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Planificaci贸n: tiempo

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o inicia sesi贸n.

El tiempo
驴Por qu茅 planificar el tiempo?
鈥 Para cumplir plazos
鈥 Para no dedicar mucho tiempo a algo que no da resultados.
驴C贸mo planificar el tiempo?
Con alguna herramienta que nos permita planificar tiempos:
鈥 Notion
鈥 Clickup
鈥 Jira
鈥 Monday
Un cronograma es una herramienta estructurada por actividades para hacer seguimiento a lo que est谩 pasando a trav茅s de los siguientes componentes:
鈥 Duraci贸n: tiempo de ejecuci贸n de una tarea o actividad
鈥 Responsable: la persona encargada de una actividad
鈥 Entregable: resultado de una actividad
鈥 Estado: situaci贸n actual de cada actividad, se debe mantener actualizado el estado de cada actividad: abierta, en progreso, en revisi贸n, cerrada.
En la planificaci贸n todas las tareas se colocan en estado abierto y debemos asignarle cada uno de sus componentes.

A m铆 me parece muy 煤til para din谩micas de organizaci贸n de tareas, entregables, responsables, tiempos, etc., Trello. Seguro muchos de uds la conocen, pero para los que no, los invito a revisarla.

Adem谩s, tiene esta plantilla para project management 馃槂

Bueno teniendo en cuenta que planifiqu猫 el tiempo y delegue tareas en mis contribuidores me resta hacer folow up a su ejecucion o cumplimiento, sin embargo, teniendo en cuenta la contingencia de la renuncia y de las faltas del otro integrante generaron un retraso en el entregable solo me resta hacer dos cosas.

  1. Enviar un E-mail corto y preciso a mi informed person acerca de que el tiempo de entrega que nos planteamos no va a poder ser cumplido por factores 鈥渁mbientales鈥 como yo los llamo en mi empresa y le solicito una hora o dia para tener una llamada, zoom o conferencia al respecto.

  2. Le presento documentacion sobre los progresos que llevo hasta el momento y le planteo los tiempos reales teniendo en cuenta que tengo dos recursos humanos menos y le comunico que el deadline con seguridad no ser脿 el viernes pero si el siguiente Jueves con grounds en mi comunicacion y con una descripcion tecnica, indago un poco mas acerca de que afeccion podria generar en mi cliente ya que si mi deadline atrasa otro proyecto entonces me ver猫 en la obligacion de emplear dos personas de emergencia si los recursos financieros lo permiten y establecer metas y horarios de campa帽a (horarios extendidos si la condicion lo amerita).

驴Qu茅 har铆as?
Respuesta: En primer lugar evaluar铆a si es posible entregarle el trabajo al cliente s贸lo con mi participaci贸n. Si eso no es posible (que es lo m谩s seguro), me reunir铆a con el cliente y tratar铆a de negociar una replanificaci贸n del entregable en funci贸n de la disponibilidad del equipo. Si eso no es posible y cuento con los recursos, incorporar铆a nuevos ayudantes al equipo. En otras palabras, tratar铆a de negociar el tiempo y lo cumplir铆a pero incrementando los costos.

Quiero pensar que Trello y One Note son 煤tiles para este fin

驴Qu茅 har铆as?

  1. Revisar el estado actual del entregable
  2. Evaluar si es posible terminarlo junto con la persona que esta disponible en el equipo de trabajo
  3. Buscar apoyo de otra 谩rea para poder terminar el entregable
  4. Si no es posible terminarlo para la fecha que le dimos al cliente, entonces lo llamar铆a para excusarme y solicitar un plazo adicional para cumplir con lo pactado.

Para la planificaci贸n del tiempo, se debe tomar en cuenta: la duraci贸n, responsable, entregable y estado.

Duraci贸n: Tiempo que va a tardar la ejecuci贸n de una tarea.
Es importante involucrar a tu equipo, la holgura es el tiempo dem谩s que puedes tener para ejecutar una actividad.

Responsable: es a quien le vamos a consultar del estado de la actividad,

Estado: es un donde actualizamos constantemente de como va la actividad.

  1. Hacer un revew con el equipo para saber el estado general del proyecto y en d贸nde va.
  2. Hablar con el cliente y hacerle una presentaci贸n de c贸mo va el proyecto.
  3. Dependiendo de esto, negociar con el cliente una nueva fecha de entrega.

Nos reorganizar铆amos con el equipo para cumplir con el entregable del cliente, viendo el estado actual y ejecutando las tareas que est谩n pendientes para la entrega.

驴Qu茅 har铆as?

  1. Pido a la persona que renunci贸 y a la persona enferma que me entreguen los avances que tengan de los compromisos adquiridos.
  2. Intento buscar a alguien que pueda cubrir de forma 贸ptima las tareas que no pueden ser cubiertas por las personas anteriores. De lograr esto, cumplo con mi entrega para el viernes.
  3. Si no logro conseguir a otra persona, hablo con el cliente y reviso las opciones para aplazar la fecha de entrega.
  4. En caso de no lograr conseguir a alguien m谩s y no lograr un acuerdo con el cliente. Recuerdo que en el equipo, tengo una persona m谩s. (Son 3 adem谩s de m铆). Divido las tareas de las otras 2 personas entre la persona que queda y yo. Ser谩 m谩s carga, pero cumplo con el cliente.

