Resumen
¿Cómo utilizar una herramienta de evaluación de procesos?
La evaluación de procesos es un paso crucial para garantizar la eficiencia y efectividad en la automatización de tareas mediante RPA (Robotic Process Automation). En este sentido, una adecuada comprensión de las métricas y metodologías es clave para lograr una implementación exitosa. A continuación, te ofrecemos detalles sobre cómo llevar a cabo esta evaluación usando un caso práctico.
¿Qué información preliminar necesito?
Es fundamental comenzar con información básica pero esencial del proceso. Aquí están los pasos iniciales:
- Nombre del proceso: Asigna un nombre descriptivo que refleje claramente la actividad.
- Unidad de negocio: Identifica el área organizativa relacionada, por ejemplo, análisis de datos.
- Dueño del proceso: Selecciona a la persona que tiene una visión integral del proceso y es responsable de los cambios y actualizaciones.
- Analista de negocio RPA: Determina quién se encargará del análisis y evaluación en el contexto de RPA.
¿Cómo determinar las entradas y beneficios del proceso?
Para evaluar correctamente, se deben considerar los siguientes elementos:
- Tipo de entrada: Verifica si todas las entradas son digitales y estructuradas, crucial para la automatización.
- Beneficios esperados: Calcula el tiempo y esfuerzo humanos que ahorrará la automatización. Mayor a 1, los beneficios tienden a ser significativos.
¿Qué métricas del proceso debo considerar?
Examinamos varias métricas para determinar la viabilidad y complejidad del proceso:
- Estabilidad del proceso: Asegúrate de que no haya cambios importantes previstos a corto plazo.
- Número de transacciones: Cuenta las instancias del proceso ejecutadas en un período (mensual, en este caso).
- Errores humanos: Registra el porcentaje de errores para evaluar la mejora potencial tras la automatización.
¿Cuáles son las características clave del proceso?
En esta sección, analiza en profundidad varios aspectos:
- Picos del proceso: Evaluar si existen variaciones significativas que requieran atención especial.
- Pasos y decisiones: Cuantifica el número de pasos e identifica si los caminos del proceso son lineales o bifurcados.
- Aplicaciones involucradas: Lista las aplicaciones utilizadas, excluyendo aquellas de uso común como el correo electrónico a menos que tengan un uso significativo.
¿Cómo interpretar los resultados obtenidos?
La evaluación culmina en dos resultados críticos: complejidad de implementación y beneficios de automatización.
- Complejidad de implementación: Evalúa qué tan desafiante será automatizar según la estructura del proceso.
- Beneficios altos de automatización: Refleja el potencial de ahorro y mejoría operativa al implementar RPA.
Por último, recuerda que estas métricas y evaluaciones se adhieren a estándares de la industria y son utilizadas en distintas herramientas RPA. Modificaciones a las fórmulas base no suelen ser necesarias a menos que se desee explorar otros enfoques. Mantente atento al siguiente paso, donde exploraremos la matriz de automatización y su impacto en la estrategia de implementación.