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Cómo organizar reuniones efectivas

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Recursos

A la hora de hacer una reunión, pregúntate: ¿Con qué propósito va la reunión?¿Es necesaria? ¿Es suficiente con un gmail?. Tener una reunión efectiva es lograr tener un espacio donde se cumpla y defina los objetivos del espacio laboral creado para abordar el tema determinado. reuniones (1).jpg

Etapas de reuniones efectivas

Cuando se generan ideas en comunidad o en reuniones de equipo salen diversas ideas que apoyan o descartan una idea, pero establecer pequeños proyecto, es priomordial crear reuniones efectivas y saber si son necesarias o pueden realizarce enviando un correo, cómo primeros pasos para hacer reuniones efectivas:

  1. Planeación
    1. Tener en cuenta los objetivos
    2. Notificar a los miembros
    3. Enviar agenda
    4. Revisar minutos previos
    5. Preparar información relevante

Ítems típicos en una agenda de reunión:

  • Bienvenida
  • Disculpas
  • Minutas de reuniones previas
  • Temas de anteriores minutas
  • Asuntos de WHS
  • Asuntos generales
  • Asuntos adicionales
  • Fecha, hora y lugar de la siguiente reunión.

durantereunion (1).jpg

Después de la reunión

  • Sé específica acerca de los action items.
  • Asegúrate de que las minutas sean distribuidas, las acciones llevadas a cabo y sirvan como referencia para la siguiente reunión

Nota ✍️

  • No te sabotees, tu opinión y argumentos también son importante ❤️‍🩹.
  • No siempre las mujeres deben hacer las minutas 🧘‍♀️
  • Aprende a interrumpir a quien interrumpa (Es muy común, muchos hombres te pueden interrumpir).
  • No hay necesidad de disculparse, agradece.
  • Apoya a quien es interrumpido
  • Ten una lista de temas que quieres exponer.
  • Ten conversaciones offline con ciertas personas.

Desafío 🚀

  • Aplica el procedimiento a una reunión dada con un objetivo específico.

Contribución creada con los aportes de: Angie Espinoza y Dania Valenzuela

Aportes 10

Preguntas 1

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Clase 10 – Cómo organizar reuniones efectivas


¿Es común asistir a reuniones laborales en las que nuestro rol no tenga nada que ver con lo que se está hablando?

  • Sí.

¿Cuáles son los objetivos de las reuniones?

  • Se tomen decisiones.
  • Se resuelvan problemas.
  • Haya generación de ideas.
  • Se discutan cambios en los procesos.
  • Haya fortalecimiento laboral.
  • Coordinación de actividades.

¿Qué pregunta deberíamos hacernos si queremos tener una reunión?

  • ¿Es necesario tener una reunión para discutir este tema o con un email bastaría?

¿Cuáles son las etapas para tener una reunión efectiva?

  • Planeación.
    • Notificar con tiempo a los miembros de la existencia de la reunión.
    • Enviar la agenda.
    • Revisar las minutas previas.
    • Preparar la información relevante.
  • Comportamiento en la reunión.
    • Ser asertivo.
    • Dinámicas de grupo.
    • Mantener a los miembros dominantes bajo control.
  • Tips
    • Ver la estrategia para que no siempre seamos nosotros los que preparamos la agenda.
    • No autosabotearnos.
  • Después de la reunión.
    • Ser específicos con los ítems de acción y tener en cuenta quién y cuándo se van a realizar.
    • Distribuir las minutas, que las acciones se lleven a cabo y que sirvan como referencia para la siguiente reunión.

¿Qué debemos considerar en la etapa de planeación de una reunión?

  • Objetivos.

¿Qué ítems deberían ir en una agenda de reunión?

  • Bienvenida.
  • Disculpas de las personas que no pudieron asistir.
  • Revisión de minutas previas.
  • Asuntos de seguridad laboral o industrial.
  • Asuntos generales y adicionales
  • Fecha y hora de la siguiente reunión.

¿Los ítems de una agenda previamente vistos se pueden aplicar a reuniones virtuales y presenciales?

  • Sí.

¿Qué cosas debo de tener en cuenta como mujer a la hora de organizar una reunión?

  • Los temas que quiero exponer
  • Que puedo aportar a la reunión.
  • Aprender a interrumpir a los que interrumpen la reunión.
  • Tener conversaciones offline o fuera de reunión.

¿De qué maneras podemos interrumpir a las personas que interrumpen la reunión?

  • Gracias por reforzar lo que dije (esto sin disculparnos)
  • Como estaba diciendo xxxx podemos explorar xxxx tema.

Etapas de una reunión efectiva

1- planeación ( objetivos de la reunión para no tener dispersión)

2- notificar a los miembros con anticipación

3-enviar la agenda

4-revisar minutas previas y que items se debían accionar

5- preparar la información reelevante

orden del día

  • Bienvenida
  • disculpas de ser necesarias ( personas que faltaron etc)
  • revisión de minutas y los items de acción
  • asuntos de seguridad
  • asuntos generales
  • aasuntos adicionales
  • lugar , fecha y hora de la siguiente reunión

Un excelente libro para entender las reuniones y llevarlas de forma efectiva se llama “The Surprising Science of Meetings” de Steven Rogelberg
https://www.amazon.com/Surprising-Science-Meetings-Lead-Performance/dp/0190689218

Aprende a interrumpir a quién te interrumpe, excelente!

Excelente. Este tema me amplia la idea de una de las actividades que realiza o en las que se participa y cmo hacerlo adecuadamente. Gracias. Cada que finaliza una clase deseo la siguiente.

Genial, que buen aporte muchas gracias!!

creo que una manera de implementar las reuniones en equipos es designar un lider de esa reu. Alguien que lleve a cabo la misma, la dinámica, que establezca el objetivo y que a su ves designe a una persona para registrar la minuta- Otro día podría tocarle a otra persona.

Exelente!

Gracias