Gestión de Riesgos en Proyectos: Identificación y Mitigación

• Identificación de riesgos

  Que es un riesgo?

  Los riesgos en proyectos son los eventos o condiciones inciertas que, en caso de ocurrir, tiene un efecto positivo o negativo sobre los objetos de un proyecto.

  Proceso de Gestion de Riesgos

  1. Identificar los riesgos.
  2. Determinar probabilidad e impacto.
  3. Encontrar soluciones para cada riesgo.
  4. Evaluar de forma periódica.

  5 errores comunes que podrían presentar un riesgo en el futuro

  1. Escasez de recursos.
  2. Bajo desempeño.
  3. Falta de claridad.
  4. Costos elevados.
  5. Factor de tiempo.

Hay un costo que se llama Costo de Escalación, el cual hace referencia al riesgo del cambio de la TRM o el comportamiento del Dólar, para las comprar en el exterior.

Identificación de riesgos

• La gestión de riesgos es un proceso que consiste en identificar, analizar y responder a los eventos o condiciones inciertas que pueden afectar positiva o negativamente a los objetivos de un proyecto.

• Los riesgos pueden ser de diferentes tipos, como naturales (huracán o terremoto), técnicos (fallas en el software o el hardware), humanos (escasez de recursos o bajo desempeño) o externos (cambios en el mercado o la legislación).

• El proceso de gestión de riesgos se compone de cuatro pasos principales:

  • Identificar riesgos y hacer un listado. Se trata de reconocer los posibles riesgos que pueden surgir durante la ejecución del proyecto y documentarlos en un registro.
  • Analizar la probabilidad e impacto de cada riesgo. Se trata de estimar la frecuencia con la que puede ocurrir cada riesgo y la gravedad de sus consecuencias sobre el proyecto. Se puede utilizar una matriz de probabilidad e impacto para priorizar los riesgos más críticos.
  • Planificar las respuestas a los riesgos. Se trata de definir las acciones preventivas o correctivas que se tomarán para evitar, reducir, transferir o aceptar cada riesgo. También se debe asignar un responsable para cada plan de respuesta y establecer los recursos necesarios para su implementación.
  • Monitorear y controlar los riesgos. Se trata de revisar periódicamente el registro de riesgos y actualizarlo según los cambios que se produzcan en el entorno del proyecto. También se debe evaluar la efectividad de las respuestas implementadas y realizar ajustes si es necesario.

• La gestión de riesgos es una actividad clave para el éxito de cualquier proyecto, ya que permite anticiparse a los problemas potenciales y minimizar sus efectos negativos sobre el alcance, el tiempo, el costo y la calidad del proyecto.

Los cinco errores más comunes:

• Escasez de recursos: cuando no calculamos bien los recursos necesarios.
• Bajo desempeño del equipo: cuando el equipo no trabaja como esperábamos y afecta el cumplimiento de los entregables.
• Falta de claridad en la planificación: cuando redactamos de manera muy corta y surgen preguntas sin respuesta.
• Costos elevados debido a alguna eventualidad: cuando se sale de nuestro control algún factor externo que aumenta los costos del proyecto. Ejemplo: un huracán.
• Factor del tiempo: cuando no sabemos planificar, controlar o administrar el tiempo del proyecto.

Conclusión

Como Project Manager debo saber que algunas cosas pueden salir mal dentro del proyecto; debemos analizar los riesgos potenciales que pueden aparecer dentro de la ejecución. — La identificación de riesgos es una parte importante del proceso de gestión del proyecto, ya que nos permite anticiparnos y prepararnos para posibles escenarios adversos o favorables. Para ello, debemos seguir una serie de pasos que nos ayuden a identificar, evaluar, responder y revisar los riesgos potenciales. Además, debemos evitar cometer algunos errores comunes que pueden afectar el éxito del proyecto.

Riesgo:

• De acuerdo a la ISO 31000:2018 : Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos”.

• De acuerdo al PMbok, 6ta Ed: Evento o condición incierta que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo en uno o más de los objetivos de un proyecto.

Proceso de la administración o gestión de riesgos:

1. Identificación del riesgo
2. Evaluación del riesgo
3. Desarrollo de la respuesta al riesgo
4. Control de respuesta al riesgo

Si, existen riesgos positivos. A esos riesgos se les conoce como riesgos estratégicos o de oportunidad. Sólo que comúnmente asociamos el riesgo como algo sólamente negativo.

