Reunión de Lanzamiento en Diseño de Productos: Claves y Documentación

Hasta ahora hemos repasado los conceptos clave de diseño de producto y de la Experiencia de Usuario. También hemos conocido las metodologías de trabajo que se pueden utilizar en desarrollo de software de un producto, en la gestión de proyectos y en el desarrollo de la Experiencia de Usuario, así como los diferentes perfiles que podemos encontrar en Product Design.

Ahora es el momento de comenzar a conocer cómo es el proceso de trabajo de diseño de productos.

Como hemos visto en el apartado de las metodologías, todos los procesos orientados al diseño de productos deben comenzar por una etapa de empatía con los usuarios y definición del problema a resolver.

De forma previa al comienzo de las etapas de diseño, es necesario realizar una reunión inicial en la que las personas del equipo y los stakeholders deben planificar el proyecto y la forma de trabajo que se va a llevar a cabo.

Tras esto, el equipo estará listo para comenzar a trabajar y se iniciará la investigación con usuarios previa al diseño del producto, que veremos en la siguiente clase.

Reunión de lanzamiento

La reunión de lanzamiento del proyecto que realiza el equipo y los stakeholders para sincronizarse y planificar el proyecto se conoce como Kickoff meeting. Es el nacimiento del producto, el momento en el que se va a comenzar el proceso de definición del producto. Las kickoff meetings fijan el tono, precedente y relaciones para un proyecto, ya sea que dure unas semanas o incluso meses, y se pueden realizar de forma interna o externa.

El propósito de una reunión de inicio de proyecto es presentar al equipo y comprender los antecedentes, cómo se ve el éxito y lo que se debe hacer en el proyecto, para acordar cómo trabajar juntos de manera efectiva. Es una oportunidad para nivelar y hacer que el equipo y cliente estén en la misma página.

En estas reuniones es necesario identificar las fortalezas y debilidades del equipo y definir la forma de trabajo. Además, será necesario delimitar correctamente el problema a abordar y sus posibles soluciones.

Documentación o materiales necesarios para la reunión y el proceso de trabajo

Hay diferentes formas de llevar a cabo estas reuniones, se pueden hacer reuniones ad hoc, workshops o sesiones de trabajo, esto dependerá de la planificación que se realice para desarrollar la reunión. En estas reuniones, también se pueden crear mapas conceptuales colaborativos en los que reunir los aspectos más importantes.

El mapa conceptual es la documentación que recoge los aspectos más importantes tratados en la kickoff Meeting. Los mapas conceptuales nos ayudan a recoger de forma esquemática las diferentes ideas recogidas con respecto a las preguntas enfocadas en las tareas del producto, la accesibilidad y los requisitos técnicos.

Son otra manera útil de definir los aspectos tangibles e intangibles de tu producto. Comienzan con una idea (o concepto) general y luego se ramifican para mostrar cómo esa idea principal se puede desglosar en temas más específicos.

Un documento que puede ayudar a dar a conocer la forma de trabajo del equipo en la kickoff meeting es mediante un business case, un documento que muestra la propuesta de valor del negocio.

El Business Case es un documento que define la necesidad de negocio y ofrece el razonamiento subyacente detrás del lanzamiento de un proyecto. Es un ejercicio que puede ayudar a comenzar un proyecto, especialmente cuando no viene dado por el cliente (sea este interno o externo).

Un business case se debe recoger el plan de negocio con los objetivos y la estrategia que se seguirá durante el proyecto, de forma que se unifique la visión de los participantes.

Cuando se comienza a desarrollar un proyecto de diseño de producto es esencial planificar las entregas de los documentos que se vayan a ir realizando durante el proceso de trabajo. Estos documentos no son la parte más importante del proceso de trabajo, sino que nos debemos centrar en conocer las necesidades de los clientes y crear un producto funcional en base a ellas. Sin embargo, los entregables nos ayudarán a documentar todo los pasos que se van a ir siguiendo durante el proyecto y el resto de integrantes del equipo nos podrán dar feedback en base a ellos.

Un entregable es cualquier tipo de artefacto, documento, enlace o material digital o físico, que es consecuencia del proceso de diseño, del proyecto o de la metodología que se haya seguido.

Hemos comentado que en la kickoff meeting, uno de los objetivos principales es alinear la visión de los stakeholders para determinar el camino que seguirá el proyecto, pero ¿qué son los stakeholders?

Integrantes de la reunión: Stakeholders

Los stakeholders son el público de interés para una empresa que permite su completo funcionamiento. Con público de interés, nos referimos en un amplio sentido a todas las personas u organizaciones que se relacionan con las actividades y decisiones de una empresa como: empleados, proveedores, clientes, gobierno, entre otros.

En el caso del diseño de productos digitales, son todas aquellas personas dentro de la empresa a la que pertenece el producto que pueden tener algo que decir o pueden verse implicadas en el proceso.

Uno de los aspectos fundamentales que hay que concretar en la kickoff meeting son los objetivos e indicadores del progreso que van a establecer el camino por el que se debe avanzar en el proyecto. Para ello, debemos diferenciar entre los KPIs y los OKPs del negocio:

¿Qué son los OKRs y los KPIs? ¿Son lo mismo?

Los OKRs (Objectives and Key Results u objetivos y resultados clave) son un marco que establece las metas que se deben cumplir para medir y hacer un seguimiento de la situación del negocio.

Por otro lado, los KPIs (Key Performance Indicators o indicador de seguimiento clave) son los indicadores clave de rendimiento a lo largo del tiempo para un objetivo específico que evalúa el desempeño de un negocio. Con la consecución de los KPIs se consiguen cumplir los resultados propuestos en los OKR. En el campo de la Experiencia de Usuario, se suelen emplear KPIs como la tasa de éxito de la tarea, la tasa de error del usuario y el tiempo dedicado a la tarea.

Estos términos hacen referencia a las metas que se establecen en la kickoff meeting, por lo que es imprescindible conocer ambas para comenzar un proyecto de diseño.

CONCLUSIÓN:

En esta clase hemos conocido cómo se debe comenzar el proceso de diseño de producto. Hemos conocido conceptos como kickoff meeting o reunión de lanzamiento, business case, entregables, stakeholders o las personas participantes en el proyecto  y los términos que hacen referencia los resultados que se deben obtener con el diseño.

RETO

Piensa en un proyecto de diseño de producto y plantea un ejemplo de KPI y otro de OKR que se podría establecer en la reunión de lanzamiento.