Planificación: tiempo

El tiempo
¿Por qué planificar el tiempo?
• Para cumplir plazos
• Para no dedicar mucho tiempo a algo que no da resultados.
¿Cómo planificar el tiempo?
Con alguna herramienta que nos permita planificar tiempos:
• Notion
• Clickup
• Jira
• Monday
Un cronograma es una herramienta estructurada por actividades para hacer seguimiento a lo que está pasando a través de los siguientes componentes:
• Duración: tiempo de ejecución de una tarea o actividad
• Responsable: la persona encargada de una actividad
• Entregable: resultado de una actividad
• Estado: situación actual de cada actividad, se debe mantener actualizado el estado de cada actividad: abierta, en progreso, en revisión, cerrada.
En la planificación todas las tareas se colocan en estado abierto y debemos asignarle cada uno de sus componentes.

A mí me parece muy útil para dinámicas de organización de tareas, entregables, responsables, tiempos, etc., Trello. Seguro muchos de uds la conocen, pero para los que no, los invito a revisarla.

Además, tiene esta plantilla para project management 😃

Bueno teniendo en cuenta que planifiquè el tiempo y delegue tareas en mis contribuidores me resta hacer folow up a su ejecucion o cumplimiento, sin embargo, teniendo en cuenta la contingencia de la renuncia y de las faltas del otro integrante generaron un retraso en el entregable solo me resta hacer dos cosas.

1. Enviar un E-mail corto y preciso a mi informed person acerca de que el tiempo de entrega que nos planteamos no va a poder ser cumplido por factores “ambientales” como yo los llamo en mi empresa y le solicito una hora o dia para tener una llamada, zoom o conferencia al respecto.

2. Le presento documentacion sobre los progresos que llevo hasta el momento y le planteo los tiempos reales teniendo en cuenta que tengo dos recursos humanos menos y le comunico que el deadline con seguridad no serà el viernes pero si el siguiente Jueves con grounds en mi comunicacion y con una descripcion tecnica, indago un poco mas acerca de que afeccion podria generar en mi cliente ya que si mi deadline atrasa otro proyecto entonces me verè en la obligacion de emplear dos personas de emergencia si los recursos financieros lo permiten y establecer metas y horarios de campaña (horarios extendidos si la condicion lo amerita).

¿Qué harías?
Respuesta: En primer lugar evaluaría si es posible entregarle el trabajo al cliente sólo con mi participación. Si eso no es posible (que es lo más seguro), me reuniría con el cliente y trataría de negociar una replanificación del entregable en función de la disponibilidad del equipo. Si eso no es posible y cuento con los recursos, incorporaría nuevos ayudantes al equipo. En otras palabras, trataría de negociar el tiempo y lo cumpliría pero incrementando los costos.

Quiero pensar que Trello y One Note son útiles para este fin

¿Qué harías?

1. Revisar el estado actual del entregable
2. Evaluar si es posible terminarlo junto con la persona que esta disponible en el equipo de trabajo
3. Buscar apoyo de otra área para poder terminar el entregable
4. Si no es posible terminarlo para la fecha que le dimos al cliente, entonces lo llamaría para excusarme y solicitar un plazo adicional para cumplir con lo pactado.

Para la planificación del tiempo, se debe tomar en cuenta: la duración, responsable, entregable y estado.

Duración: Tiempo que va a tardar la ejecución de una tarea.
Es importante involucrar a tu equipo, la holgura es el tiempo demás que puedes tener para ejecutar una actividad.

Responsable: es a quien le vamos a consultar del estado de la actividad,

Estado: es un donde actualizamos constantemente de como va la actividad.

1. Hacer un revew con el equipo para saber el estado general del proyecto y en dónde va.
2. Hablar con el cliente y hacerle una presentación de cómo va el proyecto.
3. Dependiendo de esto, negociar con el cliente una nueva fecha de entrega.

Nos reorganizaríamos con el equipo para cumplir con el entregable del cliente, viendo el estado actual y ejecutando las tareas que están pendientes para la entrega.

¿Qué harías?

