Gestión Documental: Clave para la Eficiencia en PyMES

Siempre que inicies una nueva implementación para tu empresa parte por preguntar el qué, por qué y cómo. En este módulo lograrás tener mayor claridad en qué consiste la gestión documental y por qué es importante ponerlo en marcha. Y así al finalizar del curso, sabrás principalmente cómo aplicarlo en tu empresa según la trazabilidad que quieras alcanzar.

Sabes porque lo experimentas cada día, que las PyMES son los principales motores de empleo. Y como la ONU lo asegura, eres parte de la espina dorsal de la economía mundial, sector esencial del desarrollo. Tienes esa capacidad de la toma rápida de decisiones y de adaptarte fácilmente al cambio; por tanto, este es un reto interesante para ti.

Tu empresa está constantemente en la generación de información interna y externa, y la necesidad de controlar el flujo de información es vital para saber tomar decisiones. Recuerda que para gestionar efectivamente tu negocio, debes partir por integrar y organizar tu información.

Y la gestión documental consiste en ello, aquella práctica que permite sistematizar la documentación creada y recibida para su uso y conservación. La gestión documental hace parte del plan de digitalización de una empresa, que debe apuntar hacia la transformación digital; un cambio que cada empresa asume a su tiempo y que no es solo tecnológica sino de mentalidad para optimizar los procesos.

¡Claro!, saber por dónde arrancar puede ser complejo. Pero decidir cuándo hacerlo, siempre será una decisión fácil. Aquí algunos de los principales beneficios para que te aventures a asumir este reto:

1. Mayor eficiencia

Evita la duplicidad de datos, agiliza tus tiempos de respuesta para los clientes. Y permítete a ti y tus trabajadores acceder de manera fácil, rápida y amena a la información, reduciendo el tiempo de búsqueda.

2. Seguridad

Tú decides quién ve o edita la información documentada al centralizarla, sin necesidad de exponer información sensible. Además, puedes recuperar fácilmente tus datos, bajo un almacenamiento seguro, al definir en cuánto tiempo los eliminas o si deseas conservarlos sin fecha de caducidad.

3. Trabajo colaborativo

Al centralizar, automatizas los procesos y los integras. Cada área tiene claridad de sus funciones y de forma colaborativa aportan a la gestión documental. La facilidad de saber buscar la información y acceder a ésta a la medida de las necesidades.

4. Competitividad

Al reducir el tiempo y costos, impactas en la productividad y toma de decisiones, basadas en la gestión de la información.

Transforma tu gestión documental en una estrategia de oportunidades que impacten la comunicación con los clientes, la satisfacción de los trabajadores y la transparencia de los procesos que reflejen en sí la productividad de tus operaciones.

En la próxima clase, conoceremos cómo iniciar el primer diagnóstico en la digitalización de documentos ¡Allí nos vemos!

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