Me gusta el ejercicio de 鈥淨u猫 har矛as鈥 ya que demuestra la falencia de planear proyectos de manera tradicional y creer矛a que las posibles soluciones podr矛an ser afrontarlo y asumir ese retraso con tiempo extra de los participantes o intentar llegar a un acuerdo para un nuevo plazo.

Para Trello encontr茅 un plugin que permite realizar este tipo de diagramas para la gesti贸n del tiempo gr谩ficamente: https://www.teamgantt.com/

Y otras soluciones gratuitas es utilizar plantillas:

馃摋RESUMEN:

Se debe definir el tiempo en base al cumplimiento de los plazos y para no dedicar mucho tiempo algo que no da resultados.

.
Hay otras herramientas como Clickup, Jura, Monday, etc.

.
Los componentes m铆nimos que debe tener la planificaci贸n de un cronograma en general son:

  1. Actividades.
  2. Duraci贸n: Ases贸rate, involucra a tu equipo y holgura.
  3. Responsable: Se debe comunicar quien es el encargado, comunicarle que necesita y que debe entregar.
  4. Entregable.
  5. Estado: Actualiza, comunica y corrige.

驴Qu茅 har铆a?

Me comunicar铆a directamente con el cliente (por tel茅fono, reuni贸n virtual o presencial) y le comentar铆a la situaci贸n, tratar铆a de negociar un plazo adicional, siempre y cuando este no afecte a otros proyectos de mi cliente, en caso fuera lo contrario, tratar铆a de buscar recursos de emergencia para poder cumplir con las fechas y no generar problemas.

<<驴Qu茅 har铆as?>>

  • Comun铆came con el cliente y explicar el problema

  • Pedir un poco m谩s de tiempo al clientes

  • Crear una compensaci贸n

Le dir铆a: se帽or cliente, me temo que no puedo cumplir con la parte de nuestro trato, debido a que no cuento con personal disponible por el momento, se lo comunic贸 en este momento para saber si nos puede dar m谩s tiempo o si le apetece buscar otra compa帽铆a que pueda cumplir con el plazo estimado.

Ejercicio:

Antes de iniciar un proyecto planear铆a el flujo de implementaci贸n y las tareas necesarias para cumplirlo, los tiempos de entrega de cada una, evaluar铆a el progreso y ajustar铆a el plan regularmente, planear铆a al 70% de capacidad para tener tiempo de holgura y poder lidiar con estos casos. Si una persona renuncia a d铆as de entregar el proyecto y otra se enferma probablemente este ya concluido o muy cerca a ser concluido. Tan pronto renuncia una persona, recalcularia la estimaci贸n de trabajo reuniendome con el equipo y reasignando las tareas que eran de la persona que renuncio (contando con que no sea un rol especifico y los otros integrantes las puedan resolver); y estimando si afecta el tiempo de entrega, si no lo he notificado es porque no afecta, porque lo podemos lograr sin estar tan apretados, a煤n as铆 levantar铆a la alerta e informar铆a sobre el estado del proyecto para que se tenga en cuenta de si existe un riesgo. Luego si una persona se enferma y es intermitentemente, y creo que no vamos a cumplir el tiempo de entrega, ya habr铆a notificado previa y regularmente, y no ser铆a sorpresa para los due帽os del proyecto, entregar铆a la estimaci贸n del tiempo de entrega y no creo que nada grave pase y ser铆an m谩s compresivos y probablemente m谩s facil negociar, si ya he venido notificando regularmente sobre el estado de avance del proyecto y los riesgos e impedimentos.

驴Que har铆as? => El integrante que renunci贸 debe ser reemplazado, para lo cual buscamos al interior una persona y si no es posible se abre la convocatoria externa. La persona incapacitada debe ser reemplazada esa semana por alguien del 谩rea para realizar las actividades correspondientes. Se debe evaluar la posibilidad de trabajar tiempo extra para poder cumplir con el entregable, pero si no es posible, se debe comunicar al cliente el incidente y acordar nuevas fechas de entrega.

En primer lugar, avisar铆a con tiempo a mi cliente lo ocurrido con mis compa帽eros:

  • renuncia
  • licencia por enfermedad
    Le indicar铆a que a pesar de eso estamos trabajando arduamente y solicitarle un plazo m谩s de d铆as para el entregable. Le muestro lo que avanc茅 y lo que lograremos, sobretodo asegurar al cliente que si tendra resultados.

Yo uso Trello

En caso de estar seguro de que no ser谩 posible entregar el trabajo en las fechas acordadas, buscar铆a contactar el cliente y comunicarle el inconveniente, claramente con alternativas y/o soluciones a dicho inconveniente.
Ofrecerle al cliente una entrega parcial en caso de ser necesario o aplazar la entrega y el lanzamiento a una nueva fecha que cumpla el requerimiento y necesidades del cliente.