1. Pido a la persona que renunció y a la persona enferma que me entreguen los avances que tengan de los compromisos adquiridos.
2. Intento buscar a alguien que pueda cubrir de forma óptima las tareas que no pueden ser cubiertas por las personas anteriores. De lograr esto, cumplo con mi entrega para el viernes.
3. Si no logro conseguir a otra persona, hablo con el cliente y reviso las opciones para aplazar la fecha de entrega.
4. En caso de no lograr conseguir a alguien más y no lograr un acuerdo con el cliente. Recuerdo que en el equipo, tengo una persona más. (Son 3 además de mí). Divido las tareas de las otras 2 personas entre la persona que queda y yo. Será más carga, pero cumplo con el cliente.

Me gusta el ejercicio de “Què harìas” ya que demuestra la falencia de planear proyectos de manera tradicional y creerìa que las posibles soluciones podrìan ser afrontarlo y asumir ese retraso con tiempo extra de los participantes o intentar llegar a un acuerdo para un nuevo plazo.

Para Trello encontré un plugin que permite realizar este tipo de diagramas para la gestión del tiempo gráficamente: https://www.teamgantt.com/

Y otras soluciones gratuitas es utilizar plantillas:

• Plantilla en Excel: https://support.microsoft.com/es-es/office/presentar-datos-en-un-diagrama-de-gantt-en-excel-f8910ab4-ceda-4521-8207-f0fb34d9e2b6
• Plantilla en Lucidchart: https://www.lucidchart.com/pages/es/que-es-un-diagrama-de-gantt
• Plantilla en Miro: https://miro.com/es/plantillas/diagrama-de-gantt/

📗RESUMEN:

Se debe definir el tiempo en base al cumplimiento de los plazos y para no dedicar mucho tiempo algo que no da resultados.

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Hay otras herramientas como Clickup, Jura, Monday, etc.

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Los componentes mínimos que debe tener la planificación de un cronograma en general son:

1. Actividades.
2. Duración: Asesórate, involucra a tu equipo y holgura.
3. Responsable: Se debe comunicar quien es el encargado, comunicarle que necesita y que debe entregar.
4. Entregable.
5. Estado: Actualiza, comunica y corrige.

¿Qué haría?

Me comunicaría directamente con el cliente (por teléfono, reunión virtual o presencial) y le comentaría la situación, trataría de negociar un plazo adicional, siempre y cuando este no afecte a otros proyectos de mi cliente, en caso fuera lo contrario, trataría de buscar recursos de emergencia para poder cumplir con las fechas y no generar problemas.

<<¿Qué harías?>>

• Comunícame con el cliente y explicar el problema

• Pedir un poco más de tiempo al clientes

• Crear una compensación

Le diría: señor cliente, me temo que no puedo cumplir con la parte de nuestro trato, debido a que no cuento con personal disponible por el momento, se lo comunicó en este momento para saber si nos puede dar más tiempo o si le apetece buscar otra compañía que pueda cumplir con el plazo estimado.

Ejercicio:

Antes de iniciar un proyecto planearía el flujo de implementación y las tareas necesarias para cumplirlo, los tiempos de entrega de cada una, evaluaría el progreso y ajustaría el plan regularmente, planearía al 70% de capacidad para tener tiempo de holgura y poder lidiar con estos casos. Si una persona renuncia a días de entregar el proyecto y otra se enferma probablemente este ya concluido o muy cerca a ser concluido. Tan pronto renuncia una persona, recalcularia la estimación de trabajo reuniendome con el equipo y reasignando las tareas que eran de la persona que renuncio (contando con que no sea un rol especifico y los otros integrantes las puedan resolver); y estimando si afecta el tiempo de entrega, si no lo he notificado es porque no afecta, porque lo podemos lograr sin estar tan apretados, aún así levantaría la alerta e informaría sobre el estado del proyecto para que se tenga en cuenta de si existe un riesgo. Luego si una persona se enferma y es intermitentemente, y creo que no vamos a cumplir el tiempo de entrega, ya habría notificado previa y regularmente, y no sería sorpresa para los dueños del proyecto, entregaría la estimación del tiempo de entrega y no creo que nada grave pase y serían más compresivos y probablemente más facil negociar, si ya he venido notificando regularmente sobre el estado de avance del proyecto y los riesgos e impedimentos.

