Monitoreo y Control de Proyectos: Claves y Estrategias
Clase 7 de 18 • Curso de Análisis de Datos para la Gestión de Proyectos
Resumen
¿Qué es el monitoreo y control de un proyecto?
El monitoreo y control de un proyecto es una disciplina fundamental para garantizar que un proyecto se desarrolle de acuerdo con lo planificado. Consiste en una serie de actividades de gestión que buscan evaluar si la ejecución del proyecto está alineada con las metas establecidas en el plan inicial. Aquí exploramos cuándo se realiza, su importancia y qué elementos son monitoreados y controlados en cada área del conocimiento.
¿Cuándo se realiza el monitoreo y control?
El monitoreo y control se ejecuta durante la fase de ejecución del proyecto. Es imprescindible haber establecido ciertos documentos previos, como el acta constitutiva y el plan de dirección del proyecto, los cuales deben estar aprobados. Estos documentos son esenciales, ya que proporcionan las bases del proyecto en términos de alcance, cronograma y costos, también conocidas como las líneas base del proyecto.
Documentos necesarios
- Acta constitutiva del proyecto: Autoriza la existencia del proyecto y al director del proyecto. Proporciona una visión general del alcance, presupuesto, tiempo, entregables y posibles riesgos.
- Plan de dirección del proyecto: Incluye planes para cada área del conocimiento, como el plan de alcance y cronograma, cada uno con sus respectivas líneas base.
¿Cómo se monitorean y controlan las actividades del proyecto?
Al comenzar la ejecución del proyecto, el director debe supervisar las actividades en curso, comparando el progreso con las líneas base establecidas.
Actividades clave
- Observar y recoger datos: Recopilación continua de información del equipo de trabajo para evaluar el progreso.
- Analizar datos: Determinación de desviaciones con respecto al plan.
- Implementar acciones correctivas: Ajustes necesarios para volver a alinear el proyecto con los objetivos iniciales.
Elementos monitoreados
- Control integrado de cambios: Evaluación de todas las modificaciones en el proyecto.
- Control de alcance, cronograma y costo: Supervisión del progreso en áreas clave del proyecto.
- Control de calidad y recursos: Aseguramiento de que se mantengan estándares de calidad y se utilicen recursos de manera eficiente.
- Control de adquisiciones y comunicación: Gestión de la adquisición de recursos y mantenimiento de flujo de información.
¿Cuál es la importancia del monitoreo y control?
El monitoreo y control son cruciales para determinar el estado actual del proyecto y decidir si es necesario realizar ajustes al plan o continuar como se está desarrollando. Esto se logra mediante:
- Evaluación sistemática de procesos: Permite ajustar procesos y resultados de forma ordenada.
- Retroalimentación continua: Informes de estado que subrayan desviaciones y planes de corrección necesarios.
- Mejora continua del proyecto: Garantiza que el proyecto evolucione positivamente hacia su finalización exitosa.
Finalmente, el proceso de monitoreo y control fortalece la capacidad del director del proyecto para manejar desafíos, adaptarse a cambios y asegurar que los entregables cumplen con las expectativas de calidad y objetivos iniciales.