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Caso de estudio: análisis del proyecto

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Recursos

Aportes 114

Preguntas 10

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Hubiese añadido la pregunta del presupuesto… cuanta plata tenemos ?

**Preguntas de la entrevista: **

**1) ¿Qué queremos lograr con este evento? ** Pasar de B2B (Business to Business) a B2C (Business to Consumer).
2) ¿Tenemos alguna métrica de éxito? métrica de vanidad: cuántos asisten al evento, cuántos se conectan y cuántas personas van a comprar la guía y que obviamente se van a publicar.
3) ¿Tenemos mapeado lo que vamos a hacer y lo que no? Buscar una muy buena producción audiovisual. Se requiere que las speakers sean mujeres en especial. Todo el tema de la producción debe salir perfecto.
**4) ¿Cuándo va a ser el evento? ¿Cuántos días va a durar? ** Faltan 3 semanas. Pensar en la divulgación para que llegue suficiente público. El evento dura 2 días. Buscar speakers para cubrir esa agenda.
5) Equipo de trabajo. ¿Voy a tener personas que me van a apoyar o no? Una persona dedicará su tiempo de manera exclusiva a apoyarte en la planeación, la divulgación, la coordinación de lo que se necesite. Uno debe escoger quien es esa persona. Las otras personas te pondrán apoyar pero no dedicando su tiempo de manera exclusiva.

Creo que habría preguntado si había alguna alternativa en caso de que no se lograran conseguir suficientes speakers mujeres.

Gracias.

Yo hubiera preguntado si esto ya se había echo anteriormente para ver como se realizo la vez pasada y poder guiarme.

- Cambio en el negocios: Vamos a pasar de B2B a B2C
- Métricas: ¿Cuántos asisten? y Cuantos papers se venden?
- Énfasis en la producción: Debe ser muy buena, considerar una buena productora con audio y audiovisuales de alta calidad.

  • Debe ser divulgada con tiempo para asegurar la asistencia y asegurar un buen alcance en el grupo objetivo definido para la venta de los papers.
  • El evento durará dos días, cubrir a las relatoras.
  • Tendrás solo un ayudante para al 100% pudiendo pedir ayuda al equipo.

Cuanto es el recurso disponible en dinero para la producción y si considera algún speaker en específico para el evento. Es importante tener claro el segmento al que se apunta con el producto para que todas las publicaciones y el marketing consideren este segmento. Pero entiendo que esto no es parte de la organización del evento, correspondería a Marketing.

¿Cuál es el contenido del Whitepeaper y de donde lo vamos a sacar?
¿Cuáles son los temas a tratar por las conferencistas?
¿Cuánto es el presupuesto asignado para el evento?
¿Vamos a pagar honorarios a los conferencistas? ¿En los eventos anteriores cuanto presupuesto se ha asignado para esto?
¿Hay algún listado de proveedores que nos han apoyado anteriormente con estos servicios?
¿A través de que medios se ha hecho la divulgación del evento?

Mi duda sería: ¿si va a ser un evento en vivo o un estreno pre-grabado y post producido?

Un aporte ¿Tenemos aseguradas las speakers o tenemos a alguna para cubrir alguna eventualidad?

Es posible que alguna avise de última hora que no puede presentarse

HOLAA A TODOS !! ELABORE LA INF QUE SE OBTUVO Y LA INF QUE HIZO FALTA COIMUNICAR. SI ALGUIEN TIENE MAS CONOCIMIENTO SOBRE EL TEMA Y TIENE ALGUNA MEJORA PARA LO QUE REALICE ME LO PUEDEN DECIR ! MUCHAS GRACIAS !

Me gusto el roleplay, fue claro con las preguntas principales para darse a una idea de lo que vamos a a hacer, falto el ámbito del presupuesto y cuando se llevara a cabo esta Conf

en mi opinion faltaron abordar tres cuestiones muy importantes

  • ubicacion del evento, pues tambien es necesario saber la cantidad de aforo
  • costos
  • el(los) tema(s) que se desarrollaran, de ahi que parta la seleccion de las ponientes

Habría preguntado con qué presupuesto se cuenta para llevar a cabo el evento y si ya tenían en mente un ponente específico o con influencia para lograr atraer público.

El objetivo es tener una alcance amplio de la conferencia, para lo cual los ponentes deben de ser de un buen renombre o conocidos, mi pregunta seria "¿Los ponentes pueden ser con un perfil abierto o tiene que apegarse a la filosofía y/o valores de la empresa?

  • Se quiere fortalecer la comunidad que tiene la empresa, pero principalmente pasar a B2C del B2B.
  • Mediante una producción audiovisual (se necesita la mayor cantidad posible de personas a asistir; de los cuales, van o no a comprar la guía).
  • Será un evento virtual; por eso se necesita tener buen control de los medios de streaming y tener una buena calidad.
  • Se requieren de suficientes speakers femeninas para 2 días de conferencia.
  • Todo debe estar listo en 3 semanas, contando con la ayuda completa de una persona (elegida por el gestor de este proyecto) y con el apoyo de todo el equipo en tiempo parcial.
  1. ¿Presupuesto del proyecto?
  2. ¿Se han realizado eventos similares con anterioridad?