¿Que harías? => El integrante que renunció debe ser reemplazado, para lo cual buscamos al interior una persona y si no es posible se abre la convocatoria externa. La persona incapacitada debe ser reemplazada esa semana por alguien del área para realizar las actividades correspondientes. Se debe evaluar la posibilidad de trabajar tiempo extra para poder cumplir con el entregable, pero si no es posible, se debe comunicar al cliente el incidente y acordar nuevas fechas de entrega.

En primer lugar, avisaría con tiempo a mi cliente lo ocurrido con mis compañeros:

• renuncia
• licencia por enfermedad
  Le indicaría que a pesar de eso estamos trabajando arduamente y solicitarle un plazo más de días para el entregable. Le muestro lo que avancé y lo que lograremos, sobretodo asegurar al cliente que si tendra resultados.

Yo uso Trello

En caso de estar seguro de que no será posible entregar el trabajo en las fechas acordadas, buscaría contactar el cliente y comunicarle el inconveniente, claramente con alternativas y/o soluciones a dicho inconveniente.
Ofrecerle al cliente una entrega parcial en caso de ser necesario o aplazar la entrega y el lanzamiento a una nueva fecha que cumpla el requerimiento y necesidades del cliente.

He trabajado con Trello y Jira.

FLOWLU
Herramienta para gestion de proyectos, Excelente para agencias , por su portal de clientes , ya que puedes personalizar su dashboard, y en especial la conectividad con tu equipo de trabajo

Nosotros hacemo uso de una metodología PHVA (planear, Hacer, Verificar y Actuar) llevamos a través de google drive un documento compartido con nuestro equipo para poder ver el progreso de cada actividad por semana.

1. Revisar el porcentaje de avance de la estrategia con el equipo disponible, para determinar las tareas que están pendientes.
2. Hacer nuevas estimaciones de tiempo para finalizar las tareas inconclusas y pendientes, reasignándolas al equipo disponible (solicitar apoyo externo en caso la situación sea crítica para cumplir con el entregable cuanto antes).
3. Comunicar al cliente el motivo por el cual no será posible cumplir con el entregable en la fecha planificada ( situación de salud de integrante del equipo) y presentar a cliente nueva fecha de entregable final.

La situación: generar un entregable en 4 dias
Equipo original: 3 personas incluido el responsable
Problema 1: renuncia del personal
Problema 2: Baja por enfermedad del otro miembro
Problema 3: tiempo insuficiente para la entrega

Para solucionar el problema 1, se requiere solicitar personal cercano al proyecto que no desconozca el proyecto en su totalidad, la alternativa es solicitar personal dedicado al proyecto que pueda capacitarse de manera rapida

Para el problema 2: Solicitarle información del estado de las tareas, principalmente los requerimientos sin completar, para realizar el acople con el nuevo personal

Finalmente para el problema 3: Hablar con el cliente y solicitar formalmente y en base a la holgura del tiempo una entrega posterior con un extra en esa entrega. Adicional y como medida alterna se pueden aplazar funciones que no tengan un caracter prioritario así como delegar otras a miembros del equipo que no requieran un trabajo extenso y permitan una mayor disponibilidad de tiempo para el lider

Que haria:
Miraria mi % de avance, si no es probable que pueda entregar la campaña yo solo, informaria con tiempo [desde el lunes] al encargado del proyecto o mi encargado de los acontecimientos, tanto verbalmente como por escrito de ser necesario, indicando las condiciones del trabajo, requerimiento de otros colaboradores, etc.
y busco mover la fecha con un plazo prudente para las dos partes [ej: 3 dias], o hacer un entregable con menor alcance [un 70% de la entrega final para el dia viernes]

Trello y Asana también son muy buenas alternativas.

Se que es un curso de hace 2 años pero esa parte de Clickup se puede hacer perfectamente en Notion y así no tienen que usar varias plataformas.

Me gusta usar planner de Microsoft, permite asignar responsables, definir tiempos, crear contenedores de estados, entre otras cosas de utilidad.

Kanbanflow es una herramienta web que también puede ser útil.

¿Qué haría? Revisaría si hay alguna forma que otro miembro de un equipo alterno pueda ayudarme para finalizar el trabajo en tiempo y forma. En el peor de los casos, le avisaría al cliente de mi situación y pediría la entrega del trabajo final para el día X, con algún tipo de recurso que sea de valor para el cliente, para que este sienta que el extra de tiempo brindado fue completamente recompensado. Y esta comunicación, se la haría saber a través de alguna llamada o reunión directa con el cliente.

