Técnicas para Planificar Proyectos sin Errores Comunes

Parálisis por análisis

• Dedicar más tiempo de lo necesario a la planeación

• La planificación no es la parte más imporante de un proyecto, aunque es un factor que si determina el éxito del mismo.

• Lo que se tiene que hacer en un proyecto es Ejecutar (manos a la obra) y la planificación es un direccionamiento.

• Dar vuelta a lo que debes hacer y no empiezas a hacer.

• Puede pasar que te paralices si no hay cambios (ya sea por tropiezos obstáculos)

Como evitarlo

• Definir el alcance muy bien
• Delimita el tiempo acorde a la circunstancia del proyecto.
• Lo importante es saltar a la siguiente fase (ejecución).

Cambios sin control

• No se previó cambios, ya sea en el alcance, ejecución, en los responsables.

• Lo primero que debes hacer es comunicar a los stakeholder para decirles como vas a abordar los procesos cambios (que se admite cambiar y que no).

• Comunica cuando inicias algo que no tiene reversas. (delimita)

Alcance sin claridad

• No se realizo las preguntas necesarias
• El cliente no tiene claro lo que espera el proyecto.

Se puede mitigar:

• Presentar escenarios similares a que se puede llegar de acuerdo a los casos que se presentan.
• Presentar ejemplos de ser posible.
• Comunicar el alcance, lo que se va a lograr con el proyecto.

En mi experiencia como desarrollador, un error común es en aceptar cambios que no se habían definido o no está dentro del backlog.

Errores a evitar:

1. Parálisis por exceso de planificación

2. Exceso de cambios sin control

3. No tener Claridad en el alcance

Parálisis por Análisis con síndrome del Impostor agregado, haciendo eco y generando vacíos en mi proceso profesional y de labores, Trabajo con ello, no ha sido sencillo pero mi mayor alegría fue darle nombre y empezar a trabajarlo de forma consciente.

Otro de los errores más comunes, que he visto mucho a lo largo de mi experiencia, es la falta de seguimiento del cumplimiento de las metas. O en su defecto, el exceso de seguimiento.
Ambos casos pueden llegar a ser muy negativos para el proyecto

Creo que otro error seria crear un proyecto demasiado grande. Seria mejor dividir ese proyecto en partes pequeñas para lograr un mayor control y optimizar recursos

Mi experiencia en errores de proyecto:

1. No tener claro el producto final. Planeabamos hackaton y bootcamp sin saber que eran exactamente o para que.
2. No tener personal comprometido en el proyecto. Porque no sabían cual era el producto final o porque no tenían el interés de hacerlo. Y eso recargaba al resto del equipo y lo ponía todo más lento.
3. Parálisis por análisis porque no se sabe ejecutar. Muchas veces se sabe a donde llegar pero no se sabe como. Y eso hacía que cada paso fuera muy planeado pero la ejecución fuera muy lenta.
4. Temas de jerarquía. Si hay un lider o jefe renuente al cambio, a la confianza, al exceso control, todo el proceso de la ejecución del proyecto es terrible.

Algo que me pasó con un ex-jefe con el que trabajaba es que era muy poco flexible para aceptar cambios de los clientes (eran internos) y entonces a veces pasaba que se entregaba un producto que el cliente dejaba de utilizar o no usaba en su máxima potencial por no incluir lo que pidió. Hay que buscar el punto medio entre flexibilidad y ajustarse al alcance.

En mi experiencia es muy poco probable que un proyecto se ejecute exactamente como se planificó, siempre van a existir cambios de algún tipo que vamos a tener que resolver para cumplir con los tiempos y los entregables.

📗RESUMEN:

Errores comunes:

1. Parálisis por análisis:

• Es cuando decides dedicarlo demasiado más tiempo del necesario o disponible a la planificación.

• La ejecución es lo más importante, la planificación es el direccionamiento.

