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Documentaci贸n de procesos en Notion8/9

Lectura

Para continuar con herramientas que faciliten tu gesti贸n diaria, cuando requieras no solo organizar tu trabajo sino que te gu铆en en c贸mo hacerlo, Notion 鈥榚spacio de trabajo, todo en uno鈥, como as铆 se identifica esta aplicaci贸n, es tu respuesta.

Notion es una aplicaci贸n en l铆nea a la que puedes acceder desde tu computador o sistema operativo iOS y Android desde el celular. Y lo mejor es que puedes trabajar offline y una vez te conectes nuevamente a la Red, sincronizas el trabajo adelantado.

La versatilidad es su principal caracter铆stica al poder hacer diversas actividades en un mismo espacio en categor铆as como dise帽o, ingenier铆a, recursos humanos, marketing, gesti贸n de producto y ventas. Seg煤n la categor铆a, ofrece igualmente unas plantillas (templates) que facilitan la inclusi贸n y creaci贸n de informaci贸n, o te da la libertad de empezar tu dise帽o desde cero.

No abarcaremos todas las opciones de esta herramienta; el prop贸sito es indicarte inicialmente las ventajas y por d贸nde comenzar su navegaci贸n para que en la medida que la conozcas, aproveches sus funcionalidades y la facilidad de crear en ella.

Con Notion puedes iniciar creando notas y tu plan de calendario, hasta gestionar proyectos. Imagina un repositorio en el que tienes toda la documentaci贸n de tu empresa en un mismo espacio en l铆nea, seguro y amigable.

Puedes contener todo tipo de documentaci贸n: misi贸n, visi贸n, equipo de trabajo, manual de marca, inventarios, plan estrat茅gico, presupuestos o manuales de procedimiento. Adem谩s de hacer seguimiento a cada una de tus tareas, procesos o proyectos clave con herramientas de ayuda como tablas, listas, calendarios, etc.

Y no te preocupes que no tienes que partir de cero, como te dec铆amos en cuanto al dise帽o y organizaci贸n, Notion te ofrece unas plantillas con una f谩cil edici贸n, adem谩s que si ya cuentas con documentos elaborados por ejemplo en Word, puedes importarlos as铆 como complementar tu p谩gina con la inclusi贸n de audios, videos e im谩genes.

Lo primero es crear tu cuenta, que recomendamos sea paga y para tu equipo de trabajo porque habilita m谩s opciones; no obstante, si nunca lo has navegado, inicia de manera gratuita en Notion y con el tiempo seguro cambiar谩s tu plan.

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Imagen tomada. Notion

En el registro te consulta sobre el tama帽o de tu empresa, el tipo de trabajo al que te enfocar谩s (las categor铆as enunciadas al iniciar la lectura) y para qu茅 vas a utilizar Notion, generando un enlace de tu espacio para compartirlo a quienes te interese.

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Imagen tomada. Notion

Tener en cuenta. El idioma de la plataforma es en Ingl茅s, pero todo el contenido que generes puede ser el de tu preferencia.

Una vez creada tu cuenta, en 鈥榃orkplace鈥 encontrar谩s plantillas preestablecidas para empezar a organizar tu informaci贸n y darle un nombre a dichos espacios, por ejemplo por 谩reas de trabajo.

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Imagen tomada. Notion

Para crear una nueva p谩gina, debes ir a la parte inferior izquierda en 鈥+ New page鈥 y mediante una plantilla que elijas, en este caso de ventas, la aplicaci贸n te indica no solo cu谩l informaci贸n incluir sino en qu茅 orden. Por ejemplo, con esta plantilla puedes hacer seguimiento de las oportunidades de ventas y la interacci贸n con los clientes.

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Im谩genes tomadas. Notion

O puedes empezar con una hoja en banco y personalizarla con un nombre e 铆cono que sean f谩ciles de identificar. Y al desplegarse la lista de tipo de contenido, encontrar谩s solo al hacer click una gama de posibilidades como incluir textos, datos num茅ricos, listas, enlazar grupos de trabajo o documentos ya creados por ejemplo en Google Drive, incluir tablas, listas, galer铆as, calendario, entre otros.

Las ventajas de Notion las ir谩s descubriendo en la medida en que conozcas m谩s y crees con esta aplicaci贸n; cada d铆a podr谩s obtener nuevos beneficios con base en la acci贸n particular que decidas t煤 o tu equipo iniciar. Igual te recordamos otras caracter铆sticas que no puedes olvidar desde el primer momento:

  • Delegar tareas y saber el alcance del cumplimiento es un proceso f谩cil de lograr con esta aplicaci贸n.
  • Con esto, incrementas la productividad de tu equipo al gestionar mejor el tiempo y enfocarte en lo que debes hacer pues ya sabes c贸mo.
  • Impulsas el trabajo colaborativo, al alimentar documentos y procesos de manera sincr贸nica o asincr贸nica, adem谩s de hacer un seguimiento y medici贸n constante y abierta con tu equipo.

Para que contin煤es conociendo las herramientas de uso de Notion, te invito a que abras tu cuenta y empieces a crear material de inter茅s para tu empresa. Inicia por algo sencillo como tu primera p谩gina con una lista de chequeo, qu茅 actividades puntuales debes realizar durante una semana.

Estamos pr贸ximos a finalizar nuestro curso. En la pr贸xima clase te indicaremos cu谩l es tu proyecto a realizar para poner en pr谩ctica lo visto 隆No te lo pierdas!

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