Roles Clave en Automatización RPA: Estrategias y Ejemplos

Me es muy difícil poner solo 5 preguntas, trataré de omitir las que “puedo obviar” (pero es malo obviar, está prohibido).
Nombre del Proceso: Publicación del Top Mensual: Libros y Películas.

Para Libros
1 ¿Cual es tu base de información (una base de datos personal, un api de internet, una base de datos montada en un sitio web, un excel que bajas o generas) ?
2 ¿Los formularios de Google tienen un estándar?
3 ¿El Excel que te envían siempre es el mismo formato o varia (nombre de hojas, nombre de columnas, posición de los datos?
4 ¿Cómo te mandan el excel (por skype, google meets, google drive, correo, etc?

Para Películas
5 ¿Qué tipo de celular es (android o ios) y permiten la instalación de apps en el equipo si se requiere para la automatización?
6 Para el envío del top 5 a la televisora ¿cómo lo envían (whatsapp message, correo, sms, etc)?¿de donde sacan el top 5? ¿en qué formato lo envían?

Qué actividades no puedo automatizar:
Si la pregunta 5 es NO, no puedo automatizar la lectura de mensajes SMS.

Proceso: Recolección y procesamiento de encuestas.

1. ¿Qué cantidad promedio de correos por mes provee la empresa subcontratada para el envío de encuestas y qué cantidad de respuestas de google form reciben del público en promedio?
2. ¿Cómo es el proceso para elegir el orden numérico del top tanto en películas como en libros?
3. ¿Cómo es la generación del google form para el envío de encuestas?
4. Del top mensual que mencionas, ¿De dónde reciben ese input para iniciar el proceso de encuesta?
5. ¿Existe otra alternativa para la recolección de encuestas de películas?

Por el momento, veo que no es factible automatizar de primera instancia las encuestas de películas ya que se reciben por sms, existe una probabilidad que las personas tecleen mal el nombre de la película o añadan algun simbolo no estandarizado, por lo que sería una variable y no podríamos generar el xml que mencionan. Podría sugerir una alternativa en vez de enviar un sms, sea un whatsapp e implementar un bot que interaccione con el usuario y le dé las opciones a elegir.

La verdad soy desarrolladora, pero me gustaría muchísimo conocer todos los roles del ciclo RPA para poder saber como puedo aprovechar ese conocimiento para el mio propio. Empiezo por este, el de analista 😃 Ojala hubiera algún curso de arquitectura RPA aca en platzi. 😃

1- la revisión se hace de los datos que llegan (sms y encuestas) se revisan una ves al día? a que hora ?
2- la área que envia la inf. de los correos por que canal lo hace?
3- que herramientas usan para convertir los datos en formato XLM?
4- quien tiene las claves de acceso al FTP?
5- en donde se guardan los datos históricos de semanales y mensuales?

Ufff… Sintetizar no sera tarea fácil pero en la optimización de las preguntas esta la clave:

Cuantas encuestas se procesan por mes y cuantos campos se deben validar?
El excel de recopilación de la información esta estandarizado?
El XML que estructura tiene y a donde se debe enviar?
Cuando y como se debe compartir a partir del FTP?

Pienso que la tarea mas compleja esta en la recopilación de los datos de las encuestas que se recopilan por mensaje de texto.

Preguntas.

1. Como generan los tops de películas y libros, utilizan BD o excel??
2. Los formularios en google forms tienen que variar?
3. Como generan la lista de correos? se podría automatizar desde ese punto para no depender del correo
   Actividades que no se podrían automatizar
4. La revisión de los sms no se me ocurre como automatizar talvez, usar acceso remoto al celular e ir copiando los sms a un excel

A pesar de ser programador me atrae más la parte de Business Analyst.

Automatización estadisticas area

1. El procedimiento de toma de datos y generación de la estadistica es estandar?
2. Cuál es el volumen de información recibida?
3. Tiene el proceso algun tipo de autorización requerida
4. Cuál es la calidad de los datos recibidos
5. Qué inconvenientes presenta el problema actualmente?

Tener una matriz de roles y responsabilidades en la implementación de RPA es de gran importancia para la correcta implementación del proyecto.