¿Qué harías?
1ro: Analizo el avance que hemos tenido hasta el momento y que avance mas podemos hacer con el equipo disponible.
2do: Hablaría con el cliente, anunciandole los avances que hasta el momento hemos tenidos y las formas en las que abordaremos la situación.
3ro: Involucraría a mas personas para suplir las ausencias.

Yo le informaría a todos stakeholders que debido a factores de fuerza mayor es muy probable que el entregable se extienda algunos días más mientras que analizaría el tema costos para valorar incrementar otros contributors que me reduzcan el margen de ganancias pero me permitan acortar el tiempo extra que necesitaré para entregar o sorprender a todos y entregar en tiempo.

Algo muy importante a la hora de estimar, es apoyarse muchisimo con los developers, técnicos, gente que va a estar desarrollando la tarea
Eso nos permite ser más precisos
Y un metodo muy bueno, es utilizar el metodo de la hamburguesa, para descomponer la tarea en pequeñas sub tareas

Una herramienta que sería muy útil es un diagrama de gantt, Excel ya viene con plantillas solo es llenarlas.

Lo primero que haría sería comunicar lo antes posible la situación para ver si se puede modificar los deadlines o si es fundamental que se cumpla pedir los recursos necesarios para alcanzar los objetivos. Además como me habría dejado tiempo de holgura es que tendremos un tiempo para actuar y amoldarnos a la nueva situación. Lo sucedido son contingencias externas que no se pudieron preveer por lo cual no estaría mal replantear las cosas, solo quedaría ver el nivel de importancia y urgencia que tiene, los recursos que cuente la empresa o si sería necesario adquirir recursos externos o si se pudiese hablar con los clientes y modificar los deadlines. No es algo que nunca me haya pasado y hemos tenido que contratar recursos externos a la empresa para alcanzar los deadlines que no se podían mover ya que hubieran implicado perdidas de millones y millones de dolares para la empresa, en ese caso no se dudaría de contratar recursos externos por unos cuantos miles de dolares extras que no representan un movimiento en la balanza de presupuesto. Para casos de presupuesto ajustado evaluar importancias y urgencias sería fundamental… quiza apretar más a otros miembros de la empresa de otros equipos para salir, pagar horas extras…

Ejercicio: ¿Qué harías?
Teniendo en cuenta los avances hasta la fecha, y habiendo confirmado que no es posible finalizar lo pactado para la fecha estimada, le propondría el cliente una reunión para una muestra de avances intentando reprogramar la entrega y justificar más allá de los asuntos internos el por qué vale la pena unos días extra de espera.

Asana les puede servir

Muy buena explicación. Otra herramienta es SOHO

https://melon-poison-6f9.notion.site/Planificaci-n-Women-in-Marketing-Conf-e3804d855181401085e4516b0a78d76b

Acá comparto el avance de mi tablero del proyecto.

Monday es una gran herramienta.

¿Qué aria? primero es hacer una evaluación del avance que se tiene, luego si uno solo podría terminar, en caso que no es viable, solicitar una reunión con el cliente y exponer el caso y negociar el entregable.

Respondiendo a ¿qué harías?:

1. Revisaría con lo que queda del equipo que hace falta, cuánto tiempo podemos estimar que se requiere por adicionar para terminar lo que nos hace falta con los recursos que se disponen en se momento
2. Solicitaría una reunión con el cliente, se validarían los plazos máximos que se tienen a nivel de contrato y se propondría la estimación que se dió en el equipo con una holgura para cualquier eventualidad, se debe llegar a un acuerdo con el cliente en tema de fechas.
3. Se asignan responsables a las tareas faltantes.

¿cómo lo dirías?
compañero estoy listo para que trabajemos en equipos quiero apoyarte, me cuenta mi líder que estas bien cargado de trabajo, como podemos hacer para que el proyecto sea un éxito y como te puedo ayudar.