-Se busca fortalecer a la comunidad

  • Las métricas de éxito serán el número de personas conectadas y el número de personas que compran el whitepaper
  • Se requiere la mejor producción audiovisual, speakers mujeres y que todo este en orden ya que será por streaming
  • El evento durará 2 días y se llevará a cabo en 3 semanas.
  • Contamos con una persona Full time para planear, comunicar etc.

Como bien comenta un compañero considero es fundamental tener claro el presupuesto para llevar a acabo la conf

¿Cuánto de presupuesto se asignó a WIM Conf?
¿Cuale son los riesgos en la WIM Conf?

Preguntas?
Cual es el objetivo de esta conferencia?
A quienes peretendemos alcanzar con esto? Cómo lo vamos a medir?
En cuanto tiempo tiene que estar listo?

Alguien me va a dar apoyo?
Se necesita prespuesto para esto?
A quienes vamos a ayudar en la empresa con esto?

Creo, hubiera sido útil aclarar si ya se había terminado de definir el proyecto; ya que si la información que
se tenía era solo de una conversación inicial, podría haber cambios esenciales en la estructura del proyecto.

Estas son las notas (breves) que dejó tu líder, quien había discutido
previamente esta iniciativa con otros líderes y los C-level. Fue una
conversación inicial
(Documentación: WIM Conf)

habria preguntado si tendre otro producto estrella y si tendriamos alguna promoción exclusiva para el evento.

que interesante

Lo unico que necesito es saber con cuanto dinero cuento…y que habia adelantado del proyecto. pero aun asi esta bien el ejercicio.

SI ES NECESARIO SABER CUAL ES EL PRESUPUESTO.

Me habría gustado preguntar sobre el presupuesto, así como los contenidos preparados para el evento. Temas o cosas por el estilo.

Mis preguntas adicionales son:

  1. ¿Qué información debe tener el whitepaper?
  2. ¿Con quien me contacto del equipo de marketing para trabajar en este proyecto?
  3. ¿Cuántas conferencistas son?, ¿Todas se conectan virtual desde su ciudad natal o llegan a la ciudad y hay que tener el tema de viáticos cubierto?
  4. ¿Cuánto es el presupuesto asignado y aprobado para el proyecto?

Algunas preguntas extra:

  • ¿Quiénes dan las aprobaciones tanto de lo entregable como de los recursos?
  • ¿A quiénes busca impactar, quienes se verían beneficiados?
  • ¿Existe algún proyecto anterior que se haya realizado, hay documentación?

Por lo demás me gusto el ejercicio del rol

No se tomo el cuenta el tema del presupuesto asignado a dicho proyecto.

las preguntas que se realizaron son claras, (objetivos del evento - las conferencistas deben de ser solo mujeres - el tiempo es de 3 semanas - metricas de la cantidad de personas que asistirán y cantidad de guías vendidas. pero considero que faltó:1 con cuánto dinero total contamos para el evento. 2 En que comunidades nos podemos apoyar para conseguí las conferencistas, puesto que podemos encontrar conferencistas dueñas de pequeñas empresas, micro empresas, mujeres líderes sociales que cuentan con la experiencia de ejecutar con buenos fines obras que generen valor y empleo en la comunidad, mujeres por fuera del departamento y/o mujeres con la experiencia en el exterior. 3 el evento está enfocado a personas de cualquier clase social, cualquier tipo de profesiones, para emprendedores, para empleados,... 4 El evento contará con un acompañamiento de algún tipo de eventos intermedios y que tipos de eventos se pueden mezclar, para m habitar la saturación de información de las personas y el retiro temprano del mismo. 5 se generar publicaciones posteriores al evento, para capturar los momentos importantes o épicos para la póster muestra al público y captación de futuros clientes. creo que la reunión sería un poquito extensa conmigo presente, partiendo del punto que el tipo de evento no está relacionado con lo que realizó a diario. tratando de sacar la mayor cantidad de información posible.
  1. Objetivos del proyecto: Realizar el evento Women in Marketing Conf, para impulzar la oportunidad de crecimiento para el negocio.
  2. Objetivos de la conferencia: fortalecer la comunidad que tiene la empresa y pasar de B2B (Business to Business) a B2C (Business to Consumer).
  3. Métricas de exito: la cantidad de personas que asistan al evento y la cantidad estimada de asistencia, asi como tambien la cantidad de personas que van a las guias y la cantidad de asistencia totales.
  4. Requerimientos: buscar una muy buena producción audiovisual, el evento está enfocado a mujeres, pero se hará un gran esfuerzo para involucrar a hombres como público asistente, sin embargo las speakers deben ser mujerer y la cantidad debe ser la adecuada para apoyar la conferencia que se estima sea de 2 dias; La conferencia se hara a través de tegnologia streaming por tal motivo es necesario asegurar la calidad de todas las variables que se involucren; Se debe hacer un buen proceso de divulgación para lograr atraer la mayor cantidad de personas.
  5. Fechas: se realizara en tres semana, contemplado a durar 2 dias, del 22 al 23 de Mayo (3 horas de ducación por dia)
  6. Recursos: Se tendra sólo una persona de tiempo exclusivo, dedicada al 100% con la organización del evento (la lider es la responsable de seleccionarla); El resto del equipo apoyaran cuando se requiera pero no con la dedicación exclusiva.