Gerente: Administra, organiza y controla la fuerza virtual de trabajo como parte del entorno operativo.
Arquitecto: Selecciona el conjunto adecuado de herramientas y funciones tecnológicas y garantiza que la solución sea conforme a las directivas de la empresa.
Programador: Diseña, desarrolla y prueba los flujos de trabajo de automatización.
Analista de negocios: Encargado de crear las definiciones y mapas de proceso utilizados para la automatización. Es también el vínculo entre los stakeholders.

Roles en RPA

Gerente: Administra, organiza y controla la fuerza virtual de trabajo como parte del entorno operativo.

Arquitecto: Selecciona el conjunto adecuado de herramientas y funciones tecnológicas y garantiza que la solución sea conforme con las directivas de la empresa

Programador: Diseña, desarrolla y prueba los flujos del trabajo de automatización

Analista de negocios: Encargada de crear las definiciones y mapas de proceso utilizados para la automatización.

• Puente entre las partes interesadas y los que entregan la solución

Reto
Proceso mensual (encuestas)
Generan top del mes
Excel con correos
Envían encuestas por Google forms

Películas:
Proveedor de TV
Mandamos la lista de top 5 por tv
Se recibe SMS de las respuestas

Se convierte en XML por SMTP

Nombre: Automatizador de encuestas
Preguntas:

• A través de que medio les mandan el Excel con los correos?
• Ese Excel tiene un formato definido en todas las entregas?
• El celular solo le llegan respuestas de las encuestas?
• Tienen el mismo formato?
• Que pasa cuando alguien vota más de 1 vez en la misma encuesta?
  Actividades que no se puede automatizar: El envió del top 5 a la televisora

1. proceso mensual para obtener el top de películas y libros
2. -¿el servicio de google forms es parte de la GSuite de la empresa?
   • ¿cómo son y quién define las preguntas de las encuestas, el periodo para contestarlas y cómo cambian estas mes a mes?
   • ¿el celular donde se revisan los SMS tiene características especiales, qué pasa si se descompone?
   • ¿cómo se comparten y cada qué tiempo se cambian las contraseñas del servidor sftp?
3. creo que con las herramientas adecuadas no veo algo que no se pudiera automatizar al menos en un buen porcentaje

Automatización del proceso del top mensual

1. ¿La empresa que envía los correos siempre lo hace de manera puntual?
2. ¿La estructura de los resultados de las encuestas de google forums cambia cada mes?
3. ¿Quién tiene el esquema del wsdl?
4. ¿Está vinculado el número de celular que recibe los SMS a alguna plataforma para la lectura de los mismos?
5. ¿Cuál es el límite de horario para enviar los archivos xml los días viernes?

1— El top 5 que le envían al proveedor de TV es siempre el mismo o con qué frecuencia cambia y que parámetros se toma en cuenta?.
2- Porque envían a un proveedor externo los dos Excel consolidados y no lo realizan ustedes el TOP de ambos?
3- Cuanto tarda este proveedor en devolverle el resultado de los TOPs?.
4- Que día y quien o que área envían el TOP de libros y películas dentro de tu compañía?.
5- Debes tener en cuenta que si autorizas la automatización se deja de utilizar el SMS y celular físico por un bot de WP. ¿Esto pensás que afectaría la recolección de las encuestas?

Excelente curso Christian. Gracias por compartir lo que sabes.

Nombre proceso: Automatización informe libros y películas más top
Preguntas

1. Base de información- ¿La fuente de entrada es estándar?
2. ¿El excel que es la fuente de entrada tiene la misma estructura cada que se envía?
3. ¿Cuantas personas y roles intervienen en el proceso?
4. ¿Cada cuánto lo hacen y qué tanto tiempo lleva realizar las actividades manuales?
5. ¿Qué se espera como entregable del proceso?

Nombre Proceso: Generación y Socialización de datos de encuestas.

