Evaluación de Procesos con Herramienta Excel

¿Cómo evaluar un proceso para automatización usando una herramienta en Excel?

Evaluar la viabilidad de automatizar un proceso es crucial para optimizar recursos y asegurar el éxito de la implementación. Entender la complejidad y los beneficios, así como obtener los datos necesarios, es el primer paso hacia una automatización efectiva. Usando un documento de Excel específicamente diseñado, podemos medir estas dos métricas clave y obtener una guía clara sobre si un proceso es apto para automatización. ¡Sumérgete en el fascinante mundo de las evaluaciones de procesos automatizados y desvela cómo esta herramienta puede revolucionar la forma en que consideras la automatización!

¿Qué información se necesita para medir la complejidad y beneficios?

Para evaluar la complejidad y los beneficios de un proceso utilizando la herramienta Excel, sigue estos pasos:

1. Tipo de entrada: Clasifica tus datos en cuatro categorías, combinando si son digitales o no, y si están estructurados o no.

2. Cambios en el proceso futuro: Identifica si habrá cambios en las reglas o aplicaciones del proceso en los siguientes seis meses. Esto puede implicar la necesidad de esperar antes de automatizar.

3. Factores de complejidad: Un número cercano a cero indica menor complejidad en el proceso, siendo lo ideal para iniciar la automatización.

4. Recursos del proceso: Define el número de Full-Time Equivalents (FTE) y la frecuencia del proceso para entender el volumen y la carga laboral.

5. Errores humanos: Estima el promedio de errores humanos en el proceso para identificar áreas de mejora potenciales.

6. Picos en el flujo de trabajo: Determina si hay variabilidad en el proceso, describiendo si existen picos y su naturaleza.

¿Cómo utilizar el Excel como herramienta de evaluación?

La herramienta en Excel está diseñada para simplificar el análisis mediante preguntas que ya has explorado y respondido previamente sobre tu proceso:

• Ingreso de datos: Para cada parte del proceso, desde los recursos utilizados hasta la frecuencia y escalabilidad, la herramienta pide introducir datos específicos.

• Manejo de aplicaciones: Especifica el número de aplicaciones empleadas e incluye detalles sobre el acceso mediante BDI (escritorios remotos).

• Digitalización de datos: Proporciona el porcentaje de datos digitales vs. no digitales, y si se requiere escanear lo que afectaría la rapidez y eficacia.

• Resultados de estructuración: Propone intervalos sobre los datos estructurados para evaluar la optimización en recolección y procesamiento de datos.

¿Cómo interpretar los resultados?

Una vez que completes todos los campos requeridos, la herramienta proporcionará un resultado categorizado como alto, medio o bajo. Estos resultados son cruciales para mapear el proceso en una matriz de automatización, cuya finalidad es visualizar el impacto potencial del proceso. Los posibles escenarios pueden incluir:

• **Automatización factible **: Si el número obtenido es bajo, es más probable que el proceso sea un "quick win" o una victoria rápida.

• Automatización inapropiada o pospuesta: Si el análisis indica alta complejidad o cambios futuros significativos, podría ser mejor posponer la automatización.

Con el análisis generado, los interesados están mejor equipados para tomar decisiones informadas sobre la automatización de procesos, siguiendo los pasos adecuados para maximizar beneficios y minimizar riesgos. Utiliza la herramienta como una guía y, de igual manera, como un medio para practicar la recogida y evaluación de datos para otros procesos de interés futuro. ¡Continúa explorando y afinando tus habilidades para llevar al éxito cada proyecto de automatización!