He trabajado con Trello y Jira.

FLOWLU
Herramienta para gestion de proyectos, Excelente para agencias , por su portal de clientes , ya que puedes personalizar su dashboard, y en especial la conectividad con tu equipo de trabajo

Nosotros hacemo uso de una metodolog铆a PHVA (planear, Hacer, Verificar y Actuar) llevamos a trav茅s de google drive un documento compartido con nuestro equipo para poder ver el progreso de cada actividad por semana.

  1. Revisar el porcentaje de avance de la estrategia con el equipo disponible, para determinar las tareas que est谩n pendientes.
  2. Hacer nuevas estimaciones de tiempo para finalizar las tareas inconclusas y pendientes, reasign谩ndolas al equipo disponible (solicitar apoyo externo en caso la situaci贸n sea cr铆tica para cumplir con el entregable cuanto antes).
  3. Comunicar al cliente el motivo por el cual no ser谩 posible cumplir con el entregable en la fecha planificada ( situaci贸n de salud de integrante del equipo) y presentar a cliente nueva fecha de entregable final.

La situaci贸n: generar un entregable en 4 dias
Equipo original: 3 personas incluido el responsable
Problema 1: renuncia del personal
Problema 2: Baja por enfermedad del otro miembro
Problema 3: tiempo insuficiente para la entrega

Para solucionar el problema 1, se requiere solicitar personal cercano al proyecto que no desconozca el proyecto en su totalidad, la alternativa es solicitar personal dedicado al proyecto que pueda capacitarse de manera rapida

Para el problema 2: Solicitarle informaci贸n del estado de las tareas, principalmente los requerimientos sin completar, para realizar el acople con el nuevo personal

Finalmente para el problema 3: Hablar con el cliente y solicitar formalmente y en base a la holgura del tiempo una entrega posterior con un extra en esa entrega. Adicional y como medida alterna se pueden aplazar funciones que no tengan un caracter prioritario as铆 como delegar otras a miembros del equipo que no requieran un trabajo extenso y permitan una mayor disponibilidad de tiempo para el lider

Que haria:
Miraria mi % de avance, si no es probable que pueda entregar la campa帽a yo solo, informaria con tiempo [desde el lunes] al encargado del proyecto o mi encargado de los acontecimientos, tanto verbalmente como por escrito de ser necesario, indicando las condiciones del trabajo, requerimiento de otros colaboradores, etc.
y busco mover la fecha con un plazo prudente para las dos partes [ej: 3 dias], o hacer un entregable con menor alcance [un 70% de la entrega final para el dia viernes]

Trello y Asana tambi茅n son muy buenas alternativas.

Se que es un curso de hace 2 a帽os pero esa parte de Clickup se puede hacer perfectamente en Notion y as铆 no tienen que usar varias plataformas.

Me gusta usar planner de Microsoft, permite asignar responsables, definir tiempos, crear contenedores de estados, entre otras cosas de utilidad.

Kanbanflow es una herramienta web que tambi茅n puede ser 煤til.

驴Qu茅 har铆a? Revisar铆a si hay alguna forma que otro miembro de un equipo alterno pueda ayudarme para finalizar el trabajo en tiempo y forma. En el peor de los casos, le avisar铆a al cliente de mi situaci贸n y pedir铆a la entrega del trabajo final para el d铆a X, con alg煤n tipo de recurso que sea de valor para el cliente, para que este sienta que el extra de tiempo brindado fue completamente recompensado. Y esta comunicaci贸n, se la har铆a saber a trav茅s de alguna llamada o reuni贸n directa con el cliente.

驴Qu茅 har铆as?
1ro: Analizo el avance que hemos tenido hasta el momento y que avance mas podemos hacer con el equipo disponible.
2do: Hablar铆a con el cliente, anunciandole los avances que hasta el momento hemos tenidos y las formas en las que abordaremos la situaci贸n.
3ro: Involucrar铆a a mas personas para suplir las ausencias.

Yo le informar铆a a todos stakeholders que debido a factores de fuerza mayor es muy probable que el entregable se extienda algunos d铆as m谩s mientras que analizar铆a el tema costos para valorar incrementar otros contributors que me reduzcan el margen de ganancias pero me permitan acortar el tiempo extra que necesitar茅 para entregar o sorprender a todos y entregar en tiempo.

Algo muy importante a la hora de estimar, es apoyarse muchisimo con los developers, t茅cnicos, gente que va a estar desarrollando la tarea
Eso nos permite ser m谩s precisos
Y un metodo muy bueno, es utilizar el metodo de la hamburguesa, para descomponer la tarea en peque帽as sub tareas

Una herramienta que ser铆a muy 煤til es un diagrama de gantt, Excel ya viene con plantillas solo es llenarlas.