Les recomiendo usar asana o trello tambipen

si desde un inicio manejo una bitácora de eventos, que afecten el desarrollo del proyecto, comunicaría con detalle el motivo por el cual el entregable no está listo, y gestionaría una nueva planificación con los recursos actuales, también buscaría el remplazo a la persona que se fue el equipo(Buscaría alguien con bastante experiencia para no desperdiciar tiempo en su curva de aprendizaje).

TEAM:

Buen dia espero y se encuentren bien, es necesario realizar una reunion para ver avances de cada uno de los departamentos, ya tenemos el tiempo encima y ahora mas que nunca los necesito a todos bien concentrados en cada actividad.

He notado avances muy notorios pero tambien demoras en algunos proceso y detalles que debemos que detallar para cumplir con nuestros tiempos del proyecto

¿qué harías?

Lo importante es que si venimos trabjando desde hace tiempo, tenemos claro que estaba haciendo cada quien.

Presentar un avance del proyecto con toda la documentacion respectiva, indicando que se presentaron 2 riesgos, uno previsto (enfermedad) y el otro no previsto (renuncia), lo cual afecta la entrega pautada. como se viene trabajando de manera organizada se presentan las tareas impactadas con los responsables y la forma de minimizar el impacto en el proyecto, exponiendo claramente el plan o estrategia para continuar con la entrega para una nueva fecha.

Esto lo hago en una reunion con los involucrados en el proyecto.

¿Qué harías?

1. Revisar los pendientes de la persona que renuncio.
2. Preguntarle a la persona que se encuentra enferma que pendientes tiene para poder gestionarlos.
3. Hacer seguimiento a las tareas de la persona que está laborando con normalidad.
4. Recopilar las tres tareas anteriores y evaluar el tiempo de entrega si logramos entregar la compaña de marketing o no.
5. Solicitar una reunión con el cliente para contarle el estado actual de la campaña, negociar fecha final de entrega y proponerles soluciones a las novedades presentadas.

Primero que nada hacer una reunión con el equipo de trabajo para este proyecto:

• Buscar soluciones
• Ver que tanto avanzaron las personas que se ausentaron y ver en que estado se encuentra las tareas que se delegaron
• Ver si la persona enferma puede trabajar desde home office o no.
• Quien puede sustituir dentro del equipo o dentro de la empresa a esas personas
• Trabajar en equipo y juntas sacar adelante esas tareas

Mis herramientas favoritas de proyectos: Asana, Click up, Jira, Planner. Jira para gestión de proyectos TI.

Que harias
Ejercicio.

Querido cliente me dirijo a ustedes para solicitar una proroga para la entrrega del plan de marketing que se tiene estipulado para este proximo viernes, debido a inconvenientes de salud y reestructuracion en nuestro equipo de trabajo que estan fuera de mi alcance, no sera posible realizar la entrega para la fecha pactada.

Por lo cual solicito una extencion en tiempo de 4 dias habiles adicionales para poder realizar la entrega del plan de marketing.
Espero su compresion .
A espera de sus comentarios.

Saludos.

Ejercicio ¿Qué harías?

1. Revisar el estado actual cada proceso y los entregables.
2. Evaluar si las tareas puede ser reasignadas y cumplidas a tiempo por mí y mi otro compañero de equipo.
3. Si no es posible lo anterior. Buscaría apoyo en otras áreas de mi organización. O incluso contratar a alguien freelance que ocupe la carga laboral del colaborador que renunció.
4. Si no es posible lo anterior, conversaría con el cliente para pedir una extensión del plazo acordado.

Yo diría.

Hola, Compañero

Te envio este correo con el fin de consultarte como te has sentido con las actividades en las cuales te he pedido colaboración, me gustaria que tuvieses la confianza para decirme si hay alguna con la que no estes de acuerdo me lo comuniques y juntos busquemos la forma de resolverlo.

Lo importante es sentirnos comodos con lo que hacemos.

Que estes bien.

Ejercicio: la tarea hay que sacarla adelante. Lo que haría es comunicarme con los dos colaboradores, obtener la info que me puedan brindar y yo realizar de la mejor forma la tarea. Al cliente no le debe importar lo que pasa con el equipo (la mayoría de las veces) solo espera un resultado al cual nos comprometimos. Así sea un avance y no la tarea completa.

¿Qué haría?

