Gestión de Proyectos: Ciclos y Documentación Esencial

Ciclos de un proyecto

1. Inicio del proyecto:

   • Se desarrollan 2 documentos, que serán evaluados por un comité de toma de decisiones que lo aprueban
     • Caso de negocio: se especifica la necesidad de realizar este proyecto
     • Estudio de factibilidad: se determina que si con los recursos, el tiempo y el financiamiento es posible realizar el proyecto en tiempo y forma y de manera satisfactoria

2. Planificación:

   • Aquí se crea un plan sólido que va a proveer respuestas que surgirán en la etapa de ejecución, aquí se platínica, se crea claridad y se traza un camino a seguir

3. Ejecución:

   • Se pone en práctica la planificación se debe asignar los recursos y velar porque cada parte del proyecto este realizando lo que le toca en tiempo y forma

4. Supervisión y control:

   • Es necesario que desde la planificación se cree un plan de supervisión de cada uno de los entregables o de los procesos que estés ejecutando, es importante anticipar cualquier riesgo o crisis que podamos afrontar y solucionarla en el momento

5. Cierre:

   • comunicar el cierre, hacer retrospectiva y crear un documento donde plasmemos las lecciones aprendidas con el fin de mejorar.

Ciclos de un proyecto

1.- _Inicio _(necesidad de realizar, estudio de factibilidad)
2.- _Planificación _(creación de plan solido para responder interrogantes de la siguiente etapa)
3.- _Ejecución _(practica de todo lo planificado en las etapas anteriores)
4.- Supervisión y control (simultáneamente a la ejecución, mediante entregables para que el proyecto lleve su curso normal)
5.- _Cierre _(culminación de etapas del proyecto, comunicar el cierre y analizar los resultados, dejar evidencia de los resultados obtenidos)

CICLOS DE UN PROYECTO

1ro) INICIO DEL PROYECTO

Estudio de viabilidad , se realizan 2 cartas :

*Caso de negocio (necesidad)
*Estudio de factibilidad (si los recursos ,dinero , tiempo que se tienen se puede hacer el proyecto con éxito)
*Costos

2do) PLANIFICACION

*Interrogantes
*Plazos de tiempo de los integrantes (actividades)
*Holgura del tiempo
*Posibles riesgos y como se pueden mitigar
*Recursos
*Plan de supervision y control , cada cuanto se va a supervisar un actividad y quien lo va hacer
*Vías de comunicación
*Organigrama
ojo todo bien detallado

3ro) EJECUCCION

*Colocar en marcha lo planificado
*ejecuccion de plan de supervision y control

4To) SUPERVISION Y CONTROL

*Anticipando cualquier riesgo

5to) CIERRE

*Documento de lecciones aprendidas

Ciclos del proyecto

CONCEPTO: Inicio: 1.Caso de negocio (Necesidad del proyecto) y 2do (Estudio de factibilidad)

PLANEACIÓN: Recursos, tiempo, personal, tareas e hitos, etc.

EJECUCIÓN: Puesta en práctica y velar por su ejecución en tiempo y forma. Así como la supervisión y control del proyecto. Crea un plan de supervisión para garantizar que este se mantenga según lo previsto y anticipando riesgos.

CIERRE DEL PROYECTO: Comunicar el cierre, así como las lecciones aprendidas.

Me suena muy parecido a lo que nos enseñaron en la escuela sobre las 4 etapas de la administración.
Planificación
Organización
Dirección
Control

Pero aplicado a proyectos me parece muy puntual la manera en la que se diferencía como ciclos de un proyecto.

En este ciclo se mide la viabilidad de un proyecto. R// Primera Etapa, Inicio del proyecto. viabilidad del proyecto si se debe hacer o no, a través de dos documentos: caso de negocio donde se especifica la necesidad de ejecutar el proyecto ¿Por que se hace?, el segundo es el estudio de Factibilidad se determina si con los recursos (tiempo, financiamiento) que se cuenta, se puede ejecutar el proyecto en tiempo y forma y de manera satisfactoria.

Ciclos de un proyecto
Inicio del proyecto:

Se desarrollan 2 documentos, que serán evaluados por un comité de toma de decisiones que lo aprueban
Caso de negocio: se especifica la necesidad de realizar este proyecto

Conocer los ciclos del proyecto es fundamental para llevar una parametrización del mismo , así como una secuencia lógica que nos dará las pautas que se necesitan para escalar estos ciclos, y llevar el proyecto al éxito que deseamos.

