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Cómo redactar un email de forma efectiva

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Recursos

Cada email debe tener un tema, propósito y mensaje claro. Cuando se escribe un email hay que saber qué estrategia de comunicación manejar. Tiene alguna similitud a la hora de abordar una reunión efectiva, ¿Con qué propósito va el gmail? ¿Es necesaria? ¿Es suficiente con un gmail?

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Puntos claves al escribir

¿Qué estrategias se evalúan?, primero entiendo a tu audiencia, después ten en claro el propósito (el por qué estás redactando el email), determina tu mensaje clave y por último, mira el estilo y la formalidad del mensaje. Partes claves al escribir:

  1. Introducción: Razón, contexto y nombre del destinatario.
  2. Cuerpo: Detalles necesarios y explicaciones. Idealmente entre 1 y 3 párrafos.
  3. Conclusión: Cerrar temas.

Nota 💡

  • Sé concisa.
  • Tu mensaje debe ser clave y tener puntos en orden lógico.
  • Escribe y después edita.
  • Hay situaciones donde es mejor llamar a la persona.

Desafío 🚀

  • Redacta 3 correos electrónicos con un objetivo dado.

Contribución creada con los aportes de: Angie Espinoza

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Clase 12 – Cómo redactar un email de forma efectiva


¿Cuál es el proceso general de la escritura de un email?

  • Planeación.
  • Escritura.
  • Revisión y envío.

¿Es importante tener en cuenta la estrategia de comunicación a la hora de enviar un email?

  • Sí.

¿Qué aspectos debemos de evaluar en la estrategia de comunicación de un email?

  • Entender a la audiencia.
  • Tener claro el propósito.
  • Determinar nuestro mensaje claro.
  • Decidir si un email es la mejor manera de comunicar nuestro mensaje.
  • Definir el estilo y formalidad del email.

¿Qué preguntas me puedo hacer para entender mi audiencia?

  • ¿Qué saben ello y qué necesitan saber?
  • ¿Cuáles son sus expectativas?

¿Cuántos temas y propósitos debe de tener un email?

  • 1 de cada uno.

¿Qué debemos de tener en cuenta al definir el estilo y formalidad de un email?

  • Escribir frases completas
  • Ortografía.
  • Tono profesional y amigable.

¿Qué podemos hacer si se nos dificulta el manejo del tono de un email?

  • Pedir a un amigo o colega que lo lea y nos dé su opinión.

¿En caso de que el flujo de información no sea el adecuado para enviar un email, qué podemos hacer para comunicar nuestro mensaje?

  • Una llamada.

¿Cuáles son las ventajas de usar una llamada en vez de un email?

  • Tenemos una aproximación más cercana a la persona
  • Podemos preguntar más cosas.
  • Desarrollamos más la relación con la persona.

¿Qué puntos claves debemos de tener en cuenta a la hora de escribir un email?

  • Ser concisos y comunicar efectivamente el mensaje.
  • Tener una introducción, el nombre del destinatario, el cuerpo del email y una conclusión.
  • Edición.

¿Qué debemos de tener en cuenta para que podamos comunicar efectivamente nuestro mensaje?

  • El diseño general.
  • El mensaje clave.
  • Los puntos en orden lógico.

¿Cuántos párrafos debería de tener el cuerpo del email?

  • 4 o 5 párrafos.

¿Qué es lo más importante en la conclusión de un email?

  • Que este tenga un call to action o llamado a la acción.
  • Archivos adjuntos (opcional)

¿Qué puntos clave debemos de tener en cuenta cuando estamos editando el email?

  • La existencia de un saludo y un interés por el estado de la persona.
  • Verificación de que este nuestra firma.
  • El asunto debe ser relevante y fácil de buscar.
  • Saber que significa el acrónimo FYI o en español PSI.
  • La vista del email en la pantalla.
  • Saber a quien va dirigido el email, a quien se coloca en CC y a quien se debe incluir en la copia oculta.
  • El numero de personas incluidas en el email.
  • Las políticas de confidencialidad sobre el reenvió de email.
  • Si se adjunta el archivo necesario.

¿Qué significan los acrónimos FYI y PSI?

  • FYI = For your information.
  • PSI = Para su información.

Planeación: Entender a la audiencia para cuestionar que saben y que necesitan saber, tener claro el propósito y decidir si el correo es lo ideal para transmitir el mensaje
Escritura: Revisar la estructura, puntuación, ortografía y mantener un tomo profesional y amigable
Envío: Fijarnos si lo saludamos, que se note el interés y dejar nuestra firma
Debemos ser concisos, mantener puntos claves
Introducción para dar el contexto del email
El cuerpo para mencionar los detalles y explicaciones, es ideal que sean 3 párrafos máximo
Conclusión: Cerramos la temática, hacemos una call to action y saber si es necesario adjuntar un archivo

super que buena información muchas gracias!!

Creo que email muchas veces sirve para documentar y dejar en registro algo importante, por ejemplo para dejar asentado algo que se hablo por teléfono pero que puede quedar escrito para acudir a esto cuando sea necesario.

. Usa una dirección de correo profesional.
. Asegúrate de que tu asunto vaya al grano.
. Mantén los mensajes breves y al punto.
. Evita reenviar correos.
. Sé discreto con los signos de puntuación y el formato.
. Usa una firma profesional.

Creo que una de las partes más clave al momento de enviar correos es los destinatarios, a veces al intentar involucrar a personas que no tienen nada que ver, en vez de visibilizarnos nos puede hacer ver como distraídos o sin conocimiento de las jerarquías, prioridades o temas en la organización.

Muy bien!

Muchas Gracias