Evaluación y Beneficios de Automatización RPA

¿Cómo utilizar una herramienta de evaluación de procesos?

La evaluación de procesos es un paso crucial para garantizar la eficiencia y efectividad en la automatización de tareas mediante RPA (Robotic Process Automation). En este sentido, una adecuada comprensión de las métricas y metodologías es clave para lograr una implementación exitosa. A continuación, te ofrecemos detalles sobre cómo llevar a cabo esta evaluación usando un caso práctico.

¿Qué información preliminar necesito?

Es fundamental comenzar con información básica pero esencial del proceso. Aquí están los pasos iniciales:

• Nombre del proceso: Asigna un nombre descriptivo que refleje claramente la actividad.
• Unidad de negocio: Identifica el área organizativa relacionada, por ejemplo, análisis de datos.
• Dueño del proceso: Selecciona a la persona que tiene una visión integral del proceso y es responsable de los cambios y actualizaciones.
• Analista de negocio RPA: Determina quién se encargará del análisis y evaluación en el contexto de RPA.

¿Cómo determinar las entradas y beneficios del proceso?

Para evaluar correctamente, se deben considerar los siguientes elementos:

• Tipo de entrada: Verifica si todas las entradas son digitales y estructuradas, crucial para la automatización.
• Beneficios esperados: Calcula el tiempo y esfuerzo humanos que ahorrará la automatización. Mayor a 1, los beneficios tienden a ser significativos.

¿Qué métricas del proceso debo considerar?

Examinamos varias métricas para determinar la viabilidad y complejidad del proceso:

• Estabilidad del proceso: Asegúrate de que no haya cambios importantes previstos a corto plazo.
• Número de transacciones: Cuenta las instancias del proceso ejecutadas en un período (mensual, en este caso).
• Errores humanos: Registra el porcentaje de errores para evaluar la mejora potencial tras la automatización.

¿Cuáles son las características clave del proceso?

En esta sección, analiza en profundidad varios aspectos:

• Picos del proceso: Evaluar si existen variaciones significativas que requieran atención especial.
• Pasos y decisiones: Cuantifica el número de pasos e identifica si los caminos del proceso son lineales o bifurcados.
• Aplicaciones involucradas: Lista las aplicaciones utilizadas, excluyendo aquellas de uso común como el correo electrónico a menos que tengan un uso significativo.

¿Cómo interpretar los resultados obtenidos?

La evaluación culmina en dos resultados críticos: complejidad de implementación y beneficios de automatización.

• Complejidad de implementación: Evalúa qué tan desafiante será automatizar según la estructura del proceso.
• Beneficios altos de automatización: Refleja el potencial de ahorro y mejoría operativa al implementar RPA.

Por último, recuerda que estas métricas y evaluaciones se adhieren a estándares de la industria y son utilizadas en distintas herramientas RPA. Modificaciones a las fórmulas base no suelen ser necesarias a menos que se desee explorar otros enfoques. Mantente atento al siguiente paso, donde exploraremos la matriz de automatización y su impacto en la estrategia de implementación.