Conexión de Power BI y Excel con Microsoft SQL Database(On Premise)

Clase 4 de 23 • Curso de Excel Analytics con AI y Python

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Resumen

Esto es un quick fix, ya estamos abordando con Microsoft para poder usar la base de datos.

 

La configuración de una base de datos local en SQL Server puede parecer un proceso intimidante, pero en realidad es una habilidad fundamental para cualquier analista de datos o profesional de business intelligence. Cuando las opciones en la nube no están disponibles, contar con una alternativa on-premise se convierte en una herramienta invaluable para continuar con tus proyectos de análisis. A continuación, te guiaré paso a paso en el proceso de configuración de SQL Server Express, restauración de bases de datos y conexión con herramientas de análisis como Power BI y Excel.

¿Cómo instalar SQL Server Express para trabajar de manera local?

Ante la imposibilidad de acceder a una base de datos en Azure debido a problemas de vulnerabilidad, podemos optar por una solución local que nos permita seguir practicando y desarrollando nuestros proyectos. SQL Server Express 2022 es una edición gratuita ideal para desarrollo y producción de aplicaciones de escritorio, web y servidores pequeños.

Para instalar SQL Server Express 2022, debemos seguir estos pasos:

  1. Visitar la página oficial de Microsoft para descargar SQL Server 2022 Express.
  2. Seleccionar la opción "Descargar" y abrir el archivo ejecutable.
  3. En el instalador, elegir la opción básica.
  4. Aceptar los términos y condiciones e iniciar la instalación.

Una vez instalado el motor de base de datos, necesitamos instalar SQL Server Management Studio (SSMS), que es la interfaz gráfica para administrar nuestras bases de datos. Podemos hacerlo directamente desde la misma instalación o descargarlo por separado:

  1. Seleccionar la opción de instalar SSMS.
  2. Descargar la última versión disponible.
  3. Ejecutar el instalador y seguir los pasos indicados.
  4. Al finalizar, abrir SSMS.
  5. En la ventana de conexión, elegir "No importar" configuraciones anteriores para comenzar desde cero.

¿Cómo conectarse al servidor local de SQL Server?

Para establecer la conexión con nuestro servidor local recién instalado, debemos:

  1. En la pantalla de inicio de SSMS, introducir los datos de conexión.
  2. En el campo servidor, buscar nuestra laptop en la opción "Examinar".
  3. Seleccionar la autenticación de Windows.
  4. En encriptación, seleccionar "opcional".
  5. Hacer clic en "Conectar".

Una vez conectados, veremos en el panel izquierdo la estructura de nuestro servidor, incluyendo la sección "Bases de datos" que inicialmente estará vacía.

¿Cómo restaurar una base de datos en SQL Server Express?

Para trabajar con datos reales, necesitamos restaurar una base de datos. En este caso, utilizaremos una base de datos de ciclismo:

  1. Copiar el archivo de la base de datos (formato .bak) a la unidad C: de nuestro equipo para facilitar su ubicación.
  2. En SSMS, hacer clic derecho sobre "Base de datos" y seleccionar "Restaurar bases de datos".
  3. Seleccionar "Dispositivo" como fuente y buscar el archivo en la ruta donde lo guardamos.
  4. Hacer clic en "Aceptar" para iniciar el proceso de restauración.

Una vez completado el proceso, la base de datos aparecerá en el panel izquierdo con todas sus tablas disponibles (clientes, compras, dirección, empleados, productos, ventas, etc.). Ahora podemos explorar las tablas y practicar con consultas Transact-SQL directamente en SSMS.

¿Cómo conectar Power BI a nuestra base de datos local?

Power BI es una potente herramienta de visualización que puede conectarse a múltiples fuentes de datos, incluido nuestro servidor SQL local:

  1. Abrir Power BI Desktop.
  2. Seleccionar "SQL Server" como fuente de datos.
  3. En el campo "Servidor", ingresar el nombre de nuestra laptop/SQL Express.
  4. En "Base de datos", escribir el nombre de la base restaurada (en este caso, "ciclismo").
  5. Seleccionar el método de importación (Import o DirectQuery).
  6. Utilizar la autenticación de Windows y hacer clic en "Conectar".
  7. Seleccionar las tablas que deseamos importar y hacer clic en "Cargar".

Una vez importados los datos, podemos crear visualizaciones como gráficos de ventas por fecha de pedido o cualquier otro análisis que necesitemos.

-- Ejemplo de consulta que podríamos ejecutar en SSMS
SELECT * FROM Ventas
WHERE FechaPedido BETWEEN '2022-01-01' AND '2022-12-31'
ORDER BY VentaTotal DESC

¿Cómo importar datos de SQL Server a Excel?

Excel también puede conectarse a nuestra base de datos SQL Server local, utilizando Power Query como motor de conexión:

  1. Abrir Excel y dirigirse a la pestaña "Datos".
  2. Seleccionar "Obtener datos" > "Desde una base de datos" > "Desde una base de datos de SQL Server".
  3. Ingresar el nombre del servidor (nuestra laptop/SQL Express) y la base de datos (ciclismo).
  4. Seleccionar la autenticación de Windows y hacer clic en "Conectar".
  5. Elegir las tablas a importar (por ejemplo, "Ventas").
  6. Opcionalmente, hacer clic en "Transformar datos" para realizar ajustes con Power Query:
    • Cambiar tipos de datos (por ejemplo, convertir campos a formato fecha).
    • Reemplazar valores nulos.
    • Crear reglas de transformación.
  7. Finalizar con "Cerrar y cargar" para obtener los datos en Excel.

Una vez importados los datos, podemos crear tablas dinámicas, gráficos y realizar análisis avanzados en Excel aprovechando toda la potencia de nuestra base de datos SQL Server local.

La configuración de un entorno local de SQL Server nos proporciona autonomía y control total sobre nuestros datos, permitiéndonos seguir practicando y desarrollando proyectos incluso cuando las soluciones en la nube no están disponibles. Esta habilidad es fundamental para cualquier profesional de datos que busque flexibilidad en sus opciones de almacenamiento y análisis. ¿Has configurado ya tu servidor SQL local? ¡Comparte tu experiencia en los comentarios!