• Sucede si no sale lo planeado, si hay cambios o tropiezos.

• Debes definir el alcance y el tiempo disponible para definir la planificación.

1. Cambios sin control:

• Debes tener comunicado que se permite cambiar y que no se permite cambiar.

• Requiere tener mucha claridad en que aceptar y que no.

1. Alcance sin claridad:

• Es que no se haya hecho las preguntas necesarias o que el cliente no tiene muy claro lo que quiere dale proyecto.

• Se soluciona haciendo pregunta su presentando escenarios posibles.

En mi experiencia lo que me ha sucedido es liderando un proyecto de cambio de CRM

1. No levantar de manera adecuada los requerimientos del proyecto y su alcance: Estaba en reuniones con los usuarios finales de la plataforma y no sabia como responder preguntas sobre lo que verdaderamente podia hacer la plataforma. Mi leccion aprendida aqui fue entender muy bien con el equipo de producto que funcionalidades iba a tener y los usuarios finales.

2. No contar desde la planeacion los stakeholders legales o de riesgos: No identificar muy bien que ya estaban firmados acuerdos de confidencialidad y contratos para que el equipo de desarrollo pudiera arrancar.

3. Paralisis por analisis: Es un proyecto nuevo para mi, y por la inexperiencia me demoraba en tomar decisiones y ejecutar proximos pasos, es horrible esta sensacion

Me paso mucho un paralisis en mi primer proyecto (instalacion de un sistema de pesaje para pollos)por que queria que todo fuera bajo planos, a detalle, perfecto, pero en realidad ya el tiempo habia pasado y necesitabamos avanzar mas rapido.

Tambien en momentos de duda, no soportaba no tener entendimiento completo o incertidumbre, pero aprendi que no siempre es necesario saber todo, ahi aprendi que es necesario entender que si es importante ahondar y que no, para agilizar el proyecto (por ejemplo en mi caso fue no dar tanta importancia a todos los por menores de accesorios, logisticas, etc, sino empezar a definir lo que era planos, ruta critica, evaluar con equipo las tareas mas importantes y tiempos)

Super importante definir el alcance y dejarlo por escrito, pasa mucho que durante el proyecto se van agregando opciones que atrasan la ejecución del proyecto.

los 3 son muy importantes pero me en mi experiencia el no tener un lider claro puede afectar tambipen muchoo un proyecto ya que van a existir situaciones donde una persona solamente debe o puede tomar la decisión final

Falta de comunicación con el equipo o stake holder

En proyectos tecnológicos de productos propios a veces entramos como equipo en “parálisis por análisis” esto debido a que queremos idear la mejor versión del producto y pasamos largo tiempo reestructurando y reestructurando en vez de planificar un MVP y ejecutarlo sobre un proceso de versiones o con integraciones modulares.

Por experiencia, el no identificar las funcionalidades prioritarias u objetivos al inicio del proyecto, puede frustrar al avanzar o concluir el proyecto.

Errores comunes en planificación:
Cambios bruscos no previstos.
No prever los riesgos del proyecto.
Dedicar mucho tiempo a la planificación del proyecto.

Con el error más común con el que me siento identificada es el “Alcance sin claridad”. Con la experiencia se va aprendiendo a delimitar mejor el alcance de los proyectos.

La planificación debe ser muy correlacionada
con la acción para evitar desequilibrios en un proyecto.

Me ha pasado lo de “parálisis por análisis”, y en verdad le restamos tiempo a la ejecución dando vueltas en el análisis. Los cambios continuos y el alcance sin claridad son recurrentes en los proyectos que me ha tocado encabezar.

No tener el alcance de proyecto completamente claro para establecer límites al cliente, en cuanto a los requerimientos iniciales del proyecto, suele suceder que el cliente durante la implementación pide más requerimientos de los acordados con la parte comercial

Totalmente de acuerdo, los clientes muy pocas veces saben bien lo que quieren. Hay que llevarles de la mano, entender en términos generales lo que ellos visualizan o algún referente existente parecido y desde ahí comenzar a especificar el alcance deseado.

