¿Qué se monitorea y qué se controla?
Se controla:
- Integrado de Cambios
- Alance
- Cronograma
- Costos
- Calidad
- Recursos
- Adquisiciones
Se monitorea:
- Comunicaciones
- Riesgos
- Involucramiento de los Interesados
Introducción
Visión general del curso
Fundamentos de Gerencia de Proyectos
¿Qué es la gerencia de proyectos?
Ciclos de vida de un proyecto
Beneficios de los ciclos de vida
Cómo hacer el seguimiento y control de un proyecto
Aprende y analiza estratégicamente
Presentación del proyecto
¿Qué es el monitoreo y control de un proyecto?
Herramientas para el análisis de datos
Método del valor ganado
¿Qué es el método del valor ganado?
Indicadores de valor ganado
Análisis de tendencias
Análisis de tendencias
Quiz: Método del valor ganado
Otras herramientas de análisis de datos
Análisis Causa-Raíz
Análisis de datos Histograma
Diagramas de control
Diagramas de dispersión
Análisis de riesgos: matriz de Probabilidad e Impacto.
Cierre
Conclusiones finales
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What is project monitoring and control?
Project monitoring and control is a fundamental discipline to ensure that a project develops according to plan. It consists of a series of management activities that seek to evaluate whether the execution of the project is aligned with the goals established in the initial plan. Here we explore when it is performed, its importance and what elements are monitored and controlled in each area of knowledge.
When is monitoring and control performed?
Monitoring and control is performed during the project execution phase. It is essential to have established certain prior documents, such as the project charter and the project management plan, which must be approved. These documents are essential, as they provide the basis for the project in terms of scope, schedule and costs, also known as the project baselines.
Necessary documents
- Project charter: Authorizes the existence of the project and the project manager. Provides an overview of scope, budget, time, deliverables and potential risks.
- Project management plan: Includes plans for each knowledge area, such as the scope and schedule plan, each with their respective baselines.
How are project activities monitored and controlled?
At the start of project execution, the manager should monitor ongoing activities, comparing progress against established baselines.
Key activities
- Observing and collecting data: Continuous collection of information from the work team to assess progress.
- Analyze data: Determining deviations from the plan.
- Implement corrective actions: Adjustments needed to bring the project back in line with initial objectives.
Elements monitored
- Integrated change control: Evaluation of all modifications to the project.
- Scope, schedule and cost control: Monitoring progress in key areas of the project.
- Quality and resource control: Ensuring that quality standards are maintained and resources are used efficiently.
- Procurement and communication control: Managing the acquisition of resources and maintaining information flow.
What is the importance of monitoring and control?
Monitoring and control are crucial in determining the current status of the project and deciding whether adjustments to the plan are needed or to continue as is. This is achieved through:
- Systematic process evaluation: Allows to adjust processes and results in an orderly manner.
- Continuous feedback: Status reports highlighting deviations and necessary correction plans.
- Continuous project improvement: Ensures that the project evolves positively towards its successful completion.
Finally, the monitoring and control process strengthens the project manager's ability to manage challenges, adapt to changes and ensure that deliverables meet initial quality expectations and objectives.
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Aquí dejo los apuntes que tomé de la clase:
Monitoreo y control
Conjunto de actividades de gestión para verificar si el proyecto va marchando según lo planificado. En la ejecución se ve si va de acuerdo a lo planificado.
Para eso debe considerarse:
- Acta constitutiva del proyecto: documento de inicio del proyecto - autoriza la existencia y designa al/la director/a del proyecto. Describe de forma gral. alcance, requisitos, entregables, etc.
Luego se entrega,
- Plan de dirección del proyecto: en cada área de conocimiento se desarrolla un plan por ello esto es un documento centralizado que sirve de guía en la ejecución. Incluye líneas base de alcance, cronograma y costo.
- Líneas base de alcance incluye también la EDT (estructura de desglose del trabajo)
Cuando ya está definido y estructurado el proyecto se comienza con la:
- Ejecución: puesta en marcha las actividades con base en el plan de Dirección de Proyectos.
Y para “No perder de vista la calidad” comienza el MONITOREO y CONTROL del proyecto.
Tener en la mira: la triple restricción de línea base de:
- Desempeño
- Presupuesto
- Cronograma
El plan y la acción deben estar ACORDE.
El control es la comparación de lo planificado vs. lo ejecutado.
