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Planificación: Gestión de stakeholders

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Stakeholders: Son las personas interesadas e impactadas por el proyecto.
¿Cómo identificarlos? Preguntarse Si cumplen cualquiera de las siguientes condiciones:
• El proyecto lo impacta de alguna manera
• Si necesitas algo de esta persona en el proyecto
Hay stakeholders directamente involucrados en la ejecución y otros que no.
Es importante identificar y planificar lo que se viene con los stakeholders para su gestión durante la ejecución, porque son una variable que puede afectar el proyecto, así como el proyecto los puede afectar a ellos. La clave está en la comunicación, mantenerlos informados.
La comunicación con los stakeholders debe ser clara, transparente, amable y empática.

Hola, espero que te encuentres bien.
Me gustaría tener tu feedback con relación al avance del proyecto y me contaras un poco como te has sentido con relación a tus tareas y si has tenido algún impedimento. Recuerda que estoy aquí para apoyarte y que una comunicación oportuna y asertiva, contribuye a minimizar riesgos y mejorar a tiempo los procesos.

Quedo atenta a tu respuesta.

😀 Hola, cómo estás, espero que estés bien, estaba viendo las tareas que te asigné y quería tener tu retroalimentación y saber cómo te sientes con las tareas y compromisos, están bien, te complican o estás limitada de tiempo con tus otras tareas. Por favor, cuéntame en que puedo ayudarte si es que estás complicada y conversemos, requiero tu retroalimentación en esto dado que desconozco tu carga en los otros proyectos en los que estás.

Ejercicio:
¿Cómo lo diría?

Espero te encuentres bien, te escribo porque considero que podemos hacer un gran equipo y estoy abierta a escucharte y a entender como es tu dinámica de trabajo para llevar las cosas de mejor forma. Los equipos se apoyan, se sustentan entre sí y se tienen confianza, espero que poco a poco construyamos esa confianza y llevemos a cabo las tareas de la manera más objetiva. Por ultimo reitero que la comunicación es pilar fundamental, si necesitas que lleguemos a acuerdos podemos conversarlo sin problema. Saludos

Buenas noches a todos,

Les comparto la matriz de seguimiento del impacto de las partes interesados del proyecto de interés.

Saludos!

Le escribiría a su correo: Hola, estoy interesado en conocer como ha sido la interacción con los involucrados en el proyecto. Si ha habido algún impedimento o dificultad en la ejecución de la tareas sólo notifícalo y te estaremos prestando todo el apoyo que necesitas, la idea es que seamos un equipo integrado, con alta comunicación y orientado a los resultados.

Hola buen día

Espero estes muy bien , quisiera poder reunirme contigo para tener retoralimentación de tu parte de como va el avance del proyecto, saber si necesitas apoyo y como puedo ayudarte con el paso a paso.Así como saber en que puedo mejorar y que puedo corregir con toda confianza házmelo saber, he aprendido mucho de ti y me gustaría seguir haciendolo si me lo permites

Hola 😄 compañero, como parte de la mejora continua que caracteriza a la compañía y sus miembros, deseo saber cómo puedo ayudar a los que me rodean para que sigamos obteniendo éxito en nuestros proyectos.
.
Para lograrlo me gustaría conocer alguna propuesta que tengas o incertidumbre para darle una solución realista que pueda facilitar o a minorar la carga de trabajo.
.
Gracias por ser parte de este equipo y por las sugerencias que tengas para podernos ayudar seguir en este camino a la excelencia.

Hola, “dfadfadfsd”

¿Cómo estás? Me gustaría conocer tus apreciaciones y me des feedback sobre el proyecto de trabajo, el equipo y la relación del mismo. Recuerda que este es un espacio seguro y que lo que me comentes, servirá como una herramienta para mejorar nuestra dinámica de trabajo y relación.

Un abrazo,
Shirley.

¿Hola como estas?
Me gustaría aprovechar este espacio para tener un feedback con respecto al trabajo que venimos desarrollando como equipo.
Primero, quiero iniciar dándote las gracias por tu apoyo en la ejecución de las tareas, eres una persona muy responsable y excelente en tu trabajo, siento que siempre puedo contar contigo para alcanzar las metas que nos trazamos en el área.
Me gustaría excusarme si en algún momento he tenido algún comportamiento distante o poco amable a la hora de compartir contigo la información y los requerimientos; también me gustaría escucharte para conocer tu punto de vista con respecto a la carga laboral y las tareas que vienes realizando, así podemos llegar a acuerdos, equilibrar las tareas y hacer un excelente equipo.

😅Me gusta mantenerlo simple. Creen que está demasiado simple? ejejj
.

Por llamada me comunico de esta manera: Carlitos, dado lo que me comentas. Pediría hacer una revisión general de los pendientes que son urgentes y lo que podemos posponer. Ya que los motivos de **Juana ** tengo que evaluarlos conjuntamente contigo para saber si estoy abrumando con tareas o que camino debo guiarla para asumir los liderazgos respectivos de los trabajos que necesitamos desarrollar. En este caso, le creare un cronograma breve de las fechas tentativas y trabajos por realizar, para que ella me valide los tiempos en que acabaríamos. Por ende, esto se te presentaría a ti. Y con tu aprobación todos nos quedamos alineados al cronograma propuesto.

Hola buen día, ¿Cómo estás?
Me gustaría reunirme contigo para hacer una retroalimentación de las tareas que te asigne, para ver como vas y si tienes alguna duda con estas tareas, de antemano sabes que puedes contar con mi apoyo ya que somos un equipo de trabajo.

Ejecicio
Hola, espero que te encuentres muy bien. Me encantaría saber cómo vas con las actividades asignadas. Además, comentarte que tienes mi apoyo en todo momento, por si en algún punto lo necesitas.