Gracias

Ciclos de un proyecto.

1. 1. Inicio del proyecto, se ponen las ideas sobre la mesa, no todas se van a ejecutar pero se ven las diferentes posibilidades y variantes.
      2 Planificación, Se aterrizan las ideas de inicio del proyecto, se empieza a crear el plan de trabajo donde se pueden considerar los posibles obstáculos de manera temprana.
      3.- Ejecución, cuando se lleva a cabo el plan de acción establecido en la planificación.
      4.- Supervisión va de la mano con la parte de ejecución, nos permite tener una visibilidad del proyecto y poder hacer ajustes en tiempos sobre lo planificado ya sea a favor o en contra.
      5.-Cierre, es importante tener en cuenta para las sesiones de cierre una reunión de lecciones aprendidas.

Tengo claro los passos del proyectos y resalto mucho la parte en la que dice del cierre porque aunque normalmente se hace un cierre mostrando los logoros, pocas veces se enfoca en hacer un documento de las lecciones apredidas para que lo tengan presente en los siguientes proyectos

Hacer este curso y ver esta clase me ha dejado ver que en mi empresa solo saben iniciar, “planificar”, “supervisar” y cerrar un proyecto. En la planificación no se toman en cuenta los casos de negocios ni el estudio de factibilidad, lo que luego de ver esta clase, me deja ver por qué se falla tanto: no hay una real planificación. Por otro lado, no se planifica el plande los entregables ni se anticipan a los riesgos y/o crisis. Esto me ayudará a corregir esos fallos.

Una planificación clara y aterrizada al objetivo , permitira una optima ejecución

Quien es el encargado de hacer esos dos documentos del inicio del proyecto, Caso de negocio y estudio de factibilidad?

Quien es el encargado de hacer esos dos documentos del inicio del proyecto, Caso de negocio y estudio de factibilidad?

Los ciclos de un proyecto son 5:

• INICIO < Caso de negocio
  < Estudio de factibilidad
• PLANIFICACION: Estructuracion de las actividades
• EJECUCION: llevar a cabo la planificacion
• SUPERVISION Y CONTROL: evaluar entregables
• CIERRE: revision y documentacion

ENTREGABLES

Es cualquier resultado, productos o elementos tangibles o intangibles que se crea durante la ejecución de un proyecto.

Los entregables pueden ser productos físicos, documentos, informes, software, artefactos o cualquier otro resultado tangible que se espera obtener al finalizar el proyecto.

En resumen, los entregables son los resultados concretos y tangibles que un proyecto debe producir y entregar al finalizar su ejecución, y son elementos esenciales para medir el logro de los objetivos del proyecto.

documento de caso de negocio especificar la necesidad de ejecutar este proyecto en particular.

estudio de factibilidad determinar si con los recursos, el tiempo y el financiamiento que contamos, vamos a poder ejecutar este proyecto en tiempo y forma

Planificación. Aquí es donde vamos a crear un plan solido, que va a proveer respuestas a cualquier interrogante que nos van a ir surgiendo en la etapa de ejecución.

cierre del proyecto. Que esta es la culminación de cada una de las faces o etapas dentro de nuestro proyecto que estan llegando a nuestro fin.

Todo proyecto se divide en ciclos inicio. documento de caso de negocio y estudio de factibilidad. Planificación. Ejecución, supervisión y control. cierre del proyecto

CICLOS DEL PROYECTO 1.- INICIO DEL PROYECTO: Se utilizan 2 documentos para justificar y el otro para determinar la factibilidad 2.- PLANIFICACION: Recursos, tiempo, personal de manera detallada 3.-EJECUCION: Se pone en practica el uso de los recursos 4.-SUPERVISION Y CONTROL: Anticipar cualquier riesgo 5.-CIERRE: Culminacion de las etapas

CICLOS DEL PROYECTO 1.- INICIO DEL PROYECTO: Se utilizan 2 documentos para justificar y el otro para determinar la factibilidad 2.- PLANIFICACION: Recursos, tiempo, personal de manera detallada 3.-EJECUCION: Se pone en practica el uso de los recursos 4.-SUPERVISION Y CONTROL: Anticipar cualquier riesgo 5.-CIERRE: Culminacion de las etapas

Ciclos del proyecto:

Inicio: Se determina la viabilidad del proyecto.