El monitoreo es visualizar que la ejecución esté marchando de acuerdo a lo previsto.
Buenas noches a todos,
Acorde a la revisión de los tiempos del cronograma me gustaría aportar que la duración del proyecto se calcula teniendo en cuenta la ruta crítica del proyecto; es decir, todas las actividades que se deben hacer siguiendo el camino más largo.
Al revisar el cronograma del ejemplo, para el cálculo del tiempo que se tomará la fase de **ejecución ** se contemplan los paquetes de trabajo: diseño, programación y puesta en marcha; **NO ** se incluye el paquete del Copywriting, y esto es porque solo dura 5 días y depende de la fase de planeación; mientras que por ejemplo, el paquete de diseño tiene una duración de 12 días y también depende de la fase de planeación, es decir, tiene un duración más larga y hace parte de la ruta crítica.
Espero me haya hecho entender.
Saludos a todos!
El proyecto dura 32 días, en el archivo se pone el item de monitoreo y control en 32 días también. Siempre se pone equivalente al total del proyecto?
- ¿Qué es el monitoreo y control de un proyecto?
o Para hacer un buen monitoreo y control hay que tener unas consideraciones previas:
Acta constitutiva aprobada
Plan Dirección de Proyecto elaborado
Líneas bases del proyecto
Inicio ejecución
o En el acta constitutiva tenemos que tener los siguientes documentos:
Documento de inicio, que autoriza la existencia de un proyecto y da autoridad al director de proyectos
Describe de forma general el proyecto: Alcance preliminar, requisitos, entregables, riesgos, supuestos y criterios de terminación, entre otros
o Y tener un plan de dirección del proyecto:
Integra los planes de gestión de las áreas del conocimiento
Documento centralizado, guía en la ejecución
Incluye las líneas bases de alcance, cronograma y costo
o Una vez hecho esto, tenemos que tener la estructura de desglose de trabajo, que ya lo hemos realizado previamente:
o Ahora yendo al cronograma, tenemos los entregables:
Donde encontraremos la duración por días y las actividades precedentes necesarias para que aquella actividad se pueda llevar a cabo
•
Además de ver las actividades durante las semanas, tanto el tiempo como el dinero a ejecutar:
•
o Una vez realizado esto, se procede a las actividades de ejecución, donde al ejecutar, se monitorea y controla que todo esté como lo previsto. Por lo que se tienen que tener en cuenta aspectos como:
Observar lo que está ocurriendo
Recoger datos en la ejecución
Analizar e implementar acciones correctivas
o Y recordar no perder de vista la triple restricción: Línea base alcance, Línea base cronograma y la Línea base presupuesto. Ya que, todo obedece a la línea base desempeño
o Por lo que, algunas de las ventajas del monitoreo y control son:
Decidir si se debe retroceder o seguir avanzando
Va ajustando los procesos y sus resultados en forma sistemática
o ¿Qué se monitoria y qué se controla?
Control: Es la comparación entre lo que planificaste y lo que ejecutaste
• Integrado de cambios, alcance, cronograma, costos, calidad, recursos y adquisiciones
Monitorear: Visualizar que las cosas estén marchando de acuerdo a lo que se ha previsto
• Comunicaciones, riesgos, involucramiento de los interesados
o Y una vez se realice todo esto, se tiene que presentar un reporte de estado:
¿Cómo se ha ido desarrollando el proyecto en un estado X (según lo planeado)? ¿Por qué?
Informar los desvíos del plan y cómo serán corregidos
Es una buena práctica antes de iniciar a elaborar el cronograma de trabajo es realizar el EDT, ya que en este se pueden definir todas las tareas a realizar para después establecer los tiempos.
Ya varios autores incluyen la fase de “Monitoreo y Control” transversal en lo que es el ciclo de vida del proyecto. Ya no se ve como un aislada.
Plan de dirección del proyecto:
* Integra los planes de gestión de las áreas del conocimiento.
* Documento centralizado, guía en la ejecución.
* Incluye las líneas bases del alcance, cronograma y costo.
El Plan de Dirección del Proyecto es un documento centralizado que fusiona los planes de gestión de las distintas áreas de conocimiento. Sirve como una guía fundamental durante la ejecución del proyecto e incorpora las líneas base del alcance, el cronograma y los costos.
