Criterios para Seleccionar Procesos de RPA

¿Qué actividades se automatizan más con RPA?

La Automatización Robótica de Procesos (RPA) está transformando el mundo laboral al permitir la automatización de diversas tareas repetitivas y basadas en reglas. Entre las actividades más automatizadas se encuentran:

• Extracción de datos estructurados: Desde documentos como Word, PDF, XML o JSON. La clave es que estén bien estructurados para evitar errores en la automatización.
• Procesamiento de datos de Internet: Navegar plataformas, obtener y descargar información o registrarla.
• Cálculos y gestión de bases de datos: Acceso a bases de datos para lectura y escritura, incluso si no es posible mediante una interfaz gráfica.
• Análisis de información: Automatización de análisis tediosos como estados financieros, balances y conciliaciones de cuentas.
• Gestión de archivos y datos: Mover archivos y carpetas, rellenar formularios, copiar, pegar y mover datos.
• Manejo de correos electrónicos: Apertura y lectura de correos, incluyendo el uso de archivos adjuntos.
• Acceso a aplicaciones empresariales y web: Trasladar información entre sistemas, registrarla y modificarla.

¿Cuáles son las características de un proceso aprovechable para RPA?

Para considerar un proceso adecuado para la automatización, debes evaluar ciertas características:

1. Basado en reglas: Procesos que sigan reglas predefinidas son fácilmente automatizables.
2. Altos costos operativos: Automatizar puede reducir costos laborales, medidos en FTEs (Full Time Equivalents).
3. Volumen de transacciones medio o alto: A mayor repetitividad y volumen, mayor será el ahorro de tiempo y esfuerzo.
4. Datos estructurados y formateados: Procesos con datos en formatos estándar como PDF, Excel, CSV, XML, JSON o sitios web.
5. Manejo de excepciones limitadas: Evitar procesos con demasiadas bifurcaciones o excepciones que compliquen la programación del robot.

¿Cómo decidir qué proceso automatizar?

La selección del proceso adecuado para la automatización es crucial y debe basarse en el análisis de su potencial para beneficiarse de RPA:

• Identifica un proceso actual o próximo que quieras automatizar.
• Analiza y define el proceso con un PDD (Proceso de Definición Detallado) que detalla su ejecución.
• Crea diagramas As is y To be: Para visualizar cómo se desarrolla actualmente el proceso sin RPA y cómo sería con la implementación del mismo, permitiendo una comparación clara de mejoras y eficiencias.

Con estas pautas, no solo optimizas tareas repetitivas, sino que también fomentas un enfoque estratégico en la automatización organizacional. Busca siempre oportunidades para mejora continua y eficiencia. לשֶׁבֶת בעבודה זו יכול להוביל להזדמנויות רבות בקריירה.