1. Documento de caso de negocio (necesidad)
2. Estudio de factibilidad.

Planificación: Creación de un plan sólido que provee respuestas a cualquier interrogante en la etapa de ejecución.

Ejecución: Asignar los recursos y velar porque cada actor ejecute en forma y fechas.

Supervisión y control: Simultaneo a la ejecución, se crea un plan en la etapa de planificación para que lleve su curso normal, anticipar riesgos o crisis.

Cierre: Comunicar y ver los resultados, entregable con lecciones aprendidas.

En conclusión, los ciclos de un proyecto son fundamentales para asegurar que se alcancen los objetivos establecidos de manera eficiente. La etapa de inicio, donde se desarrollan el caso de negocio y el estudio de factibilidad, es crucial para determinar la viabilidad del proyecto. En la etapa de planificación, se crea un plan sólido que traza el camino a seguir durante la ejecución del proyecto. Durante la etapa de ejecución, se asignan los recursos y se velan por el cumplimiento de cada parte del proyecto en tiempo y forma. La supervisión y control permiten anticipar los riesgos y solucionar cualquier problema durante la etapa de ejecución del proyecto. Finalmente, en la etapa de cierre, se comunican los resultados y se documentan las lecciones aprendidas para mejorar en futuros proyectos. La correcta gestión de cada una de estas etapas es esencial para llevar a cabo un proyecto exitoso.

Me parecio muy interesante los nombres de los diferentes documentos con los que un Project Manager normalmente tiene que lidiar.

Gracias!

Entonces el portafolio entiendo sería el resultado de proyectos y programas aplicados?

Ciclos del proyecto:

• Inicio
• Planificación
• Ejecución
• Supervisión y control
• Cierre

Hay algo que no se menciona en el video con respecto al cierre y es la cuantificación de beneficios. Es la forma en la que tu justificas y compruebas que lo que se escribió en el business case se cumple o se va a cumplir con datos concretos. Por ejemplo: Si se vendió el proyecto argumentando que se iba a traer cierto dinero a la empresa, es importante que en cierre del proyecto se muestren cifras reales del resultado del proyecto. De otra forma, los beneficios quedarán en el aire.

Conocer los ciclos de un proyecto y como se desarrollan es parte vital para saber ejecutar lo que se considere o se requiera.

Ciclos de un proyecto.

-Inicio del proyecto: se determina la vialidad del proyecto (si se debe continuar o no con el mismo), en esta instancia se pueden crear dos documentos:
1) Caso de negocio: donde vamos a especificar la necesidad de ejecutar dicho proyecto.
2) Estudio de factibilidad: aquí se determina si con los recursos, el tiempo y el financiamiento con que contamos vamos a poder ejecutar el proyecto en tiempo y forma y de manera satisfactoria.
… usual mente quien determina si continuar con el proyecto es un comité de reforma o de toma de decisiones.

-Planificación: preparar de manera detallada con los recursos, el tiempo, personal para evitar cualquier tipo de problema en la etapa de ejecución por no tener claridad en la ruta que debemos avanzar. Es recomendable crear un plan de supervisión de cada uno de los procesos o entregables que se van a ejecutar, esto nos va a ayudar a que el proyecto lleve su curso normal y no presente ningún problema.

-Ejecución: poner en practica todo lo detallado en la etapa de planificación. Aquí como gestor del proyecto debemos asegurarnos que cada uno de los integrantes del proyecto este ejecutando en tiempo y forma.

-Supervisión y control del proyecto: simultáneamente en la ejecución se debe supervisar y controlar que se esté avanzando según lo planeado para evitar contratiempos, lo importante en esta instancia es ir anticipándonos a cualquier riesgo o crisis y poder afrontarlo y solucionarlo en el momento.

-Cierre: es la culminación de las etapas o fases dentro de nuestro proyecto que está llegando a su fin, aquí lo importante es comentar dicho cierre y ver los resultados a través de un documento donde podamos visualizar las lecciones aprendidas y mejorar en las etapas donde no se cumplió con lo planificado con el fin de que nuestro siguiente proyecto sea ejecutado de mejor manera.