Supongamos que existe el riesgo de que la empresa adquiera una nueva tecnología (maquinaria, software, etc) o que entre en un proceso de certificación tipo ISO. Esto podría beneficiar a tu proyecto porque mejoraría la productividad y reduciría los costos. En este momento no existe, pero es probable que suceda. Estos riesgos se gestionan de manera similar a los riesgos negativos. Esto riesgos normalmente se ven desde el punto de vista estratégico de la empresa y son detonantes de nuevos proyectos. Por esta razón en la administración de proyectos nos enfocamos más en aquello que podría salir mal y gestionarlo.

Se debe generar la matriz RAM, donde se identifican todos los posibles riesgos que pueden afectar el proyecto, y se clasifican segun el impacto del proyecto, Muy Alto, Alto, Medio Alto, Medio, Medio Bajo, Bajo, Muy Bajo, a la vez se realiza con el equipo de trabajo las posibles soluciones que se puedan para mitigar el riesgo.

Escasez de recursos cuando no calculamos bien cuantos recursos vamos a necesitar, Bajo desempeño va ligado al desempeño del equipo, falta de claridad a la hora de planificar un proyecto, omitiendo preguntas por tratar de resumir tareas, Costos elevados, Factor de tiempo cuando no lo sabemos administra calcular o cuantificar.

En un proyecto en el que trabaje se dio el error de escasez de recursos por tema de que uno de los accionistas se retiro del proyecto durante el proceso de desarrollo, para mitigar esto teníamos ya varios accionistas potenciales al iniciar el proyecto y a la ida del accionista se contacto a todos para obtener un nuevo socio, lo cual se logro en 2 meses así permitiéndonos continuar con el proceso de desarrollo sin atrasos importantes.

Identificación de riesgos.

Riesgo, puede ser un evento o condición incierta que, en caso de ocurrir, tiene un efecto positivo o negativo sobre los objetivos del proyecto. Como gestor de proyectos debemos de saber que algunas tareas o actividades pueden salir mal dentro de un proyecto y esto es completamente normal, por lo que debemos hacer es analizar cuáles son esos riesgos potenciales que pueden aparecer durante la ejecución.

Proceso de gestión de riesgo:
• Identificar los riesgos: acá debemos hacer una lista con los potenciales riesgos y plantearnos - entre otras, ya que esto dependerá del proyecto en si - las siguientes preguntas:
○ ¿Cuál es la probabilidad de que este suceda?
○ ¿Cuál será el impacto y la gravedad que este tenga dentro del proyecto?
○ ¿Cuál va a hacer nuestro plan de respuesta y quien será el responsable de dicho plan?
• Determinar probabilidad e impacto: lo ideal sería priorizar en una lista aquellos riesgos que son altamente previsibles de ocurrir.
• Encontrar soluciones para cada riesgo: mediante un plan de respuesta, estaremos solucionando los riesgos que hayan ocurrido en nuestro proyecto. Aquí es donde crearemos una estrategia específica con nuestro equipo sobre los pasos que se van a tomar
• Evaluar de forma periódica: es necesario que vayamos observando si algunos riesgos han escalado dentro de nuestra lista o inclusive si ha aparecido algún otro nuevo riesgo.

Los errores más comunes que podrían incurrir en un riesgo a futuro son:
• Escasez de recursos
• Bajo desempeño
• Falta de claridad
• Costos elevados
Factor de tiempo

Las gestión de riesgos es fundamental para la gestión de proyectos. Hay toda una certificación del PMI enfocada a esto.

Cuando se habla de encontrar soluciones frente a un riesgo se pueden hacer las siguientes 4 acciones:

• Evtar: Puedes hacer un cambio en el proyecto o ruta crítica haciendo que el riesgo desaparezca.
• Mitigar: Puedes reducir el impacto del riesgo, o la probabilidad de que éste se materialice.
• Transferir: Es transferir la responsabilidad de asumir el impacto del evento a otra áea o empresa.
• Aceptar: No puedes hacer nada de lo anterior. Esto deberia hacerse únicamente con los riesgos de impacto bajo y con probabilidad de ocurrencia baja.

Según la norma ISO 31000, los riesgos son la incertidumbre en la consecución de los objetivos. Y luego mediante la gestión de riesgos uno determina si estos son oportunidades o amenazas, oportunidades bueno, amenaza contraproducente.