Pregunta importante que faltó por hacer: Presupuesto para la elaboración del evento.

¿Con qué recursos contamos para llevar a cabo está actividad?

-Pienso igual uno de los mayores puntos a acordar o hablar es el presupuesto para el proyectó pues de hay depende que tan grande o tan pequeño puede ser, tener un presupuesto nos ayudara a saber y decidir en que se destinara cada %$ ,
-Saber si será un evento en vivo o pre-grabado.
-Si ya se tiene contemplado a las conferencistas, así como si se les pagara por charla u hora.
-Si se tiene un lugar exclusivo

También es super necesario conocer el presupuesto que tenemos para esto, son 2 días de evento 3h c/u.

  • Hay que cubrir producción audiovisual y alojamiento en caso de ser necesario.
  • Las speakers van de manera voluntaria o hay un presupuesto asignado para cada participación?
    En caso que sea de manera voluntaria podemos gestionar la participación de varias speakers en intervenciones cortas para más dinamismo, y de ser contratadas podemos negociar precio por intervención o tiempo para mantenernos dentro de un presupuesto razonable y optimizar recursos.
  • Si bien, el evento será gratuito, cual es el monto mínimo que debemos alcanzar con la comercialización de la guía práctica a los usuarios?
    De ser así, debemos plantear si el valor se deja en $15 o $10 para que más interesados puedan acceder a este y poder estar dentro de la meta de personas que compren y dinero que queremos que se gestione.

Sobre las skeapers que van a intervenir:

  • Tenemos un requerimiento puntual de los temas que queremos que se traten en el evento o ellas pueden sugerirnos de acuerdo a su experiencia en el medio?
  • Para fortalecer y extender nuestra comunidad de B2B a B2C, tenemos una estrategia como una promesa a futuro para fidelizar en nuestra comunidad a los asistentes de nuestro evento?

falto cuanto presupuesto aproximado para este evento?
algún evento parecido para poder guiarme?
proveedores de confianza para este evento?

lo que falto cuanto dinero vamos a disponer para este evento?
un factor sumamente importante para cada proyecto
también Que proyecto similar para poder guiarme?
lo demás esta bien creo que eso seria todo.

Me encantó el formato: muy bueno. Viendo los aportes de los demás compañeros, creo que no hay preguntas que hayan faltado y se deban agregar

Hubiera preguntado:
El horario del evento… son dos días pero en qué horarios? sólo la mañana? dos jornadas?
Ya tenemos lista de proveedores para el streaming? Para al divulgación?
Tenemos lista de posibles Speakers o hay que buscarlas de cero?

Mis dudas serían:

  • ¿Tenemos algún venue ideal para este evento o se puede acondicionar uno con escenario y todo lo necesario?
  • Presupuesto
  • ¿Se pueden armar giveaways para invitados y ponentes? aprovechando los partnership que tenemos?
  • Presupuesto para divulgación
  • ¿Sería buena opción contratar a una conductora para el evento?
  • ¿Para el registro podemos hacerlo a través de una landing page?
  • Todo se hará en vivo o puede haber pre grabaciones (depende del ppto)

Apuntes que tomé sobre la reunión:

  1. Queremos fortalecer la comunidad y abrirnos al mercado B2C

  2. La idea es apuntar a una métrica de vanidad y una de interés (¿Cuantos se conectan y cuantos compran?)

  3. Al ser una conferencia virtual se necesita buena producción para el Streaming y tener en cuenta que solo son speakers mujeres.

  4. Va a ser en 3 semanas (divulgación) y el evento es en 2 dias (Speakers para cubrirlos)

  5. Solo hay de apoyo una persona de Fulltime, las demás te apoyan pero no de lleno.

Preguntas que yo hubiese hecho:

  1. ¿De que presupuesto disponemos?

  2. ¿Nuestro objetivo solo es probar y testear el mercado B2C o estamos decididos a abrir ese mercado?

  3. ¿El único servicio B2C que podemos probar es Marca Personal o tenemos otra idea?

  4. ¿Que pasaría si por cuestiones de tiempo no alcanzamos las 5.000 personas?

  5. ¿y si en vez de hacer el evento en 3 semanas lo hacemos cuando las campañas de marketing programadas ya hallan terminado?

Si te gusto el comentario regalame un like, te lo agradecería mucho.

se hubiera preguntado sobre el tema de presupuesto adicional el alcance definirlo un poco mas detallado.