Un error muy comun entre PM es decir que SI a todo
Primero tienes que revisarlo con tu equipo interno
Crear un plan
Y abordar las diferentes implicaciones que tiene

Los obstaculos no me han parado, generalmente tienen solución, paralisis por el analisis puede ser que haya planificado de más algunas cosas y que luego van por otro rumbo por modificaciones pero tampoco es lo habitual. Lo de los alcances y que los clientes no saben lo que quieren si es algo que se vive a diario.

cuando desarrollo proyectos forestales , los mayores cambios se dan por asignación no oportuna de recursos de parte del estado, esto se comunica a los beneficiarios del proyecto para no tener problemas internos y externos

Yo he visto fala de compromiso del equipo.
Intereses personales por encima del interes del proyecto

Errores que he visto:

• Parálisis por “Desconocimiento” y falta de una “Guía clara”
• Que al hacerse la asignación de recursos, no se le comunique a los involucrados su rol ni su participación en el proyecto.

la falta de flexibilidad para el proyecto se necesita una buena gestión, claridad y de comunicación en caso de cambios para poder llegar al éxito del proyecto.

Cambios sin control: En mi experiencia en obra civil, muchas veces porque el jefe quiere quedar bien con el cliente he tenido que hacer o re hacer componentes que ya cumplian con lo requerido a otros con caracteristicas añadidas ya sea en calidad de material, cantidades, pintura.

Alcances sin claridad: Es importante ya que en una ocasion el cliente pudo haber exigido el cambio de un sistema mecanico completo porque no estaba bien redactado. Afortunadamente no se percató de eso pero si lo hice saber al personal que redactó el alcance. Tambien esto incluye caracteristcas de materiales, calidad de pinturas, en varias ocasiones por no estar bien acordado se ha tenido que re hacer ciertos procesos.

Paralisis por análisis: Si dentro de las opciones que se tienen algo no está dentro de nuestro control, es mejor dejarlo pasar o actuar sobre la marcha(de acuerdo a ciertos lineamientos). No tiene caso retrasar actividades por estar pensado si pasa o no pasa

He vivido en la experiencia los 3 errores que se plantean acá de la forma como se mencionan. Agregaría en el 3ro. referido al alcance sin delimitar que es recomendable para mitigar el riesgo de que ocurra este error, incluir un scope review para que todo el equipo mire el alcance, se discuta y se acuerde. Esto además contribuye a delimitar también el control de cambios.

Es correcto para los proyectos de marketing he fijado o costeado un máximo de 3 cambios sobre el diseño original después de esto se fija un precio ya que se recure a más tiempos de los que son necesarios.

Los resultados llegarán solo después de hacer el primer movimiento/acción. Pero también es difícil lidiar con problemas sobre la marcha por una mala planificación.

Super Interesante esta clase la planeación es diversa y no siempre aplica el mismo metodo !

¿A alguien le pasa que el video se pausa cada cierto tiempo? Estoy en duda si es mi computador o la plataforma.
¡Gracias!

Otro error sería que la persona encargada trate de controlarlo todo sin confiar en su equipo y en su trabajo.

Lo mas común que he visto son las paralisis-analisis, esto le sucede mucho a la gente, lo mas importante es ejecutar en vez de quedarse toda la vida planeando

Me siento altamente identificado con la paralisis por análisis
Para aliviar mis problemática intento separar el problema en tareas más pequeñas y manejables y a veces (sino todo el tiempo) intento buscar alguna plantilla para resolver el problema a partir de llenar los requerimientos y así concentro mis esfuerzos en las tareas más importante

Grandes consejos, gracias

Muchas Gracias

Genial esto, identificar esto es sumamente importante y aprender o tener claridad en como solucionar o evitar esto errores. Gracias…😀