es el flujo ideal y sin interrupciones del proceso.
  • Considera y plantea excepciones o posibles problemas que puedan surgir.

• Optimización y automatización:

  • Asegúrate de que el proceso TO-BE refleje mejoras en eficiencia usando tecnología adecuada y protocolos más seguros y productivos.

El uso efectivo de mapas AS-IS y TO-BE te prepara para enfrentar retos y optimizar tus proyectos. ¡Continúa aprendiendo y aplicando estas estrategias en tus propios procesos para lograr un verdadero impacto!