Considero que el inicio del proyecto dependerá en sí, de lo que trate por ejemplo, para el desarrollo de un software, suelo emplear el estándar IEEE 830, les comparto un ejemplo, pero en internet puedes encontrar más, aplicados a diferentes necesidades https://www.studocu.com/co/document/universidad-catolica-de-colombia/ingenieria-de-software/ejemplo-formato-ieee-830/5670142

Ciclos de un proyecto

1. Inicio del proyecto: determinar la viabilidad del proyecto ¿debemos de continuar?
   a. Caso de negocio: necesidad de ejecutar
   b. Estudio de factibilidad: determinar si con el tiempo, recursos y financiamiento que hay sirven para ejecutarlo en tiempo y forma satisfactoria.
   c. Se somete a comité de toma de decisiones y determinar si dan luz verde o no
2. Planificación: plan sólido que responderá a preguntas que surjan en la etapa de ejecución.
   a. Planear Tiempo, Recursos y Personal
   b. Hacerla de manera detallada para evitar problema en la etapa de ejecución por no tener claridad sobre el camino a avanzar
   c. Crear plan de supervisión de cada una de las etapas
3. Ejecución: se pone en práctica lo anterior
   a. Asignar los recursos y velar que cada integrante está ejecutando en tiempo y forma
4. Supervisión y control: anticipar cualquier riesgo o crisis que se pueda enfrentar y solucionarla en el momento
5. Cierre: culminación de etapas.
   a. Comunicar el cierre
   b. Ver los resultados
   c. Crear documentos de lecciones aprendidas para que el siguiente equipo o proyecto se haga de mejor manera.

1. Inicio del proyecto --> Ejecución
2. Planificación ->>de recursos, tiempo y personal
3. Ejecución --> de todo lo planificado
4. Supervisión y control del proyecto --> entregables, solución de crisis
5. Cierre --> entregable sobre la ejecución del proyecto.

Al momento de encontrar riesgos durante el proceso, desde ahi se aprenden las lecciones con el fin de mejorar antes de cerrar un proyecto

La documentacion de cierre de un proyecto deberia incluir detalles y lecciones aprendidas durante el desarrollo del mismo, al divulgar esta informacion se crea un proceso de retroalimentacion en el cual los equipos involucrados se anticipan a los riesgos y se optimiza el tiempo de ejecucion.

Resalto la importancia del inicio del proyecto, donde se indica la necesidad que vamos a cubrir con nuestro proyecto y si con los recursos, el tiempo y financiamiento lograremos los objetivos planteados. Es la parte decisoria, si vale la pena o no invertir en el proyecto.

Ciclos de un proyecto

1. Inicio del proyecto, aquí determinamos la viabilidad del proyecto.
   Para ello se desarrollan dos documentos

   • Documento de caso de negocio, en donde vamos a especificar la necesidad de ejecutar este proyecto en particular.

   • Estudio de factibilidad, en donde vamos a determinar si con los recursos, el tiempo y el financiamiento que contamos vamos a poder ejecutar este proyecto en tiempo y forma, y de manera satisfactoria.

Usualmente estos dos documentos los sometemos a un comité de evaluación o toma de decisiones.

1. Planificación, aquí es donde vamos a crear un plan sólido que va proveer respuestas a cualquier interrogante que se nos van a ir surgiendo en la etapa de ejecución.
   Vamos a planificar

   • Los recursos.

   • El tiempo.

   • El personal.

   • La supervisión.

   Lo tenemos que hacer de manera muy detallada, para evitar cualquier tipo de problema en la etapa de ejecución, por no tener claridad sobre el camino que tenemos que avanzar.

2. Ejecución, aquí es donde ponemos en práctica todo lo planificado en la etapa anterior. Aquí se asignan los recursos y se vela por que cada uno de los integrantes del proyecto esté ejecutando en tiempo y forma.
   Supervisión y control del proyecto
   Esto te va a ayudar a que el proyecto lleve su curso normal y que no se presente ningún problema. Lo importante es ir anticipando cualquier riesgo o crisis que podamos afrontar y solucionarla en el momento.

3. Cierre del proyecto, este es la culminación de cada una de las fases o etapas. Aquí lo importante que tenemos que hacer es, comunicar ese cierre, y ver los resultados y también crear algún tipo de documento, donde podamos colocar las lecciones aprendidas para que el siguiente equipo o nuestro siguiente proyecto pueda ser ejecutado de mejor manera.