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Gesti贸n de documentos en las organizaciones

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Recursos

Un documento complejo puede ser contratos con provedores, procedimientos est谩ndares, contratos, etc. Es importante que revises si en la organizaci贸n hay plantillas o informaci贸n previa para ahorrar tiempo y sabras que se espera en la organizaci贸n.

Algunas preguntas

El enfoque siempre debe alinearse con los procesos de la organizaci贸n, hazte estas preguntas a la hora de la gesti贸n de documentos en tu organizaci贸n:

  • 驴Cu谩l es el alcance del documentos?
  • 驴Qu茅 flujo va a tener el documento?
  • 驴Hay una gu铆a de estilo que debes seguir?
  • 驴Qu茅 procedimientos deben seguirse para compartir o revisar documentos?
  • 驴Hay plantillas internas para estos documentos?

Sistema de trazabilidad de cambios:

  • Google Docs
  • IT
  • SharePoint/servidor

驴Qu茅 hay que revisar cuando se tenga los documentos?

  • Typos
  • Informaci贸n clave
  • Pol铆ticas internas de la compa帽铆a
  • Preguntarse: 驴Qui茅n debe revisar este documento?, 驴Qu茅 alcance tiene el documento? o 驴Qui茅n es la audiencia?

Desaf铆o 馃殌

  • Identifica 3 errores en un documentos complejo (caso de estudio).
  • Busca casos de estudio

Contribuci贸n creada con los aportes de: Angie Espinoza

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Clase 11 鈥 Gesti贸n de documentos en las organizaciones


驴Qu茅 es un documento complejo?

  • Contratos
    • Colaboradores o personal.
    • Proveedores
    • Clientes.
  • Procedimientos operativos est谩ndar.
  • Manuales

驴Para qu茅 sirve un documento de procedimientos operativos est谩ndar?

  • Para detallar como se llevan a cabo las operaciones diarias de la empresa.

驴Qu茅 debemos de tener en cuenta cuando tengamos que revisar documentos complejos en nuestra empresa?

  • La existencia de plantillas internas o informaci贸n previa del proceso.
  • Preguntar si hay una gu铆a de estilo que debemos seguir.
  • Saber que procedimientos existen para compartir o revisar documentos.
  • Saber el alcance del documento, es decir, saber qui茅nes deber revisar el documento, qu茅 lideres revisan el documento, qu茅 flujo va a tener el documento.
  • El sistema de trazabilidad de cambios, esto es porque es importante quien los reviso y su opini贸n.

驴Qu茅 cosas debemos de revisar en los documentos?

  • Errores de escritura o typos.
  • Informaci贸n clave.
  • En qu茅 pol铆tica interna cabe el documento.
  • Si el documento se entiende
  • El cumplimento del alcance.

Conocer de la documentaci贸n y la letra peque帽a nos da una ventaja significativa con respecto al resto de las personas, es una realidad, la gente no lee.
A veces, leer y saber es poder.

Realmente me gusta que el enfoque es con respecto al autoconocimiento, es muy importante, y la informaci贸n fue muy valiosa. 隆Gracias!

Interesante marco legal no soy abogada pero conozco las leyes educativas

Creo que depende de lo que quieras comunicar y de la empresa, de su cultura. Tenemos muchas maneras de comunicar al personal. Puede ser un documento como un contrato pero con un nombre divertido ej: mandamientos鈥 si son reglas a cumplir
Otra manera de comunicar algo puede ser en una placa con imagen o video. Claro depende del objetivo que elegimos y como comunicarlo

Es un listado organizado de los contenidos y su correspondiente n煤mero de p谩gina en un documento. Los cap铆tulos o secciones son identificados por medio de t铆tulos y subt铆tulos de varios niveles.

me encantan estas clases, gracias!

Gracias