Ordenar datos en Excel: texto, números y fechas

¿Cómo podemos ordenar datos en Excel?

Ordenar datos en Excel es una habilidad esencial que maximiza la utilidad de nuestras hojas de cálculo, permitiéndonos organizar la información de manera efectiva y extraer conclusiones más rápidamente. Excel ofrece la capacidad de ordenar datos alfabéticamente, numéricamente e incluso por fechas, ampliando nuestras opciones de análisis.

¿Qué pasos seguir para ordenar una tabla de texto o números?

Existen diferentes maneras de organizar nuestra información en Excel. A continuación, te explicamos los pasos básicos para hacerlo:

• Seleccionar la tabla: Lo primero que necesitas es marcar toda la tabla que contiene la información que deseas ordenar. Un método eficaz es utilizar el atajo Shift + Control y las flechas para resaltar rápidamente toda la tabla.

• Orden y filtrado: Dirígete a la pestaña de datos en la barra de herramientas y selecciona la opción "Ordenar y filtrar". Aquí hallarás una representación gráfica con letras que facilitan entender las acciones disponibles.

• Configuración de niveles: Al hacer clic en el botón de ordenar, se abrirá una ventana emergente que te permitirá manejar diferentes niveles. Así, puedes ordenar una columna inicial y seguir con columnas adicionales si es necesario, por ejemplo, título seguido del nombre del director.

¿Cómo funcionan los niveles y encabezados en la ordenación?

El uso de niveles y encabezados permite una personalización avanzada en la ordenación de tus datos:

• Niveles de ordenación: Indican en qué orden se deben aplicar las reglas de ordenación. Después de seleccionar la columna principal, puedes agregar otro nivel para ordenar subsiguientemente por una columna secundaria.

• Encabezados de columna: Si mantienes activada la casilla "Los datos tienen encabezados", Excel usará los nombres de las columnas para guiarte. De no ser así, mostrará "Columna A", "Columna B", etc., añadiendo un paso previo para identificar tus datos.

¿Qué sucede al ordenar datos que inician con números?

Cuando trabajas con texto que empieza con números, es importante saber cómo Excel lo interpreta:

• Textos con números adelante: Excel automáticamente organiza estos textos en base al valor numérico primero, situando estos antes de textos que inicien con letras. Entonces, un título como "12 Hombres en Pugna" aparecería antes que "Alicia en el País de las Maravillas".

¿Cómo alternar entre órdenes ascendentes y descendentes?

Para alternar entre diferentes tipos de ordenación:

• Ascendente y descendente: Al seleccionar ordenar, puedes elegir ordenar de A a Z o viceversa de Z a A. En el contexto numérico, equivale a ordenar de menor a mayor o de mayor a menor.

• Primer botón en la opción: El de arriba generalmente ordenará de menor a mayor o de A a Z, mientras que el de abajo hace lo contrario. Esto se aplica a la primera columna seleccionada.

Ahora que conoces los fundamentos para ordenar datos en Excel, ¡es tu turno! Te recomendamos practicar con hojas de datos de plataformas como Amazon Prime y Disney Plus para personalizar tus métodos de ordenación. También, puedes completar algún cuestionario para poner a prueba lo aprendido. ¡Manos a la obra y continúa descubriendo el emocionante mundo de Excel!