¿Cómo clasificar y nombrar mis documentos?

• La clasificación

1. Es un sistema que permite almacenar información.
2. Agrupa elementos con características similares.
3. Por la forma en la que están diseñados los dispositivos digitales, la estructura que utilizamos es de carpetas, por niveles. De forma que podemos organizarlas de la manera que nos sea más conveniente.

• Cómo clasificar las carpetas

1. Año/fecha de creación. Es conveniente utilizar este criterio cuando necesitemos clasificar información recurrente, es decir, que se realiza cada cierto tiempo.
2. Tipo de documento. Clasificamos según los formatos de los archivos.
3. Área o departamento. Podemos utilizar este criterio en el ámbito laboral.
4. Cualquier otra característica que se adapte a nuestra forma de trabajo.

• Cómo nombrar mis documentos
  Una nomenclatura es un sistema de reglas que permite dar nombre a diferentes elementos. Pensar concientemente en los nombres que les damos a nuestros archivos, es una excelente práctica debido a que nos ayuda, primero, a encontrar fácil y rápidamente la información guardada, y segundo, a disminuir el riesgo de pérdida de la información. Para ello:

1. Todos los archivos deben tener un nombre asignado por nosotros.
2. Debemos nombrar los archivos una vez los descargamos.

• Qué tener en cuenta para la nomenclatura

1. Ser prácticos y específicos: llamar a las cosas por su nombre. Por ejemplo, PR (proyecto), CT (cotización), FA (factura).

2. Utilizar el tiempo a nuestro favor: clasificar por año o por mes cuando convenga, por ejemplo, FA-LUZ-ENE2020.

3. Evitar el “final final”, “este sí”: utilizar versiones para cada cambio (v1, v2, v3).

Algo que me ha funcionado con respecto a los nombres de archivo es agregarle la fecha según lo siguiente YYYY/MM/DD, eso me permite siempre mantenerlos ordenados de manera cronologica. Lo considero util para algunos tipos de documentos como certificados, facturas, pagos, entre otros.

✨¿Cómo nombrar mis documentos? ✨
• Todos los archivos deben tener un nombre asignado por ti, no el que el computador le da por default

Tenlo presente al momento de hacer descargas
Aspectos a tener en cuenta:
• Llama las cosas por su nombre
Tip: más adelante puedes crear tu sistema de nomenclatura como PR = Proyecto / FA = Factura / CE = Certificado
• Utiliza el tiempo a tu favor para clasificar, por ejemplo
Cumpleaños > Mariana > 2020
• Para el manejo de versiones utiliza al final: v1, v2…

Solo hay que recordar que la forma en que ordena los archivos la computadora es un sistema alfabético, por lo que lo más recomendable es usar el formato año mes día, si no se juntaran todos los archivos de enero, por ejemplo:

20200105 FA-LUZ
20200205 FA-LUZ

Si lo pones con el mes te podría suceder que se juntan todas las facturas de Enero

012019 FA-Luz
012020 FA-Luz
022021 FA-Luz

Yo nombro los archivos y carpetas como se hace en programación. Remplazando espacios por guiones medios o guiones bajos. Sin utilizar tildes. Ya que a la hora de entrar en la terminal o en el editor de código estos espacios y tildes no son interpretados y se remplazan por otros caracteres locos. Así que si su objetivo es la programación les recomiendo que hagan lo que les comento.

Después de pasar un Curso de Desarrollo Personal en el que analizaba mi Vida como un conjunto de 12 áreas (cada una también importantes por separado para tener la Calidad de Vida deseada), decidí clasificar mis carpetas también por esas áreas

📕RESUMEN:
Para clasificar las carpetas:

1. Año o fecha de creación.
2. Tipo de documento.
3. Área o departamento.
4. Cualquier otra característica que se adapte a nestra forma de trabajo.

La estrucutra de carpetas es por árbol.

Para clasificar la carpeta personal recomienda las siguientes sub-carpetas:

1. Fotos.
2. Pagos y compras.
3. Documentos personales (como dni, certificados y registros médicos).

Para clasificar la carpeta de trabajo recomienda las siguientes sub-carpetas:

1. Clientes.
2. Auditorias.
3. Presentaciones.

¿Cómo nombrar mis documentos?

• Tienes que saber sobre la nomenclatura.

