Introducción

1

Cómo ser Analista de Negocios en RPA: Teoría y Práctica

Fundamentos de RPA

2

RPA: Qué es y Cómo Transforma los Procesos Laborales

3

RPA en la Industria Moderna: Beneficios y Estrategias de Implementación

4

Cómo Implementar RPA: Automatización y Optimización de Procesos

5

Robótica de Procesos Automatizados: Métodos y Aplicaciones

6

Cómo Implementar la Automatización RPA: Beneficios y Estrategias

7

Preparación para Desafíos y Riesgos antes de la Automatización RPA

8

Gestión de RPA: Retos, Riesgos y Soluciones Prácticas Durante y Después de la Implementación

Rol del analista de negocios en RPA

9

Roles Clave en Automatización RPA: Estrategias y Ejemplos

10

Claves para Ser un Analista de Negocios Efectivo: Habilidades y Estrategias

11

Optimización de la Recopilación de Datos de Encuestas

12

Gestión y Optimización de Documentación en Automatización de Negocios

Roadmap del proyecto RPA

13

Implementación de RPA: Fases, Estrategias y Documentación

14

Uso de draw.io

15

Introducción a la Automatización RPA: Implementación y Estrategia

16

Cómo Calcular y Analizar FTE y AHT en Diversos Contextos Laborales

17

Gestión y Medición de Complejidad en Automatización de Procesos

18

Cómo Evaluar y Automatizar Procesos con Excel: Guía Práctica

19

Evaluación y Análisis de Datos en Encuestas con Herramientas RPA

20

Estrategias para Mapear y Automatizar Procesos Eficazmente

21

Creación y Optimización de Mapas de Proceso: Guía Práctica

22

Optimización de Procesos: Uso de Mapas As-Is y To-Be en Encuestas

23

Creación y Análisis de Mapas As-Is para Procesos de Encuestas

24

Creación de Mapas de Proceso Post-Rediseño con Draw.io y SFTP

25

Diseño de Documentos de Proceso RPA: Creación y Validación del Process Design Document (PDD)

26

Creación y Gestión de PDD para Encuestas: Uso de Outlook y Excel

Consideraciones finales

27

RPA: Implementación y Gestión de Riesgos en Automatización

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Jesus Cristian Medina Villalpando

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Implementación de RPA: Fases, Estrategias y Documentación

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Resources

What are the RPA implementation phases?

The implementation of RPA (Robotic Process Automation) is composed of six fundamental phases, similar to those of any other technology project. Each phase is crucial to ensure the success of the project and is designed to address specific aspects of the automation process. Understanding these phases will allow you to have a clear and structured vision of the way forward in an RPA project.

Preparation: How to manage the process catalog?

In this first phase, the goal is to build a catalog of processes that can and should be automated. It is not recommended to focus on a single process, as this could slow down the project. Therefore, the ideal is to identify and prioritize several processes through a pipeline. This strategy allows to choose, within a backlog, the processes that bring more benefits or present less complexity, thus ensuring a positive impact from the beginning.

Solution design: How to document and plan?

Once the right process to be automated has been identified, the design of the solution begins. This stage involves:

  • Collecting and documenting relevant information.
  • Create maps of the current process(As Is) and the future process with RPAs(To Be).
  • Extracting the requirements that will be automated and defining those that will not.

Design includes establishing strategies that enable an effective transition from manual to automated process, providing a clear framework for developers.

Construction: How is the automated process developed?

With the requirements clear, the development team is tasked with building the robot needed to meet the defined objectives. The importance of precise requirements from the start is emphasized here, as the quality of the final product depends on them. At this stage, it is crucial to perform internal tests to ensure that the robot meets the specifications before moving it into production.

Testing: How to validate the robot?

The testing phase, also known as Hypercare, focuses on validating the robot's behavior in test environments without causing risk to the business. Tests are conducted alongside end users to verify that the robot operates according to the established requirements. It is crucial that any feedback is incorporated prior to production launch.

Stabilization: How to adjust in the production environment?

Once in production, the stabilization phase begins. Despite previous testing, differences may arise between the test and production environments. This stage involves:

  • Monitor the results obtained.
  • Make necessary adjustments to correct any errors.
  • Letting the robot operate autonomously once it has stabilized.

Continuous improvement: How to adapt to changes?

Continuous improvement is essential in the context of RPA due to the constant evolution of processes. The robot must be prepared to adapt quickly to changes in platforms or requirements, which implies constant change management and performance metrics. Communication between stakeholders and analysts ensures that the robot continues to deliver value to the business.

What is the role of the process analyst in each phase?

The process analyst plays a vital role throughout the RPA project lifecycle, acting as an intermediary between the stakeholders and the development team. The key activities of this role during each phase are described below.

Preparation: How to manage the process inventory?

  • Process Inventory: Build a record of processes by identifying characteristics and benefits.
  • Opportunity assessment: Analyze which processes are most beneficial and least complex for automation.

Solution design: What is a PDD?

  • PDD (Detailed Process Definition) Creation: Document in detail the process, what it does, how it does it and when, ensuring it is approved by stakeholders. This helps to avoid future discrepancies in implementation.