Que queremos lograr?
Fortalecer la comunidad, de b2b a b2c
Métricas de éxito?

métricas de vanidad: asistentes
cuantas compras de la guía

QUE vamos a hacer y no?
buenas producción audiovisual
publico hombre y mujeres
speaker mujeres

Cuando va a ser?
en 3 semanas
divulgación
2 días de evento

1 persona de tiempo exclusivo: quien te funcione mejor

Fechas exactas que podemos manejar

Tiempo que usaremos

Presupuesto

Personal disponible

Mis preguntas son:

  • ¿Cuáles son los temas de los que se hablarán en el Women In Tech Conf?
  • ¿Se tiene una lista de las mujeres conferencistas que participarán?
  • ¿Será en vivo o pre grabado?
  • ¿Cuál es el presupuesto?

Notas reunión:

  1. ¿Qué queremos lograr específicamente?
  • Fortalecer la comunidad que tenemos
  • Empezar a acércanos a b2c
  1. ¿Métrica de éxito?
  • Métrica de vanidad-- cuantas personas asisten o se conecta
  • Cuantas personas compran la guía
  1. ¿Qué vamos a hacer y qué no?
  • Conferencia virtual
  • Buena producción audiovisual de las speaker sea muy buena (speaker mujeres)
  • Dirigido a mujeres y hombres
  • Va a ser en streaming (producción perfecta)
  1. ¿Cuándo va a ser y cuántos días?
  • En tres semanas
  • Pensar en divulgación para tener suficiente publico
  • Evento dura 2 días (pensar en speaker para cubrir agenda)
  1. ¿Equipo de trabajo?
  • Una persona de tiempo completo
  • Decidir quien del equipo funciona mejor

Preguntas adicionales:

  • ¿Cuál es la información clave que debe de ir en la guía?
  • ¿Cuánto nos cuesta hacer la guía?
  • ¿Qué perfil estamos buscando para que este interesado en el producto?

yo preguntaría sobre

  1. presupuesto general
  2. cuál va a ser el procedimiento de selección y confirmación de las asistentes al evento
  3. cuál va a ser el procedimiento de selección de las conferencistas, cuales son los temas? cuanto tiempo hablarán, tendrán honorarios?
  4. en cuanto a la realización de la guía que se va a vender. Quién la va a realizar? en qué formato? cuál es el costo?
  5. Sobre la comercialización de la guía? se venderá a través de la página de la compañía o por separado? quién se encarga de la parte de diseño y desarrollo del carrito de compras? quién gestionará y dará seguimiento a las ventas
Considero que faltó pedir un referente para hacerme idea de lo que se espera (un evento similar) Faltó hablar más del público objetivo, solo dicen hombres y mujeres, pero se desconoce el enfoque de las conferencias. Faltó conocer cuántas conferencias se darán por día, para saber cuántas expositoras contactar y qué tiempo tendrá cada una. Coincido con los que dicen que se debe saber si el evento es en vivo o pre-grabado. Falta indagar por la locación, cada speaker lo hará desde su casa? habrá un lugar destinado para esto. Claramente el presupuesto, para saber cómo distribuir los rubros. Y cómo se promocionará el material que se espera vender, es durante el evento?

Preguntas adicionales:

  1. Cual es el presupuesto asignado al proyecto
  2. Quien o quienes aprobaran lo que sea necesario o quienes reporto los avances
  3. Cuál es la fecha exacta
  4. Quienes se encargarán de la campaña publicitaria? La tienen definida ?
  5. Cuánto tiempo me pueden brindar la mayor parte de las personas?
  6. se puede brindar la conferencia en modo offline, posterior al evento?
  7. Dónde está el ebook que se desea vender?

Me parece que el presupuesto es una pregunta que falto, muy muy importante.

NOTAS DE LA REUNIÓN:

¿Qué queremos lograr? Fortalecer la comunidad, pasar de ser B2B a B2C.

¿Métrica de éxito?: inicialmente una métrica de vanidad (personas que asisten y se conecten) y posteriormente otra métrica de cuántas personas van a comprar la guía.

¿Lo que vamos a hacer?: buscar muy buena producción audiovisual, revisar quienes van a hablar y la producción del evento.

¿Cuándo?: en 3 semanas, el evento dura 2 días, buscar speakers.

¿Equipo?: una persona de tiempo exclusivo, mira en el equipo.

Necesitamos saber si hay que cumplir con alguna normativa, marco legal o estándar aplicable al proyecto.

Hubiera preguntado también:

  • Los Costos no están claros. Contratar proveedores de servicios es necesario o el equipo estaría en completa capacidad?
  • Stakeholders: Quién es la persona que aprobaría o daría un visto bueno del evento y sus contenidos?
  • Resultados: qué otra alternativa se ha contemplado para validar si el público está interesado en este tipo de productos o servicios B2C? Quién domina mejor este tema?

Comparto mis notas que tuve a mano (perdón, tengo pésima caligrafía 😅):

PREGHUNTAS

PREGHUNTAS

  • En la Socialización del evento es necesario saber el prepuesto para hacer la divulgación del mismo, los diseños y las publicaciones necesarias por estrategias SEM.
  • Para el Evento hay un objetivo en temas de consolidación de la comunidad, pero el sentido de las charlas y el manejo con los speakers cual sería para impactar…

Preguntas que agregar:

  • ¿Cuál es el presupuesto?
  • ¿Hay patrocinadores, quienes son?
  • ¿Cuántas speaker necesitamos?
  • ¿Existe algún itinerario?