1. Reunirme con el equipo para revisar los avances tenemos
2. Mi primera opción sería entregar el proyecto en la fecha acordada para lograrlo tendría que evaluar lo siguiente: Dependiendo de cómo es la relación con el cliente y el ppto que tengo tal vez sub contrataría personal para sacar el proyecto si es necesario o buscaría apoyo dentro del equipo para hacer el esfuerzo de entrega.
3. Si ninguna de las anteriores es viable me reuniría con el cliente para presentarle avances y pedirle una extensión de tiempo.

1. Lo primero que debo tener en cuenta es que ara estos casos debí haber previsto este tipo de eventos, que suelen suceder y colocar en el plan inicial una holgura que me permita maniobrar de cara a estos eventos, mitigando el riesgo de imprevistos.
2. Contacto al cliente final que recibirá la campaña como entregable, informando el escenario actual y solicito una reunión para mostrar los avances hasta el momento de la ocurrencia del evento y muestro en la planificación que cuento con un porcentaje de holgura que utilizaré para culminar la asignación, pero que conlleva un leve movimiento del deadline. Se continuará en la ejecución y se informará a diario los avances del dia a detalle.
3. Si no logra darse un acuerdo de continuar el plan aplicando el porcentaje de holgura, se escala el caso para proveerme de personal adicional que respalde la ejecución de los recursos que tengo de baja, respetando el baseline inicial del proyecto.

MURAL es un buena herramienta y es gratuita

Trello es super práctica y útil, hay un curso en platzi pero es demasiado sencilla de usar.

¿Qué harías?
creo que lo mas importante ante todo es la sinceridad, el ser sincero con el cliente o la persona a quien debes entregar el proyecto. Lo ideal es contextualizar a la otra persona de la situación que estamos pasando pero no como una excusa si no que brindandole una nueva solución, ejemplo: Hemos tenido situaciones con varios de los colaboradores de nuestro equipo y no podremos entregarte el proyecto para el dia miercoles y nos disculpanos por esto, pero, el día viernes nos podemos reunir nuevamente para hacerte la entrega del proyecto.

-Trello
-Planyway
-Asana

Como herramienta en mi organización utilizamos Asana que es muy buena y gratis para equipos de menos de 15 personas.

Ejercicio:
Primero revisaría el progreso que tenemos hasta ahora con la estrategia y vería lo que hace falta por completar. Una vez sepa el avance y lo que falta escribiría al cliente por correo explicándole dónde estamos hasta ahora en el proceso y le explicaría la situaciones de fuerza mayor que hay en equipo lo cual causo un retraso en las tareas. A partir de ahi le propondría un nuevo deadline donde podemos entregar todo completado y le preguntara si quiere tener un reunion corta para explicar mejor lo sucedido.

EJERCICIO :
¿QUE HARIA?

Me iría a la documentación del proyecto en la parte de riesgos , allí en los riesgos se tendría que haber colocado en mediana posibilidad de que alguno de los integrantes del grupo llegase a faltar por x motivo se tendría que tener una solución teniendo en cuenta personas que estén calificadas para para incorporarse al proyecto en una ultima estancia.

Por este motivo se plantea una Reunión con las personas que se habían colocado en el cronograma ( plan b de personas que puedan incorporarse al proyecto en caso de que alguna no pueda continuar) . Al tener las nuevas personas yo como PM mi responsabilidad es darle todo la inf a las nuevas personas para que tengan el conocimiento pleno de sus responsabilidad y no correr el riesgo de por una mala comunicación ellos no realicen bien su trabajo .

al tener la certeza de las nuevas personas que se van a incorporar , se lo comunico al dueño del proyecto (mi jefe) para notificarle los cambios que se han realizado por x motivo pero igual el entregable final será en la fecha estipulada .

A mí me encanta usar Darwi para el seguimiento de tareas, echenle un ojo. Puede funcionar para tu empresa 😉

https://www.darwi.tech

Qué haría? Lo primero: buscar ayuda dentro del equipo y si no hay personas disponibles entonces sentarme con mi equipo y ver cómo podemos reasignarnos tareas que permitan avanzar más rápido.

Hay otras herramientas que funcionan muy bien como Asana, Jira, Trello, Monday

Lo que yo haría, sabiendo el poco tiempo que se tiene, es pedir los entregables a las personas responsables, ir con el equipo de marketing ya que los tengo a disposición y pedirles ayuda para terminar de hacer la planificación de marketing.