1. ¿Quien genera las preguntas para las encuestas?
2. ¿Cada cuanto cambian esas preguntas?
3. ¿Es un ´punico usuario para acceso al FTP? ¿se puede asignar un solo usuario para acceso al FTP y esta asignarlo al BOT?
4. ¿Cuantos datos se manejan al final de la semana para consolidación de las encuestas?
   5.¿El XML tiene alguna estructura, se debe hacer algún cambio frente a la recopilación de la información que se tiene identificada al final de la semana?

¿Que actividades no se pueden automatizar?

• La creación de las preguntas de las encuestas.
• La creación de las plantillas donde se realizan las encuestas.

Yo haria dos procesos, uno:
Proceso de encuesta de libros, con los siguientes procedimientos:
Recibe archivo excel con la lista de correos enviada por el dpto xxx. (¿cual es el nombre del departamento?)
Genera la encuesta en google form (¿quien diseña las preguntas? ¿cambian cada mes?
Envia la encuesta a los correos de la lista recibida (¿desde que cuenta de correo se envía?)
Registra las respuestas en un archivo excel
Van contando los resultados hasta el día viernes (¿cuando comienzan’)
Convierte el archivo excel en un archivo xsml y lo envia por sftp para recibir las métricas (¿a quien lo envía?)

segundo:
Proceso de encuesta de películas
Envía la lista de top 5 a la cadena televisiva (¿por correo? ¿a quien?¿cual es el nombre de la cadena?)
La cadena televisiva hace publicidad de la encuesta a través de comerciales
Reciben las respuestas por sms (¿a que número?)
Registran las respuestas en un archivo de excel
Van contando los resultados hasta el día viernes (¿cuando comienzan’)
Convierte el archivo excel en un archivo xsml y lo envia por sftp para recibir las métricas (¿a quien lo envía?)

Creo que todo se puede automatizar

Preguntas: Procesamiento de resultados de encuestas para peliculas y libros
Personas:

1. ¿Cuántas personas actualmente laboran en el área de análisis de datos?
   volumen de información
2. ¿Cuál es la volumetría mensual en el procesamiento de las encuestas de libros?
3. ¿Cuál es la volumetría mensual en el procesamiento de las encuestas de peliculas?

Sobre las encuestas de libros:

1. ¿Cuáles son las preguntas que se envían a los encuestados?
   1.1 ¿Cuántas preguntas se envian a los encuestados?
   1.2. ¿Todas las preguntas de la encuesta son obligatorias que el encuestado deba responder?

2. El formato Excel ¿Quién es la persona que comparte dicho listado?

3. El formato Excel ¿Cuál es la periodicidad para compartir dicho Excel ?

4. El formato Excel ¿Qué columnas tiene el archivo Excel aparte del correo?

5. El formato Excel donde estan escritos los correos ¿Donde tienen guardado dicho archivo Excel ?
   ¿En una carpeta compartida? ( ¿cual es la ruta? ¿Quien tiene el acceso? ¿Que tipo de acceso se tiene a la carpeta compartida (lectura, escritura)?
   ¿En un drive?¿cual es la ruta? ¿Quien tiene el acceso? ¿Que tipo de acceso se tiene a la carpeta compartida (lectura, escritura)?

6. El formato Excel ¿Quiénes son los que recepcionan el formato Excel en el equipo de análisis de datos?

7. ¿Cuál es la periodicidad para enviar las encuestas por Google Forms?

8. ¿Cuál es el procedimiento para enviar las encuestas?

9. ¿Cuál es la estructura del Excel donde recopilan las respuestas de las encuestas de peliculas?

10. ¿Existe alguna restricción o normativas que se deben de cumplir dentro del proceso?

11. A nivel proceso ¿Este proceso es cambiante?

12. ¿Cuál es la estructura del Excel donde recopilan las respuestas de las encuestas de peliculas?

13. ¿Cuál es el horario para enviar los XML al proveedor?

14. ¿Qué columnas debe tener el archivo XML?

15. ¿Quién tiene acceso al SFTP dentro del equipo de analítica?