• Nombrar bien ayuda a la revisión y a no perder el archivo.

Los principios para ombrar archivos son:

1. Todos tus archivos deben tener un nombre asignado.
2. Deberías nombrar los archivos una vez la descargues.

Debes tener en cuenta:

• Ser practico y específico.

• Utiliza el tiempo a tu favor al clasificar documentos.

• Evita el final final usa la v1, v2, etc.

Incluso ponerle “v1”, “v2” me parece mala práctica para guardar versiones de archivos. Para eso (al menos en el mundo de la programación) existe git.
Les recomiendo este vídeo y este otro vídeo (ambos creados por mí) para ver un poco sobre el tema.
También les recomiendo El Curso Profesional de Git y GitHub

Poniendo en práctica lo aprendido…

🤔¿Pero que pasa cuando tienes muchos archivos?🤔 Que flojera cambiarle el nombre a todos🙄, pues para eso está la grandiosa (y gratis) herramienta Bulk Rename Utility

Puede parecer muy compleja al inicio pero es demasiodo útil en la organización de archivos, te recomiendo ver unos tutorialesen YouTube si se te complica su uso.

Todo sea en nombre de la organización👌.

Recordé como nombraba mis proyectos en la escuela:
proyectofinal_v1
proyectofinal_final
proyectofinal_final_final

jajajaja

• Carpeta personal, no solo seria la carpeta “personal”, con subcarpetas en su interior, sino que también usaría, las carpeta imágenes y documentos que incluye Windows, ambas corresponden a la carpeta personal, esto para usar los mismos recursos de windows.
  Para ordenar los libros, los dividí categorías (ingeniera, marketing, cuentos e idioma) esto lo hizo mas sencillo de ordenar; aplique los criterios de observa, abre, clasifica, limpia. (Me decide de documentos que tenia desde 2015 que nunca termine )
• Carpeta profesional, al tener documentos importantes la aloje en mi nube y sincronice los archivos a mi computador, así tengo lo tengo en dos lugares, en mi experiencia solo uso una nube la de OneDrive, ya que al manejar muchas nubes, se duplica el trabajo y se crean muchas carpetas, y luego no sabes si lo tienes en el disco duro o en las nubes
• Para la carpeta proyectos, me ayudo de notion, ya que es mas comodo hacer un seguimiento de mi avance ahi

Espero les sirva la info 😃

Para una buena organización, debemos clasificar nuestros documentos, agrupando o separando según las características de los documentos. La forma de clasificar digitalmente nuestros documentos es a través de carpetas, generando un árbol.

Podemos clasificar los documentos por:

• Año/fecha de creación
• Tipo de documento
• Área o departamento
• Cualquier otra característica que se adapte a nuestra forma de trabajo

Podemos usar diferentes criterios a la vez, en este caso es un ejemplo de la organización de todo lo que tenga que ver con lo personal:

Ahora organicemos lo laboral:

1. Todos tus archivos deberían tener un nombre asignado por ti.
2. Nombrar los archivos una vez los descargas.
3. Los nombres deben ser:
   • Prácticos y específicos: Proyecto→ PR
   • Si es conveniente, clasifica por año o mes: FA-LUZ-ENE2020
   • Si es necesario, utiliza versiones para cada cambio: v1, v2, etc.

ponerle “v1”, “v2” me parece buena práctica para guardar versiones de archivos. una manera de tener actualizado el archivo sin borrar los cambios anteriores

En mi caso uso para las fechas el formato AAAAMMDD, para los nombres de los archivos no uso caracteres especiales ni espacios porque cuando uno usa linux o esta trabajando de forma remota se empiezan a presentar problemas

En lo personal, ordeno las carpetas con siglas y códigos. Ejemplo: [AB-CD01-2021]
Siendo AB (Sigla de proyecto), C (Sub-carpeta de AB), D (Sub-carpeta de C), 01 (Mes), 2021 (Año)

Lo más difícil es ordenar las fotos de mi ordenador, cientos de fotos de familiares, vacaciones, amigos y carpetas de respaldos de celulares, antiguas computadoras y demás. tengo mucha tarea que hacer ahí.

