Cómo cuidar el foco y evitar la multitarea en equipos ágiles

¿Por qué es importante el foco en los equipos ágiles?

El trabajo en equipo es más eficiente cuando los miembros del equipo tienen un enfoque claro y común. Este concepto se aplica especialmente en entornos ágiles, donde la productividad está directamente relacionada con la habilidad de mantenerse concentrados en un objetivo común. El líder ágil tiene un papel crucial en esta dinámica, al garantizar que el equipo no se distraiga y se mantenga productivo.

¿Cómo afecta la multitarea la productividad?

La multitarea es un enemigo conocido de la eficiencia. A menudo, al saltar de una tarea a otra, se pierde tiempo en lo que se denomina "cambio de contexto". Este fenómeno es responsable de una significativa pérdida de tiempo, ya que el cerebro necesita ajustarse para retomar el ritmo de la tarea anterior. Se estima que cada interrupción puede costarnos hasta 15 minutos para volver a concentrarnos.

Un ejercicio realizado en clase demuestra la diferencia en tiempos de ejecución entre realizar tareas de manera alternada entre diferentes columnas y completar una columna antes de pasar a la siguiente. El ejercicio mostró que trabajar de manera secuencial y enfocada reduce considerablemente el tiempo necesario para completar la tarea.

¿Qué impacto tienen múltiples proyectos en la eficiencia?

Trabajar en un solo proyecto asegura que el 100% de nuestro foco y energía estén dedicados exclusivamente a esa tarea, minimizando el desperdicio de tiempo por cambios de contexto. Sin embargo, cuando se aumenta el número de proyectos manejados simultáneamente, la productividad disminuye drásticamente.

• Con dos proyectos simultáneos, se pierde aproximadamente un 20% de productividad.
• Este porcentaje aumenta conforme se suman más proyectos.
• Con cinco proyectos, solo se mantiene un 5% de productividad efectiva, mientras que el 75% del tiempo se pierde en recordar y retomar el trabajo interrumpido.

¿Cómo mantener el foco en el equipo?

Para optimizar el foco se recomienda implementar sistemas de sincronización donde las interrupciones están controladas y planificadas. Así, los miembros del equipo no pueden ser interrumpidos arbitrariamente, lo que permite un flujo de trabajo más ordenado y eficiente.

Consejos prácticos:

1. Establecer bloques de tiempo dedicados exclusivamente a ciertas tareas o proyectos.
2. Limitar las interrupciones creando ventanas definidas para consultas y reuniones.
3. Promover el trabajo en secuencias lógicas y completas, como terminar una tarea antes de pasar a la siguiente.

Mantener el foco no solo es cuestión de disciplina personal, sino de una estrategia de equipo bien gestionada. Un liderazgo ágil efectivo fomenta un ambiente donde la productividad es maximizada, permitiendo a cada miembro del equipo dar lo mejor de sí.