Sobre las encuestas de peliculas:

1. ¿Qué preguntas envían a la empresa de TV para realizar las encuestas?
2. ¿Han presentado inconvenientes en las respuestas brindadas por SMS? ¿Cuales?
3. ¿Qué puntos de dolor presentas al recibir las preguntas por SMS?
4. ¿Hay otras alternativas para que las personas puedan responder las encuestas de peliculas?
5. ¿Cuál es la periodicidad para enviar las encuestas por TV?
6. ¿Cuál es la estructura del Excel donde recopilan las respuestas de las encuestas de peliculas?
7. ¿Cuál es el horario para enviar los XML al proveedor?
8. ¿Quién tiene acceso al SFTP dentro del equipo de analítica?
9. ¿Qué columnas debe tener el archivo XML?

Para finalizar un análisis siempre suelo preguntar:
¿Hay algo que he omitido y no te pregunté?
¿A quién considera usted que también debería tener la sesión de relevamiento de información para que me brinde mayor detalle del proceso?

PREGUNTAS:
PROCESO PELICULAS
1.-¿puede describir la informacion relevante que contienen las plantillas del forms para las encuestas de peliculas?
2.-¿cual es el area que nos comparte esos correos para enviar encuestas y cual es el criterio para seleccionar un correo para envío de encuestas?
PROCESO LIBROS
3.-¿existe algún pluggin en uso para el analsis y recopilacion de información obtenida en los forms para las encuestas de peliculas?
4.-¿Cúantas veces al mes se publican en TV las encuestas de libros?
5.-¿cuantos telefonos hacen la recepcion de las respuestas de libros?

Proceso: Generación, envío y publicación de encuestas top de libros y películas
Preguntas:

1. ¿Cuál es el objetivo de estas bases de información, para generar las preguntas de las encuestas?¿Estas bases de información como se obtienen, de internet, sql, excel?
2. ¿Cómo comparten el excel de correos, por un sftp, correo, drive? y ¿Este excel tiene un formato definido?
3. ¿Como se envía la información a la empresa encarga de realizar las métricas de top películas?
4. ¿El celular cuenta con los permisos para descargar aplicaciones externas y de ese modo automatizar la lectura y redacción de los mensajes SMS?
   No se pueden automatizar:
   En este apartado todo lo que no se puede automatizar depende de cómo se realizan las actividades
5. Las preguntas realizadas en las encuentas si no son estándares, cambian respecto a cada encuesta enviada, no se podría automatizar.
6. No se podría automatizar la redacción de los SMS en Excel si el celular no cuenta con los permisos para la instalación de contenido.
7. Si se desea aumentar el alcance del proyecto y robotizar la base de mails generadas por el equipo que lo envía. Si no se realiza mediante un flujo de trabajo definido no se podría robotizar.

proyecto:
preguntas. que tipo de proceso mensual consta
como se realizan las encuentas
cual es el ingreso al correo
que proveedor es de television y como se estructura las encuestas

Nombre del proceso: proceso de elección del top 5 de películas y top 10 de libros
Preguntas: cuales serian las 5 preguntas clave para identificar los puntos
¿Qué base de datos se utiliza para escoger los 10 libros y las 5 peliculas de las encuestas?
¿se sigue un patrón para las encuestas que sea similar entre la de películas como de libros?
¿siempre es el mismo tipo de Excel con los números de teléfonos?
¿Siempre son los mismos datos en los Excel que se reciben de libros y los que se envían de películas?
No creo que sea para RPE el recibir sms con nombres de películas, al menos hasta que se estandarice como numero de opción e idealmente se reciba via digital sea whatsapp telegram, etc.

Como nombrarias al proceso ?
Top Libros & Peliculas

Preguntas:
Para las Peliculas: para el proveedor de TV, se precisan credenciales?
Para los libros:
Que pasa si el area que debe compartir lo correos, no lo comparte? por donde se comparte ?

Que no se puede automatizar?
Para las peliculas:
La lectura y analisis de los SMS.
Envio del archivo XML por el servidor SFTP (por tema de credenciales, ya que el bot debe tener su usuario).

