¡Hola! Regresé del final del curso para compartirles por adelantado mis notas de clase, espero que les sirvan de apoyo 😃
¿Qué es un Proyecto?
Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único
- Hay proyectos económicos o con fines sociales
Gestor de proyectos
Un gestor de proyectos, también conocido como director, coordinador, gerente de proyectos o project manager, es la persona encargada de dirigir, gestionar y controlar un equipo desde su etapa inicial hasta su cierre.
Elementos de un proyecto
- Finalidad
- Actividades
- Presupuesto
- Beneficios
- Calendario
- Resultados
- Producto o servicio
- Recursos disponibles
Proyectos, programas y portafolio
- Los proyectos son esfuerzos temporales con resultados especificos
- Los programas son la sumatoria de proyectos de una misma tematica.
- Los portafolios es la sumatoria de todos los programas pero estos no tienen porque tener una relación entre sí.
Ciclos de un proyecto
- Inicio del proyecto
- Planificación
- Ejecución
- Supervisión y control
- Cierre
Integrantes de un proyecto
- Sponsor
- Comité de dirección
- Director del proyecto
- Equipo del proyecto
- Stakeholders (interesados)
- Usuario
Alcance del proyecto
Es todo lo que incluye y no incluye un proyecto. Elaboramos una descripción detallada y exacta del producto, servicio o resultado que obtendremos una vez sea ejecutado nuestro proyecto.
- ¿Qué es el proyecto? ¿Por qué está sucediendo? ¿Qué logrará?
- ¿Quién aprueba?
- ¿Cómo se completará el proyecto? (Enfoque + fases + tareas)
- ¿Qué se producirá? (Resultados)
- ¿Cómo se entregará? (Cronograma)
- ¿Cuánto costará? (Estimación + Cronograma de pago)
- ¿Qué está incluido y qué no?
La importancia del tiempo
¿Qué debo definir dentro del cálculo del tiempo?
- Definir actividades
- Secuenciar las actividades
- Definir los recursos
- Calcular duraciones
- Frecuencia
- Responsables
- Control
- Desarrollo del cronograma
Control del tiempo
Es el proceso de registrar cuánto tiempo ha pasado una persona realizando una actividad
Diagrama de Gannt
Cronograma de hitos y Diagrama de Pert
Cronograma de trabajo
Contiene actividades, recursos, tiempos y responsables
Recursos y Costos
Un recurso es todo lo que se necesita para ejecutar una tarea o proyecto
Tipos de recursos
- Físicos
- Humanos
- Propiedad intelectual
- Relaciones y contactos
- Financieros
Los costos con todos aquellos gastos en los que se incurre para realizar una tarea, un trabajo o un proyecto determinado
Costos vs Gastos
Un gasto es cualquier desembolso que vamos a incurrir a la hora de financiar una actividad o tarea que no esté vinculado a la producción del producto o servicio que vamos a brindar como resultado de nuestro proyecto.
Ejercicio
- Energía eléctrica: Es un Gasto, ya que ella aunque hace parte de lo que necesitamos como empresa o proyecto, no está relacionada con la producción del producto o servicio.
- Empaque del producto: El empaque también está relacionado con el producto como tal, lo que significa que es un costo.
- Salario del equipo de contabilidad: Es un gasto, ya que hace parte de la nomina que necesita el proyecto, pero no está relacionado con la producción del producto o servicio como tal.
- Celular de la empresa: Tampoco está relacionado con la producción del producto o servicio, lo cual lo convierte en un gasto.
- Compra de materiales para la elaboración del producto: Esto está íntimamente relacionado con la producción del producto o servicio, claramente es un costo.
Identificación de riesgos
Los riesgos en proyectos son los eventos o condiciones inciertas que, en caso de ocurrir, tiene un efecto positivo o negativo sobre los objetos de un proyecto.
Proceso de Gestion de Riesgos
- Identificar los riesgos.
- Determinar probabilidad e impacto.
- Encontrar soluciones para cada riesgo.
- Evaluar de forma periódica.
5 Errores comunes que podrían presentar un riesgo en el futuro
- Escasez de recursos.
- Bajo desempeño.
- Falta de claridad.
- Costos elevados.
- Factor de tiempo.
Gestión de Crisis
Interrupción en la normalidad, un evento imprevisto que podría tener un efecto negativo en el proyecto, su producción, su reputación o los intereses de los interesados.
¿Qué puede provocar una crisis?
- Ataques al proyecto
- Accidentes
- Daños premeditados
¿Cómo afrontar una crisis?
- Detección de señales.
- Preparación y prevención.
- Gestión o comunicación.
- Contención o control.
- Recuperación.
- Aprendizaje.
Cierre de un proyecto
¿Qué hacer?
- Confirmar que el trabajo se haya cumplido como se esperaba
- Verificar que las compras se hayan hecho de manera exitosa
- Realizar el cierre financiero
- Transferencia del producto o servicio final
- Obtener feedback
- Realizar y completar el informe final
- Lecciones aprendidas
- Archivar información (aprendizaje para el futuro)
- Entrega de activos (informe escrito con fechas)
- Liberar el equipo (físico y personal)
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