Lo primero que har铆a ser铆a comunicar lo antes posible la situaci贸n para ver si se puede modificar los deadlines o si es fundamental que se cumpla pedir los recursos necesarios para alcanzar los objetivos. Adem谩s como me habr铆a dejado tiempo de holgura es que tendremos un tiempo para actuar y amoldarnos a la nueva situaci贸n. Lo sucedido son contingencias externas que no se pudieron preveer por lo cual no estar铆a mal replantear las cosas, solo quedar铆a ver el nivel de importancia y urgencia que tiene, los recursos que cuente la empresa o si ser铆a necesario adquirir recursos externos o si se pudiese hablar con los clientes y modificar los deadlines. No es algo que nunca me haya pasado y hemos tenido que contratar recursos externos a la empresa para alcanzar los deadlines que no se pod铆an mover ya que hubieran implicado perdidas de millones y millones de dolares para la empresa, en ese caso no se dudar铆a de contratar recursos externos por unos cuantos miles de dolares extras que no representan un movimiento en la balanza de presupuesto. Para casos de presupuesto ajustado evaluar importancias y urgencias ser铆a fundamental鈥 quiza apretar m谩s a otros miembros de la empresa de otros equipos para salir, pagar horas extras鈥

Ejercicio: 驴Qu茅 har铆as?
Teniendo en cuenta los avances hasta la fecha, y habiendo confirmado que no es posible finalizar lo pactado para la fecha estimada, le propondr铆a el cliente una reuni贸n para una muestra de avances intentando reprogramar la entrega y justificar m谩s all谩 de los asuntos internos el por qu茅 vale la pena unos d铆as extra de espera.

Asana les puede servir

Muy buena explicaci贸n. Otra herramienta es SOHO

Monday es una gran herramienta.

驴Qu茅 aria? primero es hacer una evaluaci贸n del avance que se tiene, luego si uno solo podr铆a terminar, en caso que no es viable, solicitar una reuni贸n con el cliente y exponer el caso y negociar el entregable.

Respondiendo a 驴qu茅 har铆as?:

  1. Revisar铆a con lo que queda del equipo que hace falta, cu谩nto tiempo podemos estimar que se requiere por adicionar para terminar lo que nos hace falta con los recursos que se disponen en se momento
  2. Solicitar铆a una reuni贸n con el cliente, se validar铆an los plazos m谩ximos que se tienen a nivel de contrato y se propondr铆a la estimaci贸n que se di贸 en el equipo con una holgura para cualquier eventualidad, se debe llegar a un acuerdo con el cliente en tema de fechas.
  3. Se asignan responsables a las tareas faltantes.

驴c贸mo lo dir铆as?
compa帽ero estoy listo para que trabajemos en equipos quiero apoyarte, me cuenta mi l铆der que estas bien cargado de trabajo, como podemos hacer para que el proyecto sea un 茅xito y como te puedo ayudar.

Les recomiendo usar asana o trello tambipen

si desde un inicio manejo una bit谩cora de eventos, que afecten el desarrollo del proyecto, comunicar铆a con detalle el motivo por el cual el entregable no est谩 listo, y gestionar铆a una nueva planificaci贸n con los recursos actuales, tambi茅n buscar铆a el remplazo a la persona que se fue el equipo(Buscar铆a alguien con bastante experiencia para no desperdiciar tiempo en su curva de aprendizaje).

TEAM:

Buen dia espero y se encuentren bien, es necesario realizar una reunion para ver avances de cada uno de los departamentos, ya tenemos el tiempo encima y ahora mas que nunca los necesito a todos bien concentrados en cada actividad.

He notado avances muy notorios pero tambien demoras en algunos proceso y detalles que debemos que detallar para cumplir con nuestros tiempos del proyecto

驴qu茅 har铆as?

Lo importante es que si venimos trabjando desde hace tiempo, tenemos claro que estaba haciendo cada quien.

Presentar un avance del proyecto con toda la documentacion respectiva, indicando que se presentaron 2 riesgos, uno previsto (enfermedad) y el otro no previsto (renuncia), lo cual afecta la entrega pautada. como se viene trabajando de manera organizada se presentan las tareas impactadas con los responsables y la forma de minimizar el impacto en el proyecto, exponiendo claramente el plan o estrategia para continuar con la entrega para una nueva fecha.

Esto lo hago en una reunion con los involucrados en el proyecto.

驴Qu茅 har铆as?

  1. Revisar los pendientes de la persona que renuncio.
  2. Preguntarle a la persona que se encuentra enferma que pendientes tiene para poder gestionarlos.
  3. Hacer seguimiento a las tareas de la persona que est谩 laborando con normalidad.
  4. Recopilar las tres tareas anteriores y evaluar el tiempo de entrega si logramos entregar la compa帽a de marketing o no.
  5. Solicitar una reuni贸n con el cliente para contarle el estado actual de la campa帽a, negociar fecha final de entrega y proponerles soluciones a las novedades presentadas.
buen d铆a. para la respuesta al compa帽ero que le inform贸 al l铆der sobre la carga laboral, lo que har铆a es sentarme con 茅l revisar las tareas los avances, explicarle la importancia del cumplimiento de las actividades para la ejecuci贸n del proyecto y revisar si de pronto necesita ayuda y preguntarle c贸mo se siente .
Una herramienta muy buena que he venido usando es Meistask, la versi贸n free te limita en el n煤mero de proyectos e integraciones con gcalendar y otras.