Más que un trabajo que debe realizarse en solitario, la meta es crear una cultura de gestión de riesgos entre todas las partes de la empresa que esta gestionando los riesgos.

Por lo general lo que se hace para la identificación y valoración del riesgo es utilizar unas matrices de gestión de riesgos, pero estas tienen la cuestión de que por lo general la gente las asume como absolutas, y que el hecho de que algo se escriba ahí ya con eso se mitigan los riesgos lo cual es un error, las matrices tienen la finalidad de documentar el como se mitigan los riesgos y que hacer en caso de que estos se materialicen. Por tanto es necesario que lo que se escriba aquí sea claro indicando que se realizará. Mantener estas actualizadas no son un trabajo sencillo, más en lugares donde la gestión de riesgo solo esta en papel más no es la cultura, e inclusive se contratan personas exclusivamente para llevar los riesgos en proyectos y empresas.

5 Errores comunes que podrían presentar un riesgo en el futuro

1. Escasez de recursos.
2. Bajo desempeño.
3. Falta de claridad.
4. Costos elevados.
5. Factor de tiempo.

5 errores más comunes que podrían presentar un riesgo en el futuro.
el bajo desempeño; costos elevados.
factor del tiempo
falta de claridad a la hora de planificar el proyecto

cuáles son esos riesgos potenciales que pueden aparecer durante la ejecución. ¿Cuál es la probabilidad de que este suceda? ¿Cuál será el impacto y la gravedad que este tenga dentro del proyecto? ¿Cuál va ser nuestro plan de respuesta? Y ¿Quién va a ser el responsable de ese plan? determinar la probabilidad que este riesgo aparezca, soluciones para cada uno de los riesgos, creando el plan de respuesta

En conclusión, es importante identificar los riesgos potenciales en un proyecto y seguir un proceso de gestión adecuado para mitigarlos y reducir su impacto negativo. Algunos errores comunes que podrían presentar un riesgo en el futuro incluyen la escasez de recursos, el bajo desempeño, la falta de claridad, los costos elevados y el factor tiempo. Crear un plan de mitigación de riesgos, que incluya estrategias específicas para reducir la probabilidad de ocurrencia de estos riesgos, es fundamental para minimizar su impacto negativo en el proyecto y promover la resiliencia de la organización frente a los problemas potenciales que puedan surgir en el futuro. Es importante definir el alcance del plan y documentar todos los procedimientos y estrategias asociadas para garantizar una gestión adecuada de los riesgos a lo largo del proyecto.

Es importante establecer un plan de riesgos, con el objetivo de ser preventivos con los nuevos riesgos existentes durante la ejecución de un proyectos, muchas veces los riesgos identificados iniciaimente puede derivar de ellos nuevos riesgos.

La gestión del riesgo se define como el proceso
de identificar, analizar y cuantificar las probabilidades de pérdidas y efectos secundarios que se
desprenden de los desastres, así como de las
acciones preventivas, correctivas y reductivas
correspondientes que deben emprenderse

Mi análisis sobre el factor de riesgo:

• Al identificar los riesgos debemos tener en cuenta no solo lo que tenga una relación directa con el proyecto, sino también todos aquellos factores externos que no se pueden controlar ni medir como el clima, la política, etc.

• Si bien nada es predecible con certeza, siempre es importante manejar algunas probabilidades y calcular su impacto para prepararnos lo mejor posible.

• Algunas de las soluciones que planteemos para cada riesgo, pueden no ser efectivas. Sin embargo siempre debe tenerse una posible solución prediseñada ya que la mayoría de los riesgos surgen sin aviso.

• Es importante realizar un chequeo continuo de manera periódica (semanal, mensual, trimestral) de los posibles riesgos a enfrentar. Ya que todo está en constante cambio. También sirve para iterar en aquellas soluciones que no hayan dado los resultados esperados.

Planificacion y control preventivo, clave para determinar riesgos primero, y controlar en el transcurso de ejecución del proyecto por si surgen riesgos no considerados o las herramientas de mitigación no dieron resultados

El diagrama es clave para siempre tenerlo en cuenta a la hora de realizar este proceso.

Es importante analizar los riesgos, para mitigarlos y hacer que nuestro proyecto cumpla con los resultados deseados

Siempre hay que andar un paso adelante a las eventualidades

Gracias

Dependiendo del tipo de proyecto vienen algunos riesgos naturales, por lo que es importante considerar las amenazas y las oportunidades para mitigar el efecto de tales riesgos.