Nota de la reunión

  1. ¿Qué queremos lograr? pasar de B2B a B2C
  2. ¿Cuáles son los requerimientos para realizar el proyecto? Es un evento por streaming por eso es importante tener una buena producción audiovisual, tanto recurso humano como equipo.
  3. ¿Quiénes son mis apoyo? Yo elijo

Objetivos: Fortalecer la comunidad. Pasar de ser Be To Be -> Be To See.
Cuantas personas van a asistir.
Cuantas personas compraran el white paper.
Tema de produccion tiene que ser perfecto.

Alcance: Hombres y mujeres en general en la poblacion. Speakers solo mujeres.

Plazo: 3 semanas y el evento durara 2 dias

Costos:

Personas: Equipo diverso, nosotros decidimos a quien utilizar para el proyecto.

  1. Objetivos ¿qué queremos lograr? Queremos fortalecer nuestra comunidad pasar de b2b a b2c. Métrica de éxito = cuantas se conectan y cuantas nos van a comprar la guía
  2. Qué vamos a hacer y qué no: buscar producción audiovisual, las speakers mujeres, debemos saber quiénes van a hablar y debo encontrar quién hará la producción.
  3. ¿Cuánto tiempo tenemos? será en 3 semanas y durará 2 días. Hay que buscar speakers para cubrir esa agenda.
  4. Tendré 1 persona dedicada a la planeación, divulgación y coordinación; debo decidir quién es.

Quienes son los interesados aparte del publico?
Cual es la meta a alcanzar: Fortalecer comunidad que tenemos, pasar de b2b a b2c
Tiempo de conferencia
Que se tendrá en cuenta y que no: Al ser conferencia virtual, se necesita muy buena producción audiovisual. Moduladoras mujeres. Tema de la producción
Dinero - Ingreso que se espera obtener
Como se medirá: Cantidad de personas a conectar y cuantas personas se van a conectar.
Cuando y cuantos días: Va a ser en 3 semanas, el evento será de 2 días.
Equipo de trabajo: Solo una persona de tiempo exclusivo.

Veo que otros compañeros ya resaltaron la importancia de pedir un presupuesto. Sobre esto agregare que se pudo haber preguntado como se desarrollara la campa{a de marketing, si será 100% digital o tendrá contenido físico, alguna activación tal vez.

Definiría mi objetivo y posteriormente las metas que quiero lograr, ya que aunque es un objetivo comercial de venta, necesito saber desde un principio a cuantas personas voy a llegar, para así mismo darle un sentido y un alcance al proyecto; me preguntaría por el tiempo que tengo para las diferentes actividades que debo realizar, ya que me dicen que tengo un tiempo corto definiría a corto plazo las actividades principales que debo desarrollar con los encargados que necesito para cada área; además de mi tipo de cliente pues aunque tengo un alcance ya no solo con empresas sino con personas debo entender que no todo el mundo quiere desarrollar su marca personal y ese será parte del resultado de mi proyecto.

¿Que se quiere lograr? Fortalecer la comunidad de ser b2b a b2c. Métrica de exito: apuntar a personas que asisten y se van a conectar y cuantas van a comprar la guia. Requemientos: Buscar buena producción audiovisual debe ser perfecto. Mujeres que darán la confe. Tiempo: semanas, divulgación y evento dura 2 días Equipo de trabajo: una persona de tiempo exclusivo, ver quien puede ser. Las otras te van a apoyar. Cuando regrese el jefe hay que mostrar los resultados.

A que meta presupuestal mínima se quiere llegar

Mis notas y dudas del documento WIM Conf

Fortalecer comunidad para pasar de B2B a B2C
Vanidad y compra del Ebook medidores
1 asistente para el evento y personal parcial
Presupuesto no se dijo IMPORTANTE
Se hablo de la logística, speakers, y publico interesado.

Qué preguntas hacer? WIM:

Objetivos: Fortalecer nuestra comunidad, hacer la transición de empresa que ofrece servicios B2B a B2C.

Alcance: Establecer una métrica de cuántas personas asisten al evento, cuantas se van a conectar y cuantas compraran la guia, se espera que se puedan tener los datos de mas de 1000 posibles consumidores de nuestro producto interesados en asesoramiento B2C.

Tiempo: El plazo de entrega es de 3 semanas, el evento está contemplado que dure 2 días durante su apertura.

Personas: se desea que los speakers sean de sexo femenino, equipo de producción especializado en contenido en vivo, el project manager dispondrá de un asistente que le ayudará en la planeación y organización del evento.

Dinero: (falta información).

Interesados: Hombres y mujeres, identificar si las personas están interesadas en invertir en asesoriamiento B2C para su marca personal.

Bueno quizá yo hubiera preguntado también algo más como:
¿Se tiene una plataforma de streaming ya identificada?
¿Exponentes deseados o identificados ? y si no pues, ¿qué perfil se adaptaría más a nuestro objetivo?
¿Cuál es el capital disponible para transmisión, ponentes, equipo, para la producción del white paper y para la difusión del evento?