Por último, me encantaría saber si tienes algún feedback hacia mi. De esta manera podré mejorar como project manager y desempeñar mejor mi trabajo. De esta manera, todos seguiremos creciendo en equipo.

PD: Notas de la clase

Stakeholders

Son personas un organizaciones que se ven impactadas directa o indirectamente en el proyecto

Identificar stakeholders

  • ¿Tu proyecto impacta de alguna manera? Procesos, interés, etc.
  • ¿Necesitas algo de estas personas en el proyecto?

Características de la comunicación

  • Clara
  • Transparente
  • Amable

En primera instancia, me acercaría por un correo o algún mensaje en alguna plataforma donde nos comuniquemos habitualmente, ya que, creo que hablarlo directamente podría ser un poco brusco para la otra persona.

Hola, X,
Quería saber cómo te sientes con las actividades que te he estado asignando últimamente. Me gustaría saber si hay algo en lo que te pueda ayudar o si tienes alguna duda sobre el proyecto. Sé que ahora tienes más actividades de lo usual, por lo que quería que la comunicación entre ambos sea buena para que el proyecto se cumpla. Recuerda que estoy aquí para apoyarte.
Quedo atento a cualquier cosa. Un saludo

Una de las cosas más fundamentales en la planeación de proyectos es la planificación del tiempo ya que es la permite aclarar los plazos para cumplir las metas del equipo de trabajo.
Hola, quisiera saber qué tal es el ambiente laboral que tú tienes en nuestra empresa, es importante generar este diálogo para que podamos crear un buen equipo de trabajo, sabes que tú cuentas conmigo de cualquier manera estoy para ayudarte y para que te sientas cómodo este nuestro espacio de trabajo
Informar a las personas que impacta el proyecto con lo mas relevante para que se emocionen y recivir apoyo positivo

¿Como lo diria?

  • personaje de ficcion “Esteban” como perosna afectada.
  • Mira Esteban me parece bien lo que has echo de acercarte a nuestro lider para comunicar la situacion y expresar como te hace sentir las responsabilidades entrgadas de mi parte a ti, esto es de admirar y agradezco que hallas seguido el salvo conducto adecuado de comunicacion para no entrar en crisis por un descontento. Asi que…
    Te endiento, lamento no haberme tomado un poco mas de tiempo para analizar y evaluar la carga de tareas entrgada a tu responsabilidad, ya que estamos claros en cual es el problema de la situacion, por favor cuentame y por medio ayudame a solucionar este incoveniente que se nos ha presentado y que puede causar retarnos innecesarios cuando contamos con los recursos y soluciones a nuestro alcance para mejorar la situacion. ¿Que necesitas para cumplir con los plazos, tiempos y activiades entregadas? ¿Y que quieres tu que haga para enmendar esta carga? ya que acudi a ti con estas activiades porque eres mas que solo la persona indicada para realizarlas, eres el mas apto para liderarlas.

Hola!
Considero que deberíamos tener una reunión para conocer tu opinión y percepción de las tareas y actividades que se te han asignado y apoyarte en lo que necesites que ayude a la realización de los objetivos comunes que nos hemos establecido.

Le diriq…Mira si no puedes organizarte y poner en orden lo que se te asigna y ademas vas con chismes, sabes estasa despedido.

Hola que tal, como esas?
Espero que te encuentres muy bien, quisiera revisar contigo los puntos del proyecto para ver como te ha ido con las tareas asignadas y ver que dificultades has tenido en la gestión de ellas, de manera que podamos atenderlas y/o atacarlas en equipo para poder completarlas, eres parte importante de este y estoy a tu disposición si necesitas algo de mi parte, creo que podemos trabajar en conjunto para poder lograr los objetivos.

Buen día XXX, espero te encuentres bien.
El día de hoy me gustaría que tengamos una retroalimentación para conocer el estado de la conformidad de las actividades que te ha asignado así como el avance de las misma y de esta forma asegurarnos de que la cantidad de trabajo asignado ha sido consistente con el tiempo, objetivo y alcance que debes manejar. Recuerda apoyarte en mi persona si encuentras dificultad en el desarrollo de las actividades.

Alguien me podría dar feedback sobre el comentario?😃 intento mejorar en este aspecto

Hola buenos días …
Como estás, me gustaría que tengamos una sesión, si tienes disponibilidad para ver como estamos manejando las asignaciones, si tienes inquietud o sientes que tienes mucha carga, me gustaría que también me lo hicieras saber, ya que somos un equipo y debemos trabajar como tal.

saludos,

Hola, me gustaría realizar un ejercicio en conjunto para revisar los avances del proyecto y su estatus actual.
Para empezar quiero agradecerte por tú aporte al proyecto. Tú apertura y apoyo son claves para mí y es por eso que me interesa conocer cómo esta tú carga de trabajo para organizarnos mejor y así fluir con mayor naturalidad.
Por favor siéntete [email protected] en compartirme tus inquietudes o propuestas y llevar a buen término el proyecto.
Estoy segura de que el resultado de este proyecto lo ven nuestros jefes y llevarlo a buen término será una excelente plataforma para ambos.

intente pegar mi primera seccion del planteamiento del proyecto como objetivos alcance etc pero no pude pf

Ejercicio. Redactar correo:
¡Hola!, recibe un cordial saludo
La presente tiene como fin preguntarte si existe alguna novedad a las tareas que te he asignado hasta este momento, de ser así, quisiera que me contarás en que requieres apoyo y poderlo resolver de la mejor manera, espero todo vaya muy bien y quedo pendiente a tus comentarios. Cordialmente,
David Alarcón

