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Curso de Analista de Negocios en RPA

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Jesus Cristian Medina Villalpando

Jesus Cristian Medina Villalpando

Retos y riesgos durante y después de la implementación

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Recursos

Aportes 15

Preguntas 1

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Riesgos y Retos en 3 pilares:

  • Operación
  • Gestión
  • Crecimiento

Operación:

Reto: Recuperación a desastres.

Riesgo: Tiempo de inactividad no planificado con consecuencias.

Solución: Capacitación del área automatizada y definición de roles.

Reto: Mantenimientos por cambios controlada.

Riesgo: Cambios recurrentes o innecesarios.

Solución: Tener protocolos de mantenimiento.

Gestión:

Reto: Cumplir con los estándares de seguridad.

Riesgo: Comprometer información sensible.

Solución: Tener protocolos de seguridad.

Reto: Tener visión de la operación del robot en los sistemas de la empresa.

Riesgo: Tener problemas de auditoría.

Solución: Crear un usuario para el robot y documentar las acciones realizadas.

Crecimiento:

Reto: Expandir RPA en diferentes unidades de negocio y geografías.

Riesgo: Proliferación de solicitudes de automatización y esfuerzos duplicados.

Solución: Plan de acción y crecimiento del COE.

Reto: Creación de soluciones a largo plazo.

Riesgo: Procesos cambiantes.

Solución: No existe.

Los retos y riesgos varían según las soluciones creadas, las cuales tienen sus propios riesgos en cada implementación que realices.

Particularmente encuentro en mi organización una alta demanda de “automatización” en lo que mas se incurre es automatizar lo no automatizable, donde muchas veces el problema raíz es el proceso en si, el cual debería replantearse.

como solución y a partir de los centros de excelencia debería estar :

  1. analizar el proceso
  2. ajustar el proceso
  3. madurar el proceso
  4. plantear su automatización.

Buenisimo este capitulo, me hubisese gustado tenerlo al principio de que empecé a trabajar con RPA. Cada una de esas cosas nos han pasado, los retos con las personas han sido los más complejos en ocasiones, pero las soluciones acá presentadas me han dado una buena perspectiva y me confirma que hemos venido haciendo bien las cosas 💚

Operación
Tener en cuenta un _DRP _ o Plan de Recuperación de Desastres para mantener el Business Continuity (Continuidad del Negocio) y definir los roles que cada uno de los responsables deberá recuperar.

Gestión
Mantener los estándares de seguridad y documentar todas las actividades relacionadas con la automatización basadas en protocolos esto derivará en buenos resultados en una auditoría que usualmente evalúa controles.

Crecimiento
Lo mejor de implementar RPA es poder replicar esa automatización en otras áreas o países, para ello es importante detectar que no haya duplicación de estas actividades.

Hace poco realizamos un análisis desde el área de proyectos de la empresa, desde allí lideramos la automatización de procesos. Y relaciono uno de los riesgos identificados concerniente al tema de automatizar un proceso no automatizable o incorrectamente, porque se establecen los requerimientos del desarrollo en el aire y no queda aprobación de qué va a contemplar y qué no va a contemplar la automatización. Para ello, estamos desarrollando una metodología propia de automatización, desde que se reciba la solicitud hasta que se realicen las pruebas y se entregue a conformidad el desarrollo, de esta forma se establecerán las actividades, los tiempos de ejecución y quedarán definidos los puntos de aprobación y validación que se realizarán en el proceso.

¿Qué instrumentos nos recomiendas para registrar o gestionar los riesgos, y calcular la probabilidad de ocurrencia?

En la identificación de riesgos se encuentran varios.

  • Levantamiento inadecuado de información de los requerimientos a automatizar.

  • Resistencia al cambio.

  • Perfiles inadecuados en la implementación.

  • No seguimiento a los procesos y a la automatización.

Dentro de esta identificación, opino que se debe montar una matriz de riesgo y realizar la respectiva calificación, de esta manera lograras identificar cual debe ser la mejor forma de tratarlos.

Gracias por el resumen 😃

El riesgo es más probable el mal manejo del proceso y de auditoria, por inadecuado implementación y generación de documentos

Creo que el mayor reto en mi organización, es el cambio de chip o adecuación en la mentalidad de los integrantes de la realización de un proceso, porque su primera reacción es la negatividad. Considero entonces que demostrar el éxito de la automatización del proceso, o iniciar con los cambios positivos en tiempo, costos y operatividad para las personas y como ellas pueden participar en ellos, podrían garantizar una mayor aceptación en la automatización del proceso.

1.- Recuperación a desastres, si ocurre tiempo de inactividad no planificado, efectivamente la solución es volver a los registros manuales por parte de los funcionarios de enfermería.
2.- Tener visión de la operación del robot en los sistemas de la empresa, tener problemas de auditoria, se le entrega a los profesionales su usuario y contraseña para poder ingresar la información a la plataforma.
3.- Saber que el rpa se expandirá en diferentes unidades, la gestión centralizada es la solución mas adoc en este proceso.

Actualmente trabajo en una empresa de RPA y nuestros principales problemas de entrega a tiempo de proyectos es que en los levantamientos se nos escapan detalles que son importantes en el proceso y siempre nos topamos con el escenario de que a mitad del desarrollo o fase de pruebas, el usuario solicita ordenes de cambio “importantes”.
Estas ordenes son nuestro retraso.
Ese es nuestro principal reto. Poder cubrir todos estos detalles desde el inicio.

En el riesgo de tener problemas de auditoria, me sentí identificada ya que normalmente cuando se propone un tema de automatización, especialmente en documentos, el primer pensamiento es “pero esa hoja la ocupamos para equis evidencia documentada”.

Proyecto
Pilar: Operación
Reto: Mantenimiento por cambios
Riesgo: Que la plataforma de Platzi o de OneNote cambien su forma de tomar apuntes
Solucion: Ir manteniendo