Me dispongo a re-organizar por:
Laptop laboral:

• F:\bam_0798\Backup\repos

Laptop personal:

• C:\Users\mggm\source\repos\Info

Les recomiendo el curso de Notion. A mí me abrió todo un panorama de organización que no tenía antes.

hay un pequeño problema y es el limite de caracteres en windows, tantas carpetas hacen mas largo la ruta y muchos programas dejan de abrir los archivos correctamente

la clasificación es un sistema que nos permite almacenar información. Esto puede ser según nuestros objetivos agrupar elementos que tienen características similares.
Para clasificar las carpetas de tu computador, puedes utilizar criterios
como año o fecha de creación de los documentos
Tipo de documento. Como propuestas y proyectos finales
área o departamentos
cualquier otra característica que se adapte a nuestra forma de trabajo
estructura por niveles o por árbol agrupación de elementos.

carpeta personal fotografías criterio de año o de fecha
pagos y compras facturas
documentos personales mi documento de identidad certificados escolares registros médicos

carpeta laboral. flujos de trabajo subcarpetas de clientes, carpeta de auditorías carpeta de presentaciones

dos mantras de la nomenclatura digital
Todos tus archivos deberían tener un nombre asignado por ti
Deberías nombrar los archivos una vez los descargues

Qué podrías tener en cuenta

• Se práctico y específico
• utiliza el tiempo a tu favor
• evita el final

Reto 5
carpeta personal
documentos personales: documento de identidad, pasaporte, firma electrónica.
pagos: 2020, 2021, arriendo, servicios
Eventos: cumpleaños, matrimonios

carpeta laboral
clientes: documentación, 2020, 2021, facturación
pagos: 2020, 2021
insumos: 2020, 2021, presentaciones

Cómo clasificar carpetas:

1. Año/Fecha: Para archivos recurrentes
2. Tipo de documento: Mismos archivos en distintos formatos Ej: Propuesta- Archivo Final
3. Área o departamento: Cuando se intervienen con varios departamentos
4. Cualquier otra forma que se adapte al flujo de trabajo

Qué tener en cuenta para nombrar las carpetas?

1. Ser práctico y específico: llamar a las cosas por su nombre. Ej Proyecto: PR, Factura FA
2. Utilizar el tiempo a favor: organizar por mes o año cuando convenga. Ej: FA-Luz-Ene-2020
   3)Evitar el final final este sí: Utilizar en su lugar versiones Ej: V1, V2, etc

Que risa me dió, con el punto 3 de lo que hay que tener en cuenta para la nomenclatura. Evita el final final este sí, jajaja me pasó mucho. Es un buen tips porque lo estaba identificando por fecha de ultima modificación y de hora jaja. Ya lo pondré en práctica

Estas son mis carpetas:

Personalmente nombro mis archivos con nomenclatura y con asignaciones de códigos:
0. PERSONAL
01 PAGOS
FA_L_20230116: Factura de luz del 16/01/2023
02 DOC. PERSONALES
HV_PDF_20230116: Hoja de vida extensión pdf del
16/01/2023

1. LABORAL
2. PROYECTOS
3. COTIZACIONES
4. ACADEMICO
   01 CUROS EXTERNOS
   02 POSGRADO

Mi aporte para este reto 5:

Parte 1:
Yo organizaria en dos carpetas llamadas, Pagos y Docs. Personal

• Pagos:
  Arriendo
  Servicios

• Docs. Personal
  Pasaporte
  Firma digital
  Documentos de identidad

En la parte 2, las tres carpetas para el aspecto “laboral” serían:

• Eventos:
  Matrimonios
  Cumpleaños

• Clientes:
  2021
  2020

• Insumos:
  Presentaciones

evitar los conectores, en lugar de poner: SKETCH DE PERSONAJE, usa mejor SKETCH PERSONAJE, evita los : de , para, con, sin,etc.

he visto demasiados amigos que lo hacen

Soy partidario del uso de iniciales en mayúscula, sean de la empresa, uniersidad banco, y luego ir a la definición del material y fecha. Mi carpeta de experiencia laboral se agrupa en experiencias, y dentro de cada una de ellas existe la carpeta de soportes legales, la de proyectos desarrollados, y la de insumos y material de apoyo.

Considerar las extructuras de las carpetas es esencial, asi vamos seguros de donde esta cada cosa. Hacer esa organización al momento que se va obteniendo cada archivo es clave, para luego no tener un reguero en la carpeta principal, y luego no saber por donde comenzar a organizar.