Business Analyst RPA
Extrae los requisitos de negocio y crea la definición de procesos utilizada para el asesoramiento de las áreas a optimizar.
Trabaja con los equipos del cliente en el mapeo detallado de los procesos AS IS y TO BE.
Prepara la documentación necesaria para que el equipo de desarrollo tome el proyecto (PDD)
Arquitecto de Solución RPA (Jefe de Proyecto de Desarrollo)
Traduce los requisitos obtenidos por el analista de negocio, creando la arquitectura y diseñando los artefactos.
Está a cargo de la solución técnica completa (SDD).
Lidera al equipo de desarrollo y se asegura de la calidad de los entregables.
Realiza sesiones de revisión de código.
Desarrollador RPA
Trabaja de cerca con el BA en documentar los detalles del proceso a automatizar.
Está a cargo del diseño, desarrollo y pruebas de los flujos automatizados.
Lleva el proceso automatizado a la fase de UAT cuando el desarrollo ha finalizado.
Da asistencia al primer nivel de soporte durante la fase de garantía.
Una vez definido el equipo encargado de abordar el proyecto, es el momento

El nombre del proceso seria Ranking de peliculas y libros

Preguntas:

• Se requeririan dos Robots para los dos procesos o todo se aria en un mismo robot?

• En que software de RPA se diseñaria el robot

• Los robot se ejecutarian automaticamente a una fecha determinada o un usuario los pondria en funcionamiento

• Se ejecutarias de forma local o en una maquina virtual.

• Tendremos alguna acceso a todas las credenciales necesarias para acceder a la nube de google en donde se alojan los formularios,

Que actividades no se pueden realizar

Al principio pense que la unica actividad que no se podia automatizar seria la lectura de los mensajes de texto pero analizandolo bien todos los telefonos al conectarlos a un computador descargan un software que sirve de interface para ver en la computadora imagenes, lista de contactos, historial de llamadas, mensajes de texto, en fin no creo que exista actividad que no se pueda automatizar.

Nombre: Top N películas y libros
P1. ¿Las preguntas son abiertas o cerradas?
P2. ¿Como se estructuran las respuestas de los SMS?
P3. ¿Cuántos SMS llegan al día y cuantas horas le toma a la persona pasar esa información?
P4. ¿Cuáles son las métricas que les da el proveedor y cuales inputs utiliza de toda la información enviada?
P5. ¿Es posible que me compartan el acceso al servidor STPT?
No se puede automatizar la creación de la encuestas al menos que siempre sea la misma, y todo lo demás creo que si se puede automatizar, la pregunta es si es rentable hacerlo.

Nombre del proceso: Procesar encuestas de libros y películas

1. ¿Dónde se encuentra o almacena el archivo Excel con los correos para enviar la encueta de libros?
2. ¿Cuál es el numero promedio aproximado de las encuestas de libros y de las películas?
3. ¿Qué día del mes enviar las opciones de las películas al proveedor de cable?
4. ¿Cuál es la estructura del XML que debe ser enviado al proveedor que construye las métricas?
5. ¿La claves para el envío de sftp están en algún repositorio de claves?

Nombre del Proceso: Envio de encuestas y extracción de respuestas
1¿las preguntas de las encuestas son siempre fijas o son acorde al grupo de películas y libros?
2¿Cuál es la data que le envían a los proveedores de tv?
3¿el celular al que le llegan los sms es fijo del departamento y siempre estará conectado a la red y permite instalar apps como mensajes de google?
4¿Los datos que se extraerán del sms y las encuestas de Google forms se encuentran estructurada o son textos subjetivos escritos por los encuestados?
5¿Las encuestas para obtener el top 5 y 10 de películas y libros duran un mes (se podría denominar campaña) pero las métricas se realizan semanalmente?

Hola! Aquí van mis respuestas al reto planteado.

Nombre proceso: Encuestas mensuales de Top 5 de libros y películas.
Principales preguntas:

1. Respecto a la lista Excel de correos, ¿tiene un formato estándar?
2. ¿La lista de correos es entregada “limpia”?, ¿o se debe hacer una actividad de chequeo y corrección de los correos?
3. ¿En que momento y por qué canal es recibida la lista? (correo, carpeta compartida, etc).
4. ¿Las encuestas contienen preguntas abiertas/libres?
5. ¿Qué sistema operativo tiene el celular?