Hola que tal, como estas ???, espero que genial!!!,se que este proyecto nos tiene a todos algo tensos y estresados por el corto tiempo que tenemos para lograrlo, quería saber y tener conocimiento sobre como vamos con el avance de las tareas que te asigne. al igual saber como te has sentido, si es que necesitas ayuda o si tienes dudas poder aclararlas, recordemos que somos un equipo y eres fundamental y elemental para lograr a los objetivos deseados y que el proyecto sea un éxito, muchas gracias

La forma más adecuada para delegar o asignar un trabajo o responsabilidad sin que se interprete como una orden autoritaria sería:

  • Preguntar ¿que tal si?, ¿Que tal si en los próximos 3 días trabajamos en la actualización de la base de datos de clientes minoristas?
    Esperas una respuesta positiva y luego asignas responsabilidad: Por favor gestionemos x numero de llamadas al día para llegar a x meta en 3, resalta una cualidad suya que ayuda a que esta tarea pueda realizarla de manera exitosa (Ejemplo: tienes mucha elocuencia a la hora de hablar con los clientes, esto lo hará más sencillo)

  • También puedes sugerir: Por favor, que tal si te encargas de las llamadas de actualización de datos en estos 3 días y poder encargarnos de x tareas importantes el resto de la semana.

La persona sentira que tomas en cuenta su opinion, valoras su esfuerzo y reconoces sus virtudes, tal vez es algo en lo que deberiamos trabajar, el trabajo como supervisor requiere de claridad, firmeza y empatia, y es importante saber equilibrar las 3 para poder ser un buen lider.

Hola Juan! Espero te encuentres muy bien.

Como de costumbre he revisado el avance del proyecto y los resultados alcanzados hasta el momento, quiero aprovechar para extender mis felicitaciones en tu desempeño, sé que te he cargado en los últimos meses un poco más de lo normal y me gustaría recibir tu feedback, ¿cómo te has sentido? ¿hay algo en que te pueda apoyar? Siéntete en la confianza de comentarme, estamos en constante cambio y adaptación y sin duda tus comentarios son valiosos para encontrar áreas de mejora y nuevamente felicidades por tu desempeño.

Hola espero que te encuentres bien, quería saber como te sientes con tus tareas, sientes acompañamiento o sientes que necesitas ayuda? o crees que no hay buena comunicación? me gustaría que nos reuniremos para escucharnos y saber en que podemos mejorar como equipo para llevar con éxito este proyecto y a futuros.

Ejercicio
Como lo dirias ?

Querido compa;ero para que la finalizacion de nuestro proyecto sea exitoso la colaboracion de ambos es fundamental , si consideras que es te estoy delegando muchas actividades puedes hacermelas saber para coordinar y distribuir nuevamente la actividades , es importante que mantengamos una comunicacion efectiva y asertiva para que se concluya con exito el proyecto. Somos un Equipo y entre ambos nos podemos retroalimentar para mejor dia condia en nuestras actividades.
Estoy lista para escuchar atentamente tus comentarios

¿Cómo lo dirías?

  • Sé claramente que no simpatizamos, pero por el bien de la empresa y del proyecto debemos trabajar juntos para que esto resulte bien, hagamos que esto funcione -.
    Hace unos años atrás usé estas palabras con un compañero y todo resulto bien.

Ejercicio (las cosas se resuelven hablando):
Oye, quiero saber si te sientes incómodo de alguna forma de como estamos trabajando. Esta todo bien? no? dime que pasa? (ok, hacemos un análisis junto si lo que dice es cierto o es exagerado) y propongo que solucionemos juntos. El hecho que uno se vaya a volver jefe no significa que uno se vaya a volver mala persona. La vida da muchas vueltas y hoy puedo estar arriba y en un tiempo puedo volverme subdito de él otra vez.

Hola a Todos
Le diría a mi compañero:
Te agradezco por tus observaciones, estas me permitirán crecer junto contigo en esta, que es nuestra compañía y que nos ha permitido compartir muchas experiencias. Te propongo que nos reunamos por un momento y hablemos acerca de como mejorar nuestra comunicación para que podamos seguir mejorando nuestro equipo de trabajo. Y así lograr nuestras metas y las de nuestra compañía.

Ejercicio ¿Cómo lo diría?

Primero lo invitaría a tomarse un café o cualquier excusa para garantizar un encuentro sincrónico:
_Hola, me gustaría que pudiéramos tomarnos un café y sentarnos a conversar cobre cómo va el proyecto. __
Luego en el encuentro le preguntaría
__¿Qué crees que podríamos hacer para mejorar nuestro trabajo?
Al finalizar dejaría explícitos unos compromisos y los reafirmaría con él:
Me podría confirmar lo que entendí: acabamos de acordar que yo voy a hacer las llamadas y tú haces los diseños …

Hola ¿cómo estás?

Durante el tiempo que hemos podido compartir como equipo me he sentido muy respaldada por tu participación y aportes al proyecto, me gustaría que continuáramos por esa línea es por esto que estoy abierta a feedback de tu parte si consideras que ha sido demasiada la carga de trabajo o mi tono no ha sido el adecuado te pido me lo hagas saber para que pueda moderar y en su caso redistribuir mejor las tareas, por favor ten la confianza de acercarte a mi para que podamos sacar el proyecto adelante.

Estoy al pendiente de tus comentarios

Hola buen día como estás? quisiera tomar un breve momento para que observemos como van los avances del proyecto, pero en especial el cómo te sientes respectos a estos avances, si tienes cosas nuevas vistas como novedades a aportar, impedimentos, necesidades, etc. Estoy aquí para colaborarte y que tu desempeño sea el mejor a la par de que te sientas bien.