Es una gran ayuda de separar los tipos de carpetas lo tendre en cuenta.

1**. Como clasificar y nombrar nuestros elementos**
La clasificación es sistema que nos permite almacenar y agrupar
Podemos clasificarlos por:
Año y fecha de creación
Tipo de documento
Área o departamento
Características que se adapten a ti

Yo les recomiendo si llegara un caso de que los arvhivos los deseen ordenar por fecha, les recomiendo nombrar el archivo por la fecha completa pero, que lo escriban en el formato ingles: MM-DD-YY, ej: 04-29-2023. Esto para que cuando filtremos por nombre lo ordene de una vez por fecha. Ya que hay unos casos que el archivos se sube en otra fecha y esta es la mejor forma que vi para ordenarlo bien en ese caso.
Es un caso muy particular pero me sirvió, yo lo usé para unos videos de clases grabadas por fecha.

organizar en arbol tanto personal como laboral y estudios

Habitualmente las organizo así, dentro de su carpeta:
AÑO/MES/DÍA_NOMBRE
De esta manera no se duplican y está ordenado alfabéticamente.

buen metodo

Ame esta clase, ❤️

Excelente sistema pero yo tengo otra carpeta llamada estudios
https://www.dropbox.com/s/sd2wyqr6uf7e3et/Captura de pantalla 2022-10-27 22.48.18.png?dl=0

La clasificaciòn: Es un sistema que nos permite almacenar informaciòn agrupando elementos con características similares organizando la informaciòn en carpetas de la manera que nos convenga clasificandolo por año, nombre.

Gracias a este curso organice el chiquero que tenia jaja

Algo que a mi me sirve un montón es modificar los íconos de las carpetas. En Windows 10, para modificar el ícono de una carpeta:

1. Click derecho y “propiedades”
2. Buscas la pestaña “Personalizar”
3. En la última opción “Iconos de Carpeta”, click en “Cambiar icono…” y puedes seleccionar los iconos que trae el propio windows, o seleccionar iconos personales (lo segundo te tomaría mas tiempo pues tienes que escoger las imagenes que tu quieras y transformarlas a formato .ico)

Con ésto no solo tendrás tus carpetas organizadas por su nombre, sino también podrás distinguirlas visualmente. Por ejemplo, una carpeta “juegos” con un ícono de un mando de play; una carpeta “videos” con un ícono de una cámara de video; una carpeta “musica” con un ícono de nota musical, etc.

• Personal:
  Estado de cuenta
  Documentos personales
  Entretenimiento
  Fotografías

• Laboral:
  Documentos de revisión 22-08-semana 1, etc.
  Capacitaciones
  Reportes mensuales

nota jocosa: final finalisimo casi terminado version 00000000011, etc. jajaja

mi sistema de carpetas
nivel 00000 buffers, carpetas de intercambio y reclasificacion de informacion descargada o en proceso de incorporacion a mi biblioteca

nivel 00001, proyectos de aprendizaje, videos, cursillos, temas que he ido aprendiendo, en diversos formatos

nivel 00002, expedientes personales, documentos para realizar trámites personales, digitalizaciones de documentos personales

nivel 00006, documentos de mi trabajo, planificaciones, notificaciones, proyectos en curso, memorias por año, recursos desarrollados, bitácoras de trabajo

nivel 00007, cursos de aprendizaje especializado que tienen impacto en mi trabajo diario, estoy aprendiendo tres idiomas al año, este año estoy con francés y dos idiomas nativos de mi pais, tambien en el nivel 00007 tengo proyectos de autocrecimiento, investigaciones filosoficas y ese tipo de proyectos

nivel 00008, instaladores, documentacion de software instalado, instructivos especiales de aparatos que tengo en uso

nivel 00010, materiales antiguos no clasificados

nivel N, proyectos freelance, procesos de adquisicion de otras fuentes de ingreso, empleo o crecimiento productivo

nivel X, software y sistemas automáticos que he desarrollado, y que me sirven constantemente

observar que tengo espacios no llenos o numeracion no incluida, esto es porque aun no tengo temáticas que puedan ir en esos números

mi numeracion indexadora preferida es multiplos de 5 o de 10, para ir llenando los espacios en blanco con temas que aparezcan en el camino

De ahora en adelante voy a nombrar mis carpetas y archivos teniendo en cuentas estos tips. Muy buenos los aportes.