Gestión de proyectos con Excel

Es probable que si llegaste a este curso ya hubieras visto otros que hablaran de Excel o que ya tengas conocimientos básicos sobre esto.

En esta clase veremos cómo Excel es un aliado para la gestión de tus recursos de dinero o alcance dentro de tus proyectos. Más que indicar un paso a paso de lo que debas hacer, es crearte la conciencia de que no existen excusas para organizarte.

Excel, por sus cuadrículas y formato, está pensado principalmente para organización y operaciones con datos numéricos. Por tal, los recursos monetarios de tus proyectos pueden ser gestionados de manera práctica con esta herramienta. Si tu organización cuenta con un departamento de contabilidad, no pensamos sustituirlo, solo que tú, como gerente o gestor, si es que no estás llevando un seguimiento de lo que pasa con tu dinero de cada proyecto, puedas hacerlo.

Aquí te listo una idea que puedes seguir para hacer la gestión de tu dinero y una adicional para que veas cómo podrías gestionar el alcance y el tiempo:

• Lleva un registro de gastos: pero antes, es importante que definas cuánto quieres destinar a este proyecto. Dependiendo de tu experiencia y conocimiento gerenciando, podrás proyectarlo en términos de los beneficios o del dinero que podría ingresar en algún periodo de tiempo. Cuantificar el retorno exacto de proyectos de apropiación tecnológica o de digitalización puede ser algo confuso al principio, pero hazlo porque ¡valdrá la pena!.

Empieza haciendo una lista, por ejemplo, de las tareas que debe hacer tu empresa para vender un producto y cuándo gastas en cada una de ellas; luego piensa en cómo se reduciría este gasto a largo plazo si implementaras tecnología. ¡Compara y empieza a definir tu presupuesto!

Para atender la fase de análisis de viabilidad, planificación o ejecución de los proyectos en términos del dinero, puedes abrir una hoja nueva de excel y utilizarla para hacer un reporte de gastos:

En este ejemplo, listé las tareas que requirieron gastos para la ejecución del proyecto, teniendo en cuenta el alcance planteado anteriormente. Te invito a que crees el tuyo abriendo tu propia hoja de cálculo en Excel y siguiendo la estructura de esta imagen.

La gestión de tus recursos de dinero no solo obedece a un registro del momento en que sucede, sino que deberás dedicar un tiempo a su planeación, estimando los montos con la mayor exactitud posible, determinando el presupuesto y controlando los costos.

Por otro lado, en la fase de cierre de los proyectos, será necesario que hagas un análisis de lo que hiciste durante su ejecución para mejorar a futuro. En el Curso Básico de Excel seguro viste la manera de hacer tablas y gráficos que te ayuden a comprender más visualmente los hechos para tomar decisiones.

Siguiendo con nuestro ejemplo, para el proyecto de las comunicaciones en el último trimestre del año, queremos ver de manera general en qué invertimos más o menos dinero durante su ejecución. Para esto, podemos crear gráficos de tortas y barras y así analizar la información. Te invito a que accedas al archivo y explores cada elemento.

Esta es una oportunidad para presentarte las plantillas, que podrás encontrar gratis en internet en páginas como templates.office.com o plantillaexcel.com. Allí podrás ver formatos hechos previamente que se pueden adaptar fácilmente a tus necesidades. Te invito a que las explores siempre que tengas conocimientos base en Excel para poder, con criterio, decidir si son útiles o no para ti.

• Lleva un registro de tareas: lo que haces en Monday o ClickUp podrías hacerlo manualmente en Excel. A continuación verás un Diagrama de Gantt, muy conocido en la gestión de proyectos. ¿Recuerdas la vista de tiempo en Monday?. Es similar.

Esta es una plantilla que encontré en la web y adapté al ejemplo de proyecto que hemos venido siguiendo. Tú podrás descargarla y adaptarla. No necesitarás más que cambiar el nombre de las tareas y poner sus duraciones correspondientes.

Ahora que ya tienes algunas ideas y conoces nuevos recursos, te invito a explorarlos y contarnos en los comentarios si tu organización maneja o no de manera recurrente a Excel para gestionar sus costos.

En la próxima clase, veremos un nuevo enfoque en la metodología de gestión de proyectos. ¡Te espero!