Antes de presentarte las herramientas, quiero contarte que desde la teoría y práctica, los proyectos se dividen en etapas o fases:
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Análisis de viabilidad: dedicarás un momento a pensar si valdrá el esfuerzo echar a andar el proyecto.
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Planificación: detallarás todas las tareas y recursos necesarios para su ejecución.
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Ejecución: correrás el proyecto y desplegarás todo el know how de tu organización.
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Seguimiento y control del trabajo: va de inicio a fin. Aquí te encargarás de verificar si se está cumpliendo lo planificado.
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Finalización: evaluarás que hayas alcanzado el objetivo propuesto y reflexionarás sobre las cosas que pudieron mejorarse.
Monday y ClickUp son herramientas que te facilitarán las fases de planificación y seguimiento, y por tal, toda la ejecución. Su principal uso estará en la gestión del talento, tiempo y la delimitación del alcance de tus proyectos.
Monday
¿Qué puedes hacer con Monday?
Monday te da la posibilidad de configurar tu espacio de trabajo llamado Administración de Proyectos. Allí podrás crear un proyecto, definir las tareas que quieras hacer, agruparlas por tipo, asignar un responsable, darle una prioridad, ir actualizando su estado en tanto se avance en ella y definir tiempos para su ejecución.
Veamos este ejemplo:
Aquí creé un espacio donde quiero hacer seguimiento a las comunicaciones de mi empresa para el último trimestre del año. Mi empresa no contaba con un equipo y por eso, parte de las acciones del proyecto era conformarlo.
Creé grupos de tareas como el del "Conformación de equipo" o "Redes sociales" y allí, describí cada una y definí sus plazos.
Como ves, cada columna te da la posibilidad de agregar etiquetas según tu necesidad. El tablero de “Administración de Proyectos” viene con las columnas nombradas en inglés pero con la posibilidad de editarlas y adaptarlas a tu lenguaje. En este caso, las cambié por responsable, prioridad, estado y fechas.
Una vez asignes las fechas, Monday te permite tener vistas de tiempo para saber qué se debería estar haciendo en cada momento:
Si bien solo viste un proyecto, podrás agregar tantos como tengas. Las ventajas de estas herramientas, radican en que aseguran que no olvidarás nada en tanto lo consignes allí.
Inicia con Monday
Una vez entres, encontrarás muchas otras opciones, nuevas vistas, y más posibilidades para optimizar la productividad de tu organización.
Para explorar la herramienta, solo debes entrar a Monday.com y en caso de que necesites ayuda, revisa este documento en el que te explico el paso a paso para configurar tu espacio de administración igual al que viste en estas imágenes.
ClickUp
¿Qué puedes hacer en ClickUp?
Monday no es la única opción. Encontrarás otros gestores como ClickUp.com que te permiten hacer las mismas asignaciones y tener vistas similares.
Aunque no veremos a detalle como en Monday lo que puedes hacer porque encontrarás muchas similitudes, quiero listarte algunas diferencias para que lo explores y decidas lo que mejor se ajuste a tu organización:
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Podrás tener control de versiones (muy útil si en tu empresa trabajan con Metodologías Ágiles, que veremos más adelante).
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La versión gratuita de ClickUp tiene más posibilidades que Monday.
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De querer un plan pago, será por mucho menos que la mitad de Monday.
Los pasos para iniciar son muy similares a los vistos en Monday, así que ¡anímate a explorarlo!.
El reto: explora ambas herramientas y escribe en los comentarios qué características similares y diferentes ves en ellas.