Actividades que no se pueden automatizar:

• Si los archivos empleados en el proceso no tienen formato estándar, no se podrán automatizar esas actividades. Se deben estandarizar previamente.
• Si la encuesta tiene preguntas libres, es posible que la automatización del procesamiento de encuestas sea complejo o no posible de realizar. También depende de la tecnología de RPA.
• Dependiendo de la tecnología de RPA, podría ser posible o no la automatización de la recopilación de SMS y traspaso a una base de datos o Excel.
• En general, la factibilidad de automatizar las actividades está sujeta a flexibilidad de las políticas de seguridad de la información y, manejo de cuentas y permisos.

Mis preguntas serian las siguientes.

1. La frecuencia del proceso siempre es mensual o tiene una variación de tiempo?
2. ¿Qué herramienta usas y como funciona para realizar la encuesta?
3. Cuáles son la estrategia que usas para determinar el top de libros y películas?
4. Cuáles son tus fuentes de información para obtener esa informar
5. Por donde recibes la lista de correos de los usuarios. Medio de comunicación
6. Cuál es el formato de la plantilla que usas para enviar los correos
7. Como se envía la encuesta para las películas a los medios de televisión

Estas serian las preguntas que haria:

1. ¿Que estrategias utilizan para las encuestas de libros y peliculas?
2. ¿Cada cuanto reciben el listado de correos?
   3.¿Tienen una plantilla especifica para el google form que utilizan?
   4.¿Como determinan la lista de top 5 de peliculas?

Propongo 3 procesos:
1 - Evaluacion_top5_libros
2 - Evaluacion_top10_peliculas
3 - Tratamiento_y_envío_XML-FTP

Preguntas:
1 - Que tipo de base de datos se debe acceder?
2 - Quien tiene acceso?
3 - Para la encuesta x correo y googleforms; se tiene una cuenta genérica?
4 - Para la encuensta x TV; Se tiene una app para la captura/revisión de mensajería SMS?
5 - Se requiere confirmación de envío de archivo XML por FTP?

Que actividades no se automatizan:

A - El diseño de la encuesta; la persona encargada deberá seguir diseñando la encuesta y dejarla disponible en un repositorio especifico para que la tome el robot.
B - Envío de encuesta al proveedor de TV con los requerimientos especiales de la misma.

Nombre del proceso: Generacion de Tops para peliculas y libros.

1. ¿Se pueden instalar apps en el celular?
2. ¿De donde viene la info que mandan a las TV?
3. ¿Porque es mensual tu proceso?
4. ¿Cuando se envían las encuestas de libros?
5. ¿Estan homologados los exceles?

Actividades que no se pueden automatizar

• Dependiendo el canal de comunicacion, es posible que el envio de info a la TV no se pueda automatizar
• Si no se puede instalar apps la generacion del excel de peliculas no puede automatizar.

Nombre del Proceso: Procesamiento de encuestas de libros y peliculas.

Dudas:

1. ¿Las encuestas de libros cambian constantemente o siempre son las mismas?
2. Indicar el formato de los excel donde se llenan las encuentas.
3. ¿Dicho formato es constante o por el contrario cambia?
4. ¿Las encuestas convertidas en formato XML se pueden enviar en mismo archivo en donde estan los resultados de las peliculas y libros?
5. Indicar formato de los mensajes de texto que llegan por SMS.

Actividades que no se pueden automatizar:

• Creacion y envio de encuestas por TV.
• Si las encuestas de libros cambian constantemente no se podria automatizar.

• Nombre del proceso: Procesamiento de las encuestas de libros y peliculas
• Preguntas que realizaría:

1. La base de datos de la cual se nutre la información para sacar los tops que contiene? se debe limpiar la información, que reglas existen para generar los Tops? ¿Las reglas cambian cada mes?

2. Para el envío de las encuestas de libros en google forms, haría una sesión con el área encargada para preguntarle sobre los criterios para la selección de los correos a enviar, con el fin de determinar si se puede automatizar esa actividad.

3. Le preguntaría al líder si la encuesta del forms es estándar o que información debe contener?

4. Es posible cambiar el mecanismo de envio de sms dado que puede que el robot no se pueda conectar al celular? Cambiarlo por un Whatsapp, o por otro aplicativo que pueda ser de facil acceso para el bot?