Construction: How to ensure validity and quality?

  • Change validation: Assist the development team by reviewing deliverables and ensuring they meet the requirements, adjusting if necessary to meet deadlines.

Testing: How to manage testing effectively?

  • Test coordination: Organize and lead testing with the process owners, ensuring that all parties validate the robot's behavior and collect their final approval.

Stabilization: How to handle errors in production?

  • Gold Life monitoring and observation: Monitor robot operation in production, comparing expected and actual results, and implementing changes if necessary.

Continuous improvement: How to evaluate performance and manage changes?

  • Metrics and tracking: Constantly track robot performance metrics and manage any changes that processes may require to maintain the efficiency and effectiveness of the automated system.

Now that you understand the phases of RPA implementation and the role of the process analyst in each, you will be better prepared to meet the challenges and succeed in automation projects. Keep going, with each phase well mastered, the path to success becomes clearer!

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Preparar

Buscar varios procesos para eventualmente filtrar cuales son aptos y cuales no.

Diseñar solución

Aquí se realiza la investigación del proceso que deseas actualizar, se genera mapa as-is y mapa to-be, así mismo se realiza el filtro de viabilidad para el proceso. Se obtienen requisitos.

Construir

Se proporcionan los requerimientos del proceso para empezar el desarrollo.

Probar

Se realizan las pruebas en ambientes QA, UAT, Pruebas, que el robot realiza el proceso como fue definido, no haya fallas, etc.

Estabilizar

Ya probado y funcional, se implementa la etapa de estabilización, donde se realizan pruebas y ajustes para ya iniciar la liberación en producción; empezar a generar beneficios.

Consejo: durante esta etapa, tratar de que el robot ejecute lotes pequeños de trabajo en conjunto con los humanos, esto para ir validando poco a poco los resultados.

Mejora constante:

Actualizar el robot conforme hayan cambios de impacto en todo lo que el robot utiliza, por ejemplo cambio de interfaz de un sitio web.

El analista en las fases:

Para ‘preparar’

  • Inventario de procesos.
  • Evaluación de oportunidad.

Para Diseñar solución

  • Crear PDD
  • Aprobar PDD
    • El PDD es la lista de ‘necesidades’ del proceso, el cual se firma por parte del solicitante, sirve de amparo ante lo que realizaste contra lo que “dicen que solicitaron”

Para Construir

  • Validar cambios
  • Evaluar impacto

Para Probar

  • Coordinar Pruebas.
  • Registrar resultados.
  • Aprobación para pase a producción.

Para Estabilizar

  • Preparar el Go-Live (salida a producción)
  • Comprar resultados contra actuales (producción manual vs producción robot)
  • Creación de documento de lecciones aprendidas (postmortem)

Para Mejora Constante

  • Evaluar desempeño: métricas & desempeño.
  • Gestión de cambios-
  1. Preparar: Priorizar pipeline, seleccionar los viables y rechazar los que no.
  2. Diseñar solución: Crear mapas del proceso (as is) y cómo será en el futuro (to be) integrar lo que se automatiza.
  3. Construir: Se entregan los requerimientos al equipo de desarrollo, obtenemos el proceso automatizado, el robot.
  4. Probar: Inicia una fase llamada Hypercare donde se realizan pruebas con el usuario hasta obtener su aceptación, en caso de que el usuario no esté de acuerdo en algo, se evalúa con respecto al requerimiento original y de no cumplirse, se envía nuevamente a desarrollo para solucionarlo.
  5. Estabilizar: Una vez que se ha implementado, es importante monitorear y mejorar el desempeño para que el servicio que va entregar sea el adecuado.

1 preparar: priorizar pipeline
2 diseñar solución: requerimiento automático
3 construir: proceso automatizado
4 probar: liberación de producto
5 estabilizar: monitorear y mejorar
Tener en cuenta: resultado del robot vs resultado mecánico. Firmas de visto bueno de cada fase

algún ejemplo de un PDD por favor ?
Profesor Jesús, tengo una pregunta, como se deben presentar los resultados de las pruebas?. esto va en el PDD, Y como se registran las aprobaciones y vistos bueno dentro de cada fase

Actividades del Analista de RPA

Preparación
-Inventario de Procesos
-Evaluación de oportunidad para entender los beneficios y la complejidad

Diseño de la solución
-Creación del PDD (Project Design Document) todos los requerimientos originales aprobados por el usuario, los stakeholders y el analista.
-Aprobación del PDD

Construir
-Validar los cambios
-Evaluar el impacto

Probar
-Coordinar las pruebas
-Registrar los resultados de las pruebas
-Aprobación del dueño del proceso y partes interesadas para pasar a producción cuando se asegurar que cubre los requerimientos iniciales y el robot hace lo que se esperaba.

Establiizar
-Preparación del GoLive
-Comparar los resultados esperados contra los actuales (es decir, contra los requerimientos iniciales)
-Creación del documento de lecciones aprendidas.

Mejora continua
-Evaluación del desempeño
-Gestión de cambios

Muchas gracias!

Excelente que nos apoye con todos los detalles de negociación, se nota que tiene mucha experiencia.