¡Hola! Les comparto mis preguntas:
¿Qué entregables quieren?
¿Cuál es el objetivo que deben satisfacer estos entregables, para qué serán usados?
¿cuáles son los deadlines?
¿quiénes participarán en el desarrollo del proyecto?
¿quién será la persona con la que estableceremos contacto y cuál será el medio y horario de comunicación?
¿tenemos una estructura logística en mente para la distribución de áreas de responsabilidad?
¿Qué presupuesto tienen para ello?

📗RESUMEN:

Hazte preguntas en base a:

  • Objetivos.

  • Alcance.

  • Tiempo.

  • Personas.

  • Dinero.

  • Interesados.

El objetivo es crear un evento, en el cual las conferencias generen un fuerte impacto sobre el tema

si que ppto se tenia para el evento, las speaker que se deben buscar que enfoque deben tener.

En géneral me parecieron muy acertadas las preguntas, sin embargo, añadería si el documento (work paper) está listo, quién lo hace, si ya está subido, quién está a cargo de subirlo o bien, cualquier detalle al respecto, si está definidio el precio, si hay alguien a cargo de la parte publicitaria del proyecto o puedo tomar o apoyarme en personas para esta área de trabajo, además sería importante tomar en cuenta que están todas las preguntas hechas, pero muchas no recibieron una respuesta clara y solo dijeron que estaban aclaradas lo que al final resulta en y… si realmente no lo estaban.

Curso de Panificación de Proyectos.

Proyecto: Conferencia online, Women in Marketing Conf

Objetivos del Proyecto:

  • -Fortalecer la comunidad
  • -Pasar de B2B a B2C (Por medio de un E-book) Se venderá en la conf. (Precio $15 )

Métricas:

  • -Cuantas personas asisten
  • -Cuantas personas compran el E-book

Requerimientos:

  • -Muy buena producción audiovisual
  • -Speakers (Mujeres)
  • -Muy buena divulgación.

Tiempo:

  • 3 semanas (22 días)
  • -Duración (2 días de 3pm a 6pm)
  • -Empieza (mayo 22)

Personas:

  • Carolina estará 100% disponible para ayudarme.
  • Los demás miembros van a estar disponibles pero con tiempo limitado.

Las preguntas que haría serian las siguientes:
Contractualmente, cuales son los acuerdos que se negociaron con el cliente?
Cual es el alcance establecido para el proyecto?
Se tienen algunas restricciones o dependencias definidas?
Cual es el presupuesto para el evento?
Qué entregables espera recibir el cliente?
Quienes están actualmente trabajando en el proyecto? Ya se hizo un correcto análisis de los involucrados?
Qué día seria el evento?
Ya se tienen identificadas las conferencistas? Hay que contactarlas? Ya se agendo la fecha con ellas?
El evento será virtual solo para el publico? Se espera que las conferencistas lleven a cabo la conferencia remotamente o tenemos que asignar un espacio común para ellas? De ser asi, ya se tiene contemplado el lugar, amenidades y servicios?
Cuanto tiempo durara el evento?
Ya se hizo algún tipo de promoción y difusión del evento?
Hay alguna restricción en cuanto al medio para promocionar el evento? El presupuesto incluye la promoción del evento?

En cuanto al manejo del proyecto:
Se espera seguir alguna metodología de gestión de proyectos?
Slack será el medio oficial de comunicación?
Se deberá presentar un reporte de avance/progreso/status del proyecto con algún miembro de la agencia y con el cliente?
Qué documentación espera recibir el cliente?
Existen métricas para medir el desempeño del proyecto?
Cómo se lleva a cabo la gestión de cambios?
Existe una lista de requisitos proporcionada y aprobada por el cliente?
Los miembros del core team están disponibles al 100% en el proyecto?
En caso de necesitar un recurso adicional, quien puede aprobarlo?

  • ¿Cuál es el presupuesto?

  • ¿Cuál es el objetivo real de venta y de asistencia al evento?

  • ¿Qué incluye y qué no?

  • fortalecer la comunidad que se tiene y B2C
  • Metrica de exito, cuantas personas se van a conectar
  • Tener una buena conexión audiovisual, quienes van a hablar, tema de producción
  • 3 semanas, pensar en la divulgación, buscar speakers
  • 1 persona para la planeación, y las demás parcialemente

Por las respuestas obtenidad, me di cuenta que hay preguntas que escribí que puedo obviar. Las preguntas que faltaron eran relacionadas a presupuesto.