5. Evaluaría el nivel de seguridad de los accesos al FTP con el área de seguridad informática.

Las actividades que veo que no se pueden automatizar son:

1. La consolidación de los SMS (a no ser de que se pueda el mecanismo de recepción).

Nombre: Automatizacion de encuentas (Survey Automation)

5 preguntas:

• ¿A traves de que medio le envian el listado de los top 5 a los provedores de TV?
• ¿Este proceso va a tener cambios en un futuro cercano?
• ¿Cuánto tiempo en promedio se demoran en realizar todo el proceso?
• ¿Cuantas personas estan realizando esta actividad actualmente?
• ¿Cuales son los costos operativos actualmente?

Que actividad no se puede automatizar:

• diligenciar el excel con los correos a quienes se deben enviar las encuentas
• Cómo hacer para adquirir datos de SMS en una página web o servicio?

Información mensual de encuestas de libros y películas

1. En promedio, ¿Cuál es la cantidad mensual de encuestas que han recopilado en el ultimo año?

2. ¿Cuántas personas del equipo hacen este proceso, desde enviar los formularios y recopilar la información?

3. ¿Cuánto tiempo en la semana destinan las personas para hacer todo el proceso?

4. La documentación del proceso, ¿esta vigente, se debe actualizar o no esta documentada?

5. ¿Qué dispositivos utilizan para la realización de todo el proceso?

Considero que todas las actividades se pueden automatizar, sin embargo, depende del tipo de dispositivos, tiempo, costos y tipos de información que utilizan para que todo sea 100% automatizable.

La automatización estaría en capacidad de conectarse al sftp?

Proceso: Estadistica mensual top libros y peliculas.

1. ¿Quién se encarga enviar la encuesta de libros por correo?
2. ¿Cuales son las caracteristicas de tu base de datos para considerar que te ofrece un plus?
3. Mencionas que tu proceso es muy importante, en el negocio ¿qué se hace con los resultados de top5 y top 10?
4. ¿Quién se encarga de revisar los sms y realizar la captura?
5. ¿Cuáles son las métricas que te proporciona el proveedor de televisión?
   **Actividades que no se pueden automatizar. **Personalmente considero que el proceso descrito es muy intricado y el primer paso para mi seria tratar de estandarizar el proceso para hacerlo mas agil y eficiente.

“Es el puente entre las partes interesadas que solicitan una solución y los que entregan la solución.”

1. Top de la semana peleiculas y videos
2. Cua es la entrada del proceso, donde se dejara el archivo para consultar, los archivos de consuta tienen toda la información que se necesita, cada cuanto se consultn la información, si se tienen los accesoso a las palicaciones entre otras.
3. Todas las actividades se pueden automatizar siempre y cuando se tengan os acceso necesarios

las 5 preguntas iniciales que le haría serian:

1.El proceso que ejecuta esta documentado y estandarizado.
2.Cuantas personas intervienen en el proceso.
3.Cuantas horas gastan en promedio diarios por esta actividad.
4.Que herramientas tecnológicas aparte de Excel y Google form utilizan?
5.Hay posibilidades que el proveedor de televisión envié la información en un informe o descargarlo de alguna plataforma?

Nombre del proceso: informe de tendencias mensuales de películas y libros.

**Preguntas clave: ** yo centraría las preguntas clave en torno a lo siguiente:

• ¿Con qué frecuencia se realiza la recopilación y transcripción de información de los SMS y Google Forms?
• ¿Cuál es el volumen de la cantidad de respuestas de Google Forms y de SMS recibidos mensualmente?
• Cuánto tiempo se tardan aproximadamente (en minutos) realizando el proceso?

Estas preguntas las hago con el enfoque de priorización de las iniciativas de desarrollo que se encuentren en el backlog del área; y también para tener una medida del impacto del desarrollo.

• ¿Existe la opción de estandarizar ambas encuestas a través de Google Forms?: esta pregunta se plantea para saber si en una solo correo electrónico se pueden abordar los dos topics al tiempo. Además, esto ahorraría tiempo en el proceso porque directamente de Google Forms se descargarían los resultados obtenidos en Excel.