Primero que nada hacer una reuni贸n con el equipo de trabajo para este proyecto:

  • Buscar soluciones
  • Ver que tanto avanzaron las personas que se ausentaron y ver en que estado se encuentra las tareas que se delegaron
  • Ver si la persona enferma puede trabajar desde home office o no.
  • Quien puede sustituir dentro del equipo o dentro de la empresa a esas personas
  • Trabajar en equipo y juntas sacar adelante esas tareas
le contactar铆a por llamada y le comentar铆a la situaci贸n. Le propondr铆a que nos alargue el plazo o pues le dejar铆a abierta la opci贸n a la persona de decidir

Mis herramientas favoritas de proyectos: Asana, Click up, Jira, Planner. Jira para gesti贸n de proyectos TI.

Que harias
Ejercicio.

Querido cliente me dirijo a ustedes para solicitar una proroga para la entrrega del plan de marketing que se tiene estipulado para este proximo viernes, debido a inconvenientes de salud y reestructuracion en nuestro equipo de trabajo que estan fuera de mi alcance, no sera posible realizar la entrega para la fecha pactada.

Por lo cual solicito una extencion en tiempo de 4 dias habiles adicionales para poder realizar la entrega del plan de marketing.
Espero su compresion .
A espera de sus comentarios.

Saludos.

Ejercicio 驴Qu茅 har铆as?

  1. Revisar el estado actual cada proceso y los entregables.
  2. Evaluar si las tareas puede ser reasignadas y cumplidas a tiempo por m铆 y mi otro compa帽ero de equipo.
  3. Si no es posible lo anterior. Buscar铆a apoyo en otras 谩reas de mi organizaci贸n. O incluso contratar a alguien freelance que ocupe la carga laboral del colaborador que renunci贸.
  4. Si no es posible lo anterior, conversar铆a con el cliente para pedir una extensi贸n del plazo acordado.

Yo dir铆a.

Hola, Compa帽ero

Te envio este correo con el fin de consultarte como te has sentido con las actividades en las cuales te he pedido colaboraci贸n, me gustaria que tuvieses la confianza para decirme si hay alguna con la que no estes de acuerdo me lo comuniques y juntos busquemos la forma de resolverlo.

Lo importante es sentirnos comodos con lo que hacemos.

Que estes bien.

Ejercicio: la tarea hay que sacarla adelante. Lo que har铆a es comunicarme con los dos colaboradores, obtener la info que me puedan brindar y yo realizar de la mejor forma la tarea. Al cliente no le debe importar lo que pasa con el equipo (la mayor铆a de las veces) solo espera un resultado al cual nos comprometimos. As铆 sea un avance y no la tarea completa.

驴Qu茅 har铆a?

  1. Reunirme con el equipo para revisar los avances tenemos
  2. Mi primera opci贸n ser铆a entregar el proyecto en la fecha acordada para lograrlo tendr铆a que evaluar lo siguiente: Dependiendo de c贸mo es la relaci贸n con el cliente y el ppto que tengo tal vez sub contratar铆a personal para sacar el proyecto si es necesario o buscar铆a apoyo dentro del equipo para hacer el esfuerzo de entrega.
  3. Si ninguna de las anteriores es viable me reunir铆a con el cliente para presentarle avances y pedirle una extensi贸n de tiempo.
  1. Lo primero que debo tener en cuenta es que ara estos casos deb铆 haber previsto este tipo de eventos, que suelen suceder y colocar en el plan inicial una holgura que me permita maniobrar de cara a estos eventos, mitigando el riesgo de imprevistos.
  2. Contacto al cliente final que recibir谩 la campa帽a como entregable, informando el escenario actual y solicito una reuni贸n para mostrar los avances hasta el momento de la ocurrencia del evento y muestro en la planificaci贸n que cuento con un porcentaje de holgura que utilizar茅 para culminar la asignaci贸n, pero que conlleva un leve movimiento del deadline. Se continuar谩 en la ejecuci贸n y se informar谩 a diario los avances del dia a detalle.
  3. Si no logra darse un acuerdo de continuar el plan aplicando el porcentaje de holgura, se escala el caso para proveerme de personal adicional que respalde la ejecuci贸n de los recursos que tengo de baja, respetando el baseline inicial del proyecto.

MURAL es un buena herramienta y es gratuita

Trello es super pr谩ctica y 煤til, hay un curso en platzi pero es demasiado sencilla de usar.

