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C贸mo redactar un email de forma efectiva

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Recursos

Cada email debe tener un tema, prop贸sito y mensaje claro. Cuando se escribe un email hay que saber qu茅 estrategia de comunicaci贸n manejar. Tiene alguna similitud a la hora de abordar una reuni贸n efectiva, 驴Con qu茅 prop贸sito va el gmail? 驴Es necesaria? 驴Es suficiente con un gmail?

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Puntos claves al escribir

驴Qu茅 estrategias se eval煤an?, primero entiendo a tu audiencia, despu茅s ten en claro el prop贸sito (el por qu茅 est谩s redactando el email), determina tu mensaje clave y por 煤ltimo, mira el estilo y la formalidad del mensaje. Partes claves al escribir:

  1. Introducci贸n: Raz贸n, contexto y nombre del destinatario.
  2. Cuerpo: Detalles necesarios y explicaciones. Idealmente entre 1 y 3 p谩rrafos.
  3. Conclusi贸n: Cerrar temas.

Nota 馃挕

  • S茅 concisa.
  • Tu mensaje debe ser clave y tener puntos en orden l贸gico.
  • Escribe y despu茅s edita.
  • Hay situaciones donde es mejor llamar a la persona.

Desaf铆o 馃殌

  • Redacta 3 correos electr贸nicos con un objetivo dado.

Contribuci贸n creada con los aportes de: Angie Espinoza

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Clase 12 鈥 C贸mo redactar un email de forma efectiva


驴Cu谩l es el proceso general de la escritura de un email?

  • Planeaci贸n.
  • Escritura.
  • Revisi贸n y env铆o.

驴Es importante tener en cuenta la estrategia de comunicaci贸n a la hora de enviar un email?

  • S铆.

驴Qu茅 aspectos debemos de evaluar en la estrategia de comunicaci贸n de un email?

  • Entender a la audiencia.
  • Tener claro el prop贸sito.
  • Determinar nuestro mensaje claro.
  • Decidir si un email es la mejor manera de comunicar nuestro mensaje.
  • Definir el estilo y formalidad del email.

驴Qu茅 preguntas me puedo hacer para entender mi audiencia?

  • 驴Qu茅 saben ello y qu茅 necesitan saber?
  • 驴Cu谩les son sus expectativas?

驴Cu谩ntos temas y prop贸sitos debe de tener un email?

  • 1 de cada uno.

驴Qu茅 debemos de tener en cuenta al definir el estilo y formalidad de un email?

  • Escribir frases completas
  • Ortograf铆a.
  • Tono profesional y amigable.

驴Qu茅 podemos hacer si se nos dificulta el manejo del tono de un email?

  • Pedir a un amigo o colega que lo lea y nos d茅 su opini贸n.

驴En caso de que el flujo de informaci贸n no sea el adecuado para enviar un email, qu茅 podemos hacer para comunicar nuestro mensaje?

  • Una llamada.

驴Cu谩les son las ventajas de usar una llamada en vez de un email?

  • Tenemos una aproximaci贸n m谩s cercana a la persona
  • Podemos preguntar m谩s cosas.
  • Desarrollamos m谩s la relaci贸n con la persona.

驴Qu茅 puntos claves debemos de tener en cuenta a la hora de escribir un email?

  • Ser concisos y comunicar efectivamente el mensaje.
  • Tener una introducci贸n, el nombre del destinatario, el cuerpo del email y una conclusi贸n.
  • Edici贸n.

驴Qu茅 debemos de tener en cuenta para que podamos comunicar efectivamente nuestro mensaje?

  • El dise帽o general.
  • El mensaje clave.
  • Los puntos en orden l贸gico.

驴Cu谩ntos p谩rrafos deber铆a de tener el cuerpo del email?

  • 4 o 5 p谩rrafos.

驴Qu茅 es lo m谩s importante en la conclusi贸n de un email?

  • Que este tenga un call to action o llamado a la acci贸n.
  • Archivos adjuntos (opcional)

驴Qu茅 puntos clave debemos de tener en cuenta cuando estamos editando el email?

  • La existencia de un saludo y un inter茅s por el estado de la persona.
  • Verificaci贸n de que este nuestra firma.
  • El asunto debe ser relevante y f谩cil de buscar.
  • Saber que significa el acr贸nimo FYI o en espa帽ol PSI.
  • La vista del email en la pantalla.
  • Saber a quien va dirigido el email, a quien se coloca en CC y a quien se debe incluir en la copia oculta.
  • El numero de personas incluidas en el email.
  • Las pol铆ticas de confidencialidad sobre el reenvi贸 de email.
  • Si se adjunta el archivo necesario.

驴Qu茅 significan los acr贸nimos FYI y PSI?

  • FYI = For your information.
  • PSI = Para su informaci贸n.

Planeaci贸n: Entender a la audiencia para cuestionar que saben y que necesitan saber, tener claro el prop贸sito y decidir si el correo es lo ideal para transmitir el mensaje
Escritura: Revisar la estructura, puntuaci贸n, ortograf铆a y mantener un tomo profesional y amigable
Env铆o: Fijarnos si lo saludamos, que se note el inter茅s y dejar nuestra firma
Debemos ser concisos, mantener puntos claves
Introducci贸n para dar el contexto del email
El cuerpo para mencionar los detalles y explicaciones, es ideal que sean 3 p谩rrafos m谩ximo
Conclusi贸n: Cerramos la tem谩tica, hacemos una call to action y saber si es necesario adjuntar un archivo

super que buena informaci贸n muchas gracias!!

Creo que email muchas veces sirve para documentar y dejar en registro algo importante, por ejemplo para dejar asentado algo que se hablo por tel茅fono pero que puede quedar escrito para acudir a esto cuando sea necesario.

. Usa una direcci贸n de correo profesional.
. Aseg煤rate de que tu asunto vaya al grano.
. Mant茅n los mensajes breves y al punto.
. Evita reenviar correos.
. S茅 discreto con los signos de puntuaci贸n y el formato.
. Usa una firma profesional.

Creo que una de las partes m谩s clave al momento de enviar correos es los destinatarios, a veces al intentar involucrar a personas que no tienen nada que ver, en vez de visibilizarnos nos puede hacer ver como distra铆dos o sin conocimiento de las jerarqu铆as, prioridades o temas en la organizaci贸n.

Muy bien!

Muchas Gracias