Identifica y Gestiona a los Stakeholders de tu Proyecto

La apertura de una nueva cafetería en una ciudad latinoamericana ofrece una oportunidad concreta para entender la importancia de identificar claramente dónde estás y quiénes te rodean antes de iniciar cualquier proyecto. En esta situación, los dueños de la cafetería comenzaron reconociendo que existía un problema claro: la falta de un espacio acogedor y moderno en un barrio específico. Para transformar esta necesidad en un proyecto viable, siguieron un método estructurado.

Primero, definieron el problema de manera precisa: los residentes del barrio no tenían un lugar cómodo y actual donde reunirse y consumir productos de calidad. Luego, analizaron a fondo el problema, entrevistando a vecinos y observando el comportamiento de los consumidores en locales similares de otras zonas. Al formular objetivos específicos, establecieron claramente que la cafetería debía ofrecer un espacio atractivo, productos de calidad y un ambiente que promoviera el encuentro social. Definieron el alcance del proyecto limitándolo a la apertura física del local y al desarrollo de un menú diferenciado, dejando fuera actividades como la creación de una franquicia o la distribución de productos empacados.

Al estructurar el proyecto en fases manejables, tuvieron presente la importancia de identificar y entender a los stakeholders, o interesados clave, quienes tienen influencia directa o indirecta en el éxito del negocio. Inicialmente, los dueños se reunieron con vecinos, proveedores locales, autoridades municipales y potenciales clientes. Cada uno de estos grupos ofrecía perspectivas y preocupaciones diferentes que debían ser consideradas.

Comprendieron rápidamente que las autoridades municipales, aunque mostraban poco interés directo en el proyecto, tenían un alto poder debido a los permisos requeridos. Por tanto, diseñaron una comunicación puntual y efectiva con ellos, resaltando los beneficios concretos para la comunidad y asegurándose de cumplir estrictamente con todas las normativas locales.

Por otro lado, los proveedores locales y potenciales clientes tenían alto interés y alto poder, convirtiéndolos en aliados fundamentales. Los dueños de la cafetería mantuvieron una comunicación constante con estos grupos, involucrándolos en decisiones clave como la selección de productos y la planificación del espacio interior.

Reconociendo también la diversidad cultural del barrio, los dueños decidieron adaptar su oferta gastronómica y decorativa a las preferencias culturales locales. Un ejemplo claro fue incluir recetas tradicionales adaptadas a un formato moderno, lo que generó aceptación y entusiasmo en la comunidad.

Además, identificaron posibles adversarios, como otros negocios locales que podrían percibir la cafetería como competencia directa. Para manejar esta situación, organizaron reuniones abiertas para explicar cómo la apertura de su negocio podría atraer más público a la zona, beneficiando indirectamente a todos.

Finalmente, al utilizar una matriz para organizar la información de todos estos stakeholders según su poder e interés, pudieron personalizar estrategias de comunicación y gestión de manera eficiente. Esta herramienta les permitió concentrar sus esfuerzos en los actores más influyentes y mantener relaciones profesionales positivas con todos.

La apertura exitosa de la cafetería confirmó que entender claramente dónde estás y quiénes te rodean antes de iniciar cualquier proyecto es esencial no solo para identificar correctamente el problema inicial, sino para diseñar soluciones efectivas que verdaderamente respondan a las necesidades y características del entorno.