Buenas tardes, le preguntaria ¿como se encuentra? e indagaria un poco si es que esta abrumado por el trabajo o es alguna situacion externa sin profundizar mucho. Luego de aclarar si realmente es eltrabajo o no, yo le pediria un evaluacion de mi trabajo, para saber su opinion y si realmrnte mi mrnsaje esta llegando como yo lo deseo, despues aclararia lo que no esta claro y por ultimo le preguntaria, si quiere continuar, si larespuesta es afirmativa, de acuerdon a lo hablado estableceria una comunicacion alineada a lo conversado y si hay que hacer correctivos se hacen.

Hola estimado Alex el presente correo es para comentarte que no hemos logrado una buena comunicación de ambas partes por lo que quiero retomar una comunicación efectiva y clara que nos ayude a llegar a las metas o objetivo propuesto en el proyecto con el afán de los resultados sean los mejores, de mi parte estoy abierto tus comentarios, saludos.

Ejercicio: ¿Cómo lo dirías?

¡Hola (Nombre)!

Quiero contarte que he estado revisando las tareas que hemos conversado en los últimos días y encontré que he depositado una gran confianza en ti al delegarte algunas cosas que implican grandes retos, sin embargo, no quisiera que te sintieras abrumado con tantos pendientes.

Me gustaría saber cómo te has sentido hasta el momento, recuerda que si necesitas apoyo en alguna tarea o tienes comentarios estoy pendiente a lo que creas necesario.

F.

Ejercicio ¿Como lo dirias?
Hola Andrea, muchas gracias por todo el apoyo que me has prestado con las asignaciones que te he puesto estos días, estamos en una etapa de gran volumen de trabajo y estamos muy felices que nos colabores, si en algun momento crees que necesitas ayuda con estas asignaciones no dudes en comunicarmelo y juntas buscaremos la mejor solución.

Ejercicio:
Hola XXXX, Como estas? Quería saber cómo te has sentido con las tareas que te he asignado en las últimas semanas. Sé que han sido varias tareas y perdón si has sentido que me comunicación contigo ha sido fuerte o grosera. El modo en el trabajo es que me gusta delegar tareas sencillas que sé que puedes realizar a tiempo mientras gestiono la parte macro de los proyectos. Si en momentos sientes que son muchas tareas me puedes decir y podemos buscar mejores maneras de distribuir los deadlines para que no te sientas abrumado/a. La idea es que puedas sentirte seguro/a y empoderado/a en tu rol y que podamos tener una comunicación abierta y constante sobre las diferentes actividades a realizar.
Quedo super atenta y si quieres nos podemos reunir un momento para hablar sobre esto a mayor profundidad.
Saludos,

EJERCICIO:
Hablaría con la persona presencialmente , lo llamaría y lo convocaría a una pequeña Reunión de 30min o un poco mas !

Comenzaría de la siguiente manera:
Hola Oscar espero estés bien ! Óscar el jefe me ha comentado que no estas a gusto con las actividades que te he asignado ya que son varias y aunado a ello no te ha gustado la manera en la que me he dirigido a ti para decirte las cosas.
Te pido unas disculpas primeramente por la forma en la que he dirigido a ti diciéndote las cosas y si en algún momento te he faltado el respeto también me disculpo . La verdad soy una persona muy seca y directa a la hora de asignar actividades y no me gusta que se creen relajos a la hora de trabajo , pero trabajare en mi parte comunicativa y no hacer sentir que lo hago de una mala manera , como también me gustaría que cuando veas que algo no lo estoy diciendo de la mejor manera me lo digas a mi para corregir mi error , hay veces que hacemos o decimos cosas que para nosotros es algo normal pero para la otra persona es algo ofensivo ya sea por creencias , cultura del pais o entre otras cosas .
por otra parte me gustaría llegar a un acuerdo contigo con respecto a tus responsabilidades que estas desempeñando por lo que me han dicho estas sobre cargado y no estas a gusto. la verdad me fuera gustado que esto me lo fueras comentado desde el principio para así hacer el ambiente de trabajo algo mejor entre el equipo de trabajo.

¡Hola “Inserte nombre de la persona”!
Me gustaría saber como te has sentido con las tareas que te he asignado, como lo has podido llevar y si tienes alguna dificultad con alguna.

Estamos en equipo para ayudarnos y apoyarnos. Cualquier cosa quedo a disposición para hablar 😁

Esta sería la forma en que lo diría para mejorar la comunicación y volver a tener un ambiente tranquilo, seguro, cordial:

Hola Manuel [colaborador llave], espero que todo ande bien. Juan Pablo [nuestro líder] me comentó que quisieras que pudiéramos mejorar la forma en que estamos manejando las tareas del proyecto X. Por eso, quisiera saber si te parece buena idea poder abrir un espacio para conversarlo y ver en retrospectiva las tareas del proyecto que hemos trabajado. Propongo identificar lo positivo y lo negativo, así podemos mejorar lo que no ha funcionado bien y mantener lo que está bien. Siempre agradecido de recibir feedback. Bienvenido cualquier comentario o punto que quieras adicionar. Quedo atento para coordinar el espacio. Gracias!

Este sería el seguimiento del impacto a los Stakeholders que yo haría ¡Bienvenido cualquier feedback! Gracias

Hola, xxx
Me acabo de enterar sobre tus comentarios respecto a las tareas que te pedi. Me gustaría que podamos conversar hoy en persona respecto ello. Disculpa que te haya puesto en tal situación. No fue adrede, esque vi tu gran trabajo y solo confiaba en ti para que se pueda hacer lo que te pedi de forma rápida y de calidad. La misión esque podamos llevar a la empresa a un nuevo nivel. Por lo tanto tú eres importante para esto. Si tu performance se ve afectado por exceso de tareas. Conversemos y evaluemos que podemos hacer. Gracias por expresar tu opinion me permite me mejorar a mi también. Megustaría que puedas confiar en mi lo suficiente como para que me comentes todas tus opiniones. Deseo escuchar tus puntos de vista y asi debatir y llegar a unos acuerdos positivos y empoderadores para todos. Te espero hoy en la cafetería. Ap Puedes a las 10 o a las 5 ?

