Técnicas de priorización

MATRIZ DE DOS VARIABLES

Muchas veces tenemos en nuestra lista de pendientes con más actividades de las que podemos realizar. Para definir cuáles realizar primero necesitamos compararlas y definir cuáles irán antes y cuáles después.
Para realizar este mecanismo, de manera más o menos consciente, solemos realizar comparaciones utilizando diferentes variables: agrado por la tarea, resolución de un problema, acercamiento a metas o resultados, compromisos asumidos, entre otros.
Para decidir y asegurarnos de que el orden de prioridades es adecuado, podemos evaluar las tareas en base a dos variables que sean relevantes para nosotros.
El método más difundido en la gestión del tiempo es la Matriz de Eisenhower que compara las variables de urgencia e importancia.

Este mismo esquema podemos repetir con otras variables que sean más significativas y representativas para nosotros. Dependiendo de las variables y de nuestro criterio, el orden del 1 al 4 se verá modificado.

Ten en cuenta que no siempre las variables y las decisiones que tomes serán políticamente correctas. Pueden ser subjetivas y no aceptadas por terceros. Lo que nos interesa en este punto es que puedas decidir mejor a través de variables que sean importantes para ti.

Si tu variable está relacionada con la posibilidad de ver un partido de fútbol o con la disponibilidad de tiempo para jugar a tu juego favorito, es válida. Solamente tendrás que asumir los riesgos, las responsabilidades y las consecuencias de tus acciones, pero eso no quiere decir que sólo tienes que tomar variables socialmente aceptadas o variables 100% productivos.
En mi caso, a la hora de elegir las próximas vacaciones, una variable no negociable para mí es que podamos ir con mi perrito, lo cual condiciona destino, método de traslado, alojamiento y actividades.

A continuación, dejo un listado de algunas ideas de variables.

• Urgencia (mucho o poco)
• Relevancia (alta o baja)
• Impacto (alto o bajo)
• Rentabilidad económica (alta o baja)
• Situación financiera (limitada o disponible)
• Disponibilidad de recursos (limitados o disponibles)
• Valor en relación al proyecto (mucho o poco)
• Valor personal (mucho o poco)
• Agrado por la tarea (mucho o poco)
• Alcance de metas (acerca o aleja)
• Logro de resultados (acerca o aleja)
• Necesidad (necesidad o deseo)
• Compromiso asumido (compromiso o voluntario)
• Deadline o fecha de entrega (cerca o lejos)
• Delegación (se puede o no se puede)
• Sensación de plenitud (alta o baja)
• Conexión con propósito (alta o baja)
• Bienestar (contribuye o atenta)

¿Cuáles utilizaste para tu ejercicio?

¿Agregaste alguna variable a la lista?

Te comparto otras técnicas de priorización:

Principio de Pareto o Regla del 80/20

Vilfredo Pareto, economista italiano, a principios del siglo XX dijo que el 80% de los efectos se deben al 20% de las causas. Es decir, el 20% de nuestro esfuerzo genera el 80% de los resultados.
Si tenemos en cuenta a los estudios de Perry Marshall1 y convertimos esta regla en algo exponencial, podríamos decir que el 20% del 20% (4% del total) produce 80% del 80% de los resultados (64%).

MÉTODO MOSCOW

• Must have (indispensable): Son aquellas funciones que DEBEN ser incluidas sí o sí. Sin ellas, el MVP no sería viable.
• Should Have (Debería Tener/ Esperada): exceden lo incluido en el MVP por no ser críticas, pero son importantes y aportan mucho valor. Son las que realizaremos inmediatamente después del MVP.
• Could Have (Podría tener / Deseable): Son aquellas tareas que aportan algo de valor pero son las primeras que sacaremos para ahorrar recursos.
• Won’t Have (No serán incluidas), Serán tenidas en cuenta en otro momento. No las descartamos definitivamente, solo de manera temporal o para el proyecto que tenemos en curso.