La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) es un esquema que detalla los entregables y los paquetes de trabajo para descomponer las actividades a ejecutar en un proyecto.
**Estructura de Desglose de Trabajo (EDT).**
**Describe entregables** y paquetes de trabajo para desglosar las actividades a ejecutar.
Quiero dejar un concepto considerado en las herramientas ágiles:
CONO DE INCERTIDUMBRE
El cono de incertidumbre describe la medida de incertidumbre de un proyecto. Nos dice que al inicio de un proyecto tenemos mayor probabilidad de confundirnos en nuestras estimaciones ya que es la fase inicial cuando menos información y conocimiento tenemos sobre la resolución del problema. Lógicamente esto no se puede aplicar a todos los ámbitos ya que si nos paramos a pensar en la construcción de una casa o un avión esta incertidumbre no es la misma. En estas ingenierías conocemos de antemano los planos y hasta los más mínimos detalles del plan ya que es un resultado conocido (la casa o el avión) lo que se pretende construir.
Interesante, gracias por compartir!!!
**Duración:** 32 semanas
**Costo total del proyecto**: $665
**Costo cada semana:**
Semana 1: $115
Semana 2 :$225
Semana 3 : $105
Semana 4 : $105
Semana 5 :$65
Semana 6 :$25
Semana 7: $25
Duración total por semana:
Semana 1: Inicio, Planificación,Ejecución, diseño, levantamiento de requisitos.
Semana 2: Ejecución,Levantamiento de requisitos( 3.1.2 Elaboración interfaz
3.1.3 Validación prototipo
3.2 Copywriting)
Semama 3: Ejecución, 3.3 Programación, 3.3.1 Código
Semana 4: Ejecución: 3.3 Programación, 3.3.1 Código
Semana 5: Ejecución , 3.3 Programación, 3.3.2 Carga Inicial
3.3.3 Integración, 3.3.4 Pruebas.
Semana 6: 3.4 Puesta en operación
Semana 7: Cierre.
En todas las semanas se realiza Monitoreo y Control.
***Buen punto*** de no perder de vista **la calidad** de los entregables.
Recuerdo que en mi último trabajo, los contratistas no cumplieron con las especificaciones técnicas del control de calidad, tuvieron que demoler los 3 Cubos de concreto que habían tirado. Tenían poco personal, y botaron mucho material, no alcanzaron ni a platachar, se les secó el concreto. Como dice la sabiduría popular: "***El que mucho abarca, poco aprieta***".
**<u>Duración total del proyecto: </u>**32 dias
**<u>Costo total del proyecto: </u>**$665.00
**<u>Costos por semana: </u>**
Semana 1:$ 115
Semana 2: $ 225
Semana 3: $ 105
Semana 4: $ 105
Semana 5: $ 65
Semana 6: $ 25
Semana 7: $ 25
**<u>Duración total por semanas: </u>**
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El informe del estado tras el monitoreo:
* ¿Ha avanzado el proyecto según lo planeado en el estado X? ¿Por qué?
* Detallar desviaciones del plan y sus correcciones.
Reporte de estado después de monitoreo.
* ¿Cómo se ha ido desarrollando el proyecto en un estado X (según lo planeado)? ¿Por qué?
* Informar los desvíos del plan y cómo serán corregidos.
En el control:
\- Control Integrado de Cambios.
\- Alcance.
\- Costos.
\- Calidad.
\- Recursos.
\- Adquisiciones.
En el monitoreo:
\- Comunicaciones.
\- Riesgos.
\- Involucramiento de los Interesados.
¿Qué se controla?
1. Control integrado de cambios.
2. Controlar el Alcance.
3. Controlar los Costos
4. Controlar la Calidad
5. Controlar los Recursos
6. Controlar las Adquisiciones.
\---
¿Qué se monitorea?
1. Monitorear las Comunicaciones
2. Monitorear los Riesgos
3. Monitorear el Involucramiento de los Interesados.
El monitoreo y control ofrecen beneficios clave:
* Facilitan la decisión entre retroceder o avanzar según sea necesario.
* Ajustan sistemáticamente los procesos y sus resultados.
**Ventajas del monitoreo y control**
* Decide si se debe retroceder o seguir avanzando.
* Va ajustando los procesos y sus resultados en forma sistemática.
El monitoreo asegura que el plan y la dirección se alineen, lo cual indica un excelente trabajo cuando coinciden en el mismo rumbo.
