Fases de Implementación de RPA para Analistas de Negocio

¿Cuáles son las fases de implementación de RPA?

La implementación de RPA (Automatización Robótica de Procesos) está compuesta por seis fases fundamentales, similares a las de cualquier otro proyecto tecnológico. Cada fase es crucial para asegurar el éxito del proyecto y está diseñada para abordar aspectos específicos del proceso de automatización. Comprender estas fases te permitirá tener una visión clara y estructurada del camino a seguir en un proyecto de RPA.

Preparación: ¿Cómo gestionar el catálogo de procesos?

En esta primera fase, el objetivo es construir un catálogo de procesos que pueden y deben ser automatizados. No se recomienda centrarse en un único proceso, ya que esto podría ralentizar el proyecto. Por lo tanto, lo ideal es identificar y priorizar varios procesos a través de un pipeline. Esta estrategia permite escoger, dentro de un backlog, los procesos que aporten más beneficios o presenten menor complejidad, asegurando así un impacto positivo desde un inicio.

Diseño de la solución: ¿Cómo documentar y planificar?

Una vez identificado el proceso adecuado para ser automatizado, comienza el diseño de la solución. Esta etapa implica:

• Recopilar y documentar información relevante.
• Crear mapas del proceso actual (As Is) y el proceso futuro con RPAs (To Be).
• Extraer los requerimientos que se automatizarán y definir los que no.

El diseño incluye establecer estrategias que permitan una transición efectiva del proceso manual al automatizado, proporcionando un marco claro para los desarrolladores.

Construcción: ¿Cómo se desarrolla el proceso automatizado?

Con los requerimientos claros, el equipo de desarrollo se encarga de construir el robot necesario para cumplir con los objetivos definidos. Aquí se enfatiza la importancia de unos requisitos precisos desde el inicio, ya que de ellos depende la calidad del producto final. En esta etapa, es crucial realizar pruebas internas para asegurar que el robot cumple con las especificaciones antes de avanzarlo a producción.

Pruebas: ¿Cómo validar el robot?

La fase de pruebas, conocida también como Hypercare, se centra en validar el comportamiento del robot en entornos de prueba sin causar riesgo al negocio. Se realizan pruebas junto a los usuarios finales para verificar que el robot opera según las necesidades establecidas. Es crucial que cualquier retroalimentación sea incorporada antes del lanzamiento en producción.

Estabilización: ¿Cómo ajustar en el entorno productivo?

Una vez en producción, comienza la fase de estabilización. A pesar de las pruebas previas, pueden surgir diferencias entre los entornos de prueba y producción. Esta etapa implica:

• Monitorear los resultados obtenidos.
• Realizar ajustes necesarios para corregir cualquier error.
• Dejar que el robot opere de manera autónoma una vez estabilizado.

Mejora constante: ¿Cómo adaptarse a los cambios?

La mejora continua es fundamental en el contexto de RPA debido a la evolución constante de los procesos. El robot debe estar preparado para adaptarse rápidamente a cambios en las plataformas o requisitos, lo que implica una gestión constante de cambios y métricas de desempeño. La comunicación entre los interesados y analistas asegura que el robot continúe aportando valor al negocio.

¿Cuál es el rol del analista de procesos en cada fase?

El analista de procesos juega un papel vital durante todo el ciclo de vida del proyecto RPA, actuando como intermediario entre los interesados y el equipo de desarrollo. A continuación, se describen las actividades clave de este rol durante cada fase.

Preparación: ¿Cómo gestionar el inventario de procesos?

• Inventario de procesos: Levantar un registro de procesos identificando características y beneficios.
• Evaluación de oportunidades: Analizar qué procesos son más beneficiosos y menos complejos para la automatización.

Diseño de la solución: ¿Qué es un PDD?

• Creación de PDD (Definición del Proceso Detallada): Documentar detalladamente el proceso, qué hace, cómo lo hace y cuándo, asegurando que esté aprobado por los interesados. Esto ayuda a evitar discrepancias futuras en la implementación.

Construcción: ¿Cómo asegurar validez y calidad?

• Validación de cambios: Asistir al equipo de desarrollo revisando entregables y asegurando que cumplen con los requisitos planteados, ajustando en caso necesario para cumplir con los plazos.

Pruebas: ¿Cómo gestionar las pruebas efectivamente?

• Coordinación de pruebas: Organizar y dirigir las pruebas con los dueños del proceso, asegurando que todas las partes validan el comportamiento del robot y recopilando su aprobación final.

Estabilización: ¿Cómo manejar los errores en producción?

• Monitoreo de Gold Life y observación: Supervisar la operación del robot en producción, comparando resultados esperados y actuales, e implementando cambios si es necesario.

Mejora constante: ¿Cómo evaluar rendimiento y gestionar cambios?

• Métricas y seguimiento: Realizar un seguimiento constante de las métricas de desempeño del robot y gestionar cualquier cambio que los procesos puedan requerir para mantener la eficiencia y eficacia del sistema automatizado.

Ahora que has comprendido las fases de implementación de RPA y el rol del analista de procesos en cada una, estarás mejor preparado para enfrentar los desafíos y triunfar en proyectos de automatización. ¡Sigue adelante, con cada fase bien dominada, el camino al éxito se hace más claro!