Uso de Notion para Gestión de Proyectos y Documentación Empresarial

Para continuar con herramientas que faciliten tu gestión diaria, cuando requieras no solo organizar tu trabajo sino que te guíen en cómo hacerlo, Notion ‘espacio de trabajo, todo en uno’, como así se identifica esta aplicación, es tu respuesta.

Notion es una aplicación en línea a la que puedes acceder desde tu computador o sistema operativo iOS y Android desde el celular. Y lo mejor es que puedes trabajar offline y una vez te conectes nuevamente a la Red, sincronizas el trabajo adelantado.

La versatilidad es su principal característica al poder hacer diversas actividades en un mismo espacio en categorías como diseño, ingeniería, recursos humanos, marketing, gestión de producto y ventas. Según la categoría, ofrece igualmente unas plantillas (templates) que facilitan la inclusión y creación de información, o te da la libertad de empezar tu diseño desde cero.

No abarcaremos todas las opciones de esta herramienta; el propósito es indicarte inicialmente las ventajas y por dónde comenzar su navegación para que en la medida que la conozcas, aproveches sus funcionalidades y la facilidad de crear en ella.

Con Notion puedes iniciar creando notas y tu plan de calendario, hasta gestionar proyectos. Imagina un repositorio en el que tienes toda la documentación de tu empresa en un mismo espacio en línea, seguro y amigable.

Puedes contener todo tipo de documentación: misión, visión, equipo de trabajo, manual de marca, inventarios, plan estratégico, presupuestos o manuales de procedimiento. Además de hacer seguimiento a cada una de tus tareas, procesos o proyectos clave con herramientas de ayuda como tablas, listas, calendarios, etc.

Y no te preocupes que no tienes que partir de cero, como te decíamos en cuanto al diseño y organización, Notion te ofrece unas plantillas con una fácil edición, además que si ya cuentas con documentos elaborados por ejemplo en Word, puedes importarlos así como complementar tu página con la inclusión de audios, videos e imágenes.

Lo primero es crear tu cuenta, que recomendamos sea paga y para tu equipo de trabajo porque habilita más opciones; no obstante, si nunca lo has navegado, inicia de manera gratuita en Notion y con el tiempo seguro cambiarás tu plan.

Imagen tomada. Notion

En el registro te consulta sobre el tamaño de tu empresa, el tipo de trabajo al que te enfocarás (las categorías enunciadas al iniciar la lectura) y para qué vas a utilizar Notion, generando un enlace de tu espacio para compartirlo a quienes te interese.

Imagen tomada. Notion

Tener en cuenta. El idioma de la plataforma es en Inglés, pero todo el contenido que generes puede ser el de tu preferencia.

Una vez creada tu cuenta, en ‘Workplace’ encontrarás plantillas preestablecidas para empezar a organizar tu información y darle un nombre a dichos espacios, por ejemplo por áreas de trabajo.

Imagen tomada. Notion

Para crear una nueva página, debes ir a la parte inferior izquierda en ‘+ New page’ y mediante una plantilla que elijas, en este caso de ventas, la aplicación te indica no solo cuál información incluir sino en qué orden. Por ejemplo, con esta plantilla puedes hacer seguimiento de las oportunidades de ventas y la interacción con los clientes.

Imágenes tomadas. Notion

O puedes empezar con una hoja en banco y personalizarla con un nombre e ícono que sean fáciles de identificar. Y al desplegarse la lista de tipo de contenido, encontrarás solo al hacer click una gama de posibilidades como incluir textos, datos numéricos, listas, enlazar grupos de trabajo o documentos ya creados por ejemplo en Google Drive, incluir tablas, listas, galerías, calendario, entre otros.

Las ventajas de Notion las irás descubriendo en la medida en que conozcas más y crees con esta aplicación; cada día podrás obtener nuevos beneficios con base en la acción particular que decidas tú o tu equipo iniciar. Igual te recordamos otras características que no puedes olvidar desde el primer momento:

• Delegar tareas y saber el alcance del cumplimiento es un proceso fácil de lograr con esta aplicación.
• Con esto, incrementas la productividad de tu equipo al gestionar mejor el tiempo y enfocarte en lo que debes hacer pues ya sabes cómo.
• Impulsas el trabajo colaborativo, al alimentar documentos y procesos de manera sincrónica o asincrónica, además de hacer un seguimiento y medición constante y abierta con tu equipo.

Para que continúes conociendo las herramientas de uso de Notion, te invito a que abras tu cuenta y empieces a crear material de interés para tu empresa. Inicia por algo sencillo como tu primera página con una lista de chequeo, qué actividades puntuales debes realizar durante una semana.

Estamos próximos a finalizar nuestro curso. En la próxima clase te indicaremos cuál es tu proyecto a realizar para poner en práctica lo visto ¡No te lo pierdas!

Ver más en Notion