Hola Pepe cómo has estado? No hemos tenido tiempo de conversar últimamente y me gustaría que nos tomaremos un café al mediodía. Así aprovecho para disculparme por la presión que he puesto en ti en estos últimos días. El trabajo ha estado saliendo muy bien gracias a tu compromiso con el proyecto y sabía que todo iba a resultar excelente cuando tú lo hicieras. Te felicito! Por favor tómate un tiempo para conversar más tarde y así cambiar un poco la presión del trabajo por un buen café

Respecto al ejecicio de cómo lo dirías, lo haría así:

Carlos, tu trabajo es muy valioso para la empresa y sé de la importancia de tu rol, por tanto, mi deseo es que puedas seguir trabajando en la organización. Ofrezco excusas si te he sobrecargado en algún momento, espero mejorar para que podamos seguir realizando sinergia y obtener los mejores resultados. Un abrazo bro!

Frente al caso denominado ¿Cómo lo dirías?:
Buscaría un espacio con la persona y le preguntaría directamente cómo se ha sentido trabajando con cada una de las tareas y compromisos que acordamos previamente. Posteriormente, le preguntaría, si requiere algún tipo de apoyo por parte del equipo o de parte mía. Finalmente, haría con ella, más validaciones y preguntas, antes de asignarle una nueva actividad (con el fin de evitar, que se repita la misma situación).

Es muy importante identificar a todos los Stakeholders, dado que si por algún motivo omitimos a alguno de ellos, esto podría ser la causa de reprocesos en un proyecto e incluso la no conclusión del mismo!

Lo platicaría con él/ella considerando que el motivo principal de la convivencia es el proyecto, intentaría comentarle que procuremos mantener una comunicación sana. En caso de que se sienta abrumado o molesto que sea yo la primera persona en saberlo.

Entiendo que los stakeholders podrían ser los gerentes, patrocinadores y founders

Hola Michael, Me gustaría conversar sobre las tareas que se han asignado recientemente. Desearía conocer cuáles podrían estar siendo una carga para ti en este momento para reasignarlas y así nos alineemos mejor con los objetivos del proyecto. He conversado con alguien del equipo y me ha manifestado algunas de tus inquietudes. Recuerda que también estoy aquí para ayudarte en lo que necesites. Te parece bien hoy a las 4pm? Házmelo saber y pedimos algo de comer para relajarnos un poco de tanto trabajo.

EJERCICIO¿CÓMO LO DIRÍAS?
Hola Juan… Gran día!.
Andrea me informó que estas abrumado con las tareas por ti aceptadas, pero te he seleccionado para hacerlas porque he considerado que con tus capacidades el resultado será el mejor!. Tal vez me equivoque, reunámonos ahora en la tarde y evaluemos la distribución de tareas.

Hola Carolina, ¿cómo te encuentras?
Me di cuenta que te sientes un poco cansada con el ritmo de trabajo que estamos llevando frente al proyecto. Quiero saber ¿En qué momentos te has sentido de esta manera? … Entiendo, debes tener en cuenta que este proyecto es especial, por todos lo requerimientos y todas las actividades que debemos realizar en poco tiempo. Eres una persona en la cual veo mucho potencial y por la misma razón siento que aunque sea un trabajo pesado eres muy capaz de salir adelante con todas las actividades que te estoy delegando. Todos somos un equipo, y por ende aunque nuestras funciones sean diferentes no quiere decir que se haga más o menos, solo estamos haciendo nuestro trabajo. Me gustaría saber si puedo contar contigo para llevar este proyecto a cabo o si sientes que es demasiado para ti.

Yo le diría a esa persona:

¡Hola, Luis!
Te saludo con mucho gusto esperando que estés muy bien.
Primero que nada, quiero ofrecerte una disculpa si has sentido que mi comportamiento es brusco y te he sobrecargado de trabajo. Sinceramente, mi intención nunca ha sido esa. Lo cierto es que admiro completamente tu trabajo, y considero que eres un profesional capaz de resolver cualquier asunto complejo que se le presente.
Eres un pilar sumamente importante en el equipo y sin ti, esto no avanzaría ni tendría el impacto que hasta ahora estamos logrando.
Por eso, y con la finalidad de seguir avanzando juntos, me gustaría me comentarás más a fondo cómo te sientes, qué es lo que no te parece y que es lo que sí te agrada. Creo firmemente que juntos podemos solucionarlo, o bien, idear algo para hacer el trabajo lo más ameno posible.

Después de todo, somos un equipo y como equipo nos apoyamos. Cuentas conmigo.

Un afectuoso abrazo,

Yo me pondría en contacto con la otra persona y primero le preguntaría que como se siente respecto al trabajo en conjunto, identificaría factores claves dentro de mi actitud que lo hacen sentir de esa manera, adicional le pediría una disculpa por hacer que no se sienta bien en el equipo de trabajo y le preguntaría que funciones le gustaría llevar a cabo para dividir el trabajo tener un ambiente ameno y sacar adelante los proyectos planteados.