• ¿Quién en el área tiene acceso al STPF?

Nombre del Proceso: Mejores Películas y Libros del Mes

1. La base de información de los libros y películas en que medio están? una BD, un Libro de Excel…etc
2. Que criterios se usa en el formato de Google Forms para calificar los libros? Excelente, Bueno, Regular, Malo. Lo recomendaría Si o No?
3. Cual es el cliente de correo que usan para enviar los mensajes?
4. La base de correos es incremental? cuántos correos se envían?
5. Los dos archivos de excel se pueden unificar y enviar un solo archivo XML?

Considero que la actividad que no se puede automatizar es la de leer los SMS y registrarlos en una base de Excel.

Gestión de encuestas para el proceso de Películas y Libros

1. Cada cuanto es entregada la información de los correos par envió de encuestas?
2. Horario de envió de XML
3. Cuál es la estructura en la que llega el SMS del proveedor?
4. Cuantas columnas debe llevar el XML y el formato de cada una?
5. La información que se comparte en el FTP tiene algún tipo de encriptación?

No se podría automatizar la encuesta que realiza directamente el proveedor de tv al top 5 de películas.

Nombre del proceso: Gestión de información (Encuestas de películas top 5 y libros top 10)

1. Debo saber más afondó el proceso para determinar si se debe automatizar
2. ¿Qué área es la encargada de enviar el Excel de encuestas de libros?
3. Las encuestas cada cuanto se modifican y que área es la responsable de diseñarlas
4. ¿Quién es el encargado de visualizar los SMS?
5. ¿Cuenta con trazabilidad de base de datos?
6. ¿Existe otra alternativa para la recolección de encuestas de películas?

Las actividades que no se podrían automatizar son las partes interesadas externas.

Para los SMS seria que llegué una alertad a un correo electrónico, pero que el mismo robot lo detecte, con el fin de que la persona que está constantemente visualizando SMS ya no lo realice, sino que sea el robot y el recopile la data de la información.

El proceso es completamente automatizable, pero tengo las siguientes preguntas.
¿De donde extraen la informacion para las encuestas, base de datos, un Excel, una pagina web o algún otro sistema?
¿Utilizan la misma planilla de Google Forms para las encuestas o se modifica mes a mes?
¿El archivo de Excel con los correos electrónicos es enviado al área vía correo electrónico, lo almacenan en una carpeta compartida o como es que lo obtienen?
¿Qué posibilidad hay de que la informacion que se recibe vía sms llegue a un correo electrónico o se pueda consultar por medio de una API que facilite el obtener la informacion?

Gracias

Proceso de recivimiento y envios de datos

1. Podemos cambiar los sms por otros tipo de canal mas computacional?
2. Podemos hablar con el analista de procesos?
3. Cada cuanto les envian los correos de las encuestas de libros?
4. Podemos crear una cuenta especial para el robot que envia los excel al servidor?
   -No podemos automatizar la lectura de SMS.
   -No podemos automatizar el proceso de trabajo de las empresas de externas.

Por lo que voy entendiendo el analista de negocio tiene que haber sido programador antes…

Lo primero que preguntaria. Si puede plasmar todo lo que dijo en una documentacion. para poder estudiarlo. y luego enviaria mis preguntas XD

Procesamiento de encuestas
1)Cual es la fuente de la informacion?
2) como, donde y bajo que formato se almacenan los datos?
3)los archivos cuentan con alguna estructura? cual?
4)Marca y modelo del dispositivo que recibe los sms
5) Que metodo y tecnologia utilizan para concertir los datos a XML?

ª nombre apellido, Encuesta - bot
ª ¿Cual es el criterio para obtener los tops respectivos?
Los formularios de google Form, tienen los mismos inputs.¿tienen variantes?
¿Cuales son los estandares del archivo XML?, solicitar Documentacion
¿Mediante que via se optienen los Correos?
Indicar ¿quien es el coordinador de los accesos del FTP?
ª El No:
Encuentro dificultad con el punto de la recepcion del SMS y su consecuente conversion al
Excel