Estas son las preguntas que haría al encargado de la actividad que está por irse:

  1. Preguntar el propósito u objetivo de la conferencia virtual de marketing para mujeres dirigido a un publico intencionado de mujeres, pero también incluyendo hombres. Posicionar el producto que deseamos promocionar.
    2.Fijar el plazo de la conferencia: si es 2 días debemos tener los conferencistas apropiados. Yo pensaría 2 mujeres y 2 hombres. Aqui pensar en los horarios de la conferencia a través de un programa completo.
  1. Para más detalles, alcance y productos. Pensar en el equipo streaming, debemos escoger la herramienta virtual que pudiera tener un alcance en las redes sociales (Facebook, Instragram, Youtube, etc). Necesitamos un equipo de producción de 2 personas para este aspecto. Se requiere uno de ellos para medir la audiencia. Pues la meta es llegar a 5000 personas.
    Se requiere armar un guión de intervenciones de los conferencistas y para administrar la participación de la audiencia (feedback).
    De otra forma necesitamos definir el número de personas invitadas de oyentes y participantes en la conferencia ambos días.
    Falta tener una herramienta para medir el impacto de la conferencia de marketing para las mujeres, pues es el grupo que se quiere impactar con mayor intensidad.
  2. Falta definir el presupuesto por rubro de costos:
    Cuanto podría costar la trasmisión en todas las plataformas. Sera necesario que este equipo contrate una empresa y que pueda medir la audiencia.
    También rubros para el pago por servicios profesionales a los conferencistas.
    Rubro para armar la escenografía para la conferencia.
    Rubro para cualquier contingencia de emergencia.

preguntas

  • Que queremos lograr?

B2C

acercamiento a la comunidad

metrica de desempeño

apuntar a una metriza de vanidad

metrica cuantas personas compram la guia

Requerimientos:

  • Muy buena produccion audiovisual
  • Speakers mujeres
  • Streaming

Cuatos dias seran?

sera en 3 semanas

2 dias de duracion

equipo

  • 1 persona exclusiva
  • algunas otras

Las preguntas que yo haria serian:

  • Que clases de personas tiene en merte el departamento de marketing?
  • Cual es el presupuesto general para nuestras conferencistas?
  • Ya hay una alianza con alguna empresa que puede encontrar los conferencistas que necesitamos?
¿Cual es la misión? No el objetivo, ese ya lo sabemos, el porque detrás del servicio ¿Cual es?
¿Cual es la misión? (No el objetivo, ya ese lo sabemos) La misión detrás del servicio, ¿Cual es?

Notas de la reunion

OBJETIVO

-Ellos son puramente B2B asi que quieren fortalezer su comunidad de seguidores y conseguir nuevos clientes pero ahora de forma B2C

METRICAS DE EXITO

-Tasa de asistentes al evento
-Numero de compradores de la guía

REQUERIMENTOS

-una gran produccion audivisual
-Que todas las speakers sean mujeres
-Como tambien sera transmitido por streaming quieren una calidad casi perfecta sin errores

FECHAS

-Contamos con 3 semanas de tiempo
-Son 2 dias de evento por lo tanto se necesita una buena base de speakers
-El evento es a finales de mayo

EQUIPO

-Contamos con una persona que estara full-time para el evento
-Hay un equipo de personas que nos pueden llegar a asesorar y apoyar

Que hubiera pregutado

-¿Cual es el presuuesto?
-¿Cual es el perfil de asistentes que buscan?
-¿Cual es el tamaño de su comunidad?
-Suponiendo que asisten 5,000 personas, ¿Cual es el porcentaje que se necesita para que el evento sea rentable?
-Se puede llegar a utilizar ads para atraer gente al evento

EXCELENTE CLASE!!!

Los links de las lecturas:

Caso de estudio

Documentación WIM Conf

Respecto a las notas de la reunión, creo que fue importante que se definicio de forma general el objetivo de la conferencia (Expansión del modelo actual de B2B a B2C). Se definieron los parametros de medición (KPI)., Los alcances en cuanto a requerimientos tecnicos y requerimientos de la conferencia. La duración tambien fue conversada (3 Semanas), y los RRHH disponibles.

Sin embargo, considero que se debe tener en cuenta tambien haber incluido estas preguntas:

  1. Presupuestos.
  2. Recomendaciones u objetivo de las charlas. ¿Alguna persona en particular para las conferencias (aparte de ser mujeres)?
  3. ¿cuál es la cantidad estimada de productos a vender?
  4. Respecto a la fecha, en el documento mencionaban que otros equipos realizarían un proyecto posterior al evento. ¿Qué proyecto son? ¿Se puede integrar?

Hizo falta preguntar por los recursos financieros. En cuanto al equipo creo que me iría con Rosa o con Carolina, Daniel definitivamente no sería la opción ya que no cree mucho en el proyecto.

Preguntas que agregar:
¿Qué temas se deberán de incluir en las conferencias?
¿Quiénes serán las exponentes y cuál es su perfil?
¿Cuál será la estrategia para atraer a la audiencia y qué estrategia hay para poder atraer hombres al evento?
¿Cómo se piensa visibilizar los servicios para 5,000 personas?
¿Con qué tiempo de anticipación se deberían de hacer pruebas del evento en conjunto con el proveedor?
Una vez concluido el evento, ¿Como se dará seguimiento a los asistentes para prospectar la contratación de servicios?
¿Qué presupuesto tenemos?
¿Quienes serán los stakeholders y quienes son los que medirán el éxito del evento?

¿Qué queremos lograr con este evento?