¿Cómo lo dirías?
Hola “Marcelo”, espero que estés bien. “María” me informó de algunas complicaciones en nuestra relación en el desarrollo del proyecto, quiero que lo conversemos en un lugar tranquilo y coordinemos mejor…, te ofrezco una disculpa por las impresiones que te dí, entiendo que necesito conocer mejor tu punto de vista. Lo que te propongo es revisar los compromisos de cada uno y mirar como podemos alinear nuestras formas de trabajo para generar sinergia. Me gusta trabajar contigo y pues que mejor que encontrar las mejores condiciones para hacerlo. Piénsalo y cuéntame en que momento nos podemos reunir.

Hola Juanita, ¿que tal tu día?. me gustaría poder conversar acerca del avance de las tareas que has estado realizando, recuerda que al ser un equipo siempre me puedes dar tu feedback a cerca de la ejecución de las actividades diarias y de cómo te ha sentido en ello. Es normal sentirse un poco abrumados en días de alta carga laboral, y en el caso de que te sientas así, no dudes en hacérmelo saber para servirte de apoyo:), bonito día.

¡Hola! Espero te encuentres bien.
Me gustaría tener una reunión de retroalimentación contigo.
Con el fin de mejorar nuestro trabajo y alcanzar el éxito de nuestro proyecto.
Espero tu respuesta. Saludos para la familia.

Hola Roberto!

Me comentó María que te sientes abrumado en ocasiones por qué crees que tienes mucho trabajo.

Mi intensión nunca fue que te sintieras mal o estresado, al contrario, quería que fueras más eficiente.

Creo que tanta presión fue un error, así que, voy a asignarte menos tareas o más cortas, y si en algún momento sientes que es demasiado, ten la confianza de decírmelo.

Somos un equipo para trabajar juntos!!

Buen día 😃

¿Cómo lo diría?
Buenas, ¿Cómo te encuentras?, espero muy bien.

Quería saber como vas con el trabajo asignado, si ha habido algún inconvenientes en su ejecución, ten en cuenta que estamos trabajando de la mano y que ante alguna queja o sugerencia de tu parte, aquí estoy para escuchar tus aportes hacer las respectivas correcciones en el método de trabajo o cualquier otro aspecto. Lo principal es la comunicación.

Espero tu pronta respuesta
Gracias.

¿Cómo lo dirías?

Hola Carolina.

Juan me ha comentado que tienes algunas incomodidades por la cercanía que hemos estado teniendo al yo de alguna manera tratar de cubrir algunas de las actividades de Juan, permite extender te una sincera disculpa por no saberme expresar de la forma esperada y por hacer que sientas que te he asignado mucho trabajo, pero no me mal entiendas, el trabajo que te he asignado es estratégico ya que yo confió plenamente en tus habilidades y sé que puedes con las tareas asignadas.
Me comprometo a ser más claro y expresivo respecto a las actividades que yo pueda asignarte en el futuro.
De igual forma recuerda que puedes decirme cualquier incomodidad o pregunta que tengas y yo con gusto te apoyo en lo necesario.

===============================
En la respuesta trato de hacer saber lo siguiente:

  1. Solo estoy cubriendo tareas del jefe un tiempo
  2. Disculparme (nunca nunca nunca esta demás)
  3. Explicar un poco la carga de trabajo (un poco vaga por falta de contexto, pero el objetivo principal es disipar el sentimiento de que solo es cargarle la mano solo porque tengo en ese momento la autoridad de asignar tareas)
  4. Ofrecer mi apoyo para resolver inquietudes, incomodidades, etc.

📗RESUMEN:

Los stakeholders son personas u organizaciones que se ven impactadas y afectadas por manera directa o indirecta por el proyecto o actividad que tú estás ejecutando.

.
Para identificar el stakeholders hay que preguntarse:

  • ¿Tu proyecto impacta a alguien de alguna manera?

  • ¿Necesitas algo de estas personas en el proyecto?

.
Características de la comunicación:

  1. Clara: Idealmente reuniones en persona.
  2. Transparencia.
  3. Amabilidad.

Cordial saludo Pedro, de acuerdo a tus comentarios me gustaría hablar contigo que me expongas aquello que te esta generando inconformidad y lleguemos a un acuerdo muto y distribución de cargas equitativas, lo que quiero es poder trabajar en equipo y que saquemos este proyecto adelante.

Hola Carlos. ¡Buenas tardes!
Te escribo porque estoy interesado en saber cuál es tu punto de vista sobre las actividades que se te están asignando en función al proyecto WIM Conf.
Sabemos que es un momento de frustración para todos ya que el tiempo que tenemos para la realización de dicho proyecto es limitado, por eso me gustaría recibir tu feedback.
Estoy agradecido con todo el equipo por el duro trabajo que se está realizando tomando en cuenta la magnitud del evento.
Recuerda que si tienes alguna duda, quieres más información o necesitas algo en lo que pueda ayudarte, puedes contactarme en cualquier momento que desees.
Te deseo un excelente día. Saludos.

