Creación de Informes Avanzados en Salesforce

¿Cómo empezar con los informes en Salesforce?

Comenzar con informes en Salesforce puede ser una tarea emocionante y enriquecedora, que te permitirá visualizar y analizar datos de manera eficiente. Aunque anteriormente vistos opciones sencillas, ahora nos adentraremos en cómo crear y personalizar informes más detallados.

¿Qué tipo de informes puedo crear en Salesforce?

Salesforce ofrece múltiples tipos de informes predeterminados que pueden adaptarse a tu negocio, pero siempre existe la posibilidad de crear uno desde cero. Los tipos comunes de informes incluyen:

• Informes de cuentas y contactos: Útiles para análisis demográficos y de comportamiento.
• Informes de oportunidades y ventas: Para gestionar y evaluar el progreso de tus ventas y metas.
• Informes de actividades: Ideales para supervisar tareas y rendimiento de equipos.

¿Cómo filtrar la información de un informe?

Los filtros son elementos fundamentales para personalizar un informe. Al crear un informe en Salesforce, es recomendable comenzar configurando los filtros para definir qué datos quieres analizar.

1. Selecciona el objeto adecuado: ¿Quieres información de oportunidades, contactos o cuentas? Define esto para que Salesforce entienda de dónde extraer los datos.
2. Aplica criterios específicos: Filtra por fechas, tipo de negocio (New Business o Existing Business), o estado de la oportunidad (abierta, cerrada, ganada o perdida).
3. Auditorías internas: Filtra campos vacíos para identificar áreas de mejora o auditorías.

¿Cómo organizar y personalizar los datos del informe?

Una vez definidos los filtros, organiza los datos visualmente.

• Usa el esquema de columnas y filas: Es crucial para comprender cómo se presentan los datos. Incluye sólo datos relevantes eliminando los campos vacíos o irrelevantes.
• Asocia datos de diferentes objetos: Puedes vincular información de múltiples objetos, como cuentas, contactos y oportunidades en el mismo informe.

¿Cómo crear gráficos a partir de informes?

Visualizar datos a través de gráficos puede brindar claridad inmediata. Salesforce permite añadir gráficos a los informes cuando la información está debidamente agrupada.

¿Qué tipo de gráficos se pueden utilizar?

Salesforce ofrece una gama de tipos de gráficos para elegir. Algunos de los más usados son:

• Gráficos de columnas o barras apiladas: Ideales para visualización comparativa.
• Anillos o gráficos circulares: Para proporciones más claras.
• Gráficos de embudo: Útiles para etapas de ventas o procesos escalonados.

¿Cómo personalizar el gráfico?

1. Título y leyenda: Añade un título claro y establece la leyenda a la derecha o en la parte inferior.
2. Agrupación: Organiza datos según columnas o filas adecuadas, por ejemplo, por etapas de la oportunidad o tipos de montos.
3. Aspectos visuales: Opta por mostrar números y porcentajes, depende de tus necesidades analíticas.

¿Cómo guardar y compartir informes?

Guardar un informe adecuadamente asegura que no se pierda el trabajo realizado y que esté disponible para futuras consultas.

¿Dónde guardar informes?

1. Carpeta Privada: Perfecta si quieres mantener un informe solo para tu uso personal.
2. Carpeta Pública: Si deseas que otros en la organización accedan al informe.

¿Qué tener en cuenta al guardar?

• Nombre claro: Usa nombres descriptivos para identificar rápidamente el informe.
• Descripción detallada: Especifica filtros, tiempos y cualquier información relevante para facilitar el uso futuro del informe.

Reto y práctica

Te invito a crear tu propio informe. Crea uno sobre oportunidades que se cerrarán este trimestre, agrupa los datos por tipo, etapa y fecha. Usa un gráfico de barras para mostrar el importe que se cerrará cada mes. ¡Inténtalo y compártelo en los comentarios!