Clase 12 – Cómo redactar un email de forma efectiva
¿Cuál es el proceso general de la escritura de un email?
- Planeación.
- Escritura.
- Revisión y envío.
¿Es importante tener en cuenta la estrategia de comunicación a la hora de enviar un email?
- Sí.
¿Qué aspectos debemos de evaluar en la estrategia de comunicación de un email?
- Entender a la audiencia.
- Tener claro el propósito.
- Determinar nuestro mensaje claro.
- Decidir si un email es la mejor manera de comunicar nuestro mensaje.
- Definir el estilo y formalidad del email.
¿Qué preguntas me puedo hacer para entender mi audiencia?
- ¿Qué saben ello y qué necesitan saber?
- ¿Cuáles son sus expectativas?
¿Cuántos temas y propósitos debe de tener un email?
- 1 de cada uno.
¿Qué debemos de tener en cuenta al definir el estilo y formalidad de un email?
- Escribir frases completas
- Ortografía.
- Tono profesional y amigable.
¿Qué podemos hacer si se nos dificulta el manejo del tono de un email?
- Pedir a un amigo o colega que lo lea y nos dé su opinión.
¿En caso de que el flujo de información no sea el adecuado para enviar un email, qué podemos hacer para comunicar nuestro mensaje?
- Una llamada.
¿Cuáles son las ventajas de usar una llamada en vez de un email?
- Tenemos una aproximación más cercana a la persona
- Podemos preguntar más cosas.
- Desarrollamos más la relación con la persona.
¿Qué puntos claves debemos de tener en cuenta a la hora de escribir un email?
- Ser concisos y comunicar efectivamente el mensaje.
- Tener una introducción, el nombre del destinatario, el cuerpo del email y una conclusión.
- Edición.
¿Qué debemos de tener en cuenta para que podamos comunicar efectivamente nuestro mensaje?
- El diseño general.
- El mensaje clave.
- Los puntos en orden lógico.
¿Cuántos párrafos debería de tener el cuerpo del email?
- 4 o 5 párrafos.
¿Qué es lo más importante en la conclusión de un email?
- Que este tenga un call to action o llamado a la acción.
- Archivos adjuntos (opcional)
¿Qué puntos clave debemos de tener en cuenta cuando estamos editando el email?
- La existencia de un saludo y un interés por el estado de la persona.
- Verificación de que este nuestra firma.
- El asunto debe ser relevante y fácil de buscar.
- Saber que significa el acrónimo FYI o en español PSI.
- La vista del email en la pantalla.
- Saber a quien va dirigido el email, a quien se coloca en CC y a quien se debe incluir en la copia oculta.
- El numero de personas incluidas en el email.
- Las políticas de confidencialidad sobre el reenvió de email.
- Si se adjunta el archivo necesario.
¿Qué significan los acrónimos FYI y PSI?
- FYI = For your information.
- PSI = Para su información.
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