Es cierto eso, algunas personas pueden tomar la comunicación clara y directa como brusca o agresiva, no hay que ser de cristal aveces las personas somos muy delicadas siempre hay que mantener la amabilidad y la asertividad

como lo diría.

cordial saludo.

teniendo en cuenta la situación que ya nuestra atención , magostaría que me pudieras expresar todas las coas en las que estas de acuerdo y en las que no estas desacuerdo, esto con el animo que podamos construir sobre las cosas que no estamos de acuerdo ,para que sigamos trabajando como un buen equipo

Hola, cómo estás, espero te encuentres bien.
Me gustaría saber cómo te sientes con las actividades que te han sido asignadas, conocer tu feedback y aportes; que de hecho son bienvenidos y nos ayudará a entendernos mejor y avanzar como el gran equipo que somos.
La idea es que se desarrolle y culmine este proyecto de forma exitosa, así que cuando gustes nos podemos reunir o hacer una videoconferencia para conversar mucho mejor.
Gracias, espero tus comentarios.

hola, realmente tu trabajo ha sido formidable en este proyecto, no podríamos avanzar tan rápido sin tu contribución . espero poder tener el tiempo para poder explicarte los pormenores de este proyecto y aclarar cualquier duda o inquietud que tengas

Buenas tardes:

Estimada María, espero estés bien. Quisiera responder ante la insatisfacción que sientes respecto a mi comunicación y designación de tareas. Primero, realmente agradezco que hayas notificado tú molestia, dado que lo que quiero es que las personas con las que trabajo se sientan cómodas y valoradas. Segundo, la cantidad de trabajo que te asigne fue debido al alto nivel que tienes como trabajador; considero que eras una persona proactiva e inteligente. Tercero, como líder me comprometo a analizar y mejorar mis habilidades de comunicación para mejorar nuestra relación laboral.

Asimismo, desearía que ambas mejoráramos nuestro desarrollo como profesionales, por ende, me gustaría que ambas nos proporcionemos feedback. Puedes contactarme por correo o por teléfono. Espero tú respuesta prontamente.

Sinceramente,

Mónica.

Ejercicio cómo lo dirías
Hola buen día Fulanito, primero que nada gracias por tu colaboración y compromiso con el equipo y hacia el proyecto, se que es un reto importante para los integrantes y más en un rol fundamental como el tuyo. Sin duda es indispensable tener una buena planeación y organización del tiempo, colaboradores y actividades para generar una buena sinergia en el flujo del proyecto y no tener cargas de trabajo o cuellos de botella. Por lo que me gustaría saber como puedo ayudar, conocer tu opinión, experiencia, sugerencias y/o inquietudes, sin duda es importante e indispensable tener un entorno profesional saludable y colaborativo donde podamos desenvolver al máximo nuestras capacidades y tener oportunidades de crecimiento como lo es este reto. Sin más por el momento quedo a la espera y gracias por tu aportación. Saludos y Excelente día !!

¡Saludos!

Espero te encuentres muy bien.

El motivo de este correo es para conocer acerca del avance de las diferentes actividades que están a tu cargo y si necesitas algún tipo de ayuda que te esté impidiendo continuar.

También me gustaría saber qué opinas/sientes sobre la realización de estas actividades y si crees que deberíamos mejorar algún proceso en las mismas.

Quedo atenta a tu respuesta,

👋😃hola, espero que este bien.

🤔Quiero saber cómo te sientes en la empresa; ambiente laboral, actividades, etc.

📌Porque uno de mis objetivos es ayudar a mi equipo a crecer como profesionales🚀, así que: ¿Podemos tener una sección de feedback? Solo serán 5 min 🙂

👋😃hola, espero que este bien. 🤔Quiero saber cómo te sientes en la empresa; ambiente laboral, actividades, etc. 📌Porque uno de mis objetivos es ayudar a mi equipo a crecer como profesionales🚀, así que: ¿Podemos tener una sección de feedback? Solo serán 5 min 🙂

Hola Pepe, espero estés bien, me alegra mucho el desempeño que muestras. sin embargo se que tienes varias actividades asignadas, te comparto este cronograma de entregables, quiero que lo revises y en la próxima Reunión llegamos a un buen acuerdo.
Saludos a la familia.

Pepe como estas siéntate, revisaste el cronograma que te parece?. - es mucho hay que hacer unas modificaciones por que tengo otros compromisos. -Excelente cuanl seria tu propuesta. -estuve viendo que tal si intercambiamos estas actividades para el día lunes y martes por que no requiere mucho esfuerzo. - Que bien me parece bien tu propuesta. Gracias Pepe. - no es nada jefe la idea es cumplir los entregables a tiempo. -Vamos pepe te invito un chicharoncito.

XXXXX cómo estás?

Quería agradecerte todo el esfuerzo que has venido dando en el proyecto, gracias a eso hemos podido cumplir con la planificación.
Sé que te he recargado de trabajo y que puede ser un poco agobiante pero lo he hecho porque sabía que podrías lograrlo, de igual manera quiero que tengas presente que si sientes que es mucho trabajo y necesitas apoyo, puedes hablar conmigo para redistribuir las tareas y poderte ayudar.

Saludos

Hola, espero que este todo muy bien, te escribo por que quisiera saber tu opinión sobre las tareas que he decido asignarte en este proyecto, se que puedes sentirte abrumado y con mucha responsabilidad sobre tus hombros pero quiero que sepas que no lo haría si no estuviera seguro de que puedes lograrlo y que el cumplimiento efectivo de estas actividades fuera tan importante para llevar a buen termino el proyecto, por lo cual te reitero que me gustaria conocer tu opinion al respecto, la idea es qeu nos hagamos cada vez mas fuerte como equipo de trabajo y corregir los errores que pude haber cometido al tratar de ejercer el liderazgo sobre ti que eres parte de mi equipo de trabajo, quedo atento a tu respuesta.

Hola estimado compañero.
Antes que nada, deseo que estés muy bien.
Te escribo para saber cómo podemos apoyarnos mutuamente para dar los mejores resultados en la compañía ya que es posible que ambos tengamos varias actividades por ejecutar y esto pueda impactar los tiempos de entrega. En este momento hay varias tareas en paralelo y dado que nuestro interés es ejecutarlas de la mejor manera, te pido si tienes alguna retro o sugerencias sobre estas asignaciones.
De antemano te agradezco el apoyo y la disposición que siempre tienes para trabajar en equipo.