El monitore es para ver que el plan y la dirrección van acorde por el ismo camino, cuando eso pasa hemos hecho un excelente labor.
**Monitoreo y control**
1\. Observar lo que está ocurriendo en el proyecto.
2\. Recolectar datos durante la ejecución de las actividades.
3\. Analizar los datos recopilados.
4\. Implementar acciones correctivas en base al análisis realizado.
El proceso de monitoreo y control implica la observación activa de lo que está sucediendo en el proyecto, la recolección de datos durante la ejecución, y el análisis de estos datos para implementar las acciones correctivas necesarias.
**Monitoreo y control**
1. Observar lo que está ocurriendo.
2. Recoger datos en la ejecución
3. Analizar e implementar acciones correctivas.
El monitoreo y control abarca un conjunto de actividades destinadas a verificar si el proyecto avanza de acuerdo con lo planificado. Es crucial para identificar desviaciones y tomar medidas correctivas o preventivas cuando sea necesario.
Monitoreo y control es un conjunto de actividades de gestión para verificar si el proyecto va marchando según lo planificado.
Al iniciar la ejecución, se lleva a cabo un monitoreo y control continuo para asegurar que todo se desenvuelva según lo previsto.
Cuando inicio la ejecución se monitorea y controla que todo esté como lo previsto.
Ejecución: Dirigir la realización de las actividades sobre la base del plan de Dirección de poryectos. No perder de vista la calidad.
El acta constitutiva es un documento inicial que otorga la autorización para la creación de un proyecto y confiere autoridad al director del proyecto. En términos generales, describe el alcance preliminar, los requisitos, los entregables, los riesgos, los supuestos y los criterios de terminación, entre otros aspectos relevantes del proyecto.
**Acta constitutiva:**
* Documento de inicio que autoriza la existencia de un poryecto y da autoridad al director de proyectos.
* Describe de forma general el proyecto: Alcance preliminar, requisitos, entregables, riesgos, supuestos y criterios de terminación entre otros.
Para llevar a cabo el monitoreo y control, se necesitan consideraciones previas, como la aprobación del acta constitutiva, la elaboración del Plan de Dirección del Proyecto, y la definición de las líneas base del proyecto, todo esto antes de iniciar la ejecución.
Para el monitoreo y control requiere unas consideraciones previas.
* Acta contitutiva aprobada.
* Plan Dirección de Proyecto elaborado.
* Líneas bases del proyecto.
* Inición ejecución.
no me deja descrgar el analisis del proyecto
No es correcto que en una EDT se presenten los grupos de procesos de la gestión de proyectos como si fueran fases del proyecto
1
Inicio - 1 día - 20$
Planificación - 2 días - 40$
Ejecución - 28 días - 550$
Monitoreo y control - 32 días (no se suma al resto, sino que es la TOTALIDAD de la duración del proyecto porque debo monitorear y controlar continuamente) - 35$
Cierre - 1 día - 20$
Total: 665$, 32 días
Sugeriría tener siempre un lapso de tiempo o periodo de gracia en caso de que haya problemas. Es muy idealizado este concepto sino
Interesante el approach sobre la línea de desempeño basados en métricas cuantificables sobre un objetivo de valor delineado desde el inicio de la inversión de recursos.
El proyecto tiene una duración de 37 días en la casilla D5 y D8 falta sumar los días del copywriting
Duración: 32 días
Costo Total del Proyecto: 665 USD
Costo de cada semana:
Semana 1 = 115USd
Semana 2 = 225USd
Semana3 = 105 USD
Semana 4= 105 USD
Semana 5 = 65 USD
Semana 6 = 25 USd
Semana 7 = 25 USD
El cronograma tiene una duración de 33 días y tiene un costo total de 665 dolares. El promedo de costos por semana es de 95 dolares. La semana donde los costos son mayores es la número 2, esto se debe a la elaboración de la interfaz.
La primera vez que revisé el archivo sin tomar la clase no lo entendí. Ahora me es muy fácil identificar los costos por semana y totales como los tiempos de ejecución.
El proyecto tiene duración de 32 días.
1.-Inicio 1
2.- Planificación 2
3.-Ejecución 28
3.1 Diseño 12
3.2 Copywrititng 5
3.3 Programación 15
3.5 Entregable página web
4.-Monitoreo y control 32
5.- cierre 1
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