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Gestión de documentos en las organizaciones

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Recursos

Un documento complejo puede ser contratos con provedores, procedimientos estándares, contratos, etc. Es importante que revises si en la organización hay plantillas o información previa para ahorrar tiempo y sabras que se espera en la organización.

Algunas preguntas

El enfoque siempre debe alinearse con los procesos de la organización, hazte estas preguntas a la hora de la gestión de documentos en tu organización:

  • ¿Cuál es el alcance del documentos?
  • ¿Qué flujo va a tener el documento?
  • ¿Hay una guía de estilo que debes seguir?
  • ¿Qué procedimientos deben seguirse para compartir o revisar documentos?
  • ¿Hay plantillas internas para estos documentos?

Sistema de trazabilidad de cambios:

  • Google Docs
  • IT
  • SharePoint/servidor

¿Qué hay que revisar cuando se tenga los documentos?

  • Typos
  • Información clave
  • Políticas internas de la compañía
  • Preguntarse: ¿Quién debe revisar este documento?, ¿Qué alcance tiene el documento? o ¿Quién es la audiencia?

Desafío 🚀

  • Identifica 3 errores en un documentos complejo (caso de estudio).
  • Busca casos de estudio

Contribución creada con los aportes de: Angie Espinoza

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Clase 11 – Gestión de documentos en las organizaciones


¿Qué es un documento complejo?

  • Contratos
    • Colaboradores o personal.
    • Proveedores
    • Clientes.
  • Procedimientos operativos estándar.
  • Manuales

¿Para qué sirve un documento de procedimientos operativos estándar?

  • Para detallar como se llevan a cabo las operaciones diarias de la empresa.

¿Qué debemos de tener en cuenta cuando tengamos que revisar documentos complejos en nuestra empresa?

  • La existencia de plantillas internas o información previa del proceso.
  • Preguntar si hay una guía de estilo que debemos seguir.
  • Saber que procedimientos existen para compartir o revisar documentos.
  • Saber el alcance del documento, es decir, saber quiénes deber revisar el documento, qué lideres revisan el documento, qué flujo va a tener el documento.
  • El sistema de trazabilidad de cambios, esto es porque es importante quien los reviso y su opinión.

¿Qué cosas debemos de revisar en los documentos?

  • Errores de escritura o typos.
  • Información clave.
  • En qué política interna cabe el documento.
  • Si el documento se entiende
  • El cumplimento del alcance.

Conocer de la documentación y la letra pequeña nos da una ventaja significativa con respecto al resto de las personas, es una realidad, la gente no lee.
A veces, leer y saber es poder.

Realmente me gusta que el enfoque es con respecto al autoconocimiento, es muy importante, y la información fue muy valiosa. ¡Gracias!

Interesante marco legal no soy abogada pero conozco las leyes educativas

Muchas gracias por los tips

Creo que depende de lo que quieras comunicar y de la empresa, de su cultura. Tenemos muchas maneras de comunicar al personal. Puede ser un documento como un contrato pero con un nombre divertido ej: mandamientos… si son reglas a cumplir
Otra manera de comunicar algo puede ser en una placa con imagen o video. Claro depende del objetivo que elegimos y como comunicarlo

Es un listado organizado de los contenidos y su correspondiente número de página en un documento. Los capítulos o secciones son identificados por medio de títulos y subtítulos de varios niveles.

me encantan estas clases, gracias!

Gracias