En caso de no poder lograr nada con el equipo de marketing, hablaría con el cliente y negociaría un nuevo plazo para ese entregable, para dar plazo con el equipo de marketing de finalizarlo.

¿Cómo lo comunicaría? ¿Acciones para resolver la situación?

Para resolver la situación, lo primero que haría es comunicar a los stakeholders que, dada la situación actual (y como se venía anunciando, si se hicieron updates previos), es posible que no se cumpla con el objetivo del proyecto (entregable del lunes).

Luego, pasaría a visibilizar lo mejor posible la situación actual. Contaría tanto lo bueno como lo malo: los resultados o avances logrados a la fecha, los obstáculos (las 2 personas de menos) y un poco de contexto si es necesario (los hallazgos, los obstáculos ya superados, la motivación del equipo, entre otros).

Finalmente, una vez esté claro el incumplimiento y la situación, pasaría a proponer buscar una solución lo más pronto posible. Así, junto al equipo, poder negociar una nueva fecha e identificar las acciones para mitigar las repercusiones del incumplimiento. Finalmente, pedir disculpas por los inconvenientes de esta situación.

Frente al caso ¿Qué harías?:
Lo primero que haría sería reunirme con el equipo, para conjuntamente analizar la situación y buscar una alternativa de solución, que permita dar cumplimiento al cliente, en la fecha de entrega acordada.
En caso de no encontrar una solución, hablaría con el cliente, le expondría la situación y buscaría la forma de negociar una nueva fecha de entrega, que impacte lo menos posible al proyecto.

Trello me gusta mucho para trackear tareas

Para la planificación del tiempo, hace poco conocí una app similar a Excel, es muy intuitiva y fácil de usar, la recomiendo, se llama ProjectLibre, es software libre (Creo).

Como herramienta en una empresa en la que estuve utilizaban Trello.

Platzi debería crear un curso de best practice con Jira.

EJJERCICIO ¿?QUÉ HARÍAS?
o Preguntarle al equipo que hace falta.
o Establecer la redistribución de tareas.
o Con esa redistribución establecer una nueva fecha de entrega.
o Tener también la opción que no acepten.
o Establecer si es posible o porque no sería posible.
o Todo esto para programar una reunión con el líder y presentarle la situación demostrarle los impedimentos que tenemos para lograr el producto y si es posible una reasignación de recursos o tiempo.

asana es muy buena

Haría una revisión de los entregables y haría una categorización por nivel de importancia, analizaría que actividades pienso que mi compañero de trabajo me podría ayudar, después que actividades son más delicadas y necesitan una mayor atención. Hablaría con mi compañero de trabajo y le explicaría la situación, le propondría que nos dividieramos el trabajo para sacar este proyecto adelante. Me dirigiría con mi superior y le explicaría la situación, también le diría que tengo algo en mente y que el que piensa y que me aconseja. ¡Después manos a la obra!.

¿Qué harías?

1. Revisaría el estado del proyecto y definiría si puedo terminar las tareas faltantes por mi cuenta.
2. En caso de no ser posible, inmediatamente se lo haría saber al cliente, al mismo tiempo que le solicitaría una reunión para entregarle un estado general del proyecto.

Hola Kevin!

Te quiero comentar unos contratiempos que tenemos en el proyecto.

La verdad no creo que sea posible entregar la estrategia en viernes, Martha, una compañera de equipo acaba de renunciar y José, otro compañero está incapacitado.

No soy el tipo de personas que hacen promesas en vano, por eso preferí escribirte y que sepas cuáles son los inconvenientes que tenemos. Aunque son varios, de todas maneras no vamos a dejar de trabajar en el proyecto para entregarlo lo antes posible.

Discúlpanos si esto te genera algún tipo de contratiempo.

Buen día!

¿Qué haría?
Trataría de terminar el proyecto con la persona que aun me acompaña y le diría a el resto que me dejen la información trabajada por ellos buscando cumplir con el tiempo (aunque es baja la probabilidad de cumplimiento), también notificaría al cliente el mismo día (lunes), para ver si se puede llegar a un acuerdo de entrega ya que es probable que se presente un retraso (esto lo tendría como un comodín para mi accionar).

