Uso de Word, Excel y PowerPoint para Optimizar Tareas Empresariales
Clase 5 de 9 • Curso Básico de Gestión Documental para Empresas
En este módulo iniciaremos por presentarte los beneficios de los principales programas del paquete de Office como lo son Word, Excel y PowerPoint. Herramientas que agilizarán tu trabajo, son fáciles de acceder y amigables en su uso, además que no necesitas ser un experto para manejarlas.
Al ser sus interfaces similares, será fácil comprender la funcionalidad de las barras de herramientas que ofrece cada programa. Importante eso sí saber que Word, Excel y PowerPoint son programas comerciales, es decir, se debe pagar un licenciamiento.
Procesador y edición de texto – Word
Es de los softwares de procesador y edición de textos más utilizados y necesarios en las empresas. Puede ser instalado en diversos sistemas operativos y actualmente está al alcance de la mano, al poderlo descargar en tu celular. Va más allá de un editor de texto que comúnmente te permite solo escribir y editar.
¿Qué documentación se puede crear con Word?
Las posibilidades de su uso en documentación administrativa interna y externa es extensa. Aquí algunos ejemplos como actas, contratos, estatutos, memorandos, planes de negocios, cartas, propuestas, manuales, boletines, entre otros en los que no solo podrás incorporar textos sino con la inclusión de imágenes, tablas y gráficos, además de hacer correcciones ortográficas, podrás ilustrar de manera más efectiva tus documentos ante trabajadores, clientes, inversionistas o aliados.
Es la posibilidad de redactar de una manera ordenada bajo una gama de opciones en su barra de herramientas que se encuentra en la parte superior del documento y que te permitirán principalmente:
- Seleccionar la tipografía, justificar, y destacar sus caracteres ya sea con negrilla, cursiva o subrayar para darle formato al texto.
Imagen tomada. Word
- Así como insertar tablas, imágenes, gráficos para complementar por ejemplo un informe de gestión y resultados.
Imagen tomada. Word
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Hoja de cálculo – Excel Este software es muy utilizado igualmente como Word en el ámbito laboral, en este caso para todo el manejo de actividades contables, administrativas y financieras.
Siempre, en algún momento de tus procesos de gestión lo necesitarás, pues te permite calcular y analizar datos numéricos para generar por ejemplo reportes. Los departamentos de ventas y marketing sacan mucho provecho de esta herramienta.
¿Qué puedes hacer en Excel?
En temas logísticos, administrativos y de operaciones será de mucha utilidad para realizar facturas, albaranes, inventarios, registros, entre otros, en los que te será posible como lo hemos hablado no solo organizar los datos sino tomar acciones decisorias, con base en la manipulación y análisis de los mismos.
Excel es un mundo por explorar, pero aquí te presentamos la base inicial para que te vayas familiarizando con la herramienta:
Puedes identificar la estructura del libro, las hojas que son similares a las contables en formato físico y las celdas que se constituyen de columnas (letras) y filas (números).
- En las celdas puedes agregar tanto datos de texto como números para identificar el tipo de información a incluir.
Imagen tomada. Excel
- Las fórmulas base son suma, resta, multiplicación y división. Pero en la barra ‘Fórmulas’ puedes identificar la variedad de operaciones que puedes realizar.
Imagen tomada. Excel
- Para realizar estos cálculos base, debes incluir el signo (=) previo a la fórmula correspondiente.
Imagen tomada. Excel
- Puedes incluir directamente el valor o hacer referencia a otras celdas.
Imagen tomada. Excel
Programa de Presentaciones – PowerPoint Si buscas dar a conocer información puntual de una forma dinámica, organizada y cercana, PowerPoint es la herramienta de diseño de presentaciones mediante diapositivas que te ayudarán a lograrlo. Visualmente engancha con mayor facilidad a comparación de Word y Excel por la posibilidad que tiene no solo de incluir texto sino imágenes, animaciones, audio y video.
Es una herramienta que te permite recopilar la información y datos manejados en Word y Excel para presentarlos de manera creativa, sencilla y práctica para transmitir el mensaje que desees desde plantillas preestablecidas o personalizas.
¿Qué puedes hacer en PowerPoint?
Te será útil para todo tipo de presentaciones (formal o informal) cuando busques hacerlo bajo conceptos claros, dirigido a clientes, trabajadores o directivas. Ya sea en la exposición de informes, presentación de algún producto o servicio, capacitar a trabajadores o informar sobre resultados de investigación de mercados, entre otros.
Aquí hacemos una navegación inicial de la plataforma. Siempre encontrarás una hoja en blanco para que diseñes tu propia presentación o empieces a navegar en las ideas de diseño que la plataforma ofrece. Ya sea que te bases en alguna plantilla o arranques desde cero, importante tener en cuenta.
- El cuadro de texto permite incluir todo tipo de información escrita
- Las ilustraciones son gráficos o formas preestablecidas
- Las imágenes son personalizadas
- Así como la posibilidad de incluir tus propios videos y audios
Imagen tomada. PowerPoint
La opción de ‘Transiciones’ consiste en cuando crees tus diapositivas, seleccionar si deseas que éstas abran con alguna acción particular.
Imagen tomada. PowerPoint
Así como en ‘Animaciones’ definir si algún elemento dentro de tu diapositiva (texto o imagen) deseas que ingrese con algún efecto especial.
Imagen tomada. PowerPoint
Finalmente, puedes interactuar con archivos de otras plataformas como Word y Excel, en caso que requieras ahondar en cifras y conceptos. O quieras remitir a una página web en especial.
Debes dar click derecho y en la opción ‘Vínculo’ seleccionar el archivo que deseas redireccionar. La palabra que contiene el hipervínculo se identifica al quedar subrayada.
Imagen tomada. PowerPoint
Recuerda seleccionar los conceptos clave y de guía a presentar, sin sobrecargar las diapositivas y tener un control por la inclusión de animaciones y elementos de apoyo como audios y videos.
Ahora es tu turno, elige una de las herramientas que vimos hoy y crea tu propio documento. Puedes seleccionar Word redactando un acta de reunión; Excel estructurando el formato de una factura o en PowerPoint preparando una presentación a un cliente.
En la próxima clase te explicaremos qué es la documentación en la nube y cuáles son sus principales ventajas ¡Nos vemos!
Gestión de documentos digitales con microsoft word Excel básico