Queremos fortalecer la comunidad y pasar del B2B al B2C

¿Tenemos una métrica de éxito? / Para medir el desempeño

Cuántas personas nos van a comprar la guía o white paper que se hizo para ese momento.

La idea es apuntar a una métrica de vanidad (ver cuántas personas asisten al evento y se van a conectar).

¿Está mapeado qué es lo que vamos y no vamos a hacer?

Streaming: Al ser una conferencia virtual se necesita que tenga una muy buena producción audiovisual. Debemos tener buen audio y video.

Speakers: Los speakers deben ser mujeres para el público que lo conforman hombres y mujeres.

¿En cuántos días va a ser esto?

El evento será en tres semanas para proceder con la divulgación.

El evento tendrá dos días de duración.

¿Cuántas personas tendremos para la planificación de este proyecto?

Habrá una persona que estará destinada para este proyecto a tiempo completo.

Notas de la charla:

  • Qué queremos lograr específicamente con el evento (fortalecer la comunidad. Pasar de ser b2b a b2C).
  • Métrica de éxito: Métrica de vanidad (cuantas personas asisten al evento ) - Cuantas personas nos comprar la guía que se hizo para el evento.
  • Conferencia virtual: buena producción audio visual. Publico: mixto. Speaker: mujeres en especial. Producción y conectividad.
  • En 3 semanas: divulgar el proyecto. El evento dura 2 días. Faltan speaker.
  • Cuento con una persona de tiempo exclusivo par ayudarme. Yo decido quien va a ser. Las otras personas me pueden ayudar también pero no van a participar activamente en el proyecto.

Preguntas extras:

  • ¿Se ofrece algún producto más por participar en vivo? Como banners, fondos de pantallas, stickers.
  • ¿La plataforma de streaming está definida?
  • ¿Hay personas famosas/referentes que quieran participar?
  • ¿Es para personas de hablahispana unicamente?
  • ¿Quieren poder abarcar la mayor cantidad de paises aunque haya incovenientes con el tema de horarios?
  • ¿Los horarios premium (donde se espera la mayor cantidad de publico) tienen un horario definido?

Fundamental conocer el presupuesto con que contamos y también conocer los requerimientos de la guía, por ejemplo, si las speakers van a tener participación dentro de esta

Cual es el presupuesto realista para todas las actividades?

Bueno yo preguntaría por dos cosas:

  1. si ya hay temas determinados para el whitepaper, quien se va a encargar de la organización del contenido y si las expositoras también escribirán algo.?
  2. ¿las personas se atraerán por social media o habrá bases de datos para invitar y si es así existe un target especifico?

Preguntas que realizaría a mi jefe para el desarollo del evento.

Se ha desarrollado antes este tipo de eventos de campañas de marketing con el número de personas esperado?. Con el objetivo de poder conocer los contactos de proveedores de streaming y equipo de producción que trabajo en dicha campaña.

Solicitaría estos contactos.

Le preguntaría por el responsable directo de marketing que asistió a la reunión, quienes me deben apoyar con la campaña.

Hay un presupuesto fijado para desarrollar el evento?.

Cuántas personas apoyarán la planificación y ejecución de este evento?

Cuántas personas se espera asistan realmente al evento?

Hubiera incluido ¿Edna, cuanto es el ppto que hay asignado para el proyecto?

Yo hubiese preguntado por el presupuesto y definir bien la fecha del evento para todo el tema de divulgación y los horarios de inicio y fin para cada uno de los días.

En la reunión se dejó en claro:

  • El objetivo del proyecto
  • La métrica de éxito
  • El tiempo de ejecución, fechas límites
  • Los recursos humanos a tener en cuenta (incluso la preferencia de speakers)
  • Recursos audiovisuales

Una pregunta que agregaría es la relacionada a los recursos económicos/presupuesto del proyecto.

Buenas tardes a todos,

Estas son las preguntas que formulé para poder realizar la planificación del proyecto:

  • ¿Cuál es el objetivo general del evento?

  • ¿Qué significa para la empresa el negocio B2C?

  • ¿Cuál es el perfil del usuario que se espera asista a la conferencia?

  • ¿Quiénes son los interesados del evento y qué requerimientos se tienen de su parte?

  • ¿Cuál es el presupuesto del proyecto, es decir, con cuánto dinero se cuenta para la organización y la ejecución del evento?

  • Como se plantea la comercialización de unas guías de marketing, ¿Cuál es el retorno que espera obtener la compañía con el evento?; esto se deberá mapear como uno de los objetivos del mismo, además, será una métrica de éxito del evento.

  • ¿Qué métricas medirán el éxito del evento y el nivel de acogida del negocio B2C?

  • ¿Cuáles son las fechas tentativas de inicio y cierre del evento?

  • Como el evento es un MVP (producto mínimo viable), ¿Qué características mínimas debe cumplir?

Saludos!

🧐No había contemplado el tema de divulgación hasta que se menciono, en serio que se debe ser bien minucioso a la hora de planificar y procurar contemplar hasta el mínimo detalle!

La pregunta del presupuesto hubiera sido ideal, para que n base a ello odamos realizar la planeación

Que role play tan fascinante, gracias!

Gracias