Generación y Compleción del Documento de Diseño del Proceso (PDD)

¿Qué es el PDD y cómo consolidar el proceso del curso?

La clase que analizamos se enfoca en la creación del Documento de Definición del Proceso (PDD, por sus siglas en inglés). Este documento reúne y organiza toda la información obtenida a lo largo de un proyecto de automatización de procesos, permitiendo una clara visualización y estructura para su implementación. Aquí te explicamos cómo consolidarlo y cuáles son los elementos claves que debes incluir.

¿Cuáles son los elementos fundamentales del PDD?

Un PDD bien estructurado incluye varias secciones clave:

• Historial de versiones: Detalla las etapas de desarrollo del documento.
• Flujo de aprobación: Incluye las aprobaciones necesarias, que típicamente son de un analista de negocio, un gerente o supervisor, y el gerente del COE de RPA.
• Propósito del documento y objetivo: Define claramente los beneficios de la automatización.
• Contactos clave: Identifica a las personas esenciales para el proceso, quienes pueden proporcionar soporte cuando sea necesario.
• Requisitos mínimos: Especifica las condiciones necesarias, como la creación de cuentas de usuario específicas para el robot, y el acceso a sistemas importantes como servidores de correo y SFTP.

¿Cómo realizamos la descripción del proceso?

Esta sección es crucial, ya que detalla:

• Descripción del proceso: Qué es, cómo funciona y los elementos que intervienen.
• Aplicaciones utilizadas: Especifica aplicaciones como Outlook, Google Forms y Excel, el lenguaje en que fueron desarrolladas y su acceso.
• Mapas de procesos: Representaciones visuales y detalladas del proceso, previamente validadas por el usuario.

¿Cómo abordar las excepciones y gestión de errores?

Es fundamental tratar posibles problemas o excepciones durante el proceso:

• Manejo de excepciones comerciales: Incluye posibles bifurcaciones o decisiones necesarias. En este caso, no hay excepciones comerciales específicas, pero se deben prever excepciones desconocidas.
• Errores de aplicaciones: Aunque no se reportan errores conocidos, es importante estar preparados para manejar excepciones inesperadas.

¿Cómo deben registrarse los informes y observaciones?

Finalmente, la trazabilidad y cumplimiento de auditorías son esenciales:

• Informes de proceso: Incluyen el log del proceso para auditorías y el log de error para analizar posibles fallos.
• Observaciones adicionales: Comentarios sobre la importancia de cumplir con las normas, tales como enviar correos con capturas de pantalla adjuntas para la información de encuestas.

Con esta estructura y considerando cada elemento, lograrás un PDD completo y funcional. El objetivo final es que estés listo para realizar tú mismo el PDD de tu proyecto, utilizando el template proporcionado. ¡Adelante, esta es una excelente oportunidad para consolidar lo aprendido y mostrar tus habilidades en automatización de procesos!