Hablaría con el cliente para solicitar y negociar más tiempo, si no es posible postergar la entrega y no cuento con personas que reemplacen a las que no están disponibles, contrataría freelance, si es un pendiente muy urgente.

La holgura es importante pero no es necesario comentárselo a los stakeholders es decir si se demoran 3 días eso es el tiempo de ellos para cumplirlo pero según nuestro cronograma serian 4 o 5 días para que haya mas tiempo por si es que hay algún problema

A mi me ha funcionado trabajar con TRELLO

¿Qué haría?

Estimados clientes, de acuerdo a lo estipulado previamente, la estrategia de marketing sería entregada el viernes. Sin embargo, desafortunadamente mi equipo ha tenido algunos problemas, ya que, uno de mis trabajadores renunció y el otro integrante ha estado indispuesto debido a que esta enfermo. Por ende, me gustaría que ustedes vieran y analizaran el proceso realizado hasta ahora. De esta forma, le entregaremos los resultados más rápido y de una mejor manera.

Realmente me disculpo por este inconveniente, no obstante, nuestra empresa se caracteriza por la agilidad y la receptividad ante los cambios, por ende, nos comprometemos a entregar el trabajo lo antes posible dado que conocemos la importancia del mismo.

Primeramente, vería los avances de las tareas asignadas a cada uno de los integrantes del equipo, para establecer la reasignación de estas entre las personas que estamos disponibles.
Se estima los tiempos que nos va a tomar para ajustar en el ajustar en nuestra planificación

Primero revisaría el estado actual de lo que se tiene ya elaborado contra todos los entregables pactados para ese día.

Luego de tener ese estado actual, estimaría un tiempo de finalización de los entregables faltantes por la otra persona y yo.

Finalmente ese mismo día me comunicaría con el cliente y le comentaría sobre los incidentes que ocurrieron junto con los entregables que se tienen listos por si desea continuar con la reunión el viernes o si se puede aplazar para entregarle todo completo.

Revisaría el plan de riesgos y contingencia, y tomaria las acciones ya indicadas.

y en el caso de que no hay nada, asumo la responsabilidad y ajusto las actividades considerando la intermitencia del empleado. para lograr el entregable final.

Yo evaluaría el estado actual del avance de la tarea junto a mi equipo y calcularía las posibilidades de poder cumplir a tiempo, si veo que no es posible, negociaría con el cliente la modificación de la fecha de entrega y de ser una fecha inaplazable, estudiar el buscar apoyo de personas nuevas en el equipo de trabajo para llegar a la meta en el tiempo estipulado

🤔Teniendo en cuenta todos los inconvenientes que se han presentado, yo le escribiría un E-mail a mi cliente informándole de manera breve que no se va a poder cumplir el deadline acordado. También, le avisaría que deseo una reunión 1:1 para darle más detalles de la situación, y arreglar un nuevo deadline lo mas cercano posible (siendo realista con lo que se lleva adelantado del proyecto).

trello

Jira es una herramienta super buena y muy facil de usar, super intuititva, sin embargo si te dificulta, puedes usar Trello, es muy sencilla para su uso

1. Buscaría a un nuevo colaborador para que al menos lleve las actividades repetitivas o de menor dificultad.
2. Estructuraría una presentación del estado del proyecto para presentarlo al cliente al mismo tiempo que explico lo ocurrido y pido un poco de tiempo extra.
   Nota adicional: Como toda negociación requiere de un ganar-ganar, me reuniría con mi equipo y plantearíamos un pequeño valor agregado en el entregable para subir el nivel de satisfacción del cliente, esto sin que dicho valor represente algún costo para el cliente

Excelente ejemplo que nos, muestras en la seccion de que harias.
Tanto el cliente como los integrantes del equipo somos importantes.
Para solucionar esta situacion. Tendria una pequeña reunion con los dos de ser posible, y ver en que aspectos podemos ayudar cada uno de los integrantes. Considerando que uno esta enfermo. Tendria la empatia de no otorgarle tareas para que se pueda recuperar al 100%. Ademas intentaria negociar con el cliente un aplazo si es que llegase a sobrepasar el tiempo de holgura que otorgue a cada tarea.