Plantilla de Documentación de Diseño de Proceso (PDD) en RPA

¿Qué es un Process Design Document (PDD) en RPA?

El Process Design Document (PDD) es un componente esencial en la implementación de Robotic Process Automation (RPA). Reúne todos los requerimientos, entradas, salidas y demás información relevante sobre un proceso en un solo documento. Comprende tres fases principales: creación, aceptación y mantenimiento, y es fundamental para asegurar una transición sin problemas hacia la automatización.

¿Cuáles son las fases principales del PDD?

El desarrollo del PDD se divide en tres fases principales:

1. Creación: Recopila toda la información necesaria para completar el documento. Esta fase exige precisión para asegurar que todos los aspectos del proceso estén debidamente documentados.

2. Aceptación: Después de completar el documento, debe ser revisado por las partes interesadas. Un revisor autorizado verificará su integridad y exactitud. Es crucial involucrar al equipo de desarrollo en esta fase para obtener su validación, ya que tienen una perspectiva amplia sobre la implementación del proceso.

3. Mantenimiento: Una vez en funcionamiento, el proceso y el robot resultante pueden evolucionar. El PDD debe actualizarse continuamente para reflejar estos cambios, garantizando que la documentación siga siendo una representación fiel del proceso.

¿Por qué es importante actualizar el PDD?

La actualización constante del PDD es esencial para evitar discrepancias cuando se comparen los documentos con el resultado final. Si dicho documento no se mantiene al día:

• Puede haber discrepancias que conduzcan a malentendidos o retrasos en futuras fases de modificación.
• El proceso de incorporación para nuevos analistas de negocios podría complicarse, ya que necesitarán verificar la coherencia entre el documento y el proceso actual.

¿Qué secciones incluye un PDD?

El PDD cuenta con diversas secciones, cada una dedicada a documentar un aspecto específico del proceso:

• Historial de versiones: Registra cada cambio realizado, con detalles de la fecha, la versión y quien lo modificó.

• Flujo de aprobación: Detalla el proceso mediante el cual las partes interesadas verifican y aprueban el documento antes de avanzar en la automatización.

• Descripción del proceso 'ASIS': Proporciona una visión general del proceso actual, incluyendo nombres, volúmenes y tasas de excepción.

• Descripción del proceso 'To Be': Detalla el flujo del proceso propuesto para la automatización, junto con un análisis minucioso.

¿Cómo se documentan las excepciones y los errores?

La gestión adecuada de excepciones es crucial para el éxito del proceso automatizado:

• Excepciones comerciales: Especifican las situaciones excepcionales que el robot debe poder manejar, diferenciando entre excepciones conocidas y desconocidas.

• Errores en aplicaciones: Describe cómo debe reaccionar el robot ante cambios o errores en aplicaciones relacionadas.

¿Qué otros elementos se detallan en el PDD?

Además, el PDD documenta:

• Informes y logs del proceso: El robot genera y comparte informes de ejecución que facilitan el seguimiento y la evaluación del proceso.

• Observaciones adicionales: Contiene información sobre involucramiento de áreas relacionadas o temas de compliance que deban controlarse.

• Fuentes adicionales: Incluir documentación de referencia, como videos de procedimientos, estándares operativos o traducciones de lógica de negocios, que ayudan a comprender mejor el proceso.

Este documento es indispensable para la implementación RPA, sirviendo como una guía comprensiva que asegura una automatización eficiente y eficaz. Estar familiarizado con su correcto llenado y mantenimiento es un paso esencial para cualquier analista de negocios involucrado en la automatización de procesos.