Sistemas de productividad y organización

¿Qué es las metodología PARA?

El método PARA es una forma de organizar información creado por Tiago Forte que te permite establecer una estructura simple y escalable para categorizar cada aspecto de interés, desde documentos hasta metas que quieras lograr. Este sistema consiste de cuatro espacios llamados Proyectos, Áreas, Recursos y Archivo (por eso se llama PARA), con los cuales podrás clasificar información relevante a distintos aspectos de tu vida de manera ordenada.

Metodología

1. Proyectos

• Iniciativas activas con un resultado y fecha límite determinados que pueden ser completadas a través de una serie de tareas.

• Usualmente están relacionadas a un área de interés.

Ejemplos:

• Correr una maratón

• Remodelar la sala

• Completar página web

2. Áreas

• Cada gran aspecto de tu vida dentro del cual tengas cierta responsabilidad.

• Pueden ser usadas para categorizar proyectos y recursos.

Ejemplos:

• Salud

• Finanzas

• Hobbies

3. Recursos

• Cualquier documento o información que tenga relevancia dentro de tu vida.

• Puede ser material de referencia general o para uso dentro de algún proyecto en específico.

• Usualmente están relacionados a áreas, pero pueden conectarse a proyectos también.

Ejemplos:

• Artículo sobre las criptomonedas.

• Plan de preparación para maratón.

• Copia escaneada del pasaporte.

4. Archivo

• Áreas, proyectos y recursos que no están activos en el momento.

Ejemplos:

• Información sobre las elecciones de 2016.

• Proyectos pasados.

• Áreas de las que ya no te tengas que ocupar.

Reto

Crea una base de datos para cada aspecto del método PARA y relaciónalos, de acuerdo a lo discutido, de la mejor manera que se adapte con tu forma de trabajar. Agrégales la cantidad de propiedades que creas necesarias para tener un sistema que sea lo más completo posible

Puedes revisar este ejemplo para guiarte, pero recuerda que es una versión simple y no necesariamente funcionará para tus necesidades.

Ejemplo

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GTD

¿Qué es?

El sistema Getting Things Done o GTD, creado por David Allen, consiste en 5 pasos simples que debes aplicar para ordenar y filtrar la forma en la que recolectas información y tareas en el día a día. El método promete brindar un espacio estructurado para poder concentrarse y ser estratégico en la manera en la que completas tareas y obtienes información.

Metodología

1. Capturar

Recolecta todo lo que llama tu atención

A lo largo del día, captura todo aquello que llame tu atención en un bloc de notas, una grabación de voz, el app de notas en tu teléfono o lo que sea que esté al alcance. Puedes recolectar desde proyectos y cosas de las que te tengas que encargar, hasta curiosidades o artículos que encuentres que te interesen leer o creas que serán útiles en algún momento.

2. Clarificar

Procesa lo que significa

Con cada cosa que has capturado, pregúntate ¿es accionable? Si no lo es, puedes archivarlo y mantenerlo como referencia, botarlo, o incubarlo para verlo luego. Si es accionable, decide cuál es la acción siguiente que debes hacer. Si esta te tomará menos de 2 minutos, complétala inmediatamente, de lo contrario, puedes delegarla de ser posible o agregarla a tu lista de tareas para completarla cuando tengas más tiempo.

3. Organizar

Ponlo donde corresponde

Agrega recordatorios y tareas en las listas apropiadas. Puedes crear listas para las compras de la semana, llamadas que tienes que hacer, cosas que tienes que recoger o llevar a algún sitio. De esta manera, puedes ver todas tus tareas del mismo tipo en un solo sitio y concentrarte en una categoría a la vez.

4. Reflexionar

Revisa frecuentemente

Revisa tus listas tan seguido como sea necesario para poder confiar plenamente en las acciones siguientes que has definido. Es recomendable hacer una revisión general cada semana para actualizar las listas, borrar lo que ya no sea importante y tener un plan de acción claro.

5. Enganche

Haz

Usa este sistema para tomar las acciones apropiadas en cada momento, teniendo confianza en que el plan que creaste fue creado con toda la información adecuada y que funcionará. Cada vez que completes una acción, recuerda definir la acción siguiente y empezar el proceso de nuevo.

Reto

Crea una nueva base de datos que pueda servir como inbox. Incluye etiquetas de estado y otras propiedades relevantes que te permitan seguir el proceso del sistema GTD.

Puedes usar las bases de datos que creaste para el método PARA como sistema de categorización y agregar la información recolectada con GTD a estas. De ser necesario, agrega una base de datos de tareas y relaciónala con el resto del sistema de la forma que te parezca más conveniente.

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Matriz Eisenhower

¿Qué es?

La matriz Eisenhower es una herramienta creada por Stephen Covey y basada en la forma de trabajar del ex-presidente de los Estados Unidos Dwight D. Eisenhower. Esta se basa en las cualidades de importancia y urgencia de una tarea para determinar cómo completarla, en qué momento y organizar una lista de tareas según 4 niveles de prioridad. Es especialmente útil para definir un orden específico en el que completar tareas, saber cuándo delegar y liberar un poco de tiempo dentro de lo posible.

Metodología

Utiliza las siguientes categorías para organizar la información accionable de acuerdo con su urgencia e importancia y definir su prioridad y pasos a seguir para completarlas.

Urgente e Importante

Prioridad 1

Tareas que tienes que completar inmediatamente.

Urgente y No Importante

Prioridad 2

Tareas que puedes delegar a alguien más.

No Urgente e Importante

Prioridad 3

Tareas que puedes programar para otro momento.

No Urgente y No Importante

Prioridad 4

Tareas que puedes eliminar o marcar para hacer más tarde.

Reto

Recrea la matriz Eisenhower con opciones de importancia y urgencia, y una fórmula que pueda calcular la prioridad de la tarea. Utiliza reglas “sort” para visualizar la información.

Revisa este ejemplo para guiarte. Recuerda que no necesariamente es como se debe ver el sistema que crees.

Matriz Eisenhower