Mapas de Procesos para Automatización de Encuestas

¿Qué es un mapa As-Is y To-Be en la recuperación de información de encuestas?

Comprender los procesos de un proyecto es fundamental para optimizar tiempos y recursos. Para ello, los mapas As-Is y To-Be son herramientas vitales. Aunque a menudo se mencionan juntos, cada uno tiene un propósito distinto. En el contexto del proceso de recuperación de información de encuestas, distinguir entre un mapa de alto nivel y uno detallado resulta crucial.

¿Cómo se estructuran los mapas de proceso?

Los mapas de proceso se componen de tres elementos fundamentales:

1. Nombre del proceso: Identifica de forma clara la actividad en cuestión.
2. Aplicación utilizada: Señala la herramienta o plataforma empleada durante el proceso.
3. Average Handling Time (AHT): Tiempo promedio que toma completar la tarea.

Estos componentes proporcionan una visión clara del proceso y permiten identificar áreas que podrían ser optimizadas, especialmente cuando se comparan los tiempos entre actividades manuales y automatizadas.

¿Cómo afecta la automatización al tiempo de ejecución?

Un aspecto evidente que surge al comparar los mapas As-Is y To-Be es el tiempo reducido que toma un robot para completar tareas en comparación con un humano. Por ejemplo, mientras una persona puede tardar 10 minutos en obtener información de encuestas, un robot podría completar la misma actividad en tan solo 4 minutos usando plataformas como las librerías web de IMDB.

¿Qué sistemas se utilizan durante el proceso?

Durante la recuperación de información de encuestas, se emplean varias herramientas que optimizan la eficiencia:

• Capturas de pantalla y envío de correos: A través de Outlook, se minimiza el tiempo de ejecución de 5 a 1 minuto gracias a la automatización.
• Recopilación de datos de encuestas: Aplicaciones como Google Forms y Excel son esenciales. Sin embargo, el enfoque varía, desde métodos manuales que tardan 480 minutos, hasta métodos automatizados que reducen este tiempo a unos 48 minutos.

¿Cuáles son las consideraciones más importantes en el rediseño de procesos?

En el rediseño de procesos, es crucial evaluar elementos como el potencial riesgo de pérdida de información y las alternativas más seguras. La reingeniería puede afectar tanto al manejo interno como a la relación con proveedores externos.

¿Por qué considerar el cambio del formato PDF a Excel?

Un cambio sugerido en el proceso es el de utilizar Excel en lugar de PDF para recibir la numeración de encuestas de películas. Esto puede evitar la confusión que a veces provoca el texto escaneado en PDFs, que los robots no pueden leer fácilmente. Si se acuerda con el proveedor que el cambio no representa un esfuerzo adicional, puede adoptarse una solución más eficiente.

¿Cómo se manejan los resultados de encuestas de películas?

A veces, los desafíos técnicos como la falta de comunicación directa entre el robot y los mensajes SMS pueden representar un obstáculo. Aquí, la implementación de APIs, como Twilio, desempeña un papel vital en el rendimiento del proceso. Gracias a la automatización, se logra mayor flexibilidad y reducción de tiempos.

¿Cuáles son los pasos finales del proceso?

Aunque la automatización puede mejorar muchos aspectos del proceso, algunas tareas aún requieren intervención humana.

¿Por qué es necesario el seguimiento manual al proveedor?

El seguimiento para asegurar la recepción del archivo no puede ser completamente automatizado. La interacción humana, como las llamadas telefónicas o correos electrónicos personalizados, proporciona beneficios que un robot no puede ofrecer. Por ello, es importante que ciertas etapas del proceso sigan siendo manejadas por personas.

Recomendaciones para la creación de mapas de proceso

Diseñar tus propios mapas As-Is y To-Be te ayudará a:

• Entender el flujo completo del proceso.
• Identificar los actores y componentes clave.
• Optimizar los tiempos y procesos en tu proyecto.

La visualización clara de estas etapas es esencial para su implementación efectiva. ¡Ánimo! Seguir explorando estas herramientas será de gran ayuda en tu desarrollo profesional.