Saludos.

yo le enviaría el siguiente mensaje

Hola Andrea,

Pasaba a saludarte, y quería saber como podria ayudarte para que podamos cumplir con todas la actividades que tenemos en este proyecto, honestamente se que te he asignado bastantes actividades pues eres una persona clave para el exito de este proyecto, pues confio en tus capacidades,

Por otra parte sentí que al momento de asignar las activiades fui muy breve con todos y muy directo, no di espacio para las preguntas ni saber su punto de vista, sin embargo espero me entiendan pues este proyecto lo tenemos que sacar en menos de 3 semanas,

Espero todo sea un exito,

Hola! Muy buenas tardes compañero Te escribia para hacer un repaso de las actividades asignadas y al mismo tiempo preguntarte como te has sentido com dichas actividades. Recuerda como equipo debemos apoyarnos y encontrar soluciones en caso de surgir algun desacuerdo.

Quedo pendiente de tu respuesta. Que tengas un buen día.

¿Cómo lo dirías?

Buenas, ¿cómo estás?
Espero te encuentres bien. Te escribo para saber como van tus actividades y si has tenido algún inconveniente, puedes escribirme para cualquier percance que tengas y si tienes alguna recomendación para mejorar el seguimiento de las actividades o en general podemos concretar una reunión y hablar de ello.
Me despido atenta a tu respuesta y que estés bien.

Personas u organizaciones que se ven impactadas directa o indirectamente por el proyecto.

¿Tu proyecto impacta de alguna manera? Procesos, intereses, etc
¿Necesitas algo de estas personas en el proyecto?

Si tu respuesta es SI a alguna de estas preguntas, es un stakeholder

En lo posible trataría el tema de manera personal, quizá a través de tomar un café y poder preguntar abiertamente acerca de la experiencia, dificultades y expectativas que tiene del proyecto. Le preguntaría el tipo de comunicación que prefiere y talves en medio de la conversación aclararía sobre algunos aspectos de los comentados por mi jefe y comprometería mejorar la comunicación y la anticipación con la que se realizaría el involucramiento de temas en los que se espera algún entregable, de manera que no lo retrase en otras actividades de su día a día.

Un mensaje escrito con mi par de trabajo sería a través de un correo electrónico, como sigue:

"Hola __,

Espero que este correo te encuentre de lo mejor.

Sé que estas semanas han sido de mucho trabajo y que hemos tenido diversas actividades a realizar.

Reconozco que una vez que comienzo con el trabajo me apasiono con los quehaceres y tiendo a delegar ciertas tareas. Además, la forma de comunicarme, en ocasiones, son bastante breves y directas, lo que podría interpretarse como brusca.

Estoy trabajando en ese área de oportunidad para mí, de manera a tener una comunicación asertiva con todas las personas de mi equipo de trabajo.

Considero que estamos en un ambiente seguro y en confianza, por lo que te invito a que puedas manifestar tus inquietudes con quienes te la generen, eso también contribuirá a tu bienestar dentro del equipo.

Por mi parte, quedo a disposición para una charla amena en la que podamos aclarar las diferencias existentes si las hubiera y de esa forma, ayudar a lograr el éxito del proyecto en el que estamos trabajando.

Esperando contar con una respuesta favorable, me despido atentamente.

Alicia"

Hola [Nombre], la esta semana te he visto un poco cansado y me he puesto a analizar que recientemente te he pedido ayuda con diversas tareas y actividades, primero quiero agradecerte y felicitarte por el gran empeño que has demostrado, pero tambien quiero pedirte una disculpa si te he llegado a abrumar, me gustarias que pudieramos tener una coordinación de tareas un poco más abierta y flexible para no sobrecargarnos de trabajo y estár al tanto de lo que vamos haciendo día con día, te parece si tenemos una reunión para crear un calendario en conjunto de cuales son nuestras tareas recurrentes? Tambien podriamos usar nuestro chat interno para enviar mensajes sobre las tareas que vamos a empezar y aquellas que ya terminamos o pedir ayuda con tareas largas y complicadas.

Hola Carolina,

Estamos avanzando a pasos acelerados y en el proceso es posible estar omitiendo algunas cosas.

Quisiera preguntarte ¿Qué mejorarías o cambiarías en la forma que estamos trabajando para alcanzar los objetivos del proyecto al mismo tiempo que nuestros objetivos personales?

Un abrazo,

Hola, compañ[email protected] 👋

En esta oportunidad te escribo porque quisiera saber como te has sentido con las tareas/actividades que te he venido asignando.

Adicional, saber ¿cómo puedo ayudarte en caso de que sientas mucha carga y de ser necesario reajustar las actividades.

Mi principal objetivo con este mensaje es hacerte saber que estoy aquí y puedo ayudarte a resolver las dudas o situaciones que se te van presentando. Juntos podemos hacer un excelente equipo.

Quedo muy atenta a recibir feedback de tu parte…

Hola _____

En la reunión de ayer tuve una reunión con mi líder y me dio retroalimentación sobre la carga de trabajo que te asigné en estas últimas semanas.
Quiero que sepas que no sabía que estaba saturando tus actividades. A partir de hoy lo voy a consultar contigo previamente para ser más efectivos y podamos seguir adelante.
Sí tuvieses algún otro inconveniente te agradecería me lo hicieras saber para ver de que manera podemos mejorar.
Saludos!

<<¿Cómo lo dirías>>
Hola, [NOMBRE], ¿Qué tal como estas?
Solo quería saber que tal vas con las actividades que te asigne: son muchas, crees que tienes poco tiempo, te sientes abrumando, necesitas ayuda con alguna. Cualquier cosa haz me lo saber con confianza, veré como lo resuelvo.
Que tengas un buen día, espero tu respuesta.

Gracias