Creación de Reportes de Ventas con Google Sheets y Data Studio

¿Cómo crear un informe de ventas usando Google Sheets y Data Studio?

¡Hola! Si has sentido alguna vez que tus informes de ventas son difíciles de interpretar o que te lleva demasiado tiempo armarlos, ¡tenemos buenas noticias! Hoy aprenderás a crear reportes de ventas efectivos, utilizando tan solo Google Sheets y Google Data Studio. Tener un control visual y sencillo de tus datos te permitirá tomar decisiones más informadas y rápidas. Vamos a explorar cómo.

¿Cuál es la estructura ideal de los datos?

Antes de comenzar a construir un informe, es crucial tener los datos bien organizados. El secreto detrás de un informe claro es una hoja de cálculo con datos estructurados. Aquí te cuento cómo lograrlo:

• Columnas y filas claras: Asegúrate de que tus datos estén organizados en filas y columnas. Esta estructura es necesaria no solo para Google Sheets, sino también para cualquier herramienta de visualización como Power BI.
• Información relevante: Incluye datos como el nombre del contacto, el correo electrónico, la ciudad, el nombre de la compañía, el vendedor asignado, el producto adquirido, el estado de la venta, el valor monetario, entre otros. Cada columna debe representar una categoría distinta de datos.

¿Cómo conectar Google Sheets a Google Data Studio?

Ahora que tienes la estructura de tu hoja de cálculo lista, es momento de integrarla con Google Data Studio para empezar a visualizar tus datos de manera atractiva y útil.

1. Inicia un nuevo reporte en Google Data Studio.
2. Conecta con Google Sheets: Usa el conector de Google Sheets que trae todos los documentos vinculados a tu cuenta de Google.
3. Selecciona la hoja adecuada: Si tu hoja de cálculo tiene varias pestañas (por ejemplo, "deals", "settings"), elige la que contiene los datos relevantes para tu informe.
4. Verifica la correcta comprensión de datos por parte de Data Studio: Edita las fuentes de datos añadidas para asegurarte de que Data Studio ha categorizado los datos adecuadamente. Por ejemplo, revisa que las cifras económicas estén en formato de moneda y que las ciudades sean reconocidas como datos geográficos.

¿Cómo personalizar tus informes con gráficos?

Con tus datos ya en Data Studio, puedes proceder a responder preguntas importantes de ventas a través de gráficos.

• Series de tiempo: Muestra las ventas a lo largo del tiempo seleccionando el valor económico acumulado en lugar del simple conteo de registros.
• Actualizar los datos en tiempo real: Refleja en tus gráficos cualquier cambio que realices en tus hojas de cálculo de Google Sheets, para mantener los informes siempre actualizados.

¿Qué beneficios ofrece una plantilla predefinida de CRM?

Para aquellos que desean acelerar el proceso de creación de informes, compartiré contigo una plantilla de CRM en Google Data Studio.

• Métricas clave visualizadas de forma rápida y sencilla: Observa la cantidad de negocios en diferentes estados (ganados, perdidos, abiertos), el valor total, y otras métricas esenciales.
• Embudo de ventas: Analiza el recorrido de tus contactos desde el primer contacto hasta el cierre de una venta, identificando áreas críticas donde puedas mejorar.

¿Por qué es importante seguir aprendiendo?

Además de la satisfacción de crear informes visuales efectivos, seguir aprendiendo te permitirá:

• Mejorar en la creación de gráficos y series temporales.
• Personalizar los formatos y colores de tus informes.
• Cumplir y visualizar con claridad tus objetivos de negocio.

Próximamente aprenderás a usar formatos condicionales y líneas de referencias en Google Data Studio para evaluar mejor tus metas comerciales. ¡Te espero!

Así que ¡manos a la obra! Tu camino para dominar Google Sheets y Data Studio ya ha comenzado, y cada paso te lleva a ser más eficiente en tu análisis de ventas.