驴Qu茅 har铆as?
creo que lo mas importante ante todo es la sinceridad, el ser sincero con el cliente o la persona a quien debes entregar el proyecto. Lo ideal es contextualizar a la otra persona de la situaci贸n que estamos pasando pero no como una excusa si no que brindandole una nueva soluci贸n, ejemplo: Hemos tenido situaciones con varios de los colaboradores de nuestro equipo y no podremos entregarte el proyecto para el dia miercoles y nos disculpanos por esto, pero, el d铆a viernes nos podemos reunir nuevamente para hacerte la entrega del proyecto.

-Trello
-Planyway
-Asana

Como herramienta en mi organizaci贸n utilizamos Asana que es muy buena y gratis para equipos de menos de 15 personas.

Ejercicio:
Primero revisar铆a el progreso que tenemos hasta ahora con la estrategia y ver铆a lo que hace falta por completar. Una vez sepa el avance y lo que falta escribir铆a al cliente por correo explic谩ndole d贸nde estamos hasta ahora en el proceso y le explicar铆a la situaciones de fuerza mayor que hay en equipo lo cual causo un retraso en las tareas. A partir de ahi le propondr铆a un nuevo deadline donde podemos entregar todo completado y le preguntara si quiere tener un reunion corta para explicar mejor lo sucedido.

EJERCICIO :
驴QUE HARIA?

Me ir铆a a la documentaci贸n del proyecto en la parte de riesgos , all铆 en los riesgos se tendr铆a que haber colocado en mediana posibilidad de que alguno de los integrantes del grupo llegase a faltar por x motivo se tendr铆a que tener una soluci贸n teniendo en cuenta personas que est茅n calificadas para para incorporarse al proyecto en una ultima estancia.

Por este motivo se plantea una Reuni贸n con las personas que se hab铆an colocado en el cronograma ( plan b de personas que puedan incorporarse al proyecto en caso de que alguna no pueda continuar) . Al tener las nuevas personas yo como PM mi responsabilidad es darle todo la inf a las nuevas personas para que tengan el conocimiento pleno de sus responsabilidad y no correr el riesgo de por una mala comunicaci贸n ellos no realicen bien su trabajo .

al tener la certeza de las nuevas personas que se van a incorporar , se lo comunico al due帽o del proyecto (mi jefe) para notificarle los cambios que se han realizado por x motivo pero igual el entregable final ser谩 en la fecha estipulada .

A m铆 me encanta usar Darwi para el seguimiento de tareas, echenle un ojo. Puede funcionar para tu empresa 馃槈

https://www.darwi.tech

Qu茅 har铆a? Lo primero: buscar ayuda dentro del equipo y si no hay personas disponibles entonces sentarme con mi equipo y ver c贸mo podemos reasignarnos tareas que permitan avanzar m谩s r谩pido.

Hay otras herramientas que funcionan muy bien como Asana, Jira, Trello, Monday

Lo que yo har铆a, sabiendo el poco tiempo que se tiene, es pedir los entregables a las personas responsables, ir con el equipo de marketing ya que los tengo a disposici贸n y pedirles ayuda para terminar de hacer la planificaci贸n de marketing.

En caso de no poder lograr nada con el equipo de marketing, hablar铆a con el cliente y negociar铆a un nuevo plazo para ese entregable, para dar plazo con el equipo de marketing de finalizarlo.

驴C贸mo lo comunicar铆a? 驴Acciones para resolver la situaci贸n?

Para resolver la situaci贸n, lo primero que har铆a es comunicar a los stakeholders que, dada la situaci贸n actual (y como se ven铆a anunciando, si se hicieron updates previos), es posible que no se cumpla con el objetivo del proyecto (entregable del lunes).

Luego, pasar铆a a visibilizar lo mejor posible la situaci贸n actual. Contar铆a tanto lo bueno como lo malo: los resultados o avances logrados a la fecha, los obst谩culos (las 2 personas de menos) y un poco de contexto si es necesario (los hallazgos, los obst谩culos ya superados, la motivaci贸n del equipo, entre otros).

Finalmente, una vez est茅 claro el incumplimiento y la situaci贸n, pasar铆a a proponer buscar una soluci贸n lo m谩s pronto posible. As铆, junto al equipo, poder negociar una nueva fecha e identificar las acciones para mitigar las repercusiones del incumplimiento. Finalmente, pedir disculpas por los inconvenientes de esta situaci贸n.

Frente al caso 驴Qu茅 har铆as?:
Lo primero que har铆a ser铆a reunirme con el equipo, para conjuntamente analizar la situaci贸n y buscar una alternativa de soluci贸n, que permita dar cumplimiento al cliente, en la fecha de entrega acordada.
En caso de no encontrar una soluci贸n, hablar铆a con el cliente, le expondr铆a la situaci贸n y buscar铆a la forma de negociar una nueva fecha de entrega, que impacte lo menos posible al proyecto.

驴Qu茅 har铆a? 1. Cotejar si la baja eventual en los 2 miembros del equipo es cr铆tica en la etapa del proceso y revisar si cuento con tiempo adicional "de colch贸n" sobre la planeaci贸n original. 2. Solicitar a los 2 miembros que generen unos breves v铆deos explicativos para el equipo del avance real de sus tareas y por separado me comenten quienes consideran ellos como sus posibles suplentes (personas auxiliares y con contexto de las actividades). 3. Enviar铆a un correo a los miembros del equipo y superiores inmediatos as铆 como clientes del posible retraso justificando el porque pero explicando que ya se est谩 llevando a cabo acciones al respecto y que se les mantendr谩 informados de los avances en un resumen ejecutivo de menos de una cuartilla, cada 2 d铆as, en un horario definido. 4. Se les comunicar铆a a las personas de apoyo las actividades a realizar, las limitante s detectadas por los miembros originales (en el video) y se concertar铆a el espacio de 30 minutos de videollamadas en el d铆a para consultas si es requerido y el resto tendr谩 autonom铆a de acci贸n. 5. En la media de lo posible, otorgar un beneficio tangible al finalizar el proyecto. Como d铆as de descanso, horas extras pagados, permitirles ser responsables de otros proyectos menores a los que originalmente accionaba y/o reconocimiento p煤blico frente al equipo, entre otros.

Trello me gusta mucho para trackear tareas

Para la planificaci贸n del tiempo, hace poco conoc铆 una app similar a Excel, es muy intuitiva y f谩cil de usar, la recomiendo, se llama ProjectLibre, es software libre (Creo).

Como herramienta en una empresa en la que estuve utilizaban Trello.

Platzi deber铆a crear un curso de best practice con Jira.

EJJERCICIO 驴?QU脡 HAR脥AS?
o Preguntarle al equipo que hace falta.
o Establecer la redistribuci贸n de tareas.
o Con esa redistribuci贸n establecer una nueva fecha de entrega.
o Tener tambi茅n la opci贸n que no acepten.
o Establecer si es posible o porque no ser铆a posible.
o Todo esto para programar una reuni贸n con el l铆der y presentarle la situaci贸n demostrarle los impedimentos que tenemos para lograr el producto y si es posible una reasignaci贸n de recursos o tiempo.

asana es muy buena

Har铆a una revisi贸n de los entregables y har铆a una categorizaci贸n por nivel de importancia, analizar铆a que actividades pienso que mi compa帽ero de trabajo me podr铆a ayudar, despu茅s que actividades son m谩s delicadas y necesitan una mayor atenci贸n. Hablar铆a con mi compa帽ero de trabajo y le explicar铆a la situaci贸n, le propondr铆a que nos dividieramos el trabajo para sacar este proyecto adelante. Me dirigir铆a con mi superior y le explicar铆a la situaci贸n, tambi茅n le dir铆a que tengo algo en mente y que el que piensa y que me aconseja. 隆Despu茅s manos a la obra!.

驴Qu茅 har铆as?

  1. Revisar铆a el estado del proyecto y definir铆a si puedo terminar las tareas faltantes por mi cuenta.
  2. En caso de no ser posible, inmediatamente se lo har铆a saber al cliente, al mismo tiempo que le solicitar铆a una reuni贸n para entregarle un estado general del proyecto.

Hola Kevin!

Te quiero comentar unos contratiempos que tenemos en el proyecto.

La verdad no creo que sea posible entregar la estrategia en viernes, Martha, una compa帽era de equipo acaba de renunciar y Jos茅, otro compa帽ero est谩 incapacitado.

No soy el tipo de personas que hacen promesas en vano, por eso prefer铆 escribirte y que sepas cu谩les son los inconvenientes que tenemos. Aunque son varios, de todas maneras no vamos a dejar de trabajar en el proyecto para entregarlo lo antes posible.

Disc煤lpanos si esto te genera alg煤n tipo de contratiempo.

Buen d铆a!

驴Qu茅 har铆a?
Tratar铆a de terminar el proyecto con la persona que aun me acompa帽a y le dir铆a a el resto que me dejen la informaci贸n trabajada por ellos buscando cumplir con el tiempo (aunque es baja la probabilidad de cumplimiento), tambi茅n notificar铆a al cliente el mismo d铆a (lunes), para ver si se puede llegar a un acuerdo de entrega ya que es probable que se presente un retraso (esto lo tendr铆a como un comod铆n para mi accionar).

Una herramienta super 煤til para gesti贸n es Asana. Se pueden asignar responsables, fechas de entrega, subtareas, tareas dependiente y mil cosas m谩s. Adem谩s, contiene un "Trello" con su vista de paneles. La versi贸n gratuita tiene muchas funciones que ayudan a una buena gesti贸n. En mi organizaci贸n usamos Asana para cada cierre mensual, ya que se ejecutan alrededor de 1,000 actividades repartidas entre 60 u 80 personas.

Hablar铆a con el cliente para solicitar y negociar m谩s tiempo, si no es posible postergar la entrega y no cuento con personas que reemplacen a las que no est谩n disponibles, contratar铆a freelance, si es un pendiente muy urgente.

La holgura es importante pero no es necesario coment谩rselo a los stakeholders es decir si se demoran 3 d铆as eso es el tiempo de ellos para cumplirlo pero seg煤n nuestro cronograma serian 4 o 5 d铆as para que haya mas tiempo por si es que hay alg煤n problema

A mi me ha funcionado trabajar con TRELLO

驴Qu茅 har铆a?

Estimados clientes, de acuerdo a lo estipulado previamente, la estrategia de marketing ser铆a entregada el viernes. Sin embargo, desafortunadamente mi equipo ha tenido algunos problemas, ya que, uno de mis trabajadores renunci贸 y el otro integrante ha estado indispuesto debido a que esta enfermo. Por ende, me gustar铆a que ustedes vieran y analizaran el proceso realizado hasta ahora. De esta forma, le entregaremos los resultados m谩s r谩pido y de una mejor manera.

Realmente me disculpo por este inconveniente, no obstante, nuestra empresa se caracteriza por la agilidad y la receptividad ante los cambios, por ende, nos comprometemos a entregar el trabajo lo antes posible dado que conocemos la importancia del mismo.

Primeramente, ver铆a los avances de las tareas asignadas a cada uno de los integrantes del equipo, para establecer la reasignaci贸n de estas entre las personas que estamos disponibles.
Se estima los tiempos que nos va a tomar para ajustar en el ajustar en nuestra planificaci贸n

Primero revisar铆a el estado actual de lo que se tiene ya elaborado contra todos los entregables pactados para ese d铆a.

Luego de tener ese estado actual, estimar铆a un tiempo de finalizaci贸n de los entregables faltantes por la otra persona y yo.

Finalmente ese mismo d铆a me comunicar铆a con el cliente y le comentar铆a sobre los incidentes que ocurrieron junto con los entregables que se tienen listos por si desea continuar con la reuni贸n el viernes o si se puede aplazar para entregarle todo completo.

Revisar铆a el plan de riesgos y contingencia, y tomaria las acciones ya indicadas.

y en el caso de que no hay nada, asumo la responsabilidad y ajusto las actividades considerando la intermitencia del empleado. para lograr el entregable final.

Antes que nada gracias por la clase. En esta situaci贸n lo que har铆a es actuar por dos frentes. El primero es buscar con la empresa que puedan asignarme un par de recursos para apoyar en algunas actividades que est茅n pendientes y que idealmente esto deber铆a estar contemplado en el plan de riesgos, independientemente de si esto es posible dado que soy responsable del proyecto, esto implicaria hacer ajustes en el plan de trabajo y si ha habido una gesti贸n adecuada podr铆a implicar un m铆nimo o cero retraso en la entrega. Si se diera el caso que me doy cuenta que no llegaremos a la fecha de entrega se lo comunicaria al cliente con una nueva fecha de entrega que idealmente ser铆a con poco retraso respecto a la fecha inicialmente pactada.

Yo evaluar铆a el estado actual del avance de la tarea junto a mi equipo y calcular铆a las posibilidades de poder cumplir a tiempo, si veo que no es posible, negociar铆a con el cliente la modificaci贸n de la fecha de entrega y de ser una fecha inaplazable, estudiar el buscar apoyo de personas nuevas en el equipo de trabajo para llegar a la meta en el tiempo estipulado

馃Teniendo en cuenta todos los inconvenientes que se han presentado, yo le escribir铆a un E-mail a mi cliente inform谩ndole de manera breve que no se va a poder cumplir el deadline acordado. Tambi茅n, le avisar铆a que deseo una reuni贸n 1:1 para darle m谩s detalles de la situaci贸n, y arreglar un nuevo deadline lo mas cercano posible (siendo realista con lo que se lleva adelantado del proyecto).

trello

Jira es una herramienta super buena y muy facil de usar, super intuititva, sin embargo si te dificulta, puedes usar Trello, es muy sencilla para su uso

  1. Buscar铆a a un nuevo colaborador para que al menos lleve las actividades repetitivas o de menor dificultad.
  2. Estructurar铆a una presentaci贸n del estado del proyecto para presentarlo al cliente al mismo tiempo que explico lo ocurrido y pido un poco de tiempo extra.
    Nota adicional: Como toda negociaci贸n requiere de un ganar-ganar, me reunir铆a con mi equipo y plantear铆amos un peque帽o valor agregado en el entregable para subir el nivel de satisfacci贸n del cliente, esto sin que dicho valor represente alg煤n costo para el cliente

Excelente ejemplo que nos, muestras en la seccion de que harias.
Tanto el cliente como los integrantes del equipo somos importantes.
Para solucionar esta situacion. Tendria una peque帽a reunion con los dos de ser posible, y ver en que aspectos podemos ayudar cada uno de los integrantes. Considerando que uno esta enfermo. Tendria la empatia de no otorgarle tareas para que se pueda recuperar al 100%. Ademas intentaria negociar con el cliente un aplazo si es que llegase a sobrepasar